Automatiseret opkrævningsproces

Denne artikel beskriver processen for opsætning af strategier for rykkerprocessen, der automatisk identificerer debitorfakturaer, der kræver en mailpåmindelse, en rykkeraktivitet (f.eks. et telefonopkald) eller et rykkerbrev, der sendes til kunden.

Organisationer bruger ofte en betydelig del af tiden på at søge efter aldersfordelte saldorapporter, debitorkonti og åbne fakturaer for at lære, hvilke kunder der bør kontaktes om en åben faktura eller kontosaldo. Denne eftersøgning stjæler tid fra en inkassators tidsforbrug på kommunikation med kunderne for at opkræve forfaldne saldi eller løse fakturatvister. Med en automatiseret rykkerproces kan du oprette en strategibaseret tilgang til din rykkerproces. Dette hjælper dig med at anvende rykkeraktiviteter på en ensartet måde ved at bruge tilpassede mailpåmindelser eller en programproces til at udsende rykkere.

Opsætning af rykkerproces

Du kan bruge siden Opsætning af rykkerproces (Kredit og rykkere > Opsætning > Opsætning af rykkerproces) til at oprette en automatiseret rykkerproces, der planlægger aktiviteter, sender mailmeddelelser og opretter og bogfører debitorrykkerbreve. Procestrinnene er baseret på den indledende eller ældste åbne faktura. Hvert trin bruger denne faktura til at bestemme, hvilken kommunikation eller aktivitet der skal ske med en bestemt kunde.

Rykkerteam sender typisk en tidlig besked vedrørende hver udestående faktura, sådan at en kunde får besked, når fakturaen er forfalden. Valget Varsel om rykker kan angives, så der kan reageres på ét trin i hvert proceshierarki for hver faktura, efterhånden som tidspunktet for fakturaen når dette trin.

Proceshierarki

Hver kundepulje kan kun tildeles ét proceshierarki. Hierarkirangen af dette trin identificerer, hvilken proces der har forrang, hvis en kunde er inkluderet i mere end én pulje, hvor der er tildelt et proceshierarki. Pulje-id'et bestemmer, hvilke kunder der vil blive tildelt processen. Hvert konfigurerede hierarki kan kun tildeles til én procesautomatisering.

Stilledage bruges til at sikre, at en kunde ikke bliver kontaktet for ofte af den automatiserede proces. Hvis stilledage f.eks. er angivet til to, vil en kunde ikke blive kontaktet af den automatiserede proces i mindst to dage, selvom den oprindelige indledende faktura er betalt fuldt ud.

Du kan udelukke kunder fra procesautomatisering, hvis kundens aldersfordelte saldo eller fakturabeløb er mindre end en defineret værdi, ved at vælge Kundens aldersfordelte saldo er mindre end eller Fakturabeløb er mindre end i feltet Udeluk fra proces og angive beløbsværdien.

Markér Brug forudsigelse for at oprette rykkeraktiviteter ved hjælp af kundebetalingsforudsigelser. De aktiviteter, der oprettes, vil bruge aktivitetsskabelonen fra Betalingsforudsigelser på siden Debitorparametre, fanen Automatisering af rykkerproces.

Marker Brug sporingstrin til at sikre, at fakturaer gennemgår alle trin i automatiseringen. Angiv denne parameter til Ja, hvis fakturaer skal starte ved det første trin i processen. Hvis feltet Rykkerstatus f.eks. er angivet til Bestridt, men det senere blev angivet til Løst, starter automatisering af opkrævningsproces i første trin under fanen Procesdetaljer i opsætningen af opkrævningsprocessen. Vælg Nej for at starte fakturaer med den aktivitet, der kommer tættest på datoen. Dette afkrydsningsfelt er tilgængeligt, når funktionen Spor forbedringer af trin i automatisering af rykkerproces er aktiveret i Dynamics 365 Finance version 10.0.43 og senere.

Dette afkrydsningsfelt kan ikke deaktiveres. Når denne funktion er aktiveret, tildeles hver åben faktura det sidste trinnet, der blev kørt, i henhold til procesautomatiseringshistorikken. Hvis procesautomatiseringshistorikken er blevet fjernet, starter alle åbne fakturaer med det første trin i opsætningsoplysningerne om procesautomatisering.

Procesdetaljer

Klik på Ny for at føje en ny procesdetalje til hierarkiet. Beskrivelse bruges til at identificere formålet med eller navnet på trinnet i hierarkiet. Vælg Handlingstypen for at definere trinnet, der skal oprette en aktivitet, sende en mail eller oprette en rykker.

• Forretningsdokument definerer den skabelon, der bruges til at oprette handlingstypen. Dette dokument kan være en aktivitetsskabelon, en mailskabelon eller en rykker til hver kunde. I rykkerprocessens automatisering oprettes kun rykkere pr. kunde, uanset hvordan andre rykkerparametre er angivet.
• Når definerer det procestrin, der skal finde sted før eller efter forfaldsdatoen for den indledende (ældste) faktura, og det bruges sammen med det antal, der vises i kolonnen Dage i forhold til fakturaens forfaldsdato.
• Markér indstillingen Varsel om rykker for at oprette en handling for hver faktura i ét trin i et proceshierarki. Varsel om rykker er typisk en tidlig besked vedrørende udestående fakturaer, så en kunde får besked, når fakturaen snart bliver forfalden. Varsel om rykker kan kun markeres for én aktivitet pr. hierarki. Der kan kun angives ét trin i et hierarki til før-rykker-handlinger, og dette trin skal enten være en aktivitet eller en mail. Når du vælger en mailhandlingstype, bruges modtageren til at definere, om mailmeddelelsen skal sendes til en kunde, salgsgruppe eller inkassatorkontakt.
• Værdien i feltet Kontakt til forretningsformål bestemmer derefter, hvilken kontakt fra kundens konto der skal modtage kommunikationen.

Detaljer om forretningsdokument

Oplysningerne om forretningsdokumenter varierer, afhængigt af den handlingstype, der er valgt i procesoplysningerne. Når handlingstypen er en aktivitet, vises oplysningerne om aktivitetsskabelonen. Disse oplysninger omfatter navnet på aktivitetsskabelonen, den aktivitetstype, der oprettes, formålet med aktiviteten, det antal dage, der er planlagt til at fuldføre aktiviteten, og detaljer om aktiviteten. Denne aktivitet vil derefter oprette en kæde til den indledende faktura, der fortæller modtageren, hvilken handling der skal bruges til at fuldføre aktiviteten.

Hvis handlingstypen er en mail i procesoplysningerne, vil dette afsnit indeholde to oversigtspaneler. Det første bruges til at definere skabelon-id, mailbeskrivelse, standardsprog, det brugernavn, der vil blive tildelt de mails, som automatisk udsendes, og mailadressen på den tilknyttede afsenders mailadresse. Det andet vil tillade, at brødteksten i mailen oprettes, efter at værdierne i felterne Sprog og Emne gemmes ved at vælge Rediger. Derved åbnes et vindue, hvor det er muligt at overføre HTML-indhold.

Bemærk!

Du kan gemme en Outlook-mail, der indeholder brødteksten til kommunikationen i HTML-format. Du kan derefter uploade meddelelsesindholdet for at implementere skabelonen.

Hvis handlingstypen rykker er valgt, vil der ikke være et detaljeafsnit til forretningsdokument på opsætningssiden.

Brug knappen Rykkerproceshistorik til at få vist den seneste historik for det valgte proceshierarki.

Klik på handlingen Tildeling af rykkerproces for at få vist kunder, der er tilknyttet en rykkerproces. Du kan bruge Prøveversion af kundetildeling til at få vist det hierarki, som en bestemt kunde er tildelt. Du kan bruge Prøveversion af procestildeling til at få vist de kunder, der tildeles til et hierarki, når det køres. Klik på Manuel tildeling for at se kunder, der er blevet tildelt en proces manuelt, eller vælg kunder, der skal tildeles en proces.

Klik på handlingen Processimulering for at se de handlinger, der vil blive oprettet, hvis den valgte proces-automatisering køres på dette tidspunkt.

Fra og med Dynamics 365 Finance version 10.0.44 introduceres funktionen Medtag projekt- og finanskladdefakturaer i Rykkerprocesautomatisering.

Når denne funktion er aktiveret, har du adgang til nye parametre i strategigitteret. Markér afkrydsningsfelterne baseret på den type fakturaer, du vil være en del af automatiseringsprocessen.

Der introduceres en ny bilagskolonne på siden opkrævningsproceshistorik for at forbedre sporing og styring af økonomiske transaktioner. Denne kolonne giver brugerne mulighed for at se tilknyttede bilagsoplysninger for hver post, hvilket giver større gennemsigtighed og lettere identifikation.