Del via

EY bruger Power Platform til at automatisere behandlingen af kundebetalinger

I dette casestudie lærer du, hvordan Global Finance-teamet hos Ernst & Young (EY), en global professionel serviceorganisation, brugte Power Automate, AI Builder og Dataverse til at automatisere matchning og clearing af indgående kundebetalinger.

Virksomhedsudfordring

EY modtager ca. 1,5 mio. betalinger fra sine 200.000 globale kunder hvert år. Af disse betalinger matches kun 30 % automatisk med en faktura og godkendes af SAP. Resten kræver betydeligt manuelt arbejde og tid – fra 7 til 30 minutter til at undersøge en betaling for at finde den medfølgende faktura og fra 4 til 25 minutter til manuelt at behandle og rydde betalingen i SAP. Det er op til næsten en time hver for at matche og rydde tæt på en million betalinger om året.

Ajith Haripaul, EY Global Controlling Transformation Leader, udfordrede medlemmerne af EY Global Finance-teamet til at udvikle en metode til at automatisere kontantansøgningsprocessen. Stef Pieterse, EY Business Process Lead for Finance and Accounting, og Marie Sanders, Global Process Owner of debitorer, fik til opgave at drive projektet og håndtere forandringer. De havde udviklet et lignende værktøj i 2022, PowerPost, som brugte Power Platform til at forbedre finansbogføringsprocessen.

På baggrund af deres tidligere erfaringer følte de, at det var et opnåeligt mål at øge procentdelen af automatisk matchede og clearede betalinger fra 30 % til 80 % globalt.

Implementeringsfremgangsmåde

Efter at have brainstormet, hvordan problemet skulle løses, identificerede projektteamet fem vigtige tekniske krav til løsningen, som alle kunne løses ved hjælp af Power Platform funktioner.

Krav Power Platform tools
En algoritme til automatisk matchning, der kan konfigureres baseret på forretningsregler, og som er fleksibel nok til at blive tilpasset til forretningsbehov Power Automate flows, AI Builder modeller og Office-scripts
En brugervenlig applikation, hvorigennem alle bogføringsscenarier kan udføres effektivt Power Apps lærredapp
En løsning, der kan præstere på et højt niveau fra både applikations- eller flow- og SAP-perspektivet uden at belaste systemet unødigt Forudbyggede SAP connectors: Call SAP (V2) og Read SAP table with Parsing
Evnen til at integrere applikationen med SAP og andre EY-værktøjer og Microsoft 365 applikationer Færdigbyggede connectorer, herunder Outlook og SharePoint
Evnen til hurtigt at levere og implementere løsningen Power Platform

Et lille team på fire udviklere ledet af Stef Pieterse brugte mindre end fire måneder på at udvikle den nye applikation, kendt som PowerMatch. PowerMatch er et lærredapp, der bruger Power Automate flows til at matche og rydde indgående kundebetalinger. Det gemmer sine data i Dataverse og bruger AI Builder modeller til at udtrække nøgleoplysninger fra betalinger og betalingsmeddelelser. For at forenkle integrationen med SAP brugte teamet de færdigbyggede SAP-connectorer, der er tilgængelige med Power Platform.

Følgende arkitekturdiagram illustrerer procesforløbet.

Diagram, der viser PowerMatch-betalingsclearingsystemets procesforløb.

Proces-flowet er beskrevet i følgende tabel.

App Handling Description
Ikon til Outlook Kunden sender betalingsmeddelelse. Start med et planlagt cloudflow for at konfigurere en tilbagevendende flowautomatisering.
AI Builder-ikon Betalingsoplysninger udtrækkes fra den vedhæftede fil og flyttes til Dataverse. Brug AI Builder til at oprette en model til udtrækning af brugerdefineret objekt for at udtrække nøgleattributterne fra betalingsoplysningerne.
SAP-ikon Banken uploader kontoudtog til SAP med betalingsoplysninger.
Power Automate-ikon Åbne fakturaer, betalinger og relateret aktivitet hentes fra SAP efter en defineret tidsplan. Brug planlagt cloudflow og den forudbyggede SAP-connector til at konfigurere en tilbagevendende flowautomatisering.
Office-ikon Matchningsdata udtrækkes fra betalingsoplysninger af en AI-model og flyttes til Dataverse. Brug attributter fra udtrækningsmodellen i en 14-trins algoritme, der forsøger at finde matchende fakturaer baseret på foruddefinerede forretningsregler ved hjælp af et Office-script.
Power Automate-ikon Matchede Dataverse betalingsdata sendes til SAP til godkendelse. Bruge Power Automate og forudbygget SAP-connector.
Power Apps-ikon Betalinger uden match ryddes manuelt i appen af debitorteamet. Brug en Power Apps lærredapp til at få vist betalingsdata til manuel gennemgang og behandling.
Power Automate-ikon Data synkroniseres med interne systemer for engagements- og indsamlingsteams. Brug Power Automate og brugerdefinerede API'er eller Power Automate RPA (procesautomatisering med robotteknologi) til at oprette forbindelse til interne systemer.

Strømlinet betalingsbehandling

Hvert femte minut trækker Power Automate flows nye betalinger fra SAP og synkroniserer de åbne fakturaer, debitorer og relaterede regnskabsdata. Flowene opdaterer også PowerMatch, når brugerne arbejder direkte i SAP, så både SAP og PowerMatch altid er 100 % synkroniserede.

I forbindelse med betalinger, der ikke automatisk matcher og ryddes i SAP, bruger PowerMatch brugerdefinerede AI Builder-modeller til udtrækning af nøgleattributterne fra betalingsoplysningerne. Attributterne bruges derefter i en 14-trins algoritme, der bruger et Office-script til at forsøge at finde matchende fakturaer baseret på foruddefinerede forretningsregler. Når der er lavet et match med stor sikkerhed, matcher og rydder PowerMatch automatisk betaling og fakturaer i SAP.

Betalinger, der har en lavere matchningssikkerhed – f.eks. når der findes flere mulige matches, eller delvise betalinger ikke stemmer overens med fakturaerne – vises i PowerMatch sammen med de relevante oplysninger, som appen har indsamlet. Alle betalinger, der ikke matches og cleares automatisk, gennemgår den samme proces i fire trin:

  1. Debitorteamet (AR) bekræfter det matchende resultat. For eksempel appens forskning om betalingen og forslaget til, hvordan den skal matches.

  2. Holdet vælger clearingindstillinger.

  3. Teamet tilføjer forskydninger, hvis det er relevant.

  4. Holdet indsender dokumentet.

Denne proces er generisk og fungerer for alle bogføringsscenarier. AR-teamet matcher og rydder forekomster med mindre sikkerhed med kun fire knapklik, der ikke tager mere end to minutter pr. betaling. Fordi undersøgelse af betalingen elimineres fra den manuelle proces, er tidsbesparelserne enorme.

PowerMatch giver også funktionaliteten til at genanvende tidligere godkendte betalinger. AR-teamet behøver kun at angive de nye fakturanumre. Back-end-flowene tager sig af den tidskrævende opgave med at annullere de eksisterende SAP-dokumenter og genanvende betalingerne på de nye fakturaer.

PowerMatch behandler en stor mængde betalinger samtidigt. Kørselstiden fra start til slutpunkt, fra starten af datasynkroniseringen, til betalingerne automatisk matches og ryddes i SAP, er mindre end 10 minutter for en batch på 300 betalinger.

PowerMatch er bygget til at være simpelt og intuitivt. AR-teamet administrerer effektivt indgående betalinger og udfører alle de nødvendige bogføringsscenarier med kun to skærme. På den første skærm, der fungerer som landingsside, får AR-teamet et fuldt overblik over kontoudtog, der er bogført, betalinger, der skal ryddes, og overordnede metrics relateret til status for betalinger. Ved valg af en betaling, åbnes det andet skærmbillede, som viser betalingsoplysningerne, herunder PowerMatchs undersøgelses- og matchningsforslag. Skærmen har også en aktivitetslog, der sporer alle handlinger, der udføres i PowerMatch-appen, hvilket opretter et komplet revisionsspor.

Vigtigste fordele

"At køre en kompleks økonomiproces effektivt kræver et stort antal tilpasnings- og integrationsmuligheder, som vi var i stand til at opnå ved hjælp af Power Platform. PowerMatchs dybe integration i SAP er et vidnesbyrd om, hvor effektiv Power Platform kan være til at supplere SAP og levere forretningsværdi."

– Stef Pieterse, EY Business Process Lead for Finance and Accounting

PowerMatch øgede procentdelen af betalinger, der automatisk matches og ryddes fra 30 % til 80 %, hvilket opfyldte teamets mål. Yderligere 15 % af betalingerne matches automatisk med en faktura og ryddes manuelt i appen. Som følge heraf skal kun 5 % af betalingerne matches og cleares manuelt sammenlignet med 70 % før PowerMatch, hvilket sparer ca. 230.000 timer globalt for EY hvert år.

Følgende diagrammer illustrerer effekten af PowerMatch-appen.

Diagram, der viser effekten af PowerMatch på automatisk matchning.

Diagram, der viser besparelser på 230k timer.

Tidsbesparelser er dog ikke den eneste fordel ved PowerMatch. Den reducerede manuelle behandling, der er nødvendig, øger nøjagtigheden i betalingsbehandlingen, hvilket resulterer i en anslået reduktion på 50 % i ombookinger.

Derudover kan et nyt medlem af økonomiteamet blive dygtig til betalingsbehandling på bare to dage i modsætning til at have brug for to ugers træning for at lære den gamle proces. Tidsbesparelserne skyldes primært PowerMatchs enkle og intuitive funktionalitet, og at SAP-træning ikke længere er nødvendig.

"PowerMatch har revolutioneret, hvordan EY håndterer processen for kontantafstemning, hvilket har resulteret i hurtigere og mere præcise oplysninger. Det faktum, at vi var i stand til at bygge PowerMatch-appen på mindre end fire måneder, er fantastisk og virkelig på grund af den udviklingsplatform med lav kode, vi brugte.

– Marie Sanders, global procesejer af debitorer

PowerMatch er succesfuldt implementeret i Canada, Italien og Storbritannien, og EY forventer at implementere PowerMatch globalt i faser frem til 2025.

Næste trin

EY har flere projekter i gang, der bygger på logik, der bruges i PowerMatch. Kernen i hvert projekt er den dybe integration af EY's SAP-system med Power Platform.

Ajith forklarer, hvorfor EY er så ivrig efter at bruge Power Platform:

"EY er en stor, kompleks organisation med mange interessenter i mange geografiske områder. SAP tilbyder os den grad af stivhed, skalerbarhed, governance og sikkerhed, som vi som EY har brug for på makroniveau. Men vi skal også være fleksible, agile og løbende håndtere mange forskellige input og scenarier, og det er her, Power Platform har været så effektivt. Ved at supplere SAP med Microsoft Power Platform kan vi være fleksible, udvikle og bygge applikationer inden for en kort tidsramme, men stadig opfylde vores overordnede strenge sikkerhedskrav. Med konstant skiftende forretningsbehov finder vi, at Power Platform tilbyder os muligheden for at bygge ting hurtigt på en omkostningseffektiv måde. Vi ser masser af muligheder i horisonten for at udnytte Power Platform."

– Ajith Haripaul, Global Controlling Transformation Leader