Del via

Om arbejdsgange i rejser og udgifter

  • Artikel

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Du kan bruge arbejdsgangssystemet i Microsoft Dynamics AX til at oprette en revisionsproces for udgiftsrapporter i Rejser og udgifter. Du kan angive en arbejdsgang for at bestemme, hvem der skal godkende udgiftsrapporter, ud fra et af følgende kriterier:

  • Medarbejderens rapporteringshierarki og foruddefinerede godkendelsesbegrænsninger

  • Økonomiske dimensioner og projektansvar

  • Tildeling til bestemte brugere eller brugergrupper

Der kan oprettes godkendelse af arbejdsgangen for udgiftsrapporter, rejserekvisitioner, kontante forskud, tvister om kreditkort og momsopkrævning.

Eksempel

Nedenstående proces er et eksempel på udgiftsstyringsarbejdsgangen for en udgiftsrapport.

  1. En medarbejder opretter og gemmer en udgiftsrapport.

  2. Medarbejderen sender udgiftsrapporten til godkendelse. Godkenderen identificeres ud fra de regler, der blev defineret, da arbejdsprocessen blev konfigureret.

  3. Godkenderen modtager meddelelse om, at en udgiftsrapport er klar til godkendelse. Godkenderen gennemser udgiftsrapporten og kontrollerer, at følgende betingelser er opfyldt:

    • Udgifterne overtræder ikke nogen udgiftspolitikker. Hvis en udgift overtræder en politik, kontrollerer godkenderen, at en gyldig forretningsberettigelse er medtaget i rapporten.

    • Der er knyttet elektroniske kvitteringer til udgiftsrapporten.

  4. Godkenderen godkender udgiftsrapporten.

  5. Udgiftsrapporten tildeles kreditorkoordinatoren for bogføring.

    • Hvis der er konfigureret automatisk bogføring, behandles udgiftsrapporten til betaling, og udgiftsrapportens status opdateres.

    • Hvis der ikke er konfigureret automatisk bogføring, kontrollerer kreditorkoordinatoren, at alle originale kvitteringer er indsendt, og at kvitteringerne svarer til udgifterne i udgiftsrapporten. Alle momskoder, der er angivet på udgiftsrapporten, skal også kontrolleres som korrekte. Når opfyldelsen af disse krav er kontrolleret, kan du bogføre udgiftsrapporten.

Når udgiftsrapporten er bogført, godkendes betaling for udgiftsrapporten og medarbejderen bliver refunderet.