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Datenüberlastungsrichtlinien im Datenschutz-Risikomanagement

Ihre Organisation kann Inhalte auf verschiedenen Zugriffsebenen speichern, einschließlich bereichen, die öffentlich zugänglich sind und andere, die eingeschränkt sind. Datenüberlastungsrichtlinien in Microsoft Priva Privacy Risk Management können Ihnen helfen, Situationen zu erkennen und zu behandeln, in denen von Ihrer Organisation gespeicherte Daten unzureichend sicher sind. Wenn beispielsweise der Zugriff auf eine interne Website für zu viele Personen offen ist oder Ihre Berechtigungseinstellungen nicht beibehalten wurden, sind auf dieser Website gespeicherte personenbezogene Daten möglicherweise anfällig für eine Sicherheitsverletzung. Datenüberlastungsrichtlinien können Ihre Daten auf diese Risiken auswerten und Sie auf potenzielle Probleme warnen.

Wenn eine Richtlinieneinstimmung erkannt wird, können Sie Benutzern E-Mail-Benachrichtigungen senden, die Korrekturoptionen enthalten, um Probleme zu beheben. Bei übermäßiger Datenexposition gehören dazu, Inhaltselemente privat zu machen, Inhaltsbesitzer zu benachrichtigen oder Elemente zur weiteren Überprüfung zu markieren.

Unser Richtlinieneinrichtungsprozess erleichtert das Festlegen von Richtlinienbedingungen. Sie haben die vollständige Kontrolle über den Zeitpunkt und die Häufigkeit von Warnungen, die die Benutzer auf sichere Datenverarbeitungsmethoden aufmerksam machen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Richtlinie zu erstellen: aus einer Vorlage, die unsere schnelle "sofort einsatzbereite" Option mit Standardeinstellungen ist; oder die benutzerdefinierte Option, bei der es sich um einen geführten Prozess zum Festlegen von Bedingungen, Warnungen und Benachrichtigungen handelt.

Schnelleinrichtung: Verwenden einer Vorlage mit Standardeinstellungen

Die Standardrichtlinie für die Datenübereinsetzung wertet personenbezogene Daten auf allen drei Zugriffsebenen aus: öffentlich, extern und intern.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Standardrichtlinie für die Datenübertragung zu erstellen:

  1. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrer Microsoft 365-Organisation bei einem der folgenden Portale an:

  2. Wechseln Sie zur Lösung für das Datenschutzrisikomanagement, und wählen Sie die Seite Richtlinien aus.

  3. Wählen Sie Richtlinie erstellen aus.

  4. Wählen Sie im Feld Datenüberlastung die Option Erstellen aus.

  5. Ein Flyoutbereich enthält Richtliniendetails. Wählen Sie Einstellungen anzeigen aus, um die Standardeinstellungen anzuzeigen. Sie können die Einstellungen hier bearbeiten, wodurch Sie in den unten beschriebenen geführten Prozess gelangen. Um ihre Richtlinie mit den Standardeinstellungen zu erstellen, geben Sie einen beschreibenden Namen ein, und wählen Sie dann Richtlinie erstellen aus.

Ihre Richtlinie wird erstellt, und Sie finden sie auf Der Seite "Richtlinien ". Sie beginnt im Testmodus , sodass Sie die Leistung überwachen können, bevor Sie sie einschalten.

Standardeinstellungen für Datenüberlastungsrichtlinie

Eine Datenüberlastungsrichtlinie, die aus der Vorlage erstellt wurde, erkennt Folgendes:

  • Wenn ein Benutzer übermäßig umfassenden Zugriff auf Elemente mit personenbezogenen Daten bietet, die in OneDrive oder SharePoint Ihrer Organisation gespeichert sind. Die Richtlinie erkennt z. B. die Freigabe personenbezogener Daten auf folgende Weise:
    • Über einen Link, auf den jeder in der Öffentlichkeit zugreifen kann
    • Über einen Link oder aufgrund von Berechtigungen, die jedem in der Organisation den Zugriff ermöglichen
    • Gewähren von Zugriffsrechten für externe Benutzer oder Gäste auf OneDrive- oder SharePoint-Dateien
  • Datentypen basierend auf den folgenden Klassifizierungsgruppen:
    • EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
    • Personenbezogene Informationen in den USA
    • US Patriot Act
    • US State Breach Notification Law
    • US Gramm-Leach-Bliley Act (GLBA)
    • US Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA)
    • Australia Health Records Act (HRIP)
    • Australisches Datenschutzgesetz
    • Persönlich identifizierbare Informationen in Japan
    • Japan Schutz personenbezogener Daten

Benutzerdefinierte Einrichtung: Geführter Richtlinienerstellungsprozess

Die Benutzerdefinierte Richtlinienoption ist ein geführter Prozess zum Erstellen einer neuen Richtlinie durch Festlegen von Bedingungen, Festlegen des Schweregrads und Häufigkeit von Warnungen und Aktivieren von Benutzer-E-Mail-Benachrichtigungen.

Wichtig

Richtlinien für die Datenüberlastung können so eingerichtet werden, dass sie sowohl Microsoft 365- als auch Multicloudspeicherorte (Vorschau) abdecken. Bestimmte Richtlinieneinstellungen gelten jedoch nur für Microsoft 365-Standorte. Hier finden Sie Details zur Auswahl von Multicloudspeicherorten und Richtlinieneinstellungen, die vom Standort abhängen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine neue Datenüberlastungsrichtlinie zu erstellen:

  1. Melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für ein Administratorkonto in Ihrer Microsoft 365-Organisation bei einem der folgenden Portale an:

  2. Wechseln Sie zur Lösung für das Datenschutzrisikomanagement, und wählen Sie die Seite Richtlinien aus.

  3. Wählen Sie Richtlinie erstellen aus.

  4. Wählen Sie im Feld Benutzerdefiniertdie Option Erstellen aus.

  5. Wählen Sie auf der Seite Name und Typ die Richtlinienvorlage Datenüberlastung aus. Geben Sie einen Richtliniennamen ein, damit Sie ihn auf der Seite Richtlinien problemlos aus Ihrer Liste identifizieren können, und geben Sie eine optionale Beschreibung ein, und wählen Sie dann Weiter aus.

  6. Wählen Sie auf der Seite Standorte alle Datenspeicherorte aus, die von der Richtlinie abgedeckt werden sollen. Rufen Sie Details zur Auswahl von Speicherorten ab.

    • Microsoft 365-Standorte: Optionen sind SharePoint-Websites und OneDrive-Konten. In SharePoint können Sie alle Websites oder bestimmte Websites festlegen. Wenn Sie Bestimmte SharePoint-Websites auswählen, können Sie die Website-URL in das Url-Feld eingeben. Sie können auch +Websites auswählen auswählen und dann im Flyoutbereich das Kontrollkästchen links neben dem Websitenamen aktivieren, den Sie auswählen möchten.

    • Multicloudspeicherorte (Vorschau):Optionen sind Azure Storage, Azure SQL Server und AWS S3. Erhalten Sie Details zum Auswählen von Multicloudspeicherorten beim Erstellen einer Richtlinie.

    Wenn Sie mit der Auswahl von Speicherorten fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  7. Wählen Sie auf der Seite Zu überwachende Daten den Typ der personenbezogenen Daten aus, die von Ihrer Richtlinie überwacht werden sollen. Es gibt zwei Optionen:

    • Klassifizierungsgruppen: Gruppierungen vertraulicher Informationstypen, die verwendet werden, um Inhalte im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten oder bestimmten Vorschriften zu erkennen. Wenn Sie diese Option auswählen, müssen Sie dann +Klassifizierungsgruppen hinzufügen auswählen, um eine oder mehrere Gruppen aus der bereitgestellten Liste auszuwählen.

    • Typen vertraulicher Informationen oder trainierbare Klassifizierer: Wählen Sie diese Option aus, und wählen Sie dann im Dropdownmenü Hinzufügenvertrauliche Informationstypen oder Trainierbare Klassifizierer aus, und wählen Sie aus einer durchsuchbaren Liste aus. Sie können Datentypen in beiden Kategorien auswählen und den Bedingungs-Generator verwenden, um eine AND- oder OR-Beziehung zwischen den Typen zu definieren.

    Weitere Informationen zur Auswahl der zu überwachenden Daten. Wenn Sie mit der Auswahl der zu überwachenden Daten fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  8. Wählen Sie auf der Seite Benutzer und Gruppen aus, für welche Benutzer in Ihrer Organisation die Richtlinie gilt. Sie können alle einzelnen Benutzer und alle Office 365-Verteilergruppen oder bestimmte Benutzer und Gruppen auswählen. Erfahren Sie mehr über die Auswahl von Benutzern und Gruppen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  9. Wählen Sie auf der Seite Bedingungen aus, welche Art von Datenüberlastungsbedingung von der Richtlinie erkannt wird:

    • Öffentlich: Jeder Benutzer mit einem Link kann auf Inhalte zugreifen.
    • Extern: Bestimmte Personen außerhalb der Organisation haben Zugriff.
    • Intern: Alle Benutzer in Ihrer Organisation haben Zugriff.

    Wenn Sie mehr als eine Zugriffsebene auswählen, wird der Datenumfang erweitert, und es kann zu erheblich größeren Mengen an Warnungen und Benutzerbenachrichtigungen führen.

    Setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen neben Ihren Auswahlmöglichkeiten, und wählen Sie dann Weiter aus.

  10. Entscheiden Sie auf der Seite Ergebnisse, ob Benutzer benachrichtigt werden sollen, wenn sie die von der Richtlinie festgelegten Bedingungen erfüllen. Wenn Sie das Kontrollkästchen E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, erhalten Benutzer eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ihre Aktionen den Richtlinienbedingungen entsprechen. E-Mails enthalten Anweisungen zum Ausführen von Abhilfemaßnahmen direkt aus der E-Mail sowie einen Link zu Datenschutzschulungen. Sie legen die Häufigkeit der E-Mails und die URL für Ihre bevorzugte Datenschutzschulung fest.

    Erfahren Sie mehr über das Einrichten von Benutzerbenachrichtigungen. Wenn Sie mit der Auswahl der Ergebnisse fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  11. Verwenden Sie auf der Seite Warnungen den Umschalter, um Warnungen zu aktivieren, die einem Administrator auf der Seite Warnungen im Abschnitt Richtlinien des Datenschutzrisikomanagements angezeigt werden. Sie legen fest, wie häufig Warnungen generiert werden, Schwellenwerte für Übereinstimmungen vor dem Generieren von Warnungen und Warnungsschweregrad. Erfahren Sie mehr über das Festlegen von Warnungen für Richtlinienüberstimmungen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  12. Wählen Sie auf der Seite Modus aus, in welchem Modus die Richtlinie platziert werden soll: Testen Sie sie zuerst oder aktivieren Sie sie sofort. Im Testmodus werden keine Warnungen oder Benachrichtigungen gesendet. Erfahren Sie mehr über Empfehlungen und darüber, was Sie beim Testen einer Richtlinie analysieren müssen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

  13. Überprüfen Sie auf der Seite Fertig stellen Ihre Auswahl. Wählen Sie unter einem der Abschnitte Bearbeiten aus, um die Einstellungen anzupassen. Wenn Sie mit den Einstellungen Ihrer Richtlinie zufrieden sind, wählen Sie Senden aus, um die Richtlinie zu erstellen.

Nach einigen Sekunden wird eine Bestätigung angezeigt, dass die Richtlinie erstellt wurde. Wählen Sie auf der Bestätigungsseite Fertig aus. Dadurch gelangen Sie zur Seite Richtlinien , auf der die neue Richtlinie oben in der Tabelle angezeigt wird.

Nächste Schritte

Weitere Informationen zum Bearbeiten und Verwalten von Richtlinien finden Sie unter Datenschutz-Risikomanagementrichtlinien .

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