Oversigt over forretningsprocesforløb
Du kan hjælpe med til at sikre, at brugerne angiver data konsekvent og følger de samme trin, hver gang de arbejder med en kunde, ved at oprette et forretningsprocesforløb i. F.eks. ønsker du måske at oprette et forretningsprocesforløb for at få alle til at håndtere kundeserviceforespørgsler på samme måde, eller for at kræve, at medarbejdere får godkendelse for en faktura, før de sender en ordre. Forretningsprocesforløb bruger den samme underliggende teknologi som andre processer, men de funktioner, de indeholder, er forskellige fra andre funktioner, der bruger processer. Du kan finde oplysninger om, hvordan du opretter eller redigerer et forretningsprocesforløb, under Oprette et forretningsprocesforløb.
Se en kort video om forretningsprocesforløb.
Brug af forretningsprocesforløb
Forretningsprocesforløb giver vejledning til brugere i at få udført deres arbejde. De giver en strømlinet brugeroplevelse, der fører folk gennem de processer, deres organisation definerer for interaktioner, der skal fremføres til en konklusion af en eller anden art. Denne brugeroplevelse kan skræddersys, så brugere med forskellige sikkerhedsroller kan få den oplevelse, der er bedst egnet til det arbejde, de udfører.
Brug forretningsprocesforløb til at definere et sæt af trin, som brugeren skal følge for at opnå det ønskede resultat. Disse trin fungerer som en visuel indikator, der fortæller, hvor i forretningsprocessen man befinder sig. Forretningsprocesforløb reducerer behovet for oplæring, da nye brugere ikke behøver at tænke på, hvilken tabel de skal bruge. De kan lade processen vejlede dem. Du kan konfigurere forretningsprocesforløb til at understøtte almindelige salgsmetoder, der kan hjælpe dine salgsgrupper til at opnå bedre resultater. I forbindelse med servicegrupper kan forretningsprocesforløb hjælpe nye medarbejdere med hurtigere at blive sat ind i sagerne og undgå fejl, som kunne medføre utilfredse kunder.
Hvad kan forretningsprocesforløb
Med forretningsprocesforløb definerer du en række faser og trin, som så vises i et kontrolelement øverst i formularen.
Hver fase indeholder en gruppe af trin. Hvert trin repræsenterer en kolonne, hvor der kan angives data. Du kan skifte til næste fase vha. knappen Næste fase. I modelbaserede apps kan du arbejde med en fase for forretningsprocesforløb i pop op-vinduet for fase, eller du kan fastgøre den til sideruden. Forretningsprocesforløb understøtter ikke udvidelse af pop op-vinduet til sideruden på mobilenheder.
Du kan oprette et obligatorisk trin, hvor brugeren skal angive data for den tilhørende kolonne, før de kan gå videre til næste fase. Dette kaldes almindeligvis "stage-gating". Hvis du føjer en kolonne, der kræves af virksomheden eller systemet, til en fase i et forretningsprocesforløb, anbefales det, at du også føjer denne kolonne til formularen.
Forretningsprocesforløb synes relativt simple sammenlignet med andre typer processer, fordi de ikke indeholder nogen betinget forretningslogik eller automatisering ud over at levere en strømlinet oplevelse til dataindtastning og styring af registrering af faser. Men, når du kombinerer dem med andre processer og tilpasninger, kan de spille en vigtig rolle i forbindelse med at spare folks tid, reducere omkostninger til oplæring samt gøre det nemmere for brugerne at lære programmet at kende.
Bemærk
Hvis en fase, herunder den aktuelle fase, indeholder obligatoriske kolonner (undtagen skjulte kolonner), skal du udfylde kolonnerne i disse faser, før du gemmer formularen eller går til en ny fase. Deaktiverede kolonner blokerer stadig fasenavigation, hvis de er tomme og påkrævede. Påkrævede trin, der er bundet til kolonnen To indstillinger (Ja/Nej), skal have Ja (sand) som værdi, ellers betragtes de som tomme og blokerer fasenavigation. Bemærk, at denne funktionsmåde er anderledes end den måde, hvorpå obligatoriske felter håndteres i en formular, hvor Nej ikke betragtes som en tom værdi.
Forretningsprocesforløb integreret med andre tilpasninger
Når du eller en bruger angiver data vha. forretningsprocesforløb, anvendes dataændringerne også i formularkolonner, så eventuel automatisering, der udføres af forretningsregler eller formularscripts kan anvendes straks. Der kan tilføjes trin, der angiver værdier for kolonner, der ikke findes i formularen, og disse kolonner føjes til den Xrm.Page objektmodel, der bruges til formularscripts. Alle arbejdsprocesser, der startes af ændringer af kolonner, der er inkluderet i et forretningsprocesforløb, anvendes, når dataene i formularen gemmes. Hvis automatiseringen anvendes af en arbejdsproces i realtid, er ændringerne straks synlige for brugeren, når dataene i formularen opdateres, efter at rækken er gemt.
Selvom kontrolelementet for forretningsprocesforløb i formularen ikke giver nogen direkte programmerbarhed på klientsiden, anvendes ændringer, der anvendes af forretningsregler eller formularscripts, automatisk på kontrolelementer for forretningsprocesforløb. Hvis du skjuler en kolonne i en formular, er den pågældende kolonne også skjult i kontrolelementet for forretningsprocesforløb. Hvis du angiver en værdi ved hjælp af forretningsregler eller formularscripts, angives denne værdi i forretningsprocesforløbet.
Samtidige procesforløb
Med samtidige forretningsprocesforløb kan systemtilpassere konfigurere flere forretningsprocesser og knytte dem til den samme startrække. Brugere kan skifte mellem flere forretningsprocesser, der kører samtidigt, og fortsætte deres arbejde i den procesfase, som de var nået til.
Forretningsprocesforløb i systemet
Når indstillingen Aktivér Dynamics 365-apps Power Platform er aktiveret i dit miljø , medtages følgende forretningsprocesforløb. Gennemgå systemets forretningsprocesforløb for at forstå, hvordan disse forretningsprocesforløb fungerer:
- Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed
- Telefon til sagsproces
- Salgsproces
Flere tabeller i forretningsprocesforløb
Du kan bruge en forretningsproces for en enkelt tabel, eller den kan omfatte flere tabeller. Du kan f.eks. have en proces, der begynder med en salgsmulighed, derefter fortsætter til et tilbud, en ordre og derefter en faktura, før du til sidst vender tilbage for at lukke salgsmuligheden.
Du kan designe forretningsprocesforløb, der binder rækkerne for op til fem forskellige tabeller sammen i en enkelt proces, så personer, der bruger appen, kan fokusere på flowet i deres proces i stedet for på den tabel, de arbejder i. De kan nemmere navigere mellem de tilknyttede tabelposter.
Der er flere tilgængelige forretningsprocesforløb pr. tabel
Ikke alle brugere i en organisation følger den samme proces, og forskellige betingelser kan kræve, at der anvendes en anden proces. Du kan have op til 10 aktive forretningsprocesforløb pr. tabel for at have relevante processer til forskellige situationer.
Kontrollér, hvilket forretningsprocesforløb der anvendes
Du kan knytte forretningsprocesforløb til sikkerhedsroller, så det kun er personer med disse sikkerhedsroller, der kan få vist eller bruge dem. Du kan også angive rækkefølgen af forretningsprocesforløbene, så du kan styre, hvilket forretningsprocesforløb der er angivet som standard. Det fungerer på samme måde, som når du definerer flere formularer for en tabel.
Når en bruger opretter en ny tabelrække, filtreres listen over tilgængelige aktive forretningsprocesdefinitioner af brugerens sikkerhedsrolle. Den første aktiverede forretningsprocesdefinition, der er tilgængelig for brugerens sikkerhedsrolle i henhold til listen over procesrækkefølgen, er den værdi, der anvendes som standard. Hvis der er mere end én aktiv forretningsprocesdefinition, kan brugerne indlæse en anden fra dialogboksen Skift proces . Når du skifter processer, placeres den proces, der i øjeblikket gengives, i baggrunden og erstattes af den valgte proces, men den opretholder sin status og kan flyttes tilbage igen. Hver række kan have flere tilknyttede procesforekomster (hver til en anden forretningsprocesforløbsdefinition, op til 10). Kun ét forretningsprocesforløb gengives ved indlæsning af formularen. Når en bruger anvender en anden proces, kan denne proces kun indlæses som standard for den pågældende bruger.
For at sikre, at en forretningsproces indlæses som standard for alle brugere (funktionsmåde svarer til at "fastgøre" processen), kan der tilføjes et brugerdefineret klient-API-script (webressource) ved formularindlæsning, der specifikt indlæser en eksisterende forretningsprocesforekomst baseret på forretningsprocesdefinitions-id'et.
Overvejelser i forbindelse med forretningsprocesforløb
Du kan kun angive forretningsprocesforløb for de tabeller, som understøtter dem. Du skal også være opmærksom på begrænsningerne for antallet af processer, faser og trin, der kan tilføjes.
Forretningsprocesforløb, der kalder en arbejdsproces
Du kan kalde anmodede arbejdsprocesser inde i et forretningsprocesforløb. Du konfigurerer dette fra designeren til forretningsprocesforløb ved at trække en arbejdsproceskomponent til en procesfase eller til sektionen Globale arbejdsprocesser .
Når du medtager en arbejdsproces, som du vil udløse ved faseafslutning af en fase i forretningsprocesforløbet, og denne fase er den sidste fase i flowet, giver designeren indtryk af, at arbejdsprocessen udløses, når fasen er fuldført. Arbejdsprocessen udløses dog ikke, fordi der ikke finder et stillingsskift sted. Du modtager ikke en advarsel eller fejlmeddelelse, der forhindrer dig i at medtage arbejdsprocessen på scenen. Når en bruger interagerer med forretningsprocesforløb, resulterer afslutning eller opgivelse af processen ikke i en fase stillingsskift, og derfor udløses arbejdsprocessen ikke. Overvej følgende eksempler:
Når du har oprettet et forretningsprocesforløb med to faser, opretter S1 forbindelse til S2 med en arbejdsproces på fase S2 og angive udløseren til Faseafslutning.
Når du har oprettet et forretningsprocesforløb med tre faser, opretter S1 forbindelse til S2 og derefter forgrener S2 sig til S3. Det omfatter en arbejdsproces på S2 og angiver udløseren til Faseafslutning.
Arbejdsprocessen udløses ikke i nogen af tilfældene. Du kan løse dette problem ved at tilføje en global arbejdsproces og føje den arbejdsproces, du vil udløse, til den, så arbejdsprocessen udløses for forretningsprocessen i stedet for en fase i processen. Du kan angive udløseren for en global arbejdsproces til Proces forbrudt eller Proces fuldført for at få arbejdsprocessen til at udløses, når en bruger forlader eller fuldfører forretningsprocessen.
Tabeller, som kan anvende forretningsprocesforløb
Alle brugerdefinerede tabeller kan bruge forretningsprocesforløb. Følgende standardtabeller kan også bruge forretningsprocesforløb. Nogle tabeller kræver en Dynamics 365-app, f.eks. Dynamics 365 for Sales . eller Dynamics 365 for Customer Service.
- Account
- Aftale
- Kampagne
- Kampagneaktivitet
- Kampagnerespons
- Konkurrent
- Kontaktperson
- Berettigelse
- Fax
- Sag
- Faktura
- Potentiel kunde
- Brev
- Marketingliste
- Salgsmulighed
- Telefonopkald
- Produkt
- Prislisteelement
- Tilbud
- Gentaget aftale
- Salgsmateriale
- Social aktivitet
- Organiser
- Bruger
- Opgave
- Gruppe
Hvis du vil aktivere en brugerdefineret tabel for forretningsprocesforløb, skal du markere afkrydsningsfeltet Forretningsprocesforløb (kolonner oprettes) i tabeldefinitionen. Du kan ikke fortryde denne handling.
Bemærk
Hvis du navigerer til fasen i forretningsprocesforløbet, der indeholder tabell Social Activity, og vælger knappen Næste fase, kan du se indstillingen Opret. Når du vælger Opret, indlæses formularen Social aktivitet. Men da Social Activity ikke er gyldig for Create fra appens brugergrænseflade, kan du ikke gemme formularen, og du får vist fejlmeddelelsen "Uventet fejl".
Maksimalt antal processer, faser og trin
For at sikre acceptabel ydeevne og brugergrænsefladens anvendelighed er der nogle begrænsninger, du skal være opmærksom på, når du bruger forretningsprocesforløb:
- Der kan ikke være flere end 10 aktiverede forretningsprocesforløb pr. tabel.
- Hver proces kan ikke indeholde mere end 30 faser.
- Processer for flere tabeller kan ikke indeholde mere and fem tabeller.
Understøttelse af tilpasning af tabeller i forretningsprocesforløb
Tabeller i forretningsprocesforløb kan vises i systemet, så tabelrækkedata kan gøres tilgængelige i gitre, visninger, diagrammer og dashboards.
Bruge tabelrækker i forretningsprocesforløb med gitre, visninger, diagrammer og dashboards
Når forretningsprocesforløb er tilgængelige som en tabel, kan du bruge avancerede søgninger, visninger, diagrammer og dashboards, der er hentet fra data i forretningsprocesforløb for en given tabel, f.eks. et kundeemne eller en salgsmulighed. Systemadministratorer og systemtilpassere kan oprette brugerdefinerede gitre, visninger, diagrammer og dashboards til forretningsprocesforløb svarende til dem, der oprettes i alle andre tabeller.
Hvis du vil have adgang til en standardvisning af forretningsprocesforløb, skal du gå til Power Apps, vælge Løsninger, åbne den ønskede løsning, vælge Objekttabeller> og åbne den ønskede procestabel, f.eks. . tabellen Kundeemne til salgsproces for salgsmulighed. Vælg Visninger, og vælg derefter den ønskede visning.
Der findes flere standardvisninger, som du kan få vist som et diagram, f.eks. visningen Aktiv salgsproces for salgsmulighed.
Interagere med en tabel i et forretningsprocesforløb fra en arbejdsproces
Du kan også interagere med tabeller i et forretningsprocesforløb fra en arbejdsproces. Du kan f.eks. oprette en arbejdsproces for tabelrækken forretningsprocesforløb for at ændre den aktive fase , når en kolonne i tabelrækken Salgsmulighed opdateres. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du gør dette, ved at gå til Automatiser faser i forretningsprocesforløb ved hjælp af arbejdsprocesser.
Køre forretningsprocesforløb offline
Du kan anvende forretningsprocesforløb offline, hvis følgende betingelser er opfyldt:
- Forretningsprocesflowet bruges fra en Power Apps-app.
- Power Apps-appen er aktiveret til offline brug.
- Forretningsprocesforløbet har en enkelt tabel.
De tre kommandoer, der specifikt er tilgængelige for et forretningsprocesforløb, når Power Apps-appen er offline, er:
- Næste fase
- Forrige fase
- Angiv aktiv fase
Opslagskolonne i en forretningsprocesforløbsfase
Seneste rækker er synlige i en opslagskolonne for en modelbaseret app. Du kan forhindre, at de senest anvendte elementer vises i opslaget, ved at benytte følgende fremgangsmåde:
Når du er i formulardesigneren med en tabelformular for en tabel, der bruges i et forretningsprocesforløb, skal du vælge trinnet for opslagskolonnedata i trævisningen i venstre navigationsrude.
Marker Deaktiver senest anvendte elementer.
Gem og publicer derefter.
Begrænsninger ved brug af objekter i forretningsprocesforløbstabeller
I øjeblikket kan oprette du ikke oprette brugerdefinerede formularer for tabeller baseret på et forretningsprocesforløb.
Hvis en løsning indeholder en tabel i et forretningsprocesforløb, skal tabellen føjes til løsningen manuelt, før du kan eksportere den. I modsat fald medtages tabellen i forretningsprocesforløbet ikke i løsningspakken. Du kan få flere oplysninger i Oprette og redigere tabeller.
Hvis du føjer procestabellen til en modelbaseret app, kan det medføre begrænset funktionalitet. Få mere at vide i oprettelse og redigering af forretningsprocesforløb.
Forretningsprocesforløb viser navnet på forekomsten af forretningsprocesforløb, som angives på det tidspunkt, hvor forretningsprocesforløbet oprettes. Det betyder, at hvis navnet i definitionen af forretningsprocesforløb ændres, viser nye forekomster af forretningsprocesforløb det opdaterede navn, men ældre forekomster af forretningsprocesforløb viser det oprindelige navn. Derudover vises oversatte navne på definitioner af forretningsprocesforløb ikke.