Oversigt over forretningsprocesforløb
Du kan hjælpe med til at sikre, at brugerne angiver data konsekvent og følger de samme trin, hver gang de arbejder med en kunde, ved at oprette et forretningsprocesforløb i. F.eks. ønsker du måske at oprette et forretningsprocesforløb for at få alle til at håndtere kundeserviceforespørgsler på samme måde, eller for at kræve, at medarbejdere får godkendelse for en faktura, før de sender en ordre. Forretningsprocesforløb bruger den samme underliggende teknologi som andre processer, men de muligheder, de giver, er meget forskellige fra andre funktioner, der bruger processer. Du kan finde oplysninger om, hvordan du opretter eller redigerer et forretningsprocesforløb, under Oprette et forretningsprocesforløb.
Se en kort video om forretningsprocesforløb.
Brug af forretningsprocesforløb
Forretningsprocesforløb giver vejledning til brugere i at få udført deres arbejde. De giver en strømlinet brugeroplevelse, der vejleder brugeren gennem de processer, som organisationen har defineret for interaktioner, der skal ende med en konklusion af en art. Denne brugeroplevelse kan skræddersys, så brugere med forskellige sikkerhedsroller kan få den oplevelse, der er bedst egnet til det arbejde, de udfører.
Brug forretningsprocesforløb til at definere et sæt af trin, som brugeren skal følge for at opnå det ønskede resultat. Disse trin fungerer som en visuel indikator, der fortæller, hvor i forretningsprocessen man befinder sig. Forretningsprocesforløb reducerer behovet for oplæring, da nye brugere ikke behøver at tænke på, hvilken tabel de skal bruge. De kan lade processen vejlede dem. Du kan konfigurere forretningsprocesforløb til at understøtte almindelige salgsmetoder, der kan hjælpe dine salgsgrupper til at opnå bedre resultater. I forbindelse med servicegrupper kan forretningsprocesforløb hjælpe nye medarbejdere med hurtigere at blive sat ind i sagerne og undgå fejl, som kunne medføre utilfredse kunder.
Hvad kan forretningsprocesforløb
Med forretningsprocesforløb definerer du en række faser og trin, som så vises i et kontrolelement øverst i formularen.
Hver fase indeholder en gruppe af trin. Hvert trin repræsenterer en kolonne, hvor der kan angives data. Du kan skifte til næste fase vha. knappen Næste fase. I Unified Interface kan du arbejde med en fase i forretningsprocesforløbet i pop op-vinduet for fasen, eller du kan fastgøre den til sideruden. Forretningsprocesforløb understøtter ikke udvidelse af fasen til sideruden på mobilenheder.
Du kan oprette et obligatorisk trin, hvor brugeren skal angive data for den tilhørende kolonne, før de kan gå videre til næste fase. Det kendes også som ”stage-gating”. Hvis du føjer en forretningskrævet eller systemkrævet kolonne til en forretningsprocesforløbsfase, anbefales det, at du også føjer kolonnen til formularen.
Forretningsprocesforløb synes relativt simple sammenlignet med andre typer processer, fordi de ikke indeholder nogen betinget forretningslogik eller automatisering ud over at levere en strømlinet oplevelse til dataindtastning og styring af registrering af faser. Men, når du kombinerer dem med andre processer og tilpasninger, kan de spille en vigtig rolle i forbindelse med at spare folks tid, reducere omkostninger til oplæring samt gøre det nemmere for brugerne at lære programmet at kende.
Bemærk
Hvis en fase, herunder den aktuelle fase, indeholder obligatoriske kolonner (undtagen skjulte kolonner), skal du udfylde kolonnerne i disse faser, før du gemmer formularen eller går til en ny fase. Deaktiverede kolonner blokerer stadig fasenavigation, hvis de er tomme og påkrævede.
Forretningsprocesforløb integreret med andre tilpasninger
Når du eller en bruger angiver data vha. forretningsprocesforløb, anvendes dataændringerne også i formularkolonner, så eventuel automatisering, der udføres af forretningsregler eller formularscripts kan anvendes straks. Trin kan tilføjes, der angiver værdier for kolonner, der er ikke til stede i formularen, og disse kolonner vil blive føjet til objektmodellen Xrm.Page, der bruges til formularscripts. Eventuelle arbejdsprocesser, der initieres af ændringer i kolonner i et forretningsprocesforløb, anvendes, når dataene i formularen gemmes. Hvis automatiseringen anvendes af en realtidsarbejdsproces, bliver de ændringerne straks synlige for brugeren, når dataene i formularen opdateres, når rækken er blevet gemt.
Selvom kontrolelementet for forretningsprocesforløb i formularen ikke indeholder nogen direkte mulighed for programmering på klientsiden, anvendes ændringer, der foretages med forretningsregler eller formularscripts, automatisk på kontrolelementer for forretningsprocesforløb. Hvis du skjuler en kolonne i en formular, skjules kolonnen også i kontrolelementet for forretningsprocesforløb. Hvis du angiver en værdi ved hjælp af forretningsregler eller formularscripts, angives denne værdi i forretningsprocesforløbet.
Samtidige procesforløb
Med samtidige forretningsprocesforløb kan systemtilpassere konfigurere flere forretningsprocesser og knytte dem til den samme startrække. Brugere kan skifte mellem flere forretningsprocesser, der kører samtidigt, og fortsætte deres arbejde i den procesfase, som de var nået til.
Forretningsprocesforløb i systemet
Følgende forretningsprocesforløb er omfattet. Gennemgå systemets forretningsprocesforløb for at forstå, hvordan disse forretningsprocesforløb fungerer:
Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed
Salgsproces for salgsmuligheder
Telefon til sagsproces
Flere tabeller i forretningsprocesforløb
Du kan bruge en forretningsproces for en enkelt tabel, eller den kan omfatte flere tabeller. Det kan f.eks være, at du har en proces, der begynder med en salgsmulighed, som derefter bliver til et tilbud, en ordre og derefter en faktura, hvorefter du til sidst kan lukke salgsmuligheden.
Du kan designe forretningsprocesforløb, som sammenfatter rækkerne for op til fem forskellige tabeller i én samlet proces, således at personer, der bruger appen, kun skal koncentrere sig om forløbet af deres proces og ikke om, hvilken tabel de arbejder i. De kan nemmere navigere mellem de tilknyttede tabelposter.
Der er flere tilgængelige forretningsprocesforløb pr. tabel
Ikke alle brugere i en organisation følger de samme processer, og forskellige betingelser kan gøre det nødvendigt at anvende en anden proces. Du kan have op til 10 aktive forretningsprocesforløb pr. tabel for at have relevante processer til forskellige situationer.
Bestemme, hvilke forretningsprocesforløb der anvendes
Du kan knytte forretningsprocesforløb til sikkerhedsroller, så det kun er personer med de pågældende sikkerhedsroller, der kan se eller bruge dem. Du kan også angive rækkefølgen for forretningsprocesforløb, så du kan styre, hvilke forretningsprocesforløb der angives som standard. Det fungerer på samme måde, som når du definerer flere formularer for en tabel.
Når en bruger opretter en ny tabelrække, filtreres listen over tilgængelige aktive forretningsprocesdefinitioner af brugerens sikkerhedsrolle. Den første aktiverede forretningsprocesdefinition, der er tilgængelig for brugerens sikkerhedsrolle i henhold til listen over procesrækkefølgen, er den værdi, der anvendes som standard. Hvis der findes mere end én tilgængelig aktiv forretningsprocesdefinition, kan brugerne indlæse en anden definition fra dialogen Skift proces. Når du skifter processer, placeres den proces, der i øjeblikket gengives, i baggrunden og erstattes af den valgte proces, men den opretholder sin status og kan flyttes tilbage igen. Hver række kan have flere tilknyttede procesforekomster (hver til en anden forretningsprocesforløbsdefinition, op til 10). Kun ét forretningsprocesforløb gengives ved indlæsning af formularen. Når en bruger anvender en anden proces, indlæses denne proces muligvis kun som standard for den pågældende bruger.
Hvis du vil sikre, at en forretningsproces indlæses som standard for alle brugere (funktionsmåde svarende til "fastgørelse"-processen), kan et brugerdefineret klient-API-script (webressource) tilføjes ved indlæsning af formularen, som specifikt indlæser en eksisterende forretningsprocesforekomst baseret på forretningsprocessens definitions-id.
Overvejelser i forbindelse med forretningsprocesforløb
Du kan kun angive forretningsprocesforløb for de tabeller, som understøtter dem. Du skal også være opmærksom på begrænsningerne for antallet af processer, faser og trin, der kan tilføjes.
Forretningsprocesforløb, der kalder en arbejdsproces
Du kan kalde anmodede arbejdsprocesser inde i et forretningsprocesforløb. Du kan konfigurere dette fra den ny designfunktion for forretningsprocesforløb ved at trække en arbejdsproceskomponent, til en procesfase eller sektionen Globale arbejdsprocesser. Du kan finde flere oplysninger om brug af arbejdsprocesser i forretningsprocesforløb i Blog: Automatisering af forretningsprocesforløb i Dynamics 365.
Når du inkluderer en arbejdsproces, der skal udløses ved afslutning af en fase i dit forretningsprocesforløb, og den pågældende fase er den sidste fase i forløbet, giver designeren det indtryk, at arbejdsprocessen bliver udløst, når fasen er fuldført. Arbejdsprocessen udløses imidlertid ikke, fordi der ikke finder en faseovergang sted. Du modtager ikke en advarsel eller fejlmeddelelse, der forhindrer, at du inkluderer arbejdsprocessen i fasen. Når en bruger arbejder med forretningsprocesforløbet, resulterer afslutning eller afbrydelse af processen ikke i en faseovergang, og derfor udløses arbejdsprocessen ikke. Overvej følgende eksempler:
Når du har oprettet et forretningsprocesforløb med to faser, opretter S1 forbindelse til S2 med en arbejdsproces på fase S2 og angive udløseren til Faseafslutning.
Når du har oprettet et forretningsprocesforløb med tre faser, opretter S1 forbindelse til S2 og derefter forgrener S2 sig til S3. Det omfatter en arbejdsproces på S2 og angiver udløseren til Faseafslutning.
Arbejdsprocessen udløses ikke i nogen af tilfældene. Hvis du vil løse dette problem, kan du tilføje en global arbejdsproces og tilføje den arbejdsproces, der skal udløses, så den udløses for forretningsprocessen i stedet for et trin i forløbet. Du kan angive en udløser for en Global arbejdsproces til Proces afbrudt eller Proces fuldført for at udløse arbejdsprocessen, når en bruger afbryder eller er fuldfører forretningsprocessen.
Tabeller, som kan anvende forretningsprocesforløb
Alle brugerdefinerede tabeller kan bruge forretningsprocesforløb. Følgende standardtabeller kan også bruge forretningsprocesforløb:
- Konto
- Aftale
- Kampagne
- Kampagneaktivitet
- Kampagnerespons
- Konkurrent
- Kontaktperson
- Berettigelse
- Fax
- Sag
- Faktura
- Potentiel kunde
- Brev
- Marketingliste
- Salgsmulighed
- Telefonopkald
- Produkt
- Prislisteelement
- Tilbud
- Gentaget aftale
- Salgsmateriale
- Social aktivitet
- Organiser
- Bruger
- Opgave
- Gruppe
Hvis du vil aktivere en brugerdefineret tabel for forretningsprocesforløb, skal du markere afkrydsningsfeltet Forretningsprocesforløb (kolonner oprettes) i tabeldefinitionen. Bemærk, at du ikke kan fortryde denne handling.
Bemærk
Hvis du navigerer til fasen i forretningsprocesforløbet, der indeholder tabell Social Activity, og vælger knappen Næste fase, kan du se indstillingen Opret. Når du vælger Opret, indlæses formularen Social aktivitet. Men da Social Activity ikke er gyldig for Create fra appens brugergrænseflade, kan du ikke gemme formularen, og du får vist fejlmeddelelsen "Uventet fejl".
Maksimalt antal processer, faser og trin
Hvis du vil sikre en acceptabel ydeevne samt brugervenligheden af brugergrænsefladen, er der visse begrænsninger, du skal være opmærksom på, når du planlægger at bruge forretningsprocesforløb:
Der kan ikke være flere end 10 aktiverede forretningsprocesforløb pr. tabel.
Hver proces kan ikke indeholde mere end 30 faser.
Processer for flere tabeller kan ikke indeholde mere and fem tabeller.
Understøttelse af tilpasning af tabeller i forretningsprocesforløb
Tabeller i forretningsprocesforløb blev introduceret i Dynamics 365 (online), version 9.0-opdateringen, og kan blive vist i systemet, så tabelrækkedata kan blive gjort tilgængelige i gitre, visninger, diagrammer og dashboards.
Bruge tabelrækker i forretningsprocesforløb med gitre, visninger, diagrammer og dashboards
Det faktum, at forretningsprocesforløb er tilgængelige som en tabel, betyder, at du kan bruge avancerede søgninger, visninger, diagrammer og dashboards fra forretningsprocesfoløbsdataene for en given tabel, f.eks. et kundeemne eller en salgsmulighed. Systemadministratorer og systemtilpassere kan oprette brugerdefinerede gitre, visninger, diagrammer og dashboards til forretningsprocesforløb svarende til dem, der oprettes i alle andre tabeller.
Forretningsprocesforløb som f.eks. Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed vises som en tabel, der kan tilpasses, i løsningsoversigten.
Du kan få adgang til en standardvisning af et forretningsprocesforløb ved at åbne løsningsoversigten, udvide Tabeller> udvide den relevante proces, f.eks. Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed, vælge Visninger og derefter vælge den relevante visning.
Der findes flere standardvisninger, som du kan få vist som et diagram, f.eks. visningen Aktiv salgsproces for salgsmulighed.
Interagere med en tabel i et forretningsprocesforløb fra en arbejdsproces
Du kan også interagere med tabeller i et forretningsprocesforløb fra en arbejdsproces. Du kan f.eks. oprette en arbejdsproces for tabelrækken for forretningsprocesforløbet for at ændre den aktive fase, når en kolonne i tabelrækken Salgsmulighed bliver opdateret. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du gør dette, under Automatisere faser i et forretningsprocesforløb ved hjælp af arbejdsprocesser.
Køre forretningsprocesforløb offline
Du kan anvende forretningsprocesforløb offline, hvis følgende betingelser er opfyldt:
- Forretningsprocesflowet bruges fra en Power Apps-app.
- Power Apps-appen er aktiveret til offline brug.
- Forretningsprocesforløbet har en enkelt tabel.
De tre kommandoer, der specifikt er tilgængelige for et forretningsprocesforløb, når Power Apps-appen er offline, er:
- Næste fase
- Forrige fase
- Angiv aktiv fase
Opslagskolonne i en forretningsprocesforløbsfase
De seneste rækker kan ses i en opslagskolonne i Unified Interface. Du kan forhindre, at de senest anvendte elementer vises i opslaget, ved at benytte følgende fremgangsmåde:
Log på Power Apps.
Du kan få mere at vide om Power Apps-interface ved at gå til Introduktion til Power Apps.
Vælg det korrekte miljø i øverste højre hjørne.
Vælg Mere>Tabeller i venstre navigationsrude.
Søg efter din tabel, og vælg din forretningsprocesforløbstabel.
Vælg Formularer i gruppen Dataudtryk.
Vælg Oplysninger på skærmbilledet Formularer.
Vælg dit datatrin til opslag i trævisningen, og markér derefter Deaktiver de senest anvendte elementer.
Gem og publicer derefter.
Begrænsninger ved brug af objekter i forretningsprocesforløbstabeller
I øjeblikket kan oprette du ikke oprette brugerdefinerede formularer for tabeller baseret på et forretningsprocesforløb.
Hvis en løsning indeholder en tabel i et forretningsprocesforløb, skal tabellen føjes til løsningen manuelt, før du kan eksportere den. I modsat fald medtages tabellen i forretningsprocesforløbet ikke i løsningspakken. Du kan få flere oplysninger i Oprette og redigere tabeller.
Tilføjelse af procestabellen til en modelbaseret app kan resultere i begrænset funktionalitet. Få mere at vide i oprettelse og redigering af forretningsprocesforløb.
I forretningsprocesforløb vises navnet på BFF-forekomsten, som angives på det tidspunkt, hvor forekomst af BPF oprettes. Det betyder, at hvis navnet i BPF-definitionen ændres, vises det opdaterede navn i nye forekomster af BPF, men ældre forekomster af BPF viser det oprindelige navn. Det betyder også, at oversatte BPF-definitionsnavne ikke vises.