Nummerering af dokumenter og bilag kronologisk
I nogle lande/områder er der et juridisk krav om at nummerere dokumenter og relaterede bilag i kronologisk rækkefølge. Kronologien skal understøttes af perioder. Alle de tal, der tilhører tidligere perioder, skal være mindre end de tal, der tilhører senere perioder. For at opfylde dette krav er der implementeret kronologisk nummereringsfunktionalitet. Denne artikel indeholder en forklaring på, hvordan du kan konfigurere og bruge kronologiske numre til relevante dokumenter og relaterede bilag.
Forudsætninger
I arbejdsområdet Funktionsstyring skal du aktivere funktionen kronologisk nummerering. Få flere oplysninger i Oversigt over funktionsstyring.
Konfigurere kronologisk nummerering
Kronologisk nummerering påvirker følgende dokumenter.
Debitor
- Debitorfaktura
- Debitorfakturabilag
- Salgskreditnota
- Salgskreditnotabilag
- Fritekstfaktura
- Fritekstfakturabilag
- Fritekstkreditnota
- Fritekstkreditnotabilag
- Følgeseddel
- Følgeseddelsbilag
- Rettelsesbilag for følgeseddel
- Rentenotabilag
- Rykkerbilag
Kreditor
- Fakturabilag
- Kreditnotabilag
- Produktkvitteringsbilag
Projektledelse
- Fakturaer
- Fakturabilag
- Kreditnota
- Kreditnotabilag
Definere nummerserier
Du kan definere nummerserier ved at gå til Organisationsadministration>Nummerserier>Nummerserier. Du kan definere lige så mange nummerserier, der kræves for at dække de påvirkede perioder for påkrævede dokumenter.
Angiv et firma for hver nummerserie. Segmenter i nummerserierne skal defineres, så de giver kronologisk rækkefølge for perioder. Segmentnavnene kan f.eks. indeholde et særligt præfiks, der identificerer en bestemt periode.
Konfigurere nummerseriegrupper
Hvis du vil konfigurere nummerseriegrupper, skal du gå til Debitor>Konfiguration>Debitorparametre. Under fanen Nummerserier skal du definere lige så mange nummerseriegrupper, der er behov for, for at dække de berørte perioder.
For hver gruppe skal du vælge en af de understøttede dokumentreferencer i afsnittet Reference, og i feltet Nummerseriekode skal du referere til en nummerserie, der tidligere er oprettet for den relaterede periode.
Konfigurer også nummerseriegrupper i modulerne Kreditor og Projektstyring og regnskab.
Konfigurere nummerseriegrupper kronologisk
Hvis du vil konfigurere nummerseriegruppers kronologi, skal du gå til Organisationsadministration>Nummerserier>Kronologisk nummerseriegrupper. Definer anvendelighedsbetingelserne for nummerseriegrupper.
| Felt | Betegnelse |
|---|---|
| Gyldig fra | Startdatoen for anvendelse af nummerseriegrupper. |
| Udløb | Slutdatoen for anvendelse af nummerseriegrupper. Hvis der ikke anvendes en slutdato, skal du vælge Aldrig. |
| Nummerseriegruppe | Nummerseriegruppe, der skal bruges til generering af dokumentnumre i perioden. |
| Oprindelig nummerseriegruppe | Denne nummerseriegruppekode bruges til yderligere filtrering af sager, hvis dokumenter allerede har fået tildelt en bestemt permanent nummerseriegruppe. En tom værdi betragtes som en bestemt værdi. Hvis du vil ignorere en foreløbig tildelt gruppe, skal du bruge indstillingen Standard til denne opsætning. |
| Standard | Hvis den er aktiveret, ignorerer systemet den foreløbige tildelte dokumentnummerseriegruppe og bruger kun start- og slutdatoerne for perioderne til analyse af anvendelighed. Hvis de er deaktiveret, bruges den fulde kombination af Gyldig fra + Udløb + Oprindelig nummerseriegruppe til valg. |
Bogføringsdokument
Når du bogfører et dokument, tildeles dokumentet den relevante nummerseriegruppe på grundlag af dokumentets bogføringsdato og bruges derefter til at generere et dokumentnummer baseret på den registrerede nummerserie. Systemet indeholder en meddelelse om tildeling af nummerseriegrupper.
Seddel
I nogle lande/områder er der allerede implementeret en bestemt logik til dokumentnummerering. I dette tilfælde tilsidesætter lande-/områdespecifik logikfunktionen Kronologisk nummerering.