Samarbejd og del i Power BI

  • 15 minutter

Problemerne med versionsstyring er almindelige. Det kan f.eks. være at arbejde på et projekt med sine kolleger og ende med at have 10 versioner af den samme rapport. Når du og dine kolleger redigerer og opdaterer en rapport, mister du ofte overblikket over, hvilken version der eventuelt er den mest opdaterede version.

Diagram, der viser problemet med at arbejde med forskellige versioner af en rapport.

Power BI forenkler samarbejdet og forbedrer resultaterne ved at give dig og dine kolleger mulighed for at arbejde samtidigt på de samme dashboards og rapporter. Og mens du og dine kolleger udforsker dataene og foretager ændringer i rapporter og dashboards, påvirkes de underliggende data ikke.

Diagram, der viser alle, der arbejder med den samme version af en Power BI-rapport.

Med Power BI kan du samarbejde med dine kolleger på mange måder. I denne lektion fokuseres der på tre af disse: deling, kommentarer og udskrivning.

Tip

Hvis du ikke kan dele med en kollega, kan det skyldes den type Power BI-licens, du eller din kollega har. Kontakt din Power BI-administrator for at få hjælp.

Deling

I dette afsnit undersøges det, hvordan designere deler indhold med forbrugere, og hvordan forbrugere deler indhold med andre. Forestil dig, at du er en regional salgschef, der arbejder sammen med andre ledere for at forberede en præsentation til seniorledelse. Du og dine kolleger kan arbejde i Power BI fra start til slut for at indsamle, organisere, analysere og præsentere dine datadrevne resultater. Dine teammedlemmer kan alle bruge det samme delte indhold og kommunikere med hinanden i Power BI-strukturen.

Trin 1: Power BI-designere deler indhold med Power BI-forbrugere

Før du begynder at arbejde på præsentationen, skal du bruge indhold fra dine designerkolleger. Du kan finde dette indhold via apps, dashboards og rapporter. Designere kan dele dette indhold med dig og de andre ledere på flere forskellige måder:

  • Del links til individuelle dashboards eller individuelle rapporter.
  • Send links til indhold.
  • Installér indhold i din Power BI.
  • Slå en Power BI-app op.

En designer kan sende dig og de andre ledere et link via mail. Når du vælger linket og installerer, vises dashboardet eller rapporten som Delt med mig-indhold . Som forklaret i tidligere enheder i dette modul kan delt indhold vises i navigationsruden >Delt med mig og fra startsiden .

Skærmbillede af indstillingen Delt med mig i menuen Gennemse.

Designer deler en app

Nogle gange er det nemmere for en designer at pakke dashboards og rapporter i en app, som de deler med dig. Med en app er alt det relaterede indhold nemt at finde, fordi det hele er en del af den enkelte app. Designere kan dele apps ved at sende et installationslink, ved automatisk at installere appen i dit Power BI-arbejdsområde eller ved at sende appen på et websted, hvor du kan hente den.

Uanset hvordan appen deles, vises den i Power BI under overskriften Apps i navigationsruden og på startsiden .

Skærmbillede af ikonet Power BI Apps på navigationslinjen.

Nu, hvor designeren har delt indhold med dig og de andre ledere, er det tid til at starte projektet. Da designeren gav alle ledere adgang til indholdet, kan alle begynde at arbejde sammen for at forberede det store møde.

En anden udfordring, du står over for, er dog, at du vil have hjælp fra andre kolleger, men designeren gav dem ikke tilladelser til indholdet.

Trin 2: Forbrugere deler indhold med interne og eksterne kolleger

Som Power BI-forbruger kan du også dele indhold, hvis designeren gav dig tilladelser til at dele igen.

Hvis du beslutter at dele noget af dette indhold igen, skal du gå til fanen Mit arbejdsområde i navigationsruden. Hvis kolonnen Delt indeholder ikonet "del", kan du vælge det ikon, der skal deles.

Skærmbillede af ikonet Del ud for rapporten.

Eksterne kollegaer kan aldrig dele igen, selvom afkrydsningsfeltet Giv modtagerne mulighed for at dele din rapport er markeret.

Tip

Du kan dele et dashboard eller en rapport fra en af Power BI-mobilappsene.

Føj kommentarer til et dashboard

Når et dashboard deles, kan alle med adgang til dette dashboard sende meddelelser til hinanden direkte i dashboardet ved hjælp af kommentarer. I følgende scenarie forklares processen med at tilføje kommentarer.

I dette scenarie har Cassandra oprettet og delt et dashboard med sit team. I stedet for at sende et diagram og en meddelelse i en mail, deler hun et dashboard og tilføjer en kommentar.

Skærmbillede af et eksempel på et delt dashboard med en kommentar.

Som forberedelse til mødet om mandagen får hele hendes team vist dashboardet, gennemgår den opdaterede version af rapporten og fortsætter i samtalen på dashboardlærredet.

Der er to typer af kommentarer: kommentarerne om dashboardet generelt og kommentarerne om en bestemt visualisering. Diagramikonet viser, at denne kommentar er knyttet til en bestemt visualisering. Hvis du vælger ikonet, fremhæves det relaterede visuelle element i dashboardet.

Skærmbillede af eksempelkommentaren ved hjælp af symbolet at for en kollega.

Få dine kollegaers opmærksomhed

Uanset om du kommenterer på dashboardet eller på en bestemt visualisering, kan du fange dine kollegers opmærksomhed ved hjælp af at-tegnet (@). Når du skriver @, åbner Power BI en rulleliste, hvor du kan søge efter og vælge personer i din organisation. Alle bekræftede navne, der er angivet før, vises med @ blå skrifttype.

Den tredje metode til samarbejde og deling er udskrivning. Nogle gange skal du muligvis uddele trykte kopier af dine Power BI-dashboards og -rapporter, f.eks. når du holder foredrag på en konference, indsender dokumentation til lovgivningen eller præsenterer et sted uden netværksforbindelse. Som forberedelse kan du udskrive kopier af dashboards og rapporter samt nogle få specifikke felter og rapportvisualiseringer.

Hvis du vil udskrive et dashboard, skal du vælge Filer i øverste venstre hjørne af menuen og vælge Udskriv denne side.

Skærmbillede af menuen Filer i Power BI udvidet, og Udskriv denne side fremhævet.

Rapporter kan udskrives én side ad gangen, eller du kan udskrive alle sider på én gang, hvis du først eksportere til en PDF-fil.

Skærmbillede af menuen Eksportér i Power BI udvidet, og PDF-indstillingen er fremhævet.

I dashboards og rapporter er der felter og visuelle elementer. Hvis du vil udskrive et enkelt felt eller en enkelt visualisering, skal du først åbne det alene. Du kan bruge fokustilstand og fuldskærmsvisning til at åbne et dashboardfelt eller en rapportvisualisering alene, så du kan udskrive den med Filer, Udskriv denne side.

Skærmbillede af et felt med ikonet Fokustilstand fremhævet, hvor du kan åbne et felt til udskrivning.

Bemærk

Den udskriftsdialogboks, du får vist, afhænger af, hvilken browser du bruger.

Eksportér en Power BI-rapport til PowerPoint

En anden måde at dele en rapport med dit team på er ved at eksportere den som en PowerPoint-fil. Hver rapportside er en slide, der indeholder links til den dynamiske rapport i Power BI.

Vælg en rapport, der skal vises på lærredet. i Power BI. Du kan også vælge en rapport på startsiden i Apps eller i et hvilket som helst andet afsnit i navigationsruden. Vælg Eksportér > PowerPoint på menulinjen i Power BI. Du kan vælge Integrer et billede, som indeholder de aktuelle værdier i din rapport, eller Integrer dynamiske data, som eksporterer den oprindelige rapport uden de ændringer, du har foretaget.

Skærmbillede af processen med at eksportere en rapport til PowerPoint.

Når eksporten er afsluttet, kan du downloade filen, åbne den med PowerPoint og derefter ændre eller forbedre den yderligere, ligesom du ville gøre med et hvilket som helst andet PowerPoint-sæt.