Planlæg eksternt samarbejde med kanalsamtaler, filsamarbejde og delte apps
Microsoft 365 indeholder flere muligheder for at samarbejde med personer uden for din organisation:
- 1:1 og gruppechat i Teams med personer uden for din organisation
- Teams-møder med personer uden for din organisation
- Deling af individuelle filer eller mapper med personer uden for din organisation
- Samarbejde i et team med kanalsamtaler, filsamarbejde og delte apps
I denne artikel beskrives den fjerde indstilling, gruppesamarbejde med kanalsamtaler, filsamarbejde og delte apps. (Du kan få en oversigt over alle mulighederne under Oversigt over indstillinger for eksternt samarbejde i Microsoft 365).
Vilkår
- Microsoft Entra B2B-samarbejde – en funktion, der giver brugerne mulighed for at dele filer, mapper, websteder, grupper og teams med personer uden for din organisation. Disse personer får adgang til delte ressourcer ved hjælp af gæstekonti i din mappe.
- Microsoft Entra B2B Direct Connect – en funktion, der giver brugerne mulighed for at dele ressourcer i din organisation med personer fra andre Microsoft Entra organisationer. Disse personer får adgang til de delte ressourcer ved hjælp af deres egen arbejds- eller skolekonto. Der oprettes ingen gæstekonto i din organisation.
- Ekstern deltager – en person uden for din organisation, der deltager i en ressource – f.eks. en delt kanal – ved hjælp af sin egen identitet og ikke en gæstekonto i din mappe.
- Ekstern organisation – en anden organisation, som du deler ressourcer med.
- Gæst – en person uden for din organisation, der tilgår delte ressourcer ved at logge på en gæstekonto i din mappe.
- Værtsorganisation – den organisation, der hoster en delt ressource, f.eks. en delt kanal.
- Delt kanal – en Teams-kanal, der kan deles med personer uden for teamet. Disse personer kan være i din organisation eller fra andre Microsoft Entra organisationer.
- Deling af links – links med tilladelser til en fil eller mappe, der bruges til at dele den pågældende fil eller mappe med andre. De personer, der deles med, kan være i eller uden for din organisation.
Muligheder for samarbejde i et team
Når du samarbejder i et team med personer uden for din organisation, er der to muligheder for, hvordan disse personer får adgang til de ressourcer, du deler med dem.
Gæstedeling
Gæstedeling bruger Microsoft Entra B2B-samarbejde til at tillade deling og samarbejde med personer uden for din organisation ved at tilføje en gæstekonto i Microsoft Entra id for hver person. Gæstekonti kan bruges til følgende:
- Gæstemedlemskab i teams, SharePoint-websteder og Microsoft 365-grupper
- Individuel fil- og mappedeling
Gæster i et team har samme egenskaber som almindelige teammedlemmer.
Eksterne deltagere i delte kanaler
Eksterne deltagere får adgang til delte ressourcer i din organisation ved hjælp af deres eget Microsoft Entra-id eller Microsoft 365-identitet. Dette aktiveres af Microsoft Entra B2B Direct Connect via en organisationsrelation, der er konfigureret af begge organisationer. Gæstekonti bruges ikke i denne relation.
Den primære fordel ved eksterne deltagere i delte kanaler i forhold til gæstedeling er, at personer uden for din organisation kan samarbejde med dine brugere i Teams uden at skulle ændre deres brugerkontekst. Når brugerne bruger gæstekonti, skal de tilføje disse konti separat i Teams og skifte til disse konti for at interagere med personer i din organisation.
Med delte kanaler kan brugerne forblive logget på deres organisation og få adgang til kanaler, der deles med dem fra andre organisationer. Delte kanaler fra andre organisationer er tilgængelige i Teams sammen med teams og kanaler i din organisation. Det er ikke nødvendigt at skifte organisation.
Sammenligning af funktioner
I følgende tabel beskrives de tilgængelige oplevelser, afhængigt af den anvendte kontotype.
| Funktion | Bruger (din organisation) | Gæst (Microsoft Entra samarbejde) | Ekstern deltager (Microsoft Entra direkte forbindelse til id) |
|---|---|---|---|
| Teamadgang | Y | Y | N |
| Adgang til delt kanal | Y | N | Y |
| Tilladelser via links til fildeling | Y | Y | N |
| Brug delte kanaler | Y | N | Y |
| Brug private kanaler | Y | Y | N |
| Konto i din mappe | Y | Y | N |
| Få adgang til korrekturer | Y | Y | Y |
Overvejelser i forbindelse med planlægning
De fleste organisationer bruger både gæstedelingskanaler og delte kanaler med eksterne deltagere.
Du skal bruge gæstedeling, hvis:
- Du vil invitere personer uden for din organisation til teamet i stedet for individuelle kanaler
- Du vil dele filer eller mapper i en kanal med personer uden for din organisation, som ikke er i kanalen
- Du vil samarbejde med personer uden for din organisation, der ikke har en arbejds- eller skolekonto.
Selvom delte kanaler er slået til som standard i Teams, kræver eksternt samarbejde med delte kanaler, at en Microsoft Entra administrator konfigurerer adgang på tværs af lejere mellem din organisation og hinandens organisation, som du vil dele med. Hver anden organisation skal også konfigurere adgang på tværs af lejere til deres ende.
Hvis du planlægger at bruge delte kanaler med andre organisationer, kan du vælge mellem en selvbetjeningsmodel og en model efter anmodning.
- Selvbetjening – Du kan konfigurere adgang på tværs af lejere for at tillade indgående og udgående adgang til alle andre Microsoft Entra organisationer. Du kan også blokere en liste over organisationer, som dine brugere ikke skal dele med, så alle andre organisationer er tilgængelige. Dette giver brugerne mulighed for at invitere personer uden for organisationen til at deltage i delte kanaler uden at skulle kontakte din helpdesk eller it-afdeling.
- Efter anmodning – Du kan konfigurere adgang på tværs af lejere for hver enkelt organisation, som du vil tillade delte kanaler med. Når du vælger denne model, er det vigtigt at have en dokumenteret forretningsproces, som dine brugere kan følge for at anmode om adgang på tværs af lejere med en anden organisation.
Overholdelse i delte kanaler
Delte kanaler er integreret med Microsoft Entra- og Microsoft Purview-funktioner. Du kan finde flere oplysninger under Delte kanaler i Microsoft Teams.