Brug Arbejdsrutineoptager til at oprette dokumenter og andet kursusmateriale

  • Artikel

Anvendes på: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

I dette emne kan du se, hvordan du kan bruge Arbejdsrutineoptager til hurtigt at dokumentere forretningsprocesser eller opgaver til kurser eller andre formål. Du kan bruge Arbejdsrutineoptager til at oprette videoer eller dokumenter. Når du opretter et dokument, kan du angive en skabelon at bruge, så alle de dokumenter, du opretter ved hjælp af Arbejdsrutineoptager, har samme udseende og funktionalitet.

Processer og opgaver, du kan indspille, omfatter følgende:

  • Forretningsprocesser: Indkøbsordrer, salgsordrebetaling og produktionsplanlægning.

  • Opgaver: Oprette en kreditorpost, opsætning af budgetplaner og generering af fritekstfakturaer.

Arbejdsrutineoptager har to tilstande: Grundlæggende og Avanceret.

Grundlæggende tilstand

Du kan bruge grundlæggende tilstand til at oprette et Microsoft Word-dokument og en videooptagelse af de valgte forretningsprocesser. Du kan derefter gemme dokumenterne i en foruddefineret delt mappe.

Avanceret tilstand

Den opdaterede Arbejdsrutineoptager indeholder en avanceret tilstand. Avanceret tilstand henter ekstra metadata, som du kan bruge til at oprette en fil, der kan overføres til Forretningsprocesmodel i Microsoft Dynamics Lifecycle Services.. Denne fil indeholder metadata om hierarki, forretningsprocesser og applikationsobjekttræet (AOT). Den omfatter også tværfunktionelle rutediagrammer og aktiviteter, som du kan redigere for at identificere virksomhedens behov.

Avanceret tilstand er som standard tilgængelig i Microsoft Dynamics AX 2012 R3 og kumulativ opdatering 7 til Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Hvis du arbejder med en tidligere version af Microsoft Dynamics AX, kan du hente hotfixet med den opdaterede version af Arbejdsrutineoptager fra Knowledge base-artikel 2863182. Du kan finde flere oplysninger under følgende emner:

Forudsætninger og understøttede miljøer

Alle brugere, der bruger Arbejdsrutineoptager, skal have skriveadgang til et centralt filshare, hvor det registrerede output er gemt.

I følgende tabel vises kravene for brug af Arbejdsrutineoptager i grundlæggende tilstand og avanceret tilstand.

Behov

Grundlæggende tilstand

Avanceret tilstand

Nødvendige programmer

  • Windows Media Player. Du kan finde flere oplysninger om Windows Media Player i http://windows.microsoft.com/en-us/windows/windows-media-player.

  • Microsoft Word. Word skal være installeret på den computer, hvor du vil bruge Arbejdsrutineoptager. Hvis du ikke har installeret Word, genererer Arbejdsrutineoptager en XML-fil.

  • Microsoft Dynamics AX og AOS (applikationsobjektserver) til Microsoft Dynamics AX.

    Microsoft Dynamics AX og AOS kan installeres på forskellige computere.

  • Alle de programmer, der kræves til grundlæggende tilstand.

    Bemærk

    I avanceret tilstand skal Microsoft Dynamics AX og AOS være installeret på samme computer.

  • Microsoft Office

Yderligere krav

Ingen

AOS-tjenestekontoen skal have skriveadgang til dokumentmappesharet.

Konfigurere parametre for Arbejdsrutineoptager

Før du kan registrere forretningsprocesser og -opgaver, skal du definere, hvor optagelser, dokumenter og skabeloner skal gemmes. Benyt følgende fremgangsmåde til at definere en lagerplacering.

  1. Åbn Microsoft Dynamics AX, og klik i menuen Filer på Funktioner > Arbejdsrutineoptager for at åbne formen Arbejdsrutineoptager.

  2. Klik på Parametre på fanen Indstillinger i handlingsruden.

  3. I formen Parametre i Arbejdsrutineoptager skal du søge efter eller angive fil-stier, hvor optagelser, dokumenter og skabeloner skal gemmes.

Du skal også oprette et hierarki. Arbejdsrutineoptager bruger hierarkiet til at tilknytte hver optagelse til en forretningsproces eller opgave. Når du optager for første gang, når du har indstillet parametre, vises en meddelelse, der tilbyder at oprette en standardbranche og framework og standard hierarkiniveauer. Klik på OK med de standarder, der er oprettet til dig.

Gøre klar til optagelse

Følgende anbefalinger vil sikre, at du er forberedt til at gennemføre en vellykket optagelse:

  • Sørg for, at du kender alle trin i de arbejdsrutiner, du planlægger at udføre, og at du har forberedt miljøet, så du kan udføre alle trinnene.

  • Vær forberedt på at udføre arbejdsrutinen relativt langsomt. Hvis du bevæger dig for hurtigt, f.eks. hvis du bruger mindre end ét sekund på en formular, kan Microsoft Dynamics AX muligvis ikke nå at tage et skærmbillede af formularen.

  • Bestem formatet af outputtet af optagelsen, og sørg for, at den nødvendige software er installeret på computeren.

  • Vær forberedt på at registrere arbejdsrutinen mere end én gang. Arbejdsrutineoptager kan ikke optage alle skærmbilleder, du ønsker, eller du skal måske overveje at tilføje yderligere trin.

Outputindstillinger

Når du registrerer en opgave, gemmes video- og Word-dokument på den placering, du valgte i Parametre-formularen. Følgende tabel indeholder en liste over funktioner for hver dokumenttype, du kan generere, når du har brugt Arbejdsrutineoptager til at registrere en opgave. Du kan vælge en skabelon, der skal bruges til Word filer.

Outputformat

Funktioner

Microsoft Word

Word-dokumentoutputtet indeholder:

  • Dokumentoverskrift

  • Dokumentoplysninger, herunder hvem der registrerede opgaven, datoen for optagelsen, den dato, hvor dokumentet oprettes og en beskrivelse af dokumentet.

  • En indholdsfortegnelse, der viser de formularer, der åbnes under registreringen.

  • Nummererede lister, der indeholder følgende oplysninger:

    • Et trin for hver form, der angiver, hvordan du åbner den.

    • Et skærmbillede for hver form.

    • Trin, der beskriver, hvilke værdier, der er ændret i en formular og eventuelt en beskrivelse af, hvilken tabel denne værdi gemmes i.

  • Trin, der angiver, hvilke knapper der skal du klikke på.

Windows Media Player

Windows Media Player tager øjebliksbilleder, der kombineres for at oprette en optagelse af en opgave.

Forretningsprocesmodel-outputfiler

Disse filer kan overføres til Lifecycle Services for at give forretningsprocesmodel-tilknytninger.

Registrere en opgave i grundlæggende tilstand

Brug denne fremgangsmåde til at registrere en opgave ved hjælp af Arbejdsrutineoptager i grundtilstanden. Oplysninger om, hvordan du registrerer en opgave i Arbejdsrutineoptager vha. avanceret tilstand, finder du i afsnittet Brug Arbejdsrutineoptager i avanceret tilstand.

  1. I Microsoft Dynamics AX, åbn den formular, du vil bruge til at udføre den opgave, du optager.

  2. Klik på Funktioner i menuen Filer > Arbejdsrutineoptager for at åbne formularen Arbejdsrutineoptager.

  3. Vælg den node, som du opretter en registrering for.

    Du kan ikke oprette en registrering til rodnoden. Hvis der kun er en rodnode, skal du tilføje en ny node.

    1. Vælg rodnoden, og klik derefter på Ny node.

    2. Angiv et navn og en beskrivelse til den nye node i den formular, der åbnes.

    3. I feltet Modul skal du vælge den forretningsproces, som noden repræsenterer, og vælg derefter i feltet Handlingsgruppe, om noden er oprettet for en kerneaktivitetsproces eller supplerende forretningsproces.

    4. Klik på Gem.

  4. Klik på Start.

  5. Udføre den opgave, du optager.

  6. Klik på Stop for at stoppe registreringen.

  7. I formularen Stop optagelse skal du klikke på Ja for at gemme den optagne række af trin og derefter angive et navn til den optagne arbejdsrutine. Du kan nemt identificere arbejdsrutinen senere ved også at tilføje en kort beskrivelse af den.

Bruge Arbejdsrutineoptager i avanceret tilstand

Når du registrerer en forretningsproces eller opgave i avanceret tilstand, kan du overføre den optagne fil og relaterede oplysninger til Forretningsprocesmodel i Lifecycle Services. Fremgangsmåderne i dette afsnit forklarer, hvordan du konfigurerer Arbejdsrutineoptager til avanceret tilstand, konfigurerer andre oplysninger, som du skal bruge, registrerer en opgave og derefter overfører oplysningerne til Forretningsprocesmodel.

JJ683224.collapse_all(da-dk,AX.60).gifKonfigurere Arbejdsrutineoptager til avanceret tilstand

Brug denne procedure til at konfigurere Arbejdsrutineoptager til avanceret tilstand.

  1. Klik i Microsoft Dynamics AX på Funktioner i menuen Filer > Arbejdsrutineoptager.

  2. I formularen Arbejdsrutineoptager i Handlingsrude under fanen Indstillinger skal du klikke på Branche for at konfigurere en ny branche.

  3. Angiv oplysninger om branchen, og luk derefter formularen Brancheparametre.

  4. I formularen Arbejdsrutineoptager under fanen Indstillinger skal du klikke på Framework for at konfigurere en ny struktur.

  5. Angiv oplysninger om den nye struktur, og luk derefter formularen Rammeparametre.

  6. I formularen Arbejdsrutineoptager under fanen Indstillinger skal du klikke på Hierarkiniveauer for at konfigurere maksimalgrænseværdier for strukturen og branchen. For at indsamle oplysninger for Forretningsprocesmodel skal du vælge Avanceret for kombinationen af en struktur og en branche.

  7. Luk formen Hierarkiniveauer, og luk derefter formen Arbejdsrutineoptager.

JJ683224.collapse_all(da-dk,AX.60).gifOprette eller overføre et proceshierarki

Hvis du vil bruge Arbejdsrutineoptager i avanceret tilstand, skal du definere forretningsproceshierarkier. Disse hierarkier bruges til at organisere forretningsprocesser, efterhånden som du registrerer dem. Du kan manuelt oprette et hierarki for processer i Arbejdsrutineoptager, eller du kan oprette dem ved hjælp af overførselsfunktionen i Microsoft Excel.

JJ683224.collapse_all(da-dk,AX.60).gifOprette hierarkier for forretningsprocesser manuelt

Brug denne procedure til at oprette forretningsproceshierarki manuelt.

  1. Klik i Microsoft Dynamics AX på Funktioner i menuen Filer > Arbejdsrutineoptager.

  2. I formularen Arbejdsrutineoptager skal du vælge en struktur og en branche, og vælg derefter en node.

  3. Klik på Ny node, angiv oplysninger om noden, og klik derefter på Gem.

  4. Valgfrit: Vælg en node, og klik derefter på Ny node for at oprette underordnede noder.

  5. Valgfrit: Brug knapperne Flyt op, Flyt ned og Slet node til at flytte rundt på noderne.

JJ683224.collapse_all(da-dk,AX.60).gifOverfør forretningsproceshierarkier ved hjælp af Excel-skabelon

Før du kan overføre forretningsproceshierarkier ved hjælp af Excel, skal en administrator eller udvikler eksportere Excel-filen fra ressourcefilen i Microsoft Dynamics AX project\Projects\Shared\SysTaskRecorderPlus og gemme den som en skabelon på computeren. Når filen er eksporteret og gemt som en skabelon, kan du bruge denne procedure til at overføre forretningsproceshierarkier.

  1. Åbn skabelonen i Excel, og indtast følgende data:

    • Id

    • Procesnavn

    • Procesbeskrivelse

    • Overordnet id

    • Navn på struktur

    • Strukturniveau

    • Gruppe

    • Modul

    • Anvendelsesprofil

    Bemærk

    De værdier, du angiver til strukturnavn, strukturniveau og gruppen, skal også findes i formularerne Branche og Framework.

  2. Når du skriver oplysninger i Excel-skabelonen, skal du i Microsoft Dynamics AX i menuen Filer klikke på Funktioner > Arbejdsrutineoptager.

  3. I formularen Arbejdsrutineoptager skal du klikke på Importhierarki og derefter angive filnavnet.

  4. Klik på Kontroller > Importhierarki. Dataene er importeret til Arbejdsrutineoptager.

JJ683224.collapse_all(da-dk,AX.60).gifRegistrere en opgave i avanceret tilstand

Benyt følgende fremgangsmåde til at registrere en opgave i avanceret tilstand.

  1. Åbn Microsoft Dynamics AX som administrator. (Højreklik på Microsoft Dynamics AX 2012-ikonet, og vælg derefter Kør som administrator).

  2. Klik på Værktøjer i menuen Filer > Arbejdsrutineoptager.

  3. I formularen Arbejdsrutineoptager skal du vælge struktur og branche og derefter udvide og vælge noden, du vil registrere.

  4. Vælg et modul til den valgte node.

  5. Klik på Start. Formularen Arbejdsrutineoptager bliver minimeret.

  6. Udfør opgaven i Microsoft Dynamics AX.

    Forsigtigt

    Optagelsen må højst være på 10 minutter.

  7. Når indspilningen er færdig, skal du udvide den minimerede Arbejdsrutineoptager-formular, og klik derefter på Stop.

    Videoen og Word dokumentet gemmes i den mappe, du valgte i feltet Filsti til registrering i formularen Parametre i Arbejdsrutineoptager.

  8. Valgfrit: Du kan optage en node igen, eller du kan vælge en node og derefter klikke på Ryd node, for at slette alle de tilknyttede filer.

  9. Valgfrit: Når indspilningen er færdig, viser den valgte node en blå pil. Vælg noden, og klik derefter på Dokument for at generere et trinvis Word-dokument.

  10. Valgfrit: Se videoen ved at åbne den delte mappe, du valgte i feltet Filsti til registrering i formularen Parametre i Arbejdsrutineoptager. Åbn den undermappe, der er navngivet i formatet <Struktur>_<Branche>. For eksempel hvis dit procesnavn er Opret/fordel indkøbsordrer, er navnet på den mappe, der er oprettet efter optagelse, Create_4212B2BB.

JJ683224.collapse_all(da-dk,AX.60).gifOprette en pakke til Forretningsprocesmodel i Lifecycle Services

Når du har registreret dine forretningsprocesser, kan du overføre dem til Forretningsprocesmodel. Når du vil oprette en pakkefil, som du kan overføre, efter processerne er blevet registreret for en struktur, skal du i formularen Arbejdsrutineoptager klikke på Buildpakke.

Bemærk

Hver pakning skal opbygges kun én gang.

Hvis du klikker på Buildpakke starter et batchjob, som behandler filer. Kørslen kan tage lang tid. Tidsrummet afhænger af det antal varer, der allerede er i kø til batchserveren. Når batchjobbet er afsluttet, genereres en .axbpm fil i den mappe, du har angivet i formularen Parametre i Arbejdsrutineoptager. Formatet af filnavnet er <Struktur>_<Branche><ddmmyyyyhhmm>.axbpm. Dette er den fil, du overfører til Forretningsprocesmodel.

JJ683224.collapse_all(da-dk,AX.60).gifOverføre forretningsprocesfiler til Forretningsprocesmodel

De Forretningsprocesmodel (*.axbpm) filer, der genereres af Arbejdsrutineoptager, kan overføres til Forretningsprocesmodel i Lifecycle Services. Du kan derefter gennemse og ændre de registrerede forretningsprocesser efter behov. Udfør følgende trin for at overføre forretningsprocesfiler:

  1. Log på Lifecycle Services. I arbejdsområdet Organisation vælg et projekt.

  2. På Projekt-startsiden skal du klikke på feltet Forretningsprocesmodel.

  3. På Forretningsprocessbibliotek side i mine projekter eller virksomhedens bibliotek skal du klikke på overføre.

    • Hvis du overfører en forretningsprocespakke til mine projekter, kan forretningsprocesserne ses af dig eller de brugere, som du giver adgang til.

    • Hvis du overfører en forretningsprocespakke til afsnittet virksomhedens bibliotek, kan forretningsprocesserne ses af dig af alle brugere i din organisation.

    • Hvis du overfører en forretningsprocespakke til mine projekter, du kan højreklikke og derefter vælge Hæv på linjen app. Dette gør forretningsprocesserne tilgængelige i virksomhedens bibliotek afsnit. Det er kun administratorer kan godkende disse hæve-anmodninger. Du kan også hæve forretningsprocesser fra afsnittet virksomhedens bibliotek til afsnittet globale bibliotek. Det er kun Microsoft, der kan godkende disse hæve-anmodninger.

  4. På Administration side i afsnittet ny skal du vælge branchen, og angiv derefter et navn og en beskrivelse.

  5. Klik på Overfør, og vælg .axbpm filen, og klik derefter på OK.

Du kan få vist status for forretningsprosoverførslen på siden Administration. Når forretningsprocespakken er blevet overført, kan du se forretningsprocesstrukturen fra Forretningsprocesbibliotek siden.

Se også

Upload custom business processes to Business process modeler from Task recorder

Arbejdsrutineoptager