Dokumenthåndtering med Microsoft Teams-integration

Dokumentstyring med SharePoint giver dig mulighed for at administrere almindelige dokumenttyper, f.eks. Word, Excel, PowerPoint og OneNote. Du kan også oprette mapper for at gemme og administrere disse dokumenter i kundeengagementsapps (f.eks. Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing og Dynamics 365 Project Service Automation), der er gemt i SharePoint.

Med Microsoft Teams-integration med Dynamics 365 kan du bruge dokumenthåndtering med Microsoft Teams. Det giver en bruger mulighed for samtidig redigering af dokumenter og automatisk synkronisere dokumenter til kundeengagementsapps ved hjælp af SharePoint. For hver lejer er der en enkelt SharePoint-forekomst. Dokumenter i Dynamics 365 og filer i Microsoft Teams findes alle på det samme SharePoint-websted. Underwebstederne kan være forskellige, men rodwebstedet er det samme.

Der er ikke en automatisk relation mellem SharePoint-tilladelser og tilladelser til kundeengagementsapps. Hvis du vil have adgang til dokumenter mellem Microsoft Teams og kundeengagementsapps, skal du have udtrykkelig tilladelse til at bruge dokumentstyring til kundeengagementsapps og SharePoint. Yderligere oplysninger: Tilladelser, der kræves til dokumentstyringsopgaver

Brug fanen Filer i Microsoft Teams eller fanen Dokumenter i dine kundeengagementsapps til at gemme og administrere dokumenter i forbindelse med en post på en SharePoint-server. Dokumenter gemmes på en SharePoint-server, der giver en bruger på Microsoft Teams adgang til dokumenterne på SharePoint-serveren – så længe brugeren har de nødvendige tilladelser.

En brugers adgang til filer i Microsoft Teams eller kundeengagementsapps afhænger af vedkommendes adgang til det SharePoint-websted, som filen er gemt på.

Bemærk!

• En gæst i Microsoft Teams får en fejlmeddelelse, når de forsøger at få adgang til en fastgjort kundeengagement-app-post.
• En bruger, der er en del af Microsoft Teams-kanalen eller -teamet, der har adgang til kundeengagementsapps, har ikke adgang til posten i Microsoft Teams.

Ofte stillede spørgsmål

1. Vil gæstebrugere i Microsoft Teams have adgang til Dynamics 365-appposter?

Nej, de kan se en fejlmeddelelse, når de forsøger at få adgang til en fastgjort post.

2. Kan deltagere i chat og kanaler i Microsoft Teams se den fastgjorte Dynamics 365-app-post, hvis de ikke har en Dynamics 365-licens?

Nej, de får vist en fejlmeddelelse, når de forsøger at få adgang til en fastgjort post.

3. Kan jeg tilføje et dokument til min post, hvis det ikke er fastgjort til en Microsoft Teams-kanal?

Det afhænger af, om din Dynamics 365-lejer har SharePoint-integration konfigureret. Hvis du har aktiveret SharePoint-integration, kan du tilføje et dokument.

Hvis du ikke har aktiveret SharePoint-integration, skal du have fastgjort posten til en Microsoft Teams-kanal, ellers kan du ikke føje et dokument til posten.

4. Hvad sker der, når jeg føjer dokumenter til en Microsoft Teams-kanal, der er forbundet til en Dynamics 365-apppost, og derefter fjerner et medlem fra kanalen?

Det afhænger af, om brugeren har tilladelse til at få adgang til Dynamics 365-appposten.

Hvis brugeren har tilladelse til at få adgang til appposten, kan brugeren redigere posten i Dynamics 365, men kan ikke få adgang til filerne fra Dynamics 365, SharePoint eller Microsoft Teams.

Hvis brugeren ikke har tilladelse til at få adgang til Dynamics 365-appposten, får brugeren en fejlmeddelelse, og vedkommende har ikke adgang til filen fra Dynamics 365, SharePoint eller Microsoft Teams

5. Hvilke tilladelser får en bruger, når jeg føjer dem til en Microsoft Teams-kanal, der har fastgjort poster og dokumenter føjet til fanen filer?

Det afhænger af, om brugeren har tilladelse til at få adgang til Dynamics 365-appposten.

Hvis brugeren har tilladelse til at få adgang til Dynamics 365-appposten, kan brugeren redigere posten i Dynamics 365 og Microsoft Teams. De vil også kunne læse og skrive. slette filer fra Dynamics 365, SharePoint og Microsoft Teams.

Hvis de ikke har tilladelse til at få adgang til din Dynamics 365-apppost, får de en fejlmeddelelse, men de har læse-, skrive- og slettetilladelse, når de får adgang til filen fra Dynamics 365, SharePoint og Microsoft Teams.

6. Hvad er SharePoint-placeringen af fanen Microsoft Teams-filer i forhold til den tilknyttede Dynamics 365-posts dokumentfane?

Oplysningerne nedenfor gælder, når SharePoint-integration ikke er aktiveret for et objekt i Dynamics 365.

Når du tilføjer en fil fra en Dynamics 365-apppost, der er knyttet til en Microsoft Teams-kanal, gemmes dokumentet i en SharePoint-mappe med filstien [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig under fanen Filer i Microsoft Teams-kanalen og i Dynamics 365-apppostens tilknyttede dokumentgitter.

Det er ikke muligt at tilføje en fil fra en Dynamics 365-apppost, der ikke er knyttet til en Teams-kanal, da SharePoint-integration ikke er aktiveret.

Når du tilføjer en fil fra en Microsoft Teams-kanal, der er knyttet til en Dynamics 365-apppost, gemmes dokumentet i en SharePoint-mappe med filstien [Teamnavn] > Dokumenter >[Kanalnavn] [Filnavn]. > Filen er synlig både under fanen Filer i Microsoft Teams-kanalen og i Dynamics-postens dokumenttilknyttede gitter.

Når du tilføjer en fil fra en Teams-kanal, der ikke er knyttet til en Dynamics 365-apppost, gemmes dokumentet i en SharePoint-mappe med filstien [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig på Microsoft Teams-kanalens fane Filer.

Når en Microsoft Teams-kanal har flere Dynamics 365-appposter tilknyttet, gemmes dokumentet i en SharePoint-mappe med filstien [Teamnavn] > Dokumenter >[Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig i Microsoft Teams-kanalen fra fanen Filer og det tilknyttede dokumentgitter for alle Dynamics 365-appposter, der er knyttet til kanalen.

Når en Dynamics 365-apppost er knyttet til en Microsoft Teams-kanal, vises filer, der allerede er føjet til den pågældende Microsoft Teams-kanal, i det dokumenttilknyttede gitter for den pågældende Dynamics 365-apppost.

Hvis en Dynamics 365-apppost tidligere har været knyttet til en Microsoft Teams-kanal, og en bruger knytter den til en ny Microsoft Teams-kanal, tilføjes der en anden dokumentplacering i Dynamics 365 for den nye Microsoft Teams-kanal, der er knyttet til posten. Brugere kan skifte frem og tilbage mellem dokumentplaceringerne.

7. Hvad er SharePoint-placeringen af fanen Microsoft Teams-filer i forhold til den tilknyttede Dynamics 365-appposts dokumentfane?

Oplysningerne nedenfor gælder, når SharePoint-integration er aktiveret for et Dynamics 365-objekt.

Når du føjer en fil til en Dynamics 365-apppost, der er knyttet til en Microsoft Teams-kanal fra dokumentplaceringen for Microsoft Teams-kanalen, gemmes dokumentet i en SharePoint-mappe med filstien [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig både under fanen Filer i Microsoft Teams-kanalen og i Dynamics 365-appens tilknyttede dokumentgitter på dokumentplaceringen for Microsoft Teams-kanalen.

Når du føjer en fil til en Dynamics 365-apppost, der er knyttet til en Microsoft Teams-kanal via dokumentplaceringen for standardwebstedet, gemmes dokumentet på det SharePoint-standardwebsted, der blev konfigureret med Dynamics 365-miljøet. Dokumentet vises ikke under fanen Microsoft Teams-filer for den kanal, der er knyttet til posten.

Når du tilføjer en fil fra en Dynamics 365-apppost, der ikke er knyttet til en Microsoft Teams-kanal, gemmes dokumentet på det SharePoint-standardwebsted, der blev konfigureret med Dynamics 365-miljøet.

Når du tilføjer en fil fra en Microsoft Teams-kanal, der er knyttet til en Dynamics 365-apppost, gemmes dokumentet i en SharePoint-mappe med filstien [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] [Filnavn]. > Filen er synlig både under fanen Filer i Microsoft Teams-kanalen og i Dynamics 365-appens tilknyttede dokumentgitter på dokumentplaceringen for Microsoft Teams-kanalen.

Når en Microsoft Teams-kanal har flere Dynamics-poster tilknyttet, gemmes dokumentet i en SharePoint-mappe med filstien [Teamnavn] > Dokumenter > [Kanalnavn] > [Filnavn]. Filen er synlig under fanen Filer i Microsoft Teams-kanalen og i det tilknyttede dokumentgitter på dokumentplaceringen for Microsoft Teams-kanalen for alle Dynamics 365-appposter, der er knyttet til kanalen.

Når en Dynamics-post er knyttet til en Microsoft Teams-kanal, vises filer, der allerede er føjet til den pågældende Microsoft Teams-kanal, i det dokumenttilknyttede gitter for den pågældende Dynamics 365-apppost på dokumentplaceringen for Microsoft Teams-kanalen.

Når en Dynamics-post er knyttet til en Microsoft Teams-kanal, er filer, der allerede er føjet til den pågældende Dynamics 365-apppost (på det SharePoint-standardwebsted, der blev konfigureret med Dynamics 365-miljøet), filerne ikke synlige under fanen Filer i Microsoft Teams-kanalen, og de forbliver på det SharePoint-standardwebsted, der blev konfigureret med Dynamics 365-miljøet.

Hvis en Dynamics 365-apppost tidligere har været knyttet til en Microsoft Teams-kanal, og en bruger knytter den til en ny Microsoft Teams-kanal, tilføjes der en anden dokumentplacering i Dynamics 365-appen for den nye Microsoft Teams-kanal, der er knyttet til posten. Brugere kan skifte frem og tilbage mellem dokumentplaceringerne.

8. Hvem kan se hvilken placering?

Tilladelsen til at se placeringen afhænger af brugertilladelsen til mappen i SharePoint. Hvis SharePoint-mappen blev oprettet i en Microsoft Teams-kanal, har brugeren læse- og skrivetilladelse.

9. Jeg har fjernet en bruger fra Microsoft Teams-kanalen, men vedkommende har stadig adgang til den tilknyttede post fra Dynamics 365. Hvordan kan jeg begrænse deres mulighed for at åbne, redigere og slette dokumentet fra Dynamics 365?

Adgangen til filerne afhænger af en brugers tilladelser i SharePoint. Hvis du vil begrænse en bruger i at få adgang til disse filer, skal du fjerne dem til brugeren fra SharePoint-webstedet.

10. Hvad sker der, når jeg sletter Microsoft Teams-kontoen?

Filerne fjernes fra Dynamics 365 og SharePoint.