Konfigurere manuelle opgave i en arbejdsgang

Artikel
03/21/2023

Denne artikel forklarer, hvordan du konfigurerer egenskaberne for en manuel opgave.

Hvis du vil konfigurere en manuel opgave i arbejdsgangseditoren, skal du højreklikke på opgaven og derefter klikke på Egenskaber for at åbne siden Egenskaber. Brug derefter følgende procedurer for at konfigurere egenskaberne for den manuelle opgave.

Navngive opgaven

Udfør følgende trin for at angive et navn på den manuelle opgave.

Klik på Grundlæggende indstillinger i venstre rude.
Angiv et entydigt navn til opgaven i feltet Navn.

Angive en emnelinje og instruktioner

Du skal angive en emnelinje og instruktioner til brugere, som har fået opgaven tildelt. Hvis du f.eks. konfigurerer en opgave for indkøbsrekvisitioner, ser den bruger, der har fået opgaven tildelt, emnelinjen og instruktionerne på siden Indkøbsrekvisitioner. Emnelinjen vises i en meddelelseslinje på siden. Brugeren kan derefter klikke på ikonet på meddelelseslinjen for at få vist detaljerede instruktioner. Udfør følgende trin for at angive en emnelinje og instruktioner.

Klik på Grundlæggende indstillinger i venstre rude.
I feltet Emne for workflowopgave skal du indtaste emnelinjen.
Hvis du vil personalisere emnelinjen, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholderne erstattes med de relevante data, når emnelinjen vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.
1. I tekstboksen skal du klikke på det sted, hvor pladsholderen skal vises.
2. Klik på Indsæt pladsholder.
3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.
4. Klik på Indsæt.
Følg disse trin for at tilføje oversættelser af emnelinjen:
1. Klik på Oversættelser.
2. Klik på Tilføj på den viste side.
3. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.
4. Indtast teksten i feltet Oversat tekst.
5. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du indsætte pladsholdere som beskrevet i trin 3.
6. Klik på Luk.
I feltet Emne for workflowopgave skal du indtaste instruktionerne.
Hvis du vil personalisere instruktionerne, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholderne erstattes med de relevante data, når instruktionerne vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.
1. I tekstboksen skal du klikke på det sted, hvor pladsholderen skal vises.
2. Klik på Indsæt pladsholder.
3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.
4. Klik på Indsæt.
Følg disse trin for at tilføje oversættelser af instruktionerne:
1. Klik på Oversættelser.
2. Klik på Tilføj på den viste side.
3. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.
4. Indtast teksten i feltet Oversat tekst.
5. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du indsætte pladsholdere som beskrevet i trin 6.
6. Klik på Luk.

Tildele opgaven

Udfør følgende trin for at angive, hvem den manuelle opgave skal tildeles til.

Klik på Tildeling i venstre rude.

Vælg en af indstillingerne i følgende tabel under fanen Tildelingstype, og udfør derefter de ekstra trin for den pågældende indstilling, før du går videre til trin 3.

Indstilling	Brugere, som opgaven er tildelt til	Ekstra trin
Deltager	Brugere, som er tildelt til en bestemt gruppe eller rolle	Når du har valgt Deltager under fanen Rollebaseret på listen Deltagertype, skal du vælge den type gruppe eller rolle, du vil tildele opgaven til. Vælg den gruppe eller rolle, som opgaven skal tildeles, på listen Deltager.
Hierarki	Brugere i et bestemt organisationshierarki	Når du har valgt Hierarki under fanen Hierarkivalg på listen Hierarkitype, skal du vælge den type hierarki, du vil tildele opgaven til. Systemet skal hente et interval af brugernavne fra hierarkiet. Disse navne repræsenterer de brugere, som opgaven kan tildeles. Udfør følgende trin for at angive startpunktet og slutpunktet for intervallet af de brugernavne, som systemet henter: Vælg en person på listen Start fra for at angive startpunktet. Klik på Tilføj betingelse for at angive slutpunktet. Angiv derefter en betingelse for at bestemme, hvor i hierarkiet systemet skal stoppe med at hente navne. På fanen Hierarkiindstillinger skal du angive, hvilke brugere i intervallet opgaven skal tildeles: Tildel til alle hentede brugere – Opgaven tildeles alle brugere i intervallet. Tildel kun til den sidst hentede bruger – Opgaven tildeles kun til den sidste bruger i intervallet. Udeluk brugere med følgende betingelse – Opgaven tildeles ikke til brugere i intervallet, som opfylder en bestemt betingelse. Klik på Tilføj betingelse for at angive betingelsen.
Arbejdsgangsbruger	Brugere i den aktuelle arbejdsgang	Når du har valgt Arbejdsgangbruger på fanen Arbejdsgangbruger på listen Arbejdsgangbruger, skal du vælge en bruger, der deltager i arbejdsgangen.
Bruger	Specifikke brugere	Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger. Listen Tilgængelige brugere indeholder alle brugere. Vælg de brugere, der skal tildeles opgaven, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere.
Kø	En workflowopgavekø	Når du har valgt Kø, skal du klikke på fanen Købaseret. Udfør følgende trin for at tildele opgaven til en bestemt kø: På listen Køtype skal du vælge Workflowopgavekøer. Vælg køen på listen Kønavn. Hvis en bestemt betingelse skal være afgørende for, hvilken kø opgaven tildeles, skal du udføre følgende trin: På listen Køtype skal du vælge Betingede workflowopgavekøer. På listen Kønavn skal du vælge Betinget kø. BEMÆRK: Denne indstilling bruges kun til nogle få arbejdsprocesser, f.eks. Sagsstyring.

På fanen Tidsgrænse i feltet Varighed skal du angive, hvor lang tid brugeren har til at færdiggøre opgaven. Vælg en af følgende indstillinger:
- Timer – Angiv det antal timer, brugeren har til at fuldføre opgaven. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
- Dage – Angiv det antal dage, brugeren har til at fuldføre opgaven. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
- Uger – Angiv det antal uger, som brugeren har til at fuldføre opgaven.
- Måneder – Vælg den dag og uge, som brugeren senest skal have fuldført opgaven. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have færdiggjort opgaven senest fredag i den tredje uge i måneden.
- År – Vælg den dag, uge og måned, som brugeren senest skal have fuldført opgaven. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have færdiggjort opgaven senest fredag i den tredje uge i december.
Hvis brugeren ikke færdiggør opgaven inden for den tildelte tid, er opgaven forsinket. En opgave, der er forsinket, kan eskaleres ud fra de indstillinger, du vælger i området Eskalering på siden.

Angive, hvad der sker, når opgaven er forfalden

Hvis en bruger ikke færdiggør den manuelle opgave inden for den tildelte tid, er opgaven forsinket. En opgave, der er forfalden, kan eskaleres eller tildeles automatisk til en anden bruger. Udfør følgende trin for at eskalere opgaven, hvis den er forfalden.

Klik på Eskalering i venstre rude.
Markér afkrydsningsfeltet Brug eskaleringssti for at oprette en eskaleringssti. De brugere, der er angivet i eskaleringsstien, tildeles automatisk opgaven. Følgende tabel repræsenterer f.eks. en eskaleringssti.

Forløb Eskaleringssti

1 Knyt til: Anna

2 Knyt til: Erik

3 Sluthandling: Afvis

I dette eksempel tildeles den forfaldne opgave automatisk til Anna. Hvis Anna ikke færdiggør opgaven inden for den tildelte tid, tildeles opgaven automatisk til Erik. Hvis Erik ikke færdiggør opgaven inden for den tildelte tid, afvises det dokument, der blev sendt til behandling, af systemet.

Forløb	Eskaleringssti
1	Knyt til: Anna
2	Knyt til: Erik
3	Sluthandling: Afvis

Klik på Tilføj eskalering for at føje en bruger til eskaleringsstien. Vælg en af indstillingerne i følgende tabel under fanen Tildelingstype, og følg derefter de ekstra trin for den pågældende indstilling, før du går videre til trin 4.

Indstilling	Brugere, som opgaven eskaleres til	Ekstra trin
Hierarki	Brugere i et bestemt organisationshierarki	Når du har valgt Hierarki under fanen Hierarkivalg på listen Hierarkitype, skal du vælge den type hierarki, du vil eskalere opgaven til. Systemet skal hente et interval af brugernavne fra hierarkiet. Disse navne repræsenterer de brugere, som opgaven kan eskaleres til. Udfør følgende trin for at angive startpunktet og slutpunktet for intervallet af de brugernavne, som systemet henter: Vælg en person på listen Start fra for at angive startpunktet. Klik på Tilføj betingelse for at angive slutpunktet. Angiv derefter en betingelse for at bestemme, hvor i hierarkiet systemet skal stoppe med at hente navne. På fanen Hierarkiindstillinger skal du angive, hvilke brugere i intervallet opgaven skal eskaleres til: Tildel til alle hentede brugere – Opgaven eskaleres til alle brugere i intervallet. Tildel kun til den sidst hentede bruger – Opgaven eskaleres kun til den sidste bruger i intervallet. Udeluk brugere med følgende betingelse – Opgaven eskaleres ikke til brugere i intervallet, som opfylder en bestemt betingelse. Klik på Tilføj betingelse for at angive betingelsen.
Arbejdsgangsbruger	Brugere i den aktuelle arbejdsgang	Når du har valgt Arbejdsgangbruger på fanen Arbejdsgangbruger på listen Arbejdsgangbruger, skal du vælge en bruger, der deltager i arbejdsgangen.
Bruger	Specifikke brugere	Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger. Listen Tilgængelige brugere indeholder alle brugere. Vælg de brugere, som opgaven skal eskaleres til, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere.

På fanen Tidsgrænse i feltet Varighed skal du angive, hvor lang tid brugeren har til at færdiggøre opgaven. Vælg en af følgende indstillinger:
- Timer – Angiv det antal timer, brugeren har til at fuldføre opgaven. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
- Dage – Angiv det antal dage, brugeren har til at fuldføre opgaven. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
- Uger – Angiv det antal uger, som brugeren har til at fuldføre opgaven.
- Måneder – Vælg den dag og uge, som brugeren senest skal have fuldført opgaven. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have færdiggjort opgaven senest fredag i den tredje uge i måneden.
- År – Vælg den dag, uge og måned, som brugeren senest skal have fuldført opgaven. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have færdiggjort opgaven senest fredag i den tredje uge i december.
Gentag trin 3 til 4 for hvert bruger, der skal føjes til eskaleringsstien. Du kan ændre brugernes rækkefølge.
Hvis brugerne i eskaleringsstien ikke færdiggør opgaven inden for den tildelte tid, håndteres opgaven af systemet. Hvis du vil angive den handling, som systemet skal udføre, skal du vælge rækken Handling og derefter vælge en handling på fanen Sluthandling.

Angive, hvornår systemet automatisk skal behandle opgaven

Du kan konfigurere systemet, så en manuel opgave håndteres, hvis bestemte betingelser er opfyldt. En opgave kræver f.eks., at et medlem af udgiftsrapportafdelingen gennemgår de kvitteringer, der fremlægges sammen med en udgiftsrapport. Ifølge firmaets politik skal denne opgave udføres, hvis det samlede beløb i udgiftsrapporten overstiger USD 100. I dette scenarie kan du konfigurere systemet, så opgaven automatisk markeres som Fuldført, når det samlede beløb er mindre end 100. Udfør disse trin for at angive, hvornår systemet skal håndtere den manuelle opgave.

Klik på Automatiske handlinger i venstre rude.
Marker afkrydsningsfeltet Aktivér automatiske handlinger.
Klik på Tilføj betingelse.
Angiv en betingelse.
Angiv eventuelle supplerende betingelser, hvis det er påkrævede.
Hvis du vil kontrollere, at de betingelser, du har angivet, er konfigureret korrekt, skal du følge disse trin:
1. Klik på Test.
2. På siden Test betingelse for arbejdsgang i området Valider betingelse, og vælg en post.
3. Klik på Test. Systemet evaluerer den valgte post for at afgøre, om den opfylder de betingelser, du har defineret.
4. Klik på OK eller Annuller for at vende tilbage til siden Egenskaber.
Vælg den handling, som systemet skal udføre på opgaven, på listen Handling til automatisk udførelse.

Angive, hvornår beskeder sendes

Du kan sende beskeder til personer, når en manuel opgave er delegeret videre, eskaleret, fuldført eller afvist, eller når der er anmodet om en ændring. Udfør følgende trin for at angive, hvornår der sendes beskeder, og hvem beskederne sendes til.

Klik på Beskeder i ruden til venstre.
Markér afkrydsningsfeltet ud for de hændelser, som beskederne udsendes i forbindelse med.
- Deleger – Opgaven er tildelt til en anden bruger.
- Eskaler – Den bruger, der har fået tildelt opgaven, har ikke fuldført opgaven inden for den tildelte tid.
- Fuldført – Den bruger, der har fået tildelt opgaven, har fuldført opgaven.
- Afvis – Den bruger, der har fået tildelt opgaven, har afvist det dokument, der blev sendt.
- Anmod om ændring – Den bruger, der har fået tildelt opgaven, har anmodet om en ændring af det dokument, der blev sendt.
Vælg rækken for den hændelse, du har valgt i trin 2.
Indtast teksten til beskeden i tekstfeltet på fanen Beskedtekst.
Hvis du vil personalisere beskeden, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholderne erstattes med de relevante oplysninger, når beskeden vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.
1. I tekstboksen skal du klikke på det sted, hvor pladsholderen skal vises.
2. Klik på Indsæt pladsholder.
3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.
4. Klik på Indsæt.
Følg disse trin for at tilføje oversættelser af beskeden:
1. Klik på Oversættelser.
2. Klik på Tilføj på den viste side.
3. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.
4. Indtast teksten i feltet Oversat tekst.
5. Hvis du vil tilpasse teksten, kan du indsætte pladsholdere som beskrevet i trin 5.
6. Klik på Luk.

På fanen Modtager skal du angive, hvem beskederne skal sendes til. Vælg en af indstillingerne i følgende tabel, og udfør derefter de ekstra trin for den pågældende indstilling, før du går videre til trin 8.

Indstilling	Modtagere af besked	Ekstra trin
Deltager	Brugere, som er tildelt til en bestemt gruppe eller rolle	Når du har valgt Deltager under fanen Rollebaseret på listen Deltagertype, skal du vælge den type gruppe eller rolle, du vil sende beskeder til. Vælg den gruppe eller rolle, der skal sendes beskeder til, på listen Deltager.
Arbejdsgangsbruger	Brugere i den aktuelle arbejdsgang	Når du har valgt Arbejdsgangbruger på fanen Arbejdsgangbruger på listen Arbejdsgangbruger, skal du vælge en bruger, der deltager i arbejdsgangen.
Bruger	Specifikke brugere	Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger. Listen Tilgængelige brugere indeholder alle brugere. Vælg de brugere, der skal sendes beskeder til, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere.

Gentag trin 3 til 7 for hver af de hændelser, du har valgt i trin 2.

Angive en tidsgrænse

Udfør følgende trin, hvis den manuelle opgave skal fuldføres inden en bestemt tidsgrænse.

Bemærk!

De indstillinger, du vælger i denne procedure, overskriver de indstillinger, du har valgt i områderne Tildeling og Eskalering på siden.

Klik på Avancerede indstillinger i venstre rude.
Markér afkrydsningsfeltet Angiv en tidsgrænse for arbejdsgangselementet
Angiv, hvornår opgaven skal være fuldført, i feltet Varighed. Vælg en af følgende indstillinger:
- Timer – Angiv det antal timer, opgaven skal være fuldført i. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
- Dage – Angiv det antal dage, opgaven skal fuldføres i. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.
- Uger – Angiv det antal uger, opgaven skal være fuldført i.
- Måneder – Vælg den dag og uge, hvor opgaven senest skal være fuldført. Det kan f.eks. være, at opgaven skal være fuldført f.eks. senest fredag i den tredje uge i måneden.
- År – Vælg den dag, uge og måned, som opgaven senest skal være fuldført. Det kan f.eks. være, at opgaven skal være fuldført senest fredag i den tredje uge i december.
Hvis tidsfristen overskrides, håndteres opgaven af systemet. Vælg den handling, der skal udføres, på listen Handling.

Angiv, hvilke handlinger der er tilgængelige for brugeren

Når den manuelle opgave tildeles en bruger, skal vedkommende håndtere opgaven. Udfør disse trin for at angive, hvilke handlinger brugeren kan udføre på opgaven.