Reagere på anmodninger fra den registrerede for Microsoft Dataverse-kundedata
Generel forordning om databeskyttelse (GDPR) i EU giver personer vigtige rettigheder med hensyn til deres data. Du kan finde en oversigt i Microsoft Learn Generel forordning om databeskyttelse-oversigt for at se en oversigt over GDPR, herunder terminologi, en handlingsplan og kontrollister for parathed, der kan hjælpe dig med at opfylde dine forpligtelser i henhold til GDPR ved brug af Microsoft-produkter og tjenester.
Du kan få mere at vide om GDPR, og hvordan Microsoft er med til at understøtte det og de kunder, der er berørt af det.
- Microsoft Sikkerhedscenter indeholder generelle oplysninger, bedste praksis for overholdelse af regler og dokumentation, som kan være nyttig i forbindelse med GDPR-regnskab, f.eks. overensstemmelsesanalyser vedrørende databeskyttelse, forespørgsler om data om emne og meddelelse om anvendelse af data.
- Service Trust portal indeholder oplysninger om, hvordan Microsoft Services kan hjælpe dig med at understøtte overholdelse af GDPR.
Denne artikel indeholder eksempler på trin, du kan følge for at sikre overholdelse af beskyttelse af personlige oplysninger, når du bruger Power Apps, Power Automate og Dataverse. Du lærer, hvordan du bruger Microsoft-produkter, -tjenester og -administrationsværktøjer til at hjælpe controllerkunderne med at finde, få adgang til og udføre handlinger på personlige data i Microsoft Cloud som svar på DSR-anmodninger (Data Subject Rights).
Følgende handlinger er beskrevet i denne artikel:
Find – Brug søgningsværktøjer til nemmere at finde kundedata, der kan være underlagt en anmodning fra den registrerede. Når de dokumenter, der potentielt kan reageres på, er indsamlet, kan du udføre en eller flere af følgende handlinger på anmodninger fra den registrerede for at svare på anmodningen. Alternativt kan du afgøre, at anmodningen ikke opfylder din organisations retningslinjer for svar på anmodninger fra den registrerede.
Adgang – Hent personlige data, der findes i Microsoft Cloud, og opret en kopi af de pågældende data til den registrerede, hvis du anmodes om det.
Ret – Foretag ændringer eller udfør andre anmodede handlinger på de personlige data, hvor det er relevant.
Begræns – Begræns behandlingen af personlige data ved enten at fjerne licenser til forskellige onlinetjenester eller ved at deaktivere de ønskede tjenester, hvor det er muligt. Du kan også fjerne data fra Microsofts Cloud og bevare dem i det lokale miljø eller på en anden placering.
Slet: Slet permanent de personlige data, der findes i Microsoft Cloud.
Eksportér – Forsyn den registrerede med en elektronisk kopi (i et maskinlæsbart format) af de personlige data.
Dataverse-kundedata
Vigtigt
Gælder for både Dataverse og den forrige version af Dataverse.
Dataverse og den forrige version af Dataverse har separate processer til interaktion med personlige data.
Du kan identificere, hvilken type miljø du har, ved at på Power Apps og følge disse trin:
Vælg dit miljø på rullelisten Miljø.
Vælg Dataverse og Tabeller i navigationsruden.
Dit miljø er Dataverse, hvis følgende tabeller vises:
Når du har fundet ud af, hvilken type miljø du har, skal du følge trinnene i de følgende sektioner for at identificere de personlige data.
Bemærk
Du kan have visse miljøer i Dataverse og andre i den forrige version af Dataverse, så du skal gentage de processer, der beskrives nedenfor, for hvert miljø i organisationen.
Personlige brugerdata i Dataverse
Forudsætninger
Du skal oprette brugere i Microsoft 365 Administration og give dem en passende brugerlicens og sikkerhedsrolle, før de kan få adgang til og bruge Dataverse.
Personlige standarddata for brugere (f.eks. brugernavn, bruger-id, telefon, mail og adresse) opbevares og vedligeholdes i Microsoft 365 Administration. Systemadministratorer kan kun opdatere disse personlige data i Microsoft 365 Administration, og dataene synkroniseres derefter automatisk med Dataverse-systemets brugertabel i alle miljøer. Systemadministratorer kan også oprette brugerdefinerede attributter for at registrere yderligere personlige data i Dataverse-systemets brugertabel og derefter vedligeholde og administrere disse attributter manuelt.
For at undgå afbrydelser i virksomhedsprogrammer, der kan være vigtige for driften i din organisation, flyttes en brugers rækker ikke automatisk fra Dataverse-systemets brugertabel, når den pågældende bruger slettes fra Microsoft 365 Administration. Brugerens status angives til deaktiveret i Dataverse, men en Dataverse-systemadministrator skal finde og fjerne brugerens personlige data inde fra Dataverse i programmet.
Det er global administrator og Dataverse-systemadministratorer, der kan udføre handlingerne registrer, korriger, eksporter og slet, der er vist herunder.
Undersøg
Systemadministratorer kan oprette flere miljøer. Disse miljøer kan bruges til prøveversions-, udviklings- eller produktionsformål. Hvert af disse miljøer indeholder en kopi af systemets brugertabel med eventuelle brugerdefinerede attributter, der er tilføjet af systemadministratoren, samt de personlige brugerdata, som er synkroniseret fra Microsoft 365 Administration.
Systemadministratorer kan finde en liste over alle miljøer ved at gå til Microsoft Power Platform Administration.
Du kan finde personlige data fra Dataverse-brugere i følgende ressourcer:
| Ressource | Formål | Adgang til websted | Programmatisk adgang |
|---|---|---|---|
| Tabelrække | Kaldes systemets brugertabel og opbevarer personlige data om en bruger. | Power Platform Administration | Via Web-API |
| Oversigt over overvågning | Giver kunder mulighed for at identificere ressourcer, som brugere har oprettet, åbnet, ændret eller slettet på tabelniveau. | Power Platform Administration | Via Web-API |
Bruger
Brugerens personlige data gemmes i Microsoft Entra og synkroniseres automatisk med alle miljøer med en Dataverse-database. Systemadministratorer kan ikke opdatere disse personlige data direkte i Dataverse, mens brugeren er aktiv – de skal opdatere dataene fra Microsoft 365 Administration. Systemadministratorer kan føje personlige data (f.eks. brugerdefinerede attributter) direkte til Dataverse, men de skal administrere disse data manuelt.
Du kan søge efter en bruger eller vedkommendes personlige data ved at gå til Power Platform Administration og gøre følgende:
Vælg Miljøer og derefter et miljø på listen.
Gå til Indstillinger>Brugere og tilladelser>Brugere.
Angiv navnet på brugeren i feltet Søg, og vælg derefter Enter.
Du kan få vist brugerens personlige data ved at dobbeltklikke eller dobbelttrykke på brugerens navn.
Hvis du vil foretage ændringer af kontaktoplysningerne, skal du udvide ellipsen og klikke på Administrer bruger i Dynamics 365
Oversigt over overvågning
Når overvågningssporing er aktiveret for en tabel i Dataverse, logføres brugerens personlige data i overvågningsoversigten sammen med de handlinger, som brugeren udfører.
Ret
Hvis den registrerede beder dig om at rette de personlige data, der findes i din organisations data, skal du og din organisation bestemme, om det er relevant at imødekomme anmodningen. Berigtigelse af data kan omfatte handlinger som f.eks. at redigere, revidere eller fjerne personlige data fra et dokument eller et andet type element.
Du kan bruge Microsoft Entra til at administrere identiteterne (de personlige data) for dine brugere via Dataverse. Enterprise-kunder kan administrere anmodninger fra den registrerede ved hjælp af de begrænsede redigeringsfunktioner i en given Microsoft-tjeneste. Som databehandler giver Microsoft ikke mulighed for at rette logfiler, der oprettes af systemet, da de afspejler faktuelle aktiviteter og udgør en historisk fortegnelse over hændelser i Microsoft-tjenester.
Når en brugerrække er slettet i Microsoft Entra ID, kan systemadministratorer derefter fjerne eventuelle resterende personlige data, der er relateret til den pågældende bruger (såsom brugerdefinerede attributter), fra alle miljøer.
Eksportere
Systembruger
Du kan eksportere en brugers personlige data, der er gemt i systemets brugertabel, til Excel fra listen over brugere i administrationscenteret.
I Power Platform Administration skal du gøre følgende:
Vælg Miljøer og derefter et miljø på listen.
Vælg Åbn miljø.
Gå til Indstillinger>Sikkerhed, og vælg derefter Visning af aktiverede brugere.
Vælg Eksportér til Excel.
Oversigt over overvågning
Du kan tage skærmbilleder af overvågningsoversigten inde fra Administration.
I Power Platform Administration skal du gøre følgende:
Vælg Miljøer og derefter et miljø på listen.
Vælg Åbn miljø.
Gå til Indstillinger>Overvågning og logfiler, og vælg derefter Oversigtsvisning for overvågning.
Find brugerovervågningsposten, og tryk derefter på Alt + PrtScn for at tage skærmbilledet.
Gem skærmbilledet i en fil, du derefter kan sende til anmoderen for anmodningen fra den registrerede.
Slet
Bruger
For at undgå afbrydelser i virksomhedsprogrammer, der kan være vigtige for driften i din organisation, flyttes en brugers poster ikke automatisk fra Dataverse-systemets brugertabel, når den pågældende bruger slettes fra Microsoft 365 Administration. Brugerens status indstilles til Deaktiveret i Dataverse, men en Dataverse-systemadministrator skal finde og fjerne brugerens personlige data fra Dataverse i programmet. Du kan fjerne brugerens personlige data eller slette brugeren permanent.
Fjerne en brugers personlige data fra brugerens oversigtsside
Når en brugerpost slettes fra Microsoft Entra, vises følgende meddelelse på brugerens oversigtsside:
Disse brugeroplysninger administreres ikke længere af Office 365. Du kan opdatere denne post for at svare på DSR-anmodninger ved at fjerne eller erstatte alle personlige data, der er knyttet til denne bruger.
I Power Platform Administration skal du gøre følgende:
Vælg Miljøer og derefter et miljø på listen.
Vælg Åbn miljø.
Gå til Indstillinger>Sikkerhed>Brugere, og vælg derefter Visning af deaktiverede brugere.
Angiv navnet på brugeren i feltet Søg, og vælg derefter Søg.
Dobbeltklik på brugerens navn på listen over søgeresultater.
Fjern alle personlige data på oversigtssiden for brugeren, og vælg derefter Gem.
Fjerne en brugers personlige data ved hjælp af Excel
I Power Platform Administration skal du gøre følgende:
Vælg Miljøer og derefter et miljø på listen.
Vælg Åbn miljø.
Gå til Indstillinger>Sikkerhed>Brugere, og vælg derefter Visning af deaktiverede brugere.
Opret og hent en Excel-skabelonfil fra brugerens personlige data. Du kan finde trinvise instruktioner i Oprette en ny Excel-skabelon.
Åbn den hentede Excel-skabelonfil, fjern brugerens personlige data, og gem derefter filen.
Gå tilbage til siden Visning af deaktiverede brugere, og vælg Importér data.
Vælg Excel-skabelonfilen i dialogboksen Overfør datafil, og foretag de nødvendige ændringer i vinduet Tilknyt felter.
Vælg Næste, og vælg derefter Send.
Slette bruger permanent
Du kan enten fjerne brugerens personlige data eller slette brugerposten permanent fra brugertabellen Datadata. Flere oplysninger: Permanent slette brugere i Power Platform.
Når brugerposten slettes permanent, vises brugerens navn i alle poster, hvor den slettede bruger blev oprettet eller senest ændret af, og i overvågningsloggen vises som Intet navn.
Fjerne overvågningsoversigt fra siden Visning af overvågningsoversigt
I Power Platform Administration skal du gøre følgende:
Vælg Miljøer og derefter et miljø på listen.
Vælg Åbn miljø.
Gå til Indstillinger>Overvågning og logfiler, og vælg derefter Oversigtsvisning for overvågning.
Find ændringsoversigten for brugeren, vælg afkrydsningsfeltet ud for rækken/rækkerne, og vælg dereftger Slet ændringsoversigt.
Personlige data lagret i databaser i Dataverse
Forudsætninger
Du gemmer muligvis personlige data fra personer (f.eks. dine egne kunder) i dine Dataverse-tabeller.
Dataverse-systemadministratorer er ansvarlige for at føre en oversigt over, hvor de personlige data gemmes i forskellige tabeller for hver enkelt person, så de kan finde disse data og imødekomme DSR-anmodninger.
Personlige data kan derefter eksporteres, korrigeres eller slettes i en tabel ved hjælp af de funktioner, der er indbygget i produktet.
Opdag
Når Dataverse-systemadministratorer modtager en DSR-anmodning fra en person, skal de identificere, hvilket eller hvilke miljøer med en Dataverse-database der indeholder personlige data om den pågældende person. Personlige data gemmes typisk i nøgletabeller (f.eks. Firma, Kontakt, Kundeemne, Forretningsmulighed osv.), men det er dit ansvar at udarbejde politikker og procedurer for at føre en oversigt over, hvor du gemmer personlige data om hver enkelt person, så du er klar til at besvare DSR-anmodninger.
Med en sådan oversigt kan Dataverse-systemadministratorer konfigurere søgetabeller og -felter og derefter åbne miljøet for at finde personlige data. Du kan få flere oplysninger under Konfigurere relevanssøgning.
I Power Platform Administration skal du gøre følgende:
Vælg Miljøer og derefter et miljø på listen.
Vælg Åbn miljø.
Vælg Dataverse-søgning.
Angiv personlige data om personen i søgefeltet, og vælg derefter Søg.
Ret
Dataverse-systemadministratorer kan opdatere en persons personlige data ved hjælp af listen over resultater fra Dataverse-søgningen. En persons personlige data kan dog også være gemt i andre brugerdefinerede tabeller. Dataverse-systemadministratorer er ansvarlige for at vedligeholde en oversigt over disse andre brugerdefinerede tabeller og at foretage de relevante opdateringer af personens personlige data.
Gør følgende fra resultaterne af Dataverse-søgningen:
Vælg et element, der indeholder personens personlige data.
Opdater den pågældendes personlige data, hvor det er relevant, og vælg derefter Gem.
Export
Du kan tage et skærmbillede af dataene og dele det med anmoderen for anmodningen fra den registrerede.
I Power Platform Administration skal du gøre følgende:
Vælg Miljøer og derefter et miljø på listen.
Vælg Åbn miljø.
Vælg Dataverse-søgning.
Angiv personlige data om personen i søgefeltet, og vælg derefter Søg.
Dobbeltklik på elementet på listen over søgeresultater.
Tryk på Alt + PrtScn for at tage skærmbilledet.
Gem skærmbilledet i en fil, du derefter kan sende til anmoderen for anmodningen fra den registrerede.
Slet
Dataverse-systemadministratorer kan slette den enkeltes personlige data fra poster, hvor de pågældende data er gemt. Dataverse-systemadministratoren kan vælge enten at slette den post, hvor de personlige data lagres, eller fjerne indholdet af de personlige data fra posten.
Bemærk
Dataverse-administratorer kan tilpasse et miljø for at forhindre, at en post slettes fra en tabel. Hvis konfigureret på denne måde er du nødt til at fjerne indholdet af de personlige data fra posten i stedet for at slette selve posten.
Gør følgende fra resultaterne af Dataverse-søgningen:
Vælg et element, der indeholder personens personlige data.
Vælg Slet på båndet. (Bemærk, at Slet er deaktiveret, hvis posten ikke kan slettes).
Personlige data lagret i databaser i den forrige version af Dataverse
Forudsætninger
Du gemmer muligvis personlige data fra personer (f.eks. dine egne kunder) i dine Dataverse-tabeller.
Dataverse-systemadministratorer er ansvarlige for at føre en oversigt over, hvor de personlige data gemmes i forskellige tabeller for hver enkelt person, så de kan finde disse data og imødekomme DSR-anmodninger.
Personlige data kan derefter eksporteres, korrigeres eller slettes i en tabel ved hjælp af de funktioner, der er indbygget i produktet.
Opdag
Når Dataverse-systemadministratorer modtager en DSR-anmodning fra en person, skal de identificere, hvilket eller hvilke miljøer med en Dataverse-database der indeholder personlige data fra den pågældende person. Personlige data gemmes typisk i nøgletabeller (f.eks. Firma, Kontakt, Kundeemne, Forretningsmulighed osv.), men det er dit ansvar at udarbejde politikker og procedurer for at føre en oversigt over, hvor du gemmer personlige data om hver enkelt person, så du er klar til at besvare DSR-anmodninger.
Du kan finde personlige data fra brugere af den forrige version af Dataverse i følgende ressourcer:
| Ressource | Formål | Adgang til websted | Programmatisk adgang |
|---|---|---|---|
| Tabelrækker | Registrerer virksomhedstransaktioner i de respektive virksomhedstabeller. | Power Apps | Nej |
Tabelrækker
En persons personlige data kan lagres i en hvilken som helst virksomhedstabel.
Denne version af Dataverse indeholder eget databaseskema og egen infrastruktur. Den har sine egne tabeller, og du administrerer disse tabeller i Power Apps.
Gør følgende for at få vist en liste over dine tabeller:
Vælg dit miljø på rullelisten Miljø.
Vælg Dataverse og Tabeller i navigationsruden.
Vælg en tabel (f.eks. tabellen Firma) på listen over tabeller, som vist nedenfor.
Vælg Eksporter>Eksporter data i menulinjen.
Når eksporten er fuldført, skal du vælge Hent eksporterede data.
Når eksporten er fuldført, skal du vælge .zip-filen i mappen Overførsler og pakke filen ud. Åbn .csv-filen
Vælg søgeknappen, angiv den pågældendes personlige data i søgefeltet, og vælg derefter Søg.
Brug oversigtslisten til at gentage trinnene ovenfor for hver virksomhedstabel for at finde alle personlige data om personen.
Ret
Hvis den registrerede beder dig om at rette de personlige data, der findes i din organisations data, skal du og din organisation bestemme, om det er relevant at imødekomme anmodningen. Berigtigelse af data kan omfatte handlinger som f.eks. at redigere, revidere eller fjerne personlige data fra et dokument eller et andet type element.
Du kan bruge Microsoft Entra til at administrere identiteterne (de personlige data) for dine brugere via den forrige version af Dataverse. Enterprise-kunder kan administrere anmodninger fra den registrerede ved hjælp af de begrænsede redigeringsfunktioner i en given Microsoft-tjeneste. Som databehandler giver Microsoft ikke mulighed for at rette logfiler, der oprettes af systemet, da de afspejler faktuelle aktiviteter og udgør en historisk fortegnelse over hændelser i Microsoft-tjenester.
Hvis du vil korrigere personlige data, der findes i miljøet, kan du eksportere tabeldataene til et Excel-regneark, opdatere dem og derefter importere opdateringerne til databasen igen.
Dataverse-systemadministratorer er ansvarlige for at identificere alle de tabeller, der indeholder personlige data om en person, og for at gentage følgende trin for hver af disse tabeller.
Fra Power Apps skal du gøre følgende:
Vælg Dataverse og Tabeller i navigationsruden.
Vælg en tabel (f.eks. tabellen Firma) på listen over tabeller, som vist nedenfor.
Vælg Eksporter>Eksporter data i menulinjen.
Når eksporten er fuldført, skal du vælge Hent eksporterede data.
Når eksporten er fuldført, skal du vælge .zip-filen i mappen Overførsler og pakke filen ud. Åbn .csv-filen
Vælg Filer i menulinjen, vælg Gem som og derefter en placering, hvor filen skal gemmes.
Foretag de nødvendige opdateringer af de personlige data, og gem regnearket.
I Power Apps gå tilbage til den valgte tabel og vælg derefter Importer>Importer data.
Vælg Søg, og vælg og åbn derefter det Excel-regneark, du lige har opdateret.
Vælg Importér.
Export
Du kan eksportere personlige data fra de enkelte tabeller til et Excel-regneark og få det vist.
Fra Power Apps skal du gøre følgende:
Vælg Dataverse og Tabeller i navigationsruden.
Vælg en tabel (f.eks. tabellen Firma) på listen over tabeller, som vist nedenfor.
Vælg Eksporter>Eksporter data i menulinjen.
Når eksporten er fuldført, skal du vælge Hent eksporterede data.
Når eksporten er fuldført, skal du vælge .zip-filen i mappen Overførsler og pakke filen ud. Åbn .csv-filen
Slet
Du kan slette personlige data, der er gemt i tabeller, ved hjælp af funktionen Eksportér/Importér data.
Dataverse-systemadministratorer er ansvarlige for at identificere alle de tabeller, der indeholder personlige data om en person, og for at gentage følgende trin for hver af disse tabeller.
Fra Power Apps skal du gøre følgende:
Vælg Dataverse og Tabeller i navigationsruden.
Vælg en tabel (f.eks. tabellen Firma) på listen over tabeller, som vist nedenfor.
Vælg Eksporter>Eksporter data i menulinjen.
Når eksporten er fuldført, skal du vælge Hent eksporterede data.
Når eksporten er fuldført, skal du vælge .zip-filen i mappen Overførsler og pakke filen ud. Åbn .csv-filen
Vælg Filer i menulinjen, vælg Gem som og derefter en placering, hvor filen skal gemmes.
Slet de rækker, der indeholder de personlige data, du vil fjerne fra tabellen, og gem regnearket.
I Power Apps gå tilbage til den valgte tabel og vælg derefter Importer>Importer data.
Vælg Søg, og vælg og åbn derefter det Excel-regneark, du lige har opdateret.
Vælg Importér.