Gruppér filer med instruktioner til at vejlede helpdesk-medarbejdernes svar

Vigtigt!

Nogle af de funktioner, der beskrives i denne udgivelsesplan, er ikke blevet udgivet endnu. Tidslinjerne for levering ændres muligvis, og de forventede funktioner udgives muligvis ikke (se Microsofts politik). Få mere at vide: Nyheder og planlagte tiltag

Aktiveret for	Offentlig forhåndsversion	Generel tilgængelighed
Brugere efter administratorer, udviklere eller analytikere	jun 6, 2025	juli 2025

Forretningsværdi

Filgrupper giver udviklere mulighed for at levere mere præcise, kontekstafhængige svar ved at organisere relaterede dokumenter i en samlet videnskilde. Dette forbedrer agentens ydeevne, reducerer irrelevante svar og øger brugernes tillid. Udviklere sparer tid fra strømlinet vidensstyring, især i scenarier med nuanceret eller segmenteret indhold, f.eks. regionale politikker eller andre variabler, hvor traditionel indlæsning af flade filer er til kort.

Funktionsdetaljer

Hvad er filgrupper?

Med filgrupper kan udviklere gruppere op til 500 filer i en enkelt videnskilde, hvor helpdesk-medarbejdere kan indsnævre deres søgeområde, når de bliver spurgt om relevante og relaterede data.

Tilladelse til at forespørge på en samling filer gør det muligt at udvide forespørgselsscenarier til at omfatte korrekt bestemmelse af indhold.

Krav til filgrupper

• Mindst to filer.
• Kun til lokal filupload.

Eksempel på filgruppe: Forestil dig, at internationale flyselskaber Contoso ønsker at bygge en forbrugerrobot til deres kunder, hvor de kan stille spørgsmål om deres kommende rejser. Et af de mest almindelige spørgsmål, de får, er om bagagepolitikker.

Situation: Vi ved, at bagagepolitikker varierer afhængigt af rejsetypen (indenrigs vs. international), kundeniveau (økonomi, business, første klasse) og måske andre egenskaber.

Løsning: Contoso har en samling PDF-filer, hvor hver politik er skrevet i detaljer, men de har et dokument for hvert kundeniveau. I dette tilfælde kan hvert kriterium som f.eks. "flytype" og "sædetype" sættes op som en variabel, der hjælper agenten med at filtrere gennem viden for at finde den mest relevante del, der opfylder kriterierne, og hente det mest præcise svar.

Hvad gør filgrupper?

Filgrupper består af tre komponenter:

• Navn og beskrivelse: Hjælper helpdesk-medarbejderen med at vide, hvad viden handler om.
• Instruktioner: Instruerer helpdesk-medarbejderen i, hvordan de finder viden for hver given forespørgsel.
• Viden: De ønskede filer med oplysningerne til at jordforbinde agenten.

Hvordan adskiller filgrupper sig fra individuelle filer?

Mens de enkelte filer hver især betragtes som deres egne videnkilder, bruger en filgruppe flere filer som en enkelt videnskilde og bruger instruktioner til at hjælpe helpdesk-medarbejderen med at forstå den rigtige del for at finde og give de rigtige oplysninger tilbage til brugeren.

Når du bruger individuelle filer som videnskilde, søges der på alle videnskilder samtidigt, og det svar, der gives til brugerne, afhænger af en eller flere bidder, som helpdesk-medarbejderen var i stand til at finde i en eller flere filer, uanset vigtige variabler, der kan hjælpe med at indsnævre svarets omfang.

Når du bruger filgrupper, sker søgningen efter de rigtige oplysninger i to faser. Først ser helpdesk-medarbejderen på instruktionerne på agentniveau for at forstå og finde den rigtige fil. Derefter søger helpdesk-medarbejderen efter filgruppeinstruktionerne for at forstå, hvordan man finder de rigtige bidder i filen til at besvare brugerens forespørgsel. På denne måde giver agenten mere præcise svar fra den rigtige fil.

Et eksempel på en filgruppe er til et scenarie, hvor en organisation har oplysninger, der er nuancerede, afhængigt af bestemte dimensioner, f.eks. geografisk placering eller betegnelse.

Sådan opretter du en filgruppe

Dette er en funktion, der er aktiveret til offentlig prøveversion. Når den er aktiveret, kan funktionen ses, når du uploader mere end to filer på samme tid, hvilket indikeres via en skifte, der siger "Gruppér disse filer (forhåndsvisning)".

Når til/fra-knappen er slået til, ændres navnet og beskrivelsen for at angive en gruppe filer, og et nyt "Instruktioner"-felt tilføjes. Her kan brugeren tilføje specifikke instruktioner med variabler for at hjælpe agenten med at finde den rigtige viden til en given situation.

Når en filsamling tilføjes som en videnskilde, repræsenteres den ved hjælp af et mappeikon. Dette kan ses på oversigtssiden (vidensektionen) eller selve videnssiden.

Hvornår skal du oprette en filgruppe

Filgrupper kan oprettes på tidspunktet for tilføjelse af ny viden via knappen "Tilføj viden".

Er det muligt at oprette filgrupper ved hjælp af allerede eksisterende filer?

I øjeblikket er det ikke muligt at oprette en gruppe ved hjælp af allerede eksisterende filer: de samme filer kan uploades igen som en ny gruppe.

Er det muligt at oprette filgrupper og uploade individuelle filer på samme tid?

Selvom det er muligt at have både individuelle filer og filsamlinger som videnskilder for den samme agent, er det i øjeblikket ikke muligt at uploade individuelle filer og filsamlinger på samme tid: enten uploades et sæt filer som en gruppe eller som individuelle filer. Udviklere kan uploade flere individuelle filer og filgrupper til en helpdesk-medarbejder efter behov.

Er det muligt at oprette flere filgrupper?

Det er muligt at oprette flere filgrupper, én ad gangen, op til 500 videnskilder.

Er det muligt at vælge en mappe til at uploade en filgruppe?

Selvom direkte mappeupload ikke understøttes, er det muligt at vælge alle acceptable filer i en mappe for at oprette en filgruppe.

Sådan fjerner du en filgruppe

Når der tilføjes ny viden til en helpdesk-medarbejder, har brugeren mulighed for enten at uploade individuelle filer eller en gruppe (for mere end to filer). Før brugeren trykker på knappen "Tilføj" for at tilføje filerne til agenten, kan brugeren til enhver tid slå grupperingen fra og beslutte at uploade dem som individuelle videnskilder.

For eksisterende filgrupper vises en pegefølsom menu ved at holde markøren over videnkilden. Når den er valgt, er der en mulighed for at slette hele filgruppen.

Bemærk!

Sletning af filgruppen omfatter sletning af filerne, navnet, beskrivelsen, instruktionerne og indekserede data. Denne handling er permanent og kan ikke fortrydes, hvilket betyder, at brugeren skal uploade en ny filgruppe igen i tilfælde af sletning.

Sådan ved du, hvilke filer der er i hver filgruppe

For at se detaljerne for en filgruppe, såsom de individuelle filer, der udgør den, kan brugeren vælge navnet på filen eller pegemenuen for at "redigere" gruppen. Dette fører brugeren til siden Vidensoplysninger.

På siden Vidensoplysninger kan individuelle filer slettes i en filgruppe, op til to filer, der er et krav for at oprette gruppen.

Er det muligt at opdatere eller erstatte en fil i en filgruppe?

Hvis du vil opdatere en fil i en gruppe, skal den gamle fil fjernes (slettes) manuelt, og den nye fil skal føjes manuelt til filgruppen:

1. Vælg den ønskede filgruppe på siderne Oversigt eller Viden.
2. På siden Vidensdetaljer i filgruppen skal du vælge Rediger.
3. Fjern den gamle fil ved at vælge pegemenuen efterfulgt af Slet.
4. Træk og slip, eller vælg muligheden for at uploade den ønskede opdaterede fil.

Kan der føjes flere filer til en filgruppe?

Nye filer kan til enhver tid føjes til en filgruppe:

1. Vælg den ønskede filgruppe på siderne Oversigt eller Viden. 1 På siden Vidensdetaljer i filgruppen skal du vælge knappen "Rediger".
2. Træk og slip eller vælg muligheden for at uploade den eller de ønskede filer.

Kan filer fjernes fra en filgruppe?

Filer i en eksisterende filgruppe kan til enhver tid fjernes, indtil der kun er to filer tilbage. To filer er minimumskravet for, at en filgruppe findes.

Sådan fjerner du en fil i en filgruppe:

1. Vælg den ønskede filgruppe på siderne Oversigt eller Viden.
2. På siden Vidensdetaljer i filgruppen skal du vælge knappen "Rediger".
3. Fjern den ønskede fil ved at vælge pegemenuen efterfulgt af "Slet".

Gentag processen for alle filer, der skal fjernes.

Hvad er instruktionerne til filgruppen?

Instruktioner er et RTF-felt, hvor brugerne kan medtage variabler som f.eks. en brugers placering eller fødselsdato for at oprette krav til, at helpdesk-medarbejderen kan udføre en vidensøgning.

Hvad sker der, hvis der ikke er instruktioner i en filgruppe?

Hvis der ikke gives instruktioner i en filgruppe, vil agenten søge gennem al den viden, der er indeholdt i den pågældende filgruppe, i stedet for at tage højde for visse variabler og gå direkte til de mest relevante oplysninger.