Bogfør detaljerede kreditor- og debitorbetalinger

Funktionen Mulighed for at bogføre detaljerede kreditor- og debitorbetalinger, men summere beløb til bankkonto bogfører kreditor- og debitorbetalinger som separate bilag, men summerer betalingerne, når bankkontoens saldo skal opdateres.

Som eksempel betaler din bank tre kreditorer 100 Euro (EUR) hver på vegne af din organisation. Når banken gennemfører transaktionerne, kan kontoudtoget vise de tre betalinger i detaljer, eller det kan vise en summeret hævning på 300 EUR. Hvis din bank summerer betalingerne i en enkelt udbetaling, kan denne funktion bruges til at efterligne denne funktion. Derfor kan det hjælpe med at strømline bankafstemningsprocessen.

Vigtigt

Denne funktion eliminerer behovet for at registrere flere kreditor- eller debitorbetalinger for et enkelt bilagsnummer. For at afgøre, om parametrene kan defineres, er flere reskontrotransaktioner forbudt for et enkelt bilag. Se Ét bilag.

Opsætning

I arbejdsområdet Funktionsstyring kan du aktivere funktionen med navnet Mulighed for at bogføre detaljerede kreditor- og debitorbetalinger, men summere beløb på bankkonto.

Kladdenavne

Muligheden for at summere betalinger til bankens reskontro er understøttet for følgende kladdetyper:

• Daglig (Finanskladde)
• Kreditorudbetaling (Kreditorbetalingskladde)
• Debitorbetaling (Debitorbetalingskladde)

På siden Kladdenavne er to nye felter tilgængelige i sektionen Bank: Summér beløb på bankkonto og Summeringskriterier.

Når indstillingen Summér beløb på bankkonto er angivet til Nej (standardværdien), vil betalinger i en kladdebatchgruppe opdatere bankkontoen enten i detaljer eller som oversigt, afhængigt af om betalingerne er indtastet for et enkelt bilagsnummer. Bogføring til bankkontoen fungerer på samme måde, som når den nye funktion er slået fra. Når funktionen er slået til, anbefaler vi, at du ikke længere indtaster flere betalinger for et enkelt bilagsnummer.

Indstillingen Summér beløb på bankkonto kan kun angives til Ja, hvis feltet Nyt bilag for kladdenavnet er indstillet til I forbindelse med saldo. I dette tilfælde fremmer indstillingen (men garanterer ikke) brugen af et enkelt bilag pr. kreditor- eller debitorbetaling. Når den nye funktion er slået til, summeres der ikke, hvis bilaget indeholder mere end én kreditor eller debitor.

Seddel

Hvis feltet Nyt bilag er indstillet til en anden værdi end I forbindelse med saldo, og du forsøger at angive indstillingen Summér beløb på bankkonto til Ja, vil du modtage følgende fejlmeddelelse: "Indstillingen Summering af beløb på bankkonto skal være Nej, når Nyt bilag er indstillet til Manuel eller Kun ét bilagsnummer."

Hvis indstillingen Summér beløb på bankkonto er angivet til Ja, og du forsøger at ændre værdien for feltet Nyt bilag til noget andet end I forbindelse med saldo, vil du modtage følgende fejlmeddelelse: "Indstillingen Nyt bilag skal være I forbindelse med saldo, når Summér beløb på bankkonto er indstillet til Ja."

Hvis du angiver indstillingen Summér beløb på bankkonto til Ja, vil feltet Summeringskriterier blive tilgængeligt. Dette felt gør det muligt for din organisation at angive de kriterier, der bruges til at summere betalinger til bankkontoen. Følgende værdier er tilgængelige:

• Summér ikke – Betalinger vil ikke blive summeret, selvom indstillingen Summér beløb på bankkonto er angivet til Ja.
• Standardkriterier – Betalinger, der har samme bankkonto, betalingsmetode, valutakode, kontotype (enten debitor eller kreditor) og transaktionsdato, vil blive grupperet med henblik på summering.
• Standardkriterier med dokumentnummer – Betalinger, der har samme bankkonto, betalingsmetode, valutakode, kontotype (enten debitor eller kreditor), transaktionsdato og dokumentnummer, vil blive grupperet med henblik på summering. Hvis dokumentnummeret for mere end én betaling er tomt, vil den tomme værdi blive behandlet som et gyldigt dokumentnummer, og disse betalinger vil blive summeret.
• Standardkriterier med betalingsreference – Betalinger, der har samme bankkonto, betalingsmetode, valutakode, kontotype (enten debitor eller kreditor), transaktionsdato og betalingsreference, vil blive grupperet med henblik på summering. Hvis betalingsreferencen for mere end én betaling er tomt, vil den tomme værdi blive behandlet som en gyldig betalingsreference, og disse betalinger vil blive summeret.

Parametre

Når kreditor- eller debitorbetalinger summeres, tildeles et nyt nummer til den enkelte bankkontotransaktion.

På fanen Kontant- og bankstyringsparametre på fanen Nummerserier skal du definere en nummerserie til referencen Summerings-id for banktransaktion.

Indtastning af betalinger i en kladde

Når denne funktion bruges, kan betalinger summeres til bankkontoen, når de er indtastet fra en af følgende kladder:

• Kreditorer - Betalinger - Kreditorbetalingskladde
• Debitorer - Betalinger - Debitorbetalingskladde
• Finans - Kladdeposter - Finanskladder

Når en kladde er oprettet, skal du kontrollere summeringsindstillingerne på fanen Konfiguration for kladdebatchheaderen. Standardindstillinger er taget fra kladdenavnet, men du kan tilsidesætte dem for individuelle kladdebatchnumre.

Når alle betalinger er indtastet i kladden, bruges følgende kriterier under bogføringen til at bestemme, hvilke betalinger der kan komme i betragtning til summering. Disse kriterier påvirker, hvordan betalinger skal bogføres i kladden.

• Kun betalinger, der har følgende kombinationer af en konto og en modregningskonto, kommer i betragtning til summering: Kreditor/Bank, Bank/Kreditor, Debitor/Bank og Bank/Debitor. Betalinger, der bogføres på en finanskonto (mellemposteringer) tages ikke i betragtning ved summering.
• Hvert betalingsbilag må kun indeholde en enkelt kreditor eller debitor. Hvis et bilagsnummer indeholder flere kreditorer eller debitorer, tages det ikke i betragtning ved summering.
• Der skan være mere end én betaling, for separate bilag, for kladdebatchnummeret.
• Betalinger for forskellige kladdebatchnumre tages ikke i betragtning ved summering.

Bogføring af betalinger i en kladde

Under bogføringen tages gruppen af betalingslinjer i betragtning ved summering som beskrevet i det foregående afsnit. Efter at gruppen af betalingslinjer er bestemt, udføres summering ud fra indstillingerne i kladdebatchheaderen.

• Summering af banktransaktioner udføres ikke, hvis indstillingen Summér beløb på bankkonto er angivet til Nej, eller hvis feltet Summeringskriterier i kladdebatchheaderen er indstillet til Summér ikke.

  Hvis et kladdenavn er defineret, så betalinger bogføres til bankkontoen som oversigt, men feltet Summeringskriterier i kladdebatchheaderen er indstillet til Summér ikke, vil transaktionerne ikke blive summeret.

• Summering af banktransaktioner vil blive udført, når indstillingen Summér beløb på bankkonto er angivet til Ja, og feltet Summeringskriterier er indstillet til Standardkriterier, Standardkriterier med dokumentnummer eller Standardkriterier med betalingsreference. Du kan få flere oplysninger i beskrivelsen af feltet Summeringskriterier i afsnittet Kladdenavne.

Der kan bogføres mere end én gruppe af summerede betalinger på en bankkonto. Hvis kladden f.eks. indeholder en gruppe af kreditorbetalinger og en gruppe af debitorbetalinger, kan du have to eller flere summerede betalinger. Der kan oprettes en eller flere summerede bankkontotransaktioner for kreditorbetalingerne, og der kan oprettes en eller flere summerede bankkontotransaktioner for debitorbetalingerne.

For det næste eksempel blev følgende kreditorbetalinger indtastet i en kladde. Kladdebatchnummeret er angivet, så feltet Summeringskriterier er indstillet til Standardkriterier med dokumentnummer. Under bogføring bliver betalingerne summeret eller ikke summeret som vist her.

Bilagsnummer	Posteringsdato	Konto	Valuta	Debet	Kredit	Modkonto	Betalingsmåde	Dokumentnummer	Hvad er summeret?
1	15. august	Kreditor A	EUR	100		USMF OPER	Elektronisk		Bilag 1 og 2 summeret
2	15. august	Kreditor B	EUR	200		USMF OPER	Elektronisk		Bilag 1 og 2 summeret
3	August 17	Kreditor C	CAD	300		USMF OPER	Elektronisk		Bogført til bankkonto i detaljer
4	August 18	Kreditor B	EUR	400		USMF OPER	Elektronisk		Bogført til bankkonto i detaljer
5	August 28	Kreditor D	EUR	500		USMF OPER	Elektronisk	1	Bilag 5 og 6 summeret
6	August 28	Kreditor Z	EUR	600		USMF OPER	Elektronisk	1	Bilag 5 og 6 summeret
7	August 28	Kreditor Z	EUR	700		USMF OPER	Elektronisk	2	Bilag 7, 8 og 9 summeret
8	August 28	Kreditor B	EUR	800		USMF OPER	Elektronisk	2	Bilag 7, 8 og 9 summeret
9	August 28	Kreditor A	EUR	900		USMF OPER	Elektronisk	2	Bilag 7, 8 og 9 summeret

Fem transaktioner vil blive bogført på bankkontoen. For to vil de oprindelige betalingsoplysninger blive bevaret. For de tre andre vil betalingerne blive summeret ud fra summeringsreglerne.

Efter betalinger er bogført i en kladde

Efter bogføringen er gennemført, kan du finde de summerede (eller detaljerede) betalinger i transaktionerne på bankkontoen. Gå til Kontant- og bankstyring>Bankkonti>Bankkonti.

For enhver summeret betaling vises der en stjerne (*) i feltet Bilagsnummer. Hver betaling bogføres stadig i detaljer på finanskontoen.

Alle summerede bankkontotransaktioner vil have et unikt summerings-id. Hvis feltet Summeringskriterier er indstillet til Standardkriterier med dokumentnummer, vil dokumentnummeret fra betalingslinjerne blive brugt som summerings-id. Ellers vil summerings-id'et blive genereret ud fra den nummerserie, der blev konfigureret på siden Kontant- og bankstyringsparametre. Hvis det summerings-id, der vil blive tildelt en summeret banktransaktion, allerede bruges af en anden summeret banktransaktion, vælges der et nyt fra nummerserien. Betalingsreferencen bruges ikke som summerings-id.

Brugere kan få vist betalingsoplysningerne for en summeret bankkontotransaktion ved at vælge Vis summeringsdetaljer på siden Betalingssummeringsdetaljer.

Mens du får vist summeringsdetaljerne, kan du se finanskontobilaget for hver betaling, gå tilbage til bankkontoens summerede transaktion eller se udligningsoplysningerne for den valgte betaling.

Bankkontoens summerede transaktioner vil også blive vist på kontoudtoget. Derfor er bankafstemning nemmere, uanset om der anvendes manuel kontoafstemning eller avanceret bankafstemning. Begge afstemningsprocesser viser bankens summerings-id. Hvis avanceret bankafstemning er aktiveret for bankkontoen, genereres der et bankdokument af typen Summeret transaktion for bankkontoen. Brugere kan sammenholde og afstemme transaktioner på samme måde for andre typer bankdokumenter.