Gennemse og acceptere ændringer af bekræftede indkøbsordrer
Under indkøbsplanlægning kan eventuelle ændringer, der foretages i bekræftede indkøbsordrer, have en betydelig indvirkning på downstream-processer såsom planlagt produktion, servicearbejde eller salgsordrer. Det nye Bekræftede indkøbsordrer med ændringer-arbejdsområde gør det hurtigt og nemt at identificere og genbekræfte ændringer, der kun har en lav risiko for påvirkning downstream. Derfor kan indkøbsledere fokusere på ændringer med stor indvirkning for at vurdere ordrepåvirkninger downstream og kommunikere direkte med leverandører.
Forudsætninger
Arbejdsområdet Bekræftede indkøbsordrer med ændringer er aktiveret som standard. Dens AI-aktiverede funktion og Copilot-funktionaliteten skal dog aktiveres separat. Hvis du også vil have glæde af copilot-funktionerne, kan du finde flere oplysninger om understøttelse af copilot til administration af ændringer i bekræftede indkøbsordrer for systemkravene og oplysninger om, hvordan de konfigureres.
Arbejdsområdet Bekræftede indkøbsordrer med ændringer
Åbn arbejdsområdet ved at gå til Indkøb og forsyning > Arbejdsområder > Bekræftede indkøbsordrer med ændringer.
Arbejdsområdet viser alle tidligere bekræftede levering af indkøbsordrer, der er blevet ændret siden bekræftelsen. Det hjælper under gennemgangsprocessen ved at identificere potentielle indvirkninger efter ønske på produktionsarbejde, servicearbejdsordrer og salgsordrer.
Relationerne mellem levering af indkøbsordrer og efterspørgsel kan have forskellige oprindelser, som f.eks. udligning fra hovedinddeling, lagermarkeringer og indkøbsordrer, der oprettes for efterspørgsel i projekter.
Øverst i arbejdsområdet opsummerer de tre fliser grupper af ændringer af bekræftede indkøbsordrer og den relaterede påvirkning på downstream-efterspørgsel.
- Ændringer med lan påvirkning – Dette felt fremhæver ændringer i indkøbsordrer, der ikke har kendt downstream-påvirkning på udlignede ordrer. Der antages ikke nogen kendt effekt, hvis ændringer i antal eller leveringsdatoer ikke påvirker disse behov fra efterspørgsel. Som eksempler på disse ændringer kan nævnes et øget antal eller en tidligere dato. Der genereres en oversigt over ændringer, som hjælper dig med at gennemgå og validere indkøbsordrerne.
- Ændringer med stor påvirkning – Denne flise fremhæver indkøbsordrer, der har kendt downstream-påvirkning på efterspørgsel. Disse højrisikoændringer er opsummeret sammen med de opdagede efterspørgselspåvirkninger for at hjælpe dig med at undersøge nærmere og beslutte, hvad du skal gøre.
- Påvirket downstream-ordrer – Dette felt opsummerer indvirkningen på forskellige typer downstream-efterspørgselsordrer efter total pr. ordretype. Disse oplysninger hjælper dig med at gennemse den potentielle indvirkning på efterspørgslen og identificere de enkelte oprindelige ændringer.
De enkelte felter indeholder linket Vis. Når du vælger sammenkæde, viser visningen herunder ændringerne i leverandørindkøbsordrer og den påvirkede efterspørgsel i henhold til feltets klassifikation og filter.
Gennemgå ændringer af bekræftede indkøbsordrer
Indkøbere bruger arbejdsområdet til at gennemse og acceptere ændringer af bekræftede indkøbsordrer. De følger typisk disse trin.
- Studerer ændringer i bekræftede indkøbsordrer og deres downstream-påvirkning.
- Fokuserer på ændringer, der har en lav risiko for downstream-påvirkning.
- Gennemgår ændringer, der har en høj risiko for downstream-påvirkning.
- Gennemgå den resterende downstream-påvirkning på efterspørgselsordrer.
De følgende underafsnit beskriver disse trin mere detaljeret.
Trin 1: Studerer ændringer i bekræftede indkøbsordrer og deres downstream-påvirkning
Indkøberen åbner først Bekræftede indkøbsordrer med ændringer-arbejdsområdet og studerer alle de ændringer, der er blevet indsendt gennem processen til håndtering af indkøbsordreændringer. Leverandører kan indsende disse ændringer gennem flere kanaler.
Når en indkøbsordre, der tidligere blev bekræftet, ændres, flyttes den tilbage til tilstanden Godkendt. Arbejdsområdet viser alle tidligere bekræftede indkøbsordrer, der er blevet ændret siden bekræftelsen.
Arbejdsområdet viser to lister: én for indkøbsordrerne og én for indkøbsordrelinjerne.
Indkøbsordrelisten viser indkøbsordrenummeret, leverandøren og den anmodede kvitteringsdato fra indkøbsordrehovedet. For at se de relaterede poster skal du vælge indkøbsordren eller leverandørlinket på listen.
Listen med indkøbsordrelinjer viser oplysninger om hver linje, der har foreslåede ændringer. Disse oplysninger omfatter varenummer, produktnavn, originalt antal, nyt antal, original bekræftet modtagelsesdato og ny bekræftet modtagelsesdato. Arbejdsområdet giver også et hierarkisk overblik over enhver downstream-påvirkning. Feltet Reference angiver typen af downstream-påvirkning såsom en planlagt kanban for en produktionsordre, en salgsordre eller en arbejdsordre på vedligeholdelse.
Trin 2: Fokuserer på ændringer, der har en lav risiko for downstream-påvirkning
For at handle effektivt starter du typisk med at fokusere på ændringer med lav effekt. Disse ændringer har ingen kendt downstream-påvirkning i henhold til den nuværende plan.
Flisen Ændringer med lille påvirkning øverst i arbejdsområdet giver en AI-genereret oversigt på naturligt sproglig over de ændringer, der har en lav risiko for påvirkning. Vælg linket Vis for at åbne den tilsvarende filtrerede visning.
Indkøberen gennemgår ændringerne og kan derefter acceptere dem ved at vælge individuelle eller flere indkøbsordrer og derefter vælge Bekræft indkøbsordrer på værktøjslinjen over listen. Proceduren for at bekræfte ændringerne er den samme som proceduren for at bekræfte en indkøbsordre for første gang, og den understøtter batchbehandling. Enhver udvidelse, der er registreret til købsordrebekræftelse, vil også blive kørt.
Når de valgte indkøbsordrer er genbekræftet, flyttes de tilbage til tilstanden Bekræftet.
Trin3: Gennemgår ændringer, der har en høj risiko for downstream-påvirkning
Indkøberen vil bruge mere tid på ændringer, der har en høj risiko for downstream-påvirkning. Disse ændringer har downstream-ordrer tildelt, og downstream-påvirkningen er blevet identificeret.
Flisen Ændringer med stor påvirkning øverst i arbejdsområdet giver en AI-genereret oversigt på naturligt sproglig over de ændringer, der har en høj risiko for påvirkning. Vælg linket Vis for at åbne en filtreret visning, hvor du kan fokusere på disse påvirkninger og handle.
Note
Kun direkte downstream-påvirkninger tages i betragtning. Indirekte downstream-påvirkninger som f.eks. produktarbejde, der afhænger af andet produktionsarbejde, er endnu ikke taget i betragtning.
Fra denne visning kan du kontakte en leverandør via mail eller Microsoft Teams. Ved at bruge kontaktoplysningerne for leverandørens kontaktperson genererer systemet en foreslået beskedtekst og føjer den til en ny mailbesked eller Microsoft Teams-chat. Du kan derefter gennemgå, opdatere og sende beskeden.
Når du har kommunikeret med leverandøren, kan du opdatere ordren yderligere og derefter sende den tilbage til leverandøren til bekræftelse. Alternativt kan du annullere ordren og planlægge alternativ levering.
Trin 4: Gennemgå den resterende downstream-påvirkning på efterspørgselsordrer
Efter at de fleste af ordreændringerne er blevet håndteret, kan indkøberen gennemgå den overordnede downstream-effekt af de resterende åbne ordreændringer.
Feltet Berørte downstreamordrer giver en oversigt over downstream-påvirkningen. Vælg linket Vis for at åbne en filtreret visning, hvor du kan fokusere på disse påvirkninger og handle.
I denne visning kan du analysere ændringerne ud fra et downstream-påvirkningsperspektiv og identificere de indkøbsordreændringer, der forårsager påvirkningen. Du kan derefter handle på disse indkøbsordrer.
En god måde at fokusere på den mest presserende downstream-påvirkning er at sortere og filtrere listen efter påvirkningsdatoen (den ønskede dato i downstream-ordren). Du kan derefter handle ved at kommunikere med downstream-interessenter. Disse interessenter kan til gengæld kontakte berørte kunder og omplanlægge downstream-ordrerne.