Del via

Oprette påmindelsesregler

Kom godt i gang

Før du opretter en påmindelsesregel, skal du beslutte, hvornår og i hvilke situationer du vil modtage påmindelser. Når du ved, hvilke hændelser du vil have besked om, skal du finde den side, hvor de data vises, der udløser den pågældende hændelse. Hændelsen kan være en dato, der bliver nået, eller en bestemt ændring, der opstår. Derfor skal du finde den side, hvor datoen er angivet, eller hvor det felt, der ændres, eller posten, der oprettes, bliver vist. Når du har disse oplysninger, kan du oprette påmindelsesreglen.

Når du opretter en påmindelsesregel, skal du skal definere de kriterier, der skal være opfyldte, før der udløses en påmindelse. Kriterier er grundlæggende set sammenhængen mellem en hændelses opståen og opfyldelsen af specifikke betingelser. Når der indtræffer en hændelse, udfører systemet en kontrol i overensstemmelse med de betingelser, der er angivet.

Sørg for, at påmindelsesbatchjobbene kører

Batchjobbene for dataændring og påmindelser om forfaldsdatoer skal køre, for at påmindelsesbetingelserne kan behandles, og beskederne kan sendes. Hvis du vil køre batchjob, skal du gå til Systemadministration>Periodiske opgaver>Påmindelser og tilføje et nyt batchjob til Ændringsbaserede påmindelser og/eller Påmindelser om forfaldsdatoer. Hvis der er brug for et lang og ofte kørt batchjob, skal du vælge Gentagelse og angive Ingen slutdato med et Gentagelsesmønster på Minutter og et Antal på 1.

Hændelser

Den hændelse, der udløser en påmindelsesregel, kan være en dato eller en bestemt ændring, der opstår. Udløsere for hændelser defineres på oversigtspanelet Vis påmindelse, når i dialogboksen Opret påmindelsesregel. Hvilke hændelser, der er tilgængelige for et bestemt felt, afhænger af den udløser, der er valgt.

Hvis du f.eks. definerer en påmindelsesregel for feltet Startdato, er forfaldsdatohændelser relevante. Derfor er hændelsestypen is due in tilgængelige for dette felt. Men til et felt, som f.eks. Bærer, kan en forfaldsdato ikke anvendes. Derfor er hændelsestypen is due in ikke tilgængelig for dette felt. Derimod er hændelsestypen has changed tilgængelig.

Hændelsestyper

Der kan opstå tre typer af hændelser:

  • Hændelser af typen oprette og slette – Disse hændelser udløser en påmindelse, når en post oprettes eller slettes.
  • Hændelser af typen opdatering – Disse hændelser udløser en påmindelse, når dataene i et bestemt felt ændres.
  • Hændelser af typen forfaldsdato – Disse hændelser udløser en påmindelse på en bestemt dato.

Ændringer kan aktiveres af brugeren. F.eks. når en bruger ændrer leveringsdatoen for en købsordre. Ændringer kan også forekomme som en del af en proces. F.eks. når feltet Status på en side ændres for at afspejle livscyklussen for forskellige processer i systemet.

Årsager

I oversigtspanelet Påmind mig om i dialogboksen Opret påmindelsesregel kan du bruge betingelser til at styre, hvornår du bliver påmindet om hændelser.

Du kan f.eks. angive, at systemet skal advare dig, når status for købsordrer ændres, men kun, hvis status for en købsordre svarer til et bestemt sæt betingelser. Du ønsker specifikt at blive påmindet, når status for en indkøbsordre er angivet til modtaget. Denne statusændring er den hændelse, der udløser påmindelsen.

Derefter skal du beslutte, hvilke indkøbsordrer du vil have besked om. Du kan f.eks. vælge en af følgende indstillinger. Disse indstillinger definerer betingelserne for påmindelsesreglen.

  • Aktuelt valgte post – Du modtager en påmindelse, når status for en bestemt købsordre ændres til modtaget.
  • Alle poster – du modtager en påmindelse, når status for en indkøbsordre ændres for en vare i den aktive sidevisning. Du kan bruge den avancerede filtrering, der findes på siden, til at oprette regler for et bestemt sæt poster. Du kan for eksempel oprette en påmindelse, der udløses for alle indkøbsordrer for kunderne i en specifik kundegruppe.

Reglens udløb

I oversigtspanelet Påmind mig indtil i dialogboksen Opret påmindelsesregel kan du angive, hvor længe reglen skal være aktiv.

Påmindelsens indhold

I oversigtspanelet Vis påmindelse med i dialogboksen Opret påmindelsesregel kan du angive den emnetekst og meddelelsestekst, der skal bruges i advarselsmeddelelserne.

Bruger-id

I oversigtspanelet Vis påmindelse med i dialogboksen Opret påmindelsesregel kan du angive, hvilken bruger der skal modtage påmindelserne. Dit bruger-ID er som standard markeret. Muligheden for at ændre den bruger, der modtager påmindelsen, er begrænset til organisationens administratorer.

Påmindelser som forretningshændelser

Du kan sende påmindelser eksternt ved hjælp af rammen for forretningshændelser. Når du opretter en påmindelse, skal du angive Hele organisationen til Nej og angive Send eksternt til Ja. Når du har den påmindelse, som skal udløse forretningshændelsen, kan du udløse et i Power Automate indbygget flow, som anvender udløseren Når der indtræffer en forretningshændelse på finans og drift-connectoren, eller eksplicit sender hændelsen til en forretningshændelses slutpunkt via Forretningshændelseskataloget.

Opret en påmindelsesregel

  1. Sørg for, at påmindelsesbatchjobbene kører (se ovenfor).
  2. Åbn den side, der indeholder de data, der skal overvåges.
  3. I handlingsruden under fanen Indstillinger i gruppen Del skal du vælge Opret påmindelsesregel.
  4. Vælg det felt, der skal overvåges, i dialogboksen Opret påmindelsesregel i feltet Felt.
  5. Vælg typen af hændelse, i feltet Hændelse.
  6. I oversigtspanelet Påmind mig om skal du vælge den ønskede indstilling. Hvis du vil sende påmindelsen som en forretningshændelse, skal du angive værdien af Hele organisationen til Nej.
  7. Hvis påmindelsesreglen skal blive inaktiv pr. en bestemt dato, skal du vælge en slutdato i oversigtspanelet Påmind mig indtil.
  8. I oversigtspanelet Vis påmindelse med i feltet Emne skal du acceptere standardemneoverskriften til mailen i feltet eller angive et nyt emne. Teksten bliver emneoverskriften i den mail, du modtager, når påmindelsen udløses. Hvis du vil sende påmindelsen som en forretningshændelse, skal du angive Send eksternt til Ja.
  9. Skriv en meddelelse efter eget valg i feltet Meddelelse. Teksten bliver den meddelelse, du modtager, når påmindelsen udløses.
  10. Vælg OK for at gemme indstillingerne og oprette påmindelsesreglen.

Begrænsninger og løsninger

Løsning til oprettelse af påmindelser til sekundære datakilder i en formular

Der kan ikke oprette påmindelser for visse sekundære datakilder i formularer. Når du f.eks. opretter påmindelser i formularen debitor- eller kreditorposteringsprofiler, er det kun felterne i hovedet (CustLedger eller VendLedger), der er tilgængelige, og ikke dimensions kontiene. Løsningen på denne begrænsning er at bruge SysTableBrowser til at åbne den pågældende tabel som primær datakilde.

  1. Åbn tabellen i formularen SysTableBrowser. 
    	https://<EnvironmentURL>/?cmp=USMF&mi=SysTableBrowser&TableName=<TableName>
  2. Opret en påmindelse fra formularen SysTableBrowser.

Ændringsbaserede påmindelser fungerer ikke i forbindelse med batchstatusændringer

Ændringsbaserede påmindelser fungerer ikke med batchstatusændringer, da de er slået fra af hensyn til performance. Du skal i stedet konfigurere funktionen Batchadvarsler. Du kan finde flere oplysninger i Konfigurere påmindelser for batch udvidede formularer.