Automatiser finansudligninger
I Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.31 er funktionen Automatiser finansudligningsproces tilgængelig i arbejdsområdet Funktionsstyring. Fra og med version 10.0.40 er denne funktionalitet aktiveret på siden Finansparametre under siden Finansudligninger. Disse funktioner administreres via parameteren Aktivér procesautomatisering for finansudligning. Du kan kun aktivere parameteren Aktivér procesautomatisering for finansudligning, hvis parameteren Aktivér avancerede indstillinger for opmærksomhed er aktiveret.
Med Finansudligning kan du sammenholde debet- og kreditposteringer i finansmodulet. Organisationer, der udfører finansudligningsaktiviteter på en tilbagevendende tidsplan, kan nu automatisere processen. Under den automatiske finansudligningsproces kan en debetpostering og en kreditpostering kun afstemmes automatisk, hvis beløbene i regnskabsvalutaen er ens. Et debetbeløb på $1,00 kan f.eks. automatisk sammenholdes med et kreditbeløb på $1,00. Men en debetværdi på $1,00 kan ikke automatisk afstemmes med to krediteringer, som hver især har værdien $0,50. Delvis sammenholdelse af finansposteringsbeløb understøttes ikke.
Fra og med Finance version 10.0.40 tillader aktivering af parameteren Aktivér bogføring af valuta af realiserede gevinst/tab ved finansudligninger under Finansparametre genkendelse af realiserede gevinster og tab i rapporteringsvalutaen under automatisk udligning. I Finance version 10.0.38 er der tilføjet nye funktioner til beregning og bogføring realiserede gevinster og tab i udenlandsk valuta for udligning, når regnskabets valutaværdier for debet- og kreditbeløb er forskellige.
Automatisering af finansudligning definerer følgende detaljer:
- Når der køres finansudligninger
- Hvilke kriterier der bruges til at afstemme de debiteringer og krediteringer, der kan udlignes automatisk
- Hvilken rækkefølge finansudligningsoplysningerne behandles i
Automatisering af finansudligning bruger struktur for procesautomatisering. Forskellige forretningsprocesser bruger denne struktur til at definere gentagelsen af en valgt proces. I forbindelse med finansudligninger skal du gå til Systemadministration > Opsætning > Procesautomatiseringer eller Finans > Opsætning Finans > Procesautomatiseringer.
Vælg først indstillingen Opret ny procesautomatisering, og vælg Finansudligninger. En guide fører dig derefter igennem processen for opsætning af automatiseringen.
På siden Generelt i guiden skal du angive navnet på forekomsten af finansudligning, som du opretter. Hvis dine matchende debiteringer og krediteringer f.eks. udlignes på finanskontoen om mandagen, skal du angive et sigende navn, f.eks.LedgerSettle_Mon. Det navn, du angiver, vises i kolonnen Automatisk regel på sidenFinansudligninger.
De resterende indstillinger på siden er generiske og definerer forekomstmønsteret for denne version af finansudligningerne. Hvis en forekomst f.eks. er til mandag, kan du definere den, så den kører en gang om ugen, og du kan vælge mandag som dag i ugen, hvor den skal køres. Du kan også angive et tidspunkt for tidlig planlægning, f.eks. kl. 2, så procesautomatiseringen er fuldført før starten på næste arbejdsdag. Det anbefales, at du planlægger procesautomatiseringen, så den udføres uden for normal arbejdstid. På den måde kan du reducere indflydelsen på regnskabsmedarbejderne i løbet af arbejdsdagen.
Yderligere oplysninger om de andre felter på siden Generelt finder du i dokumentationen til procesautomatisering.
Den næste side i guiden er Matchkriterier for finansudligninger. Den bruges til at definere de hovedkonti, der er medtaget i forekomsten af procesautomatisering, og de kriterier, der bruges til at bestemme sammenholdelse af debiteringer og krediteringer.
De hovedkonti, du tidligere har defineret som finansudligningskonti for den juridiske enhed, vises. (Du definerer hovedkonti som finansudligningskonti i Finans > Opsætning Finans > Finansparametre > Finansudligninger.)
Vælg denne indstilling, hvis datoerne for finansdebet- og kredittransaktionerne skal anvendes under den automatiske finansudligningsproces. Når denne indstilling er angivet til Ja, skal du angive Tilladt datodifference. Dette felt er tilgængeligt fra og med Microsoft Dynamics 365 Finance version 10.0.32.
Angiv afvigelsen i dage for debet- og kreditposteringsdatoer. Afvigelsen beregnes som antallet af dage mellem debet- og kreditposteringsdatoerne, søgning efter før og efter den valgte posteringsdato. En værdi på 0 angiver, at posteringsdatoerne for debet- og kreditposteringer skal være ens. Når denne indstilling er valgt, vises feltet Dato.
Værdierne Hovedkonto og Posteringslag er påkrævede matchkriterier. Værdierne Hovedkonto og Posteringslag for finansdebet- og kredittransaktionerne skal have være ens for at blive afstemt under den automatiske finansudligningsproces.
Vælg indstillingen Bogføringstype, hvis finansdebet- og kredittransaktionerne skal have samme bogføringstype for at blive afstemt under den automatiske finansudligningsproces.
Vælg indstillingen Økonomiske dimensioner, hvis finansdebet- og kredittransaktionerne skal have samme økonomiske dimensioner for at blive afstemt under den automatiske finansudligningsproces. Når denne indstilling er valgt, skal kriterierne for økonomiske dimensionsværdier være valgt på listen Tilgængelige økonomiske dimensioner. Listen Tilgængelige økonomiske dimensioner indeholder ikke hovedkontodimensionen, da den automatisk kræves som del af matchkriterierne.
Når funktionen Finanskoder er aktiveret i arbejdsområdet Administration af funktioner, kan du vælge Finanskoder som matchkriterier. Vælg indstillingen Finanskoder, hvis finansdebet- og kredittransaktionerne skal have samme finanskoder for at blive afstemt under den automatiske finansudligningsproces. Når denne indstilling er valgt, skal kriterierne for finanskoders værdier være valgt på listen Tilgængelige finanskoder.
Når automatiseringsserien for finansudligning er oprettet, vises hændelserne for hver finansudligning i en ugentlig visning af automatiseringsprocesserne. Desuden vises status for hver forekomst. Følgende statusangivelser bruges:
- Planlagt – Automatiseringen er planlagt, men er endnu ikke kørt.
- Afvikling – Automatiseringen kører i øjeblikket.
- Fejl – Automatiseringen er kørt, men der opstod en fejl. Du kan få vist fejlene ved at vælge knappen Vis resultater.
- Fuldført– Automatiseringen er blevet kørt. Du kan få vist udligningsresultaterne på siden Finansudligninger.
Du kan se afstemningsresultaterne ved at gå til Finans > Periodiske opgaver > Finansudligninger. Feltet Automatiseringsregel på siden Finansudligninger viser navnet på den automatiserede finansudlignings planlagte opgave, der blev brugt til at udligne transaktionen. Mislykkede udligningsforsøg opdaterer ikke værdien af Automatiseringsregel. Hvis du manuelt tilbagefører en transaktion, der tidligere er blevet udlignet med automatiseringsprocessen, fjernes værdien for Automatiseringsregel.
I feltet Dato for udligning for de matchede poster vises den dato, hvor automatiseringsprocessen blev udført.
Via automatiseringsstrukturen kan du redigere serien og de forekomster, der er oprettet for finansudligningen. Serien kan redigeres enten fra siden Procesautomatisering eller i den ugentlige visning af procesautomatiseringer. Hvis chefen f.eks. beslutter at udføre finansudligning onsdag i stedet for mandag, kan denne finde en forekomst i den ugentlige visning og vælge Vis/rediger – serie.
Hvis du redigerer en serie, beder systemet dig om at angive, om ændringen skal foretages i alle eksisterende forekomster eller kun i nye forekomster. Historiske forekomster, der allerede har statussen Udført, eller som er afsluttet i en Fejl-status, ændres ikke.
Du kan også tilføje en ny forekomst eller ændre en eksisterende forekomst. Den næste forekomst af finansudligning er f.eks. planlagt til at køre onsdag den 1. januar, men denne dato er en helligdag. Du kan ændre forekomsterne fra siden Procesautomatiseringeller den ugentlige visning af procesautomatisering. Der åbnes en side, som viser oplysninger om tidsplan og søgekriterier. Her kan du redigere den planlagte tid og dato. Du kan også redigere søgekriterierne, hvis der kræves ændringer.
Du kan også deaktivere en forekomst eller en serie. Hvis du vil deaktivere en forekomst og suspendere behandlingen af den, skal du vælge den i den ugentlige visning af procesautomatiseringer og derefter vælge Deaktiver. Du kan deaktivere en serie på siden procesautomatisering.
Opgaven Vedligehold Indstillinger for automatisering af finansudligninger er føjet til rollerne Regnskabschef og Regnskabsansvarlig, og opgaven Vis Indstillinger for automatisering af finansudligninger er føjet til rollerne Bogholder, Regnskabschef og Regnskabsansvarlig for finansudligningers automatisering. Disse opgaver er standardsikkerhedsindstillingerne, men de kan ændres ud fra organisationens behov.
Feltet Typisk udligningssaldo angiver den rækkefølge, som den automatiske finansudligning behandles i. Hvis du vil konfigurere eller se værdien af Typisk udligningssaldo, skal du gå til Finans > Opsætning > Finansparametre og vælge fanen Finansudligninger.
Hvis Debet er valgt, starter den automatiske finansudligningsproces på debetsiden, og der søges efter tilsvarende kreditter. Hvis Kredit er valgt, starter den automatiske finansudligningsproces på kreditsiden, og der søges efter tilsvarende debiteringer. Denne indstilling skal afspejle den typiske saldo for hovedkontoen.
Når automatiseringen køres, vælger systemet finanstransaktioner for de hovedkonti, der er defineret for serien til procesautomatisering. Den bestiller transaktionerne efter dato ved hjælp af et datointerval fra starten af regnskabsåret til den dato, hvor procesautomatiseringen køres. Den afstemmer baseret på de angivne søgekriterier. De absolutte værdier for regnskabsvalutabeløbene i debet og kredit skal stemme overens for at blive udlignet.
Funktionen Automatiser finansudligninger kører automatiseringen for posteringer, der er dateret fra den første dag i regnskabsåret til den aktuelle dato, hvor forekomsten kører. I forbindelse med regnskabsår, der slutter den 31. december, skal du muligvis justere udførelsesdatoen for forekomsten for at sikre, at den køres i december. Automatisering er f.eks. konfigureret til at køre den første dag i hver måned. Denne automatisering køres 1. december 2022 og skal køres 1. januar 2023. Det anbefales at ændre forekomsten af 1. januar 2023 til 31. december 2022. Denne ændring sikrer, at der tages hensyn til automatisk udligning af posteringer, der er dateret 2. december til 31. december.
Mens en hovedkonto behandles af en forekomst af automatisk finansudligning, kan du ikke få den vist på siden Finansudligninger. Du skal vente, indtil automatiseringsprocessen er fuldført. Det anbefales, at du planlægger procesautomatiseringen til at køre uden for arbejdstiden for at undgå konflikter.
Automatiseringsprocessen omfatter alle de transaktioner, der opfylder kriterierne, med undtagelse af transaktioner, der er markeret manuelt til udligning på siden Finansudligninger.
Du kan tilbageføre en udligning, der er foretaget af den automatiske finansudligningsproces. Hvis en transaktion, der er blevet udlignet med automatiseringsprocessen, tilbageføres, fjernes værdien for Automatiseringsregel.