Aktivere dokumentforslag for at anbefale relaterede dokumenter

  • Artikel

Vigtigt

Funktionen dokumentforslag er udfaset for alle tabeller undtagen sagstabellen. Sagstabellen er tilgængelige sammen med Dynamics 365 Customer Service. Flere oplysninger: Oprette en sag

Når du aktiverer Dokumentforslag, bliver Dynamics 365-apps-webbrowser- og -mobilbrugerne nemmere opmærksomme på vigtige dokumenter, der er relateret til det, de arbejder på i Dynamics 365-apps, f.eks. en stor salgsmulighed. Som administrator skal du definere relevante felter. En anbefalingsfunktion, som benytter Azure-tekstanalyse, anvender nøgleordsmatchning for automatisk at knytte relaterede poster og finde lignende dokumenter. Du kan oprette lighedsregler i Dynamics 365-apps for at få din egen lighedslogik. Dynamics 365-apps viser derefter en liste over dokumenter, der er foreslås for brugeren, mens brugeren arbejder i den aktuelle post.

Bemærk

Funktionen Dokumentforslag kræver ikke en forbindelse til tjenesten Azure Tekstanalyse. Hvis du vælger ikke at bruge tekstanalyse i Azure Tekstanalyse-apps, bruger Dokumentforslag den indbyggede logik for nøgleordsmatchning, der er tilgængelig i Dynamics 365-apps. Vi anbefaler dog, at du bruger tjenesten Azure Tekstanalyse til mere avanceret nøgleordsmatchning.

Dokumentforslag søger efter andre lignende poster for at bestemme ligheder, der findes i dokumenter, der er placeret på et SharePoint-websted, på OneDrive, eller en ekstern placering. Foreslåede dokumenter kan være i flere forskellige formater, f.eks. Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF og tekstfiler. Når der findes lignende dokumenter, præsenterer Dokumentforslag dem og giver dig mulighed for at åbne dokumentet eller lave en kopi.

Krav

Følgende kræves for at bruge Dokumentforslag med Dynamics 365-apps.

  • Dynamics 365 Customer Service.

  • Sådan foreslås dokumenter, der er placeret på SharePoint:

  • Dataverse-søgning skal være aktiveret. Flere oplysninger: Konfigurere Dataverse-søgning for organisationen

  • Dokumentforslag fungerer sammen med webbrowseren, Dynamics 365 til tablets og Dynamics 365 til telefoner.

  • Sådan bruger du Azure Tekstanalyse med Dokumentforslag:

    • Det kræver et Azure-abonnement at kunne bruge tjenesten Azure Tekstanalyse.

    • En systemadministrator skal aktivere tekstanalyseforbindelsen i Dynamics 365-apps.

  • En systemadministrator skal definere en lighedsregel for hver objekttype der skal medtages i Dokumentforslag. Flere oplysninger: Bruge avancerede lighedsregler til at få vist forslag til lignende sager.

Sådan virker det

Du kan bruge dokumentforslag i objektet Sag.

Du kan bruge den mønstrematchning, der er indbygget i Dokumentforslag-funktionen, men vi anbefaler, at du bruger tjenesten Azure Tekstanalyse til mere avanceret nøgleordsmatchning.

Dokumentforslag søger kun placeringer og dokumenter, som brugeren har adgang til.

Der søges på placeringer, hvor der er fundet dokumenter, i følgende rækkefølge:

  1. SharePoint-standardwebsted.

  2. Andre SharePoint-websteder.

  3. OneDrive.

  4. Microsoft 365 Grupper (når løsningen er installeret).

  5. Ekstern URL-adresse (hvis konfigureret).

I øjeblikket søger Dokumentforslag ikke i vedhæftede filer, der er føjet til Noter i Dynamics 365-apps-poster.

Tilføjelse af en ekstern URL-adresse for at søge et andet websted

Eksterne websteder, som f.eks. et lokalt SharePoint-dokumentbibliotek kan medtages i Dokumentforslag ved at tilføje en ekstern URL-adresse for det websted, der skal søges på.

Bemærk

For at opnå de bedste resultater, når du bruger et eksternt websted til dokumentforslag, anbefaler vi, at du bruger Azure Tekstanalyse, som giver mere avanceret logik for nøgleordsmatchning.

Når du føjer den eksterne URL-adresse til den aktiverede funktion for dokumentforslag, får du her at vide, hvad brugerne vil opleve.

  • Webbrowsere. Når du kører Dynamics 365-apps fra en webbrowser og har valgt Dokumentforslag, kan brugerne derefter vælge Andre anbefalinger på siden Dokumentforslag for at få vist en anden side, der kan indeholde flere dokumentforslag fra det eksterne websted. Bemærk, at brugeren kan blive bedt om at logge på det eksterne websted.

  • Apps til mobilen. Når brugerne har valgt Dokumentforslag for Dynamics 365 til tablets- og Dynamics 365 til telefoner-apps, kan de vælge Andre anbefalinger, som åbner det eksterne websted i enhedens standardwebbrowser, som kan indeholde flere dokumentforslag fra det eksterne websted. Bemærk, at brugeren kan blive bedt om at logge på det eksterne websted.

Opbygning af den eksterne URL-adresse

Den eksterne URL-adresse skal være konstrueret i et format, der kan forstås af det eksterne websted. For websteder, der f.eks. bruger en konstruktion, der svarer til https://contoso.com/search?{0}, hvor https://contoso.com/search? er websøgningsstrukturen og {0} er nøgleordsstrengen, overfører Dokumentforslag nøgleordene i parameteren {0}. De nøgleord, der er overført til URL-adressen, afledes fra lignende postregler, der omfatter objekttilknytninger for Tekstmatch. Flere oplysninger: Bruge avancerede lighedsregler til at få vist forslag til lignende sager.

Værdierne i tekstfelterne for lighedsregeltilknytninger bruges som nøgleord til at opbygge den forespørgsel, der sendes til det eksterne websted, svarende til nedenstående URL-adresse, hvor nøgleord er de tekstværdier, der er fundet i lighedsregeltilknytninger, og & repræsenterer et mellemrum, som Dokumentforslag bruger til at adskille hvert nøgleord.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Hvis du bruger en lokal SharePoint-server, kan du tilføje en ekstern URL-adresse, der peger på et underordnet websted, der ligner dette, hvor mysharepoint er navnet på webstedet, sites er navnet på stedet, og subsitename er navnet på det underordnede websted.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Konfigurere forbindelsen for Azure-tekstanalyse

Hvis du vil bruge Azure-tekstanalyse sammen med Dokumentforslag, skal der konfigureres en forbindelse for Azure Tekstanalyse.

Bemærk

Funktionen Dokumentforslag kræver ikke en forbindelse til tjenesten Azure Tekstanalyse. Hvis du vælger ikke at bruge tekstanalyse i Azure Tekstanalyse-apps, bruger Dokumentforslag den indbyggede logik for nøgleordsmatchning, der er tilgængelig i Dynamics 365-apps. Vi anbefaler dog, at du bruger tjenesten Azure Tekstanalyse til mere avanceret nøgleordsmatchning.

Definere og aktivere lighedsregler

Hvis du ikke allerede har defineret lighedsregler, skal du se Bruge avancerede lighedsregler til at få vist forslag til lignende sager.

Aktivere Dokumentforslag

Gør følgende for at aktivere Dokumentforslag:

  1. Gå til Microsoft Power Platform Administration, og log på med administratorens legitimationsoplysninger.

  2. Gå til Miljøer> [vælg et miljø] >Indstillinger>Integration>Indstillinger for dokumentstyring>Administrer dokumentforslag.

  3. I området Vælg objekter skal du markere det Sag-objekt, du vil medtage i Dokumentforslag, og derefter vælge Anvend.

    Tip

    Hvis sagsobjektet ikke er angivet i området Vælg objekter, skyldes det, at lighedsreglerne for sagsobjektet ikke er defineret og aktiveret. Bruge avancerede lighedsregler til at få vist forslag til lignende sager.

  4. Angiv den eksterne webadresse, der skal inkluderes i Dokumentforslag. Som standard søger Dokumentforslag i Microsoft 365-tjenester som f.eks. SharePoint eller OneDrive. Hvis du vil søge efter et eksternt websted foruden de tilgængelige Microsoft 365-tjenester, f.eks. et lokalt SharePoint-sted, skal du angive URL-rodadressen til det eksterne system. Dynamics 365-apps vil tilføje en søgestreng i forespørgslen til den URL-rodadresse, du angiver. Flere oplysninger: Tilføjelse af en ekstern URL-adresse for at søge på et andet websted.