Konfigurere en manuel opgave

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Hvis du vil konfigurere en manuel opgave i arbejdsgangseditoren, skal du højreklikke på opgaven og derefter klikke på Egenskaber for at åbne formen Egenskaber. Udfør følgende procedurer for at konfigurere egenskaberne for den manuelle opgave.

Navngive opgaven

Udfør følgende trin for at angive et navn på den manuelle opgave.

1. Klik på Grundlæggende indstillinger i ruden til venstre.

2. Angiv et entydigt navn på opgaven i feltet Navn.

Angive en emnelinje og instruktioner

Du skal angive en emnelinje og instruktioner til brugere, som har fået opgaven tildelt.

Hvis du f.eks. konfigurerer en opgave vedrørende indkøbsrekvisitioner, kan den bruger, der har fået opgaven tildelt, se emnelinjen og instruktionerne i formen Indkøbsrekvisitioner. Emnelinjen vises i formens meddelelseslinje. Klik på ikonet på meddelelseslinjen for at få vist detaljerede instruktioner. I følgende illustration vises placeringen af meddelelseslinjen og det ikon, brugeren klikker på for at få vist instruktioner.

Udfør følgende trin for at angive en emnelinje og instruktioner.

1. Klik på Grundlæggende indstillinger i ruden til venstre.

2. Angiv teksten til emnelinjen i feltet Emne for workflowopgave.

3. Hvis du vil personalisere emnelinjen, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholderne erstattes med de relevante data, når de vises for brugerne.

   1. Klik i tekstboksen på det sted, hvor pladsholderen skal vises.

   2. Klik på Indsæt pladsholder.

   3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.

   4. Klik på Indsæt.

4. Klik på Oversættelser for at tilføje oversættelser af emnelinjen. Udfør følgende trin i den form, der vises:

   1. Klik på Tilføj.

   2. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.

   3. Skriv teksten i tekstboksen Oversat tekst.

   4. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere.

   5. Klik på Luk.

5. Angiv instruktionerne i tekstboksen Instruktioner til workflowopgave.

6. Hvis du vil personalisere instruktionerne, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholderne erstattes med de relevante data, når de vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.

   1. Klik i tekstboksen på det sted, hvor pladsholderen skal vises.

   2. Klik på Indsæt pladsholder.

   3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.

   4. Klik på Indsæt.

7. Klik på Oversættelser for at tilføje oversættelser af instruktionerne. Udfør følgende trin i den form, der vises:

   1. Klik på Tilføj.

   2. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.

   3. Skriv teksten i tekstboksen Oversat tekst.

   4. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere.

   5. Klik på Luk.

Tildele opgaven

Udfør følgende trin for at angive, hvem den manuelle opgave skal tildeles til.

1. Klik på Tildeling i ruden til venstre.

2. Vælg en af indstillingerne i følgende tabel under fanen Tildelingstype, og udfør derefter de ekstra trin i forbindelse med indstillingen, før du går videre til trin 3.

   Indstilling	Opgaven er tildelt	Ekstra trin
   Deltager	Brugere, som er tildelt til en bestemt gruppe eller rolle	Når du har valgt Deltager, skal du klikke på fanen Rollebaseret. Vælg type gruppe, eller hvem opgaven skal tildeles, på listen Deltagertype. Vælg den gruppe eller rolle, som opgaven skal tildeles, på listen Deltager.
   Hierarki	Brugere i et bestemt organisationshierarki	Når du har valgt Hierarki, skal du klikke på fanen Hierarkivalg. Vælg type hierarki, som opgaven skal tildeles, på listen Hierarkitype. Systemet skal hente et interval af brugernavne fra hierarkiet. Disse navne repræsenterer brugere, som opgaven kan blive tildelt. Udfør følgende trin for at angive start- og slutpunkt for intervallet af de brugernavne, som systemet henter: Vælg en person på listen Start fra for at angive startpunktet. Klik på Tilføj betingelse for at angive slutpunktet. Angiv derefter en betingelse for at bestemme, hvor i hierarkiet systemet skal stoppe med at hente navne. Klik på fanen Hierarkiindstillinger. Angiv, hvilke brugere i intervallet opgaven er tildelt: Tildel til alle hentede brugere – opgaven er tildelt til alle brugere i intervallet. Tildel kun til den sidst hentede bruger – opgaven er kun tildelt til den sidste bruger i intervallet. Udeluk brugere med følgende betingelse: – opgaven er ikke tildelt til nogen brugere i intervallet, der opfylder en bestemt betingelse. Klik på Tilføj betingelse for at angive betingelsen. Du kan finde flere oplysninger om hierarkibaseret tildeling i Hierarchy-based assignment.
   Arbejdsgangsbruger	Brugere i den aktuelle arbejdsgang	Når du har valgt Arbejdsgangsbruger, skal du klikke på fanen Arbejdsgangsbruger. På listen Arbejdsgangsbruger skal du vælge en bruger, som deltager i arbejdsgangen.
   Bruger	Specifikke Microsoft Dynamics AX-brugere	Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger. Listen over Tilgængelige brugere: indeholder alle Microsoft Dynamics AX-brugere. Vælg de brugere, opgaven skal tildeles, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere:.
   Kø	En workflowopgavekø	Når du har valgt Kø, skal du klikke på fanen Købaseret. Udfør følgende trin for at tildele opgaven til en bestemt kø: Vælg Workflowopgavekøer på listen Køtype. Vælg køen på listen Kønavn. Hvis en bestemt betingelse skal være afgørende for, hvilken kø opgaven tildeles, skal du udføre følgende trin: Vælg Betingede workflowopgavekøer på listen Køtype. Vælg Betinget kø på listen Kønavn.

3. Klik på fanen Tidsgrænse.

4. Angiv i feltet Varighed, hvor lang tid brugeren har til at færdiggøre opgaven. Vælg en af følgende indstillinger:

   • Timer – Angiv det antal timer, brugeren har til at færdiggøre opgaven. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Dage – angiv det antal dage, som brugeren har til at færdiggøre opgaven. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Uger – angiv det antal uger, som brugeren har til at færdiggøre opgaven.

   • Måneder – vælg den dag og uge, hvor brugeren senest skal have færdiggjort opgaven. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have færdiggjort opgaven senest fredag i den tredje uge i måneden.

   • År – vælg den dag, uge og måned, hvor brugeren senest skal færdiggøre opgaven. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have færdiggjort opgaven senest fredag i den tredje uge i december.

   Hvis brugeren ikke færdiggør opgaven inden for den tildelte tid, er opgaven forsinket. En opgave, der er forsinket, kan eskaleres ud fra de indstillinger, du vælger i området Eskalering i denne form.

Angive, hvad der sker, når opgaven er forfalden

Hvis en bruger ikke færdiggør den manuelle opgave inden for den tildelte tid, er opgaven forsinket. En opgave, der er forfalden, kan eskaleres eller tildeles automatisk til en anden bruger. Udfør følgende trin for at eskalere opgaven, hvis den er forfalden.

1. Klik på Eskalering i ruden til venstre.

2. Markér afkrydsningsfeltet Brug eskaleringssti for at oprette en eskaleringssti. De brugere, der er angivet i eskaleringsstien, tildeles automatisk opgaven.

   Følgende tabel repræsenterer f.eks. en eskaleringssti.

   Forløb	Eskaleringssti
   1	Tildel til: Anna
   2	Tildel til: Erik
   3	Sluthandling: Afvis

   I dette eksempel tildeles den forfaldne opgave automatisk til Anna. Hvis Anna ikke færdiggør opgaven inden for den tildelte tid, tildeles opgaven automatisk til Erik. Hvis Erik ikke færdiggør opgaven inden for den tildelte tid, afvises det dokument, der blev sendt til behandling, af systemet.

3. Klik på Tilføj eskalering for at føje en bruger til eskaleringsstien. Klik på fanen Tildelingstype, vælg en af indstillingerne i følgende tabel, og udfør derefter de ekstra trin i forbindelse med indstillingen, før du går videre til trin 4.

   Indstilling	Brugere, som opgaven eskaleres til	Ekstra trin
   Hierarki	Brugere i et bestemt organisationshierarki	Når du har valgt Hierarki, skal du klikke på fanen Hierarkivalg. Vælg type hierarki, som opgaven skal eskaleres til, på listen Hierarkitype. Systemet skal hente et interval af brugernavne fra hierarkiet. Disse navne repræsenterer brugere, som opgaven kan blive eskaleret til. Udfør følgende trin for at angive start- og slutpunkt for intervallet af de brugernavne, som systemet henter: Vælg en person på listen Start fra for at angive startpunktet. Klik på Tilføj betingelse for at angive slutpunktet. Angiv derefter en betingelse for at bestemme, hvor i hierarkiet systemet skal stoppe med at hente navne. Klik på fanen Hierarkiindstillinger. Angiv, hvilke brugere i intervallet som opgaven eskaleres til: Tildel til alle hentede brugere – opgaven er eskaleret til alle brugere i intervallet. Tildel kun til den sidst hentede bruger – opgaven er kun eskaleret til den sidste bruger i intervallet. Udeluk brugere med følgende betingelse: – denne opgave er ikke eskaleret til nogen brugere i intervallet, der opfylder en bestemt betingelse. Klik på Tilføj betingelse for at angive betingelsen.
   Arbejdsgangsbruger	Brugere i den aktuelle arbejdsgang	Når du har valgt Arbejdsgangsbruger, skal du klikke på fanen Arbejdsgangsbruger. På listen Arbejdsgangsbruger skal du vælge en bruger, som deltager i arbejdsgangen.
   Bruger	Specifikke Microsoft Dynamics AX-brugere	Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger. Listen over Tilgængelige brugere: indeholder alle Microsoft Dynamics AX-brugere. Vælg de brugere, opgaven skal eskaleres til, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere:.

4. Klik på fanen Tidsgrænse.

5. Angiv i feltet Varighed, hvor lang tid brugeren har til at færdiggøre opgaven. Vælg en af følgende indstillinger:

   • Timer – Angiv det antal timer, brugeren har til at færdiggøre opgaven. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Dage – angiv det antal dage, som brugeren har til at færdiggøre opgaven. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Uger – angiv det antal uger, som brugeren har til at færdiggøre opgaven.

   • Måneder – vælg den dag og uge, hvor brugeren senest skal have færdiggjort opgaven. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have færdiggjort opgaven senest fredag i den tredje uge i måneden.

   • År – vælg den dag, uge og måned, hvor brugeren senest skal færdiggøre opgaven. Det kan f.eks. være, at brugeren skal have færdiggjort opgaven senest fredag i den tredje uge i december.

6. Gentag trin 3 til 5 for hver bruger, du vil føje til eskaleringsstien. Du kan ændre rækkefølgen af brugere.

7. Hvis brugerne i eskaleringsstien ikke færdiggør opgaven inden for den tildelte tid, behandles opgaven af systemet. Vælg rækken Handling for at angive den handling, systemet vælger. Vælg derefter en handling under fanen Afslut handling.

Angive, hvornår systemet automatisk skal behandle opgaven

Du kan konfigurere systemet, så en manuel opgave behandles, hvis bestemte betingelser er opfyldt.

En opgave kræver f.eks., at et medlem af udgiftsrapportafdelingen gennemgår de kvitteringer, der fremlægges sammen med en udgiftsrapport. Ifølge firmaets politik skal denne opgave udføres, når det samlede beløb i udgiftsrapporten overstiger USD 100. I dette scenarie kan du konfigurere systemet, så opgaven automatisk markeres som Fuldført, når det samlede beløb < 100.

Udfør disse trin for at angive, hvornår systemet skal behandle den manuelle opgave.

1. Klik på Automatiske aktioner i ruden til venstre.

2. Markér afkrydsningsfeltet Aktiver automatiske handlinger.

3. Klik på Tilføj betingelse.

4. Angiv en betingelse.

5. Angiv supplerende betingelser, hvis det er påkrævet.

6. Hvis du vil kontrollere, at de betingelser, du har angivet, er konfigureret korrekt, skal du udføre følgende trin:

   1. Klik på Test. Formen Test betingelse for arbejdsgang vises.

   2. Vælg en post i området Valider betingelse i formen.

   3. Klik på Test. Systemet evaluerer den valgte post for at afgøre, om den opfylder de betingelser, du har defineret.

   4. Klik på OK eller Annuller for at vende tilbage til formen Egenskaber.

7. Vælg den handling, som systemet skal udføre på opgaven, på listen Handling for automatisk udførelse.

Angive, hvornår beskeder sendes

Du kan sende beskeder til personer, når en manuel opgave er delegeret videre, eskaleret, fuldført eller afvist, eller når der er anmodet om en ændring.

Udfør følgende trin for at angive, hvornår der sendes beskeder, og hvem beskederne sendes til.

1. Klik på Beskeder i ruden til venstre.

2. Markér afkrydsningsfeltet ud for de hændelser, som beskederne udsendes i forbindelse med.

   • Deleger – når opgaven er tildelt en anden bruger.

   • Eskaler – når den bruger, der har fået opgaven tildelt, ikke har fuldført den inden for den tildelte tid.

   • Fuldført – når den bruger, der har fået opgaven tildelt, har fuldført den.

   • Afvis – når den bruger, der har fået opgaven tildelt, har afvist det dokument, der var fremsendt.

   • Anmod om ændring – når den bruger, der har fået opgaven tildelt, har anmodet om en ændring i det fremsendte dokument.

3. Vælg rækken for den hændelse, du har valgt i trin 2.

4. Klik på fanen Beskedtekst.

5. Angiv beskedteksten i tekstboksen.

6. Hvis du vil personalisere beskeden, kan du indsætte pladsholdere. Pladsholderne erstattes med de relevante oplysninger, når de vises for brugerne. Udfør følgende trin for at indsætte en pladsholder.

   1. Klik i tekstboksen på det sted, hvor pladsholderen skal vises.

   2. Klik på Indsæt pladsholder.

   3. Vælg den pladsholder, du vil indsætte, på den viste liste.

   4. Klik på Indsæt.

7. Klik på Oversættelser for at tilføje oversættelser af beskeden. Udfør følgende trin i den form, der vises:

   1. Klik på Tilføj.

   2. På den viste liste skal du vælge det sprog, du vil bruge, når du indtaster teksten.

   3. Skriv teksten i tekstboksen Oversat tekst.

   4. Hvis du vil personalisere teksten, kan du indsætte pladsholdere.

   5. Klik på Luk.

8. Klik på fanen Modtager.

9. Angiv, hvem beskederne sendes til. Vælg en af indstillingerne i følgende tabel, og udfør derefter de ekstra trin i forbindelse med indstillingen, før du går videre til trin 10.

   Indstilling	Modtagere af besked	Ekstra trin
   Deltager	Brugere, som er tildelt til en bestemt gruppe eller rolle	Når du har valgt Deltager, skal du klikke på fanen Rollebaseret. Vælg den type gruppe eller rolle, du vil have sendt beskeder til, på listen Deltagertype. Vælg den gruppe eller rolle, der skal sendes beskeder til, på listen Deltager.
   Arbejdsgangsbruger	Brugere i den aktuelle arbejdsgang	Når du har valgt Arbejdsgangsbruger, skal du klikke på fanen Arbejdsgangsbruger. På listen Arbejdsgangsbruger skal du vælge en bruger, som deltager i arbejdsgangen.
   Bruger	Specifikke Microsoft Dynamics AX-brugere	Når du har valgt Bruger, skal du klikke på fanen Bruger. Listen over Tilgængelige brugere: indeholder alle Microsoft Dynamics AX-brugere. Vælg de brugere, der skal sendes beskeder til, og flyt derefter disse brugere til listen Valgte brugere:.

10. Gentag trin 3 til 9 for hver af de hændelser, du har valgt i trin 2.

Angive en tidsgrænse

Udfør følgende trin, hvis den manuelle opgave skal fuldføres inden en bestemt tidsgrænse.

Bemærk

De indstillinger, du vælger under udførelsen af disse trin, tilsidesætter de indstillinger, du har valgt i områderne Tildeling og Eskalering i denne form.

1. Klik på Avancerede indstillinger i ruden til venstre.

2. Markér afkrydsningsfeltet Angiv en tidsgrænse for arbejdsgangselementet.

3. Angiv, hvornår opgaven skal være fuldført, i feltet Varighed. Vælg en af følgende indstillinger:

   • Timer – angiv det antal timer, inden for hvilke opgaven skal være fuldført. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Dage – angiv det antal dage, inden for hvilke opgaven skal være fuldført. Vælg derefter den kalender, din organisation bruger, og angiv oplysninger om organisationens arbejdsuge.

   • Uger – angiv det antal uger, inden for hvilke opgaven skal være fuldført.

   • Måneder – vælg den dag og uge, hvor opgaven senest skal være fuldført. Det kan f.eks. være, at opgaven skal være fuldført fredag i den tredje uge i måneden.

   • År – vælg den dag, uge og måned, hvor opgaven senest skal være fuldført. Det kan f.eks. være, at opgaven skal være fuldført senest fredag i den tredje uge i december.

4. Hvis tidsfristen overskrides, behandles opgaven af systemet. Vælg den handling, systemet skal foretage, på listen Handling.

Angive, hvilke handlinger der er tilgængelige for brugeren

Når den manuelle opgave tildeles en bruger, skal vedkommende udføre opgaven. Udfør disse trin for at angive, hvilke handlinger brugeren kan udføre på opgaven.

Bemærk

De handlinger, der er tilgængelige, varierer, afhængigt af hvordan opgaven er udformet.

1. Klik på Avancerede indstillinger i ruden til venstre.

2. Markér afkrydsningsfeltet Fuldført, hvis brugeren skal kunne markere opgaven som Fuldført.

3. Markér afkrydsningsfeltet Afvis, hvis brugeren skal kunne afvise det dokument, der blev fremsendt.

4. Markér afkrydsningsfeltet Anmod om ændring, hvis brugeren skal kunne anmode om ændringer i det fremsendte dokument.

5. Markér afkrydsningsfeltet Deleger, hvis brugeren skal kunne tildele denne opgave til en anden bruger.

6. Markér afkrydsningsfeltet Tildel igen, hvis brugeren skal kunne tildele denne opgave til en anden bruger i workflowopgavekøen.

7. Markér afkrydsningsfeltet Frigiv, hvis brugeren skal kunne tildele denne opgave til workflowopgavekøen. Derefter kan en anden bruger fuldføre opgaven.

Angive, om brugere kan behandle opgaven fra opgavelisten i Enterprise Portal

Som standard kan brugere behandle opgaver fra webdelen Opgaveliste i Enterprise Portal til Microsoft Dynamics AX. Der kan dog være tilfælde, hvor du ikke ønsker, at brugere skal kunne behandle opgaver fra denne webdel. Måske vil du kræve, at brugerne åbner dokumenterne og behandler opgaverne inde fra selve dokumenterne.

Udfør følgende trin for at angive, om brugere skal kunne behandle den manuelle opgave fra webdelen Opgaveliste i Enterprise Portal.

1. Klik på Avancerede indstillinger i ruden til venstre.

2. Markér afkrydsningsfeltet Aktivér handlinger fra opgavelisten i Enterprise Portal for at tillade brugere at behandle opgaven fra webdelen Opgaveliste i Enterprise Portal.

3. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Aktivér handlinger fra opgavelisten i Enterprise Portal for at forhindre brugere i at behandle opgaven fra webdelen Opgaveliste i Enterprise Portal.