Wiederkehrende Abrechnung

Sie rechnen Verträge von der Seite Wiederkehrende Abrechnung aus ab. Zunächst erstellen Sie einen Rechnungsvorschlag, auf dessen Basis Sie in einem zweiten Schritt die Buchungsbelege wie Rechnungen und Gutschriften erstellen. Weitere Informationen zum Buchen von Belegen finden Sie unter Belege buchen. Die Abrechnung bzw. die Erstellung des Rechnungsvorschlags erfolgt auf Basis der Vertragszeilen unter Berücksichtigung des Datums im Feld Nächstes Abrechnungsdatum. Weitere Informationen finden Sie unter Verträge, Serviceobjekte und Servicezusagen verwalten.

Mit Rechnungsvorschlägen arbeiten

Die Seite Wiederkehrende Abrechnung ist wie folgt aufgebaut:

• Filterbereich
  • Hier kann eine Rechnungsvorlage ausgewählt werden.
  • Das Abrechnungsdatum ist durch die Rechnungsvorlage vorgegeben, kann aber geändert werden. Verwenden Sie es, um basierend auf dem Feld Nächstes Abrechnungsdatum (von der Vertragszeile aus) die entsprechenden Vertragszeilen zur Abrechnung vorzuschlagen.
  • Über den Abrechnungsrhythmus wird in jeder Vertragszeile angezeigt, bis zu welchem Datum standardmäßig abgerechnet werden soll. Über das Feld Abrechnung bis Datum kann dies für alle zu erstellenden Zeilen (unterschiedlich) angegeben werden. Dadurch kann sich der abzurechnende Zeitraum verlängern oder auch verkürzen. Das Feld ist auch über die Rechnungsvorlage vorgegeben und kann ebenfalls verändert werden. Durch eine Einschränkung können Sie zum Beispiel erreichen, dass im Laufe eines Geschäftsjahres hinzugekommene Vertragszeilen nur noch bis zum Jahres-/Geschäftsjahresende abgerechnet werden, damit Sie für den nächsten Abrechnungszeitraum wieder einen einheitlichen Abrechnungsrhythmus haben.
• Aktionen
  • Die Aktion Rechnungsvorschlag erstellen durchläuft alle Vertragszeilen und schlägt die abzurechnenden Servicezusagen basierend auf dem Nächsten Abrechnungsdatum und dem Abrechnung bis Datum vor. Durch die Änderung und den erneuten Aufruf der Rechnungsvorlage können dem Rechnungsvorschlag weitere Zeilen hinzugefügt werden. Wenn das Nächste Abrechnungsdatum nach dem Abrechnungsdatum liegt, wird diese Zeile ignoriert. Liegt das Nächste Abrechnungsdatum vor dem Abrechnungsdatum, muss der entsprechende Zeitraum (unter Berücksichtigung des Abrechnungsrhythmus) in Rechnung gestellt werden.
  • Die Aktion Belege erstellen erstellt Vertragsrechnungen oder Gutschriften für die angezeigten Zeilen, für die noch keine Belege vorhanden sind.
  • Durch den Aufruf der Aktion Rechnungsvorschlag löschen kann der Rechnungsvorschlag gelöscht werden. Sie werden daraufhin gefragt, ob der komplette Rechnungsvorschlag oder nur die durch die aktuell ausgewählte Rechnungsvorlage hinzugefügten Zeilen gelöscht werden sollen.
  • Die Aktion Belege löschen löscht alle generierten Vertragsrechnungen oder Gutschriften für die angezeigten Zeilen.
  • Über die Aktion „Rechnung bis Datum“ ändern kann das Datum im Feld Abrechnung bis individuell angepasst werden. Gleichzeitig wird der Servicebetrag neu berechnet. Die Aktion wird für alle ausgewählten Zeilen ausgeführt.
  • Die Aktion Rechnungszeile löschen wird verwendet, um alle ausgewählten Zeilen zu löschen.
  • Die Aktion Aktualisieren aktualisiert die Zeilen, wenn dort beispielsweise Warnungen angezeigt werden. Gilt der Grund für die Warnung nicht mehr, wird sie zurückgezogen.
  • Navigieren
  • Die Aktion Debitor/Kreditor öffnet die Debitoren- bzw. Kreditorenkarte der aktuellen Zeile.
  • Die Aktion Vertrag öffnet die Vertragskarte der aktuellen Zeile.
  • Die Aktion Serviceobjekt öffnet das Serviceobjekt der aktuellen Zeile.
  • Verwenden Sie Vertragszeilendimensionen, um die in der entsprechenden Vertragszeile gespeicherten Dimensionen anzuzeigen.
• Rechnungsvorschlagszeilen
  • In den Rechnungsvorschlagszeilen werden die Details der abzurechnenden Zeilen angezeigt.
  • Neben dem Vertragspartner und dem Vertrag werden auch Informationen zum Serviceobjekt und den abzurechnenden Servicezusagen angezeigt.
  • Wenn Rechnungsvorschlag erstellen aufgerufen wird, werden basierend auf dem Nächsten Abrechnungsdatum und dem Abrechnung bis Datum eine oder mehrere Zeilen für jede Servicezusage erstellt.+ Mehrere Zeilen werden immer dann erstellt, wenn der Abrechnungsrhythmus der Vertragszeile mehrfach in den Zeitraum zwischen Nächstes Abrechnungsdatum und Abrechnung bis Datum passt. In jeder Zeile werden Informationen zum Abrechnungszeitraum (Felder Abrechnung von und Abrechnung bis) und den Preisen (Felder Servicebetrag, Preis, Menge und Rabatt) angezeigt. Auf diese Weise kann keine abzurechnende Vertragszeile übersehen werden (sofern die Filterkriterien aus der Rechnungsvorlage stimmen), da alle früheren Vertragszeilen automatisch mit in den Filter einbezogen werden.
  • Es besteht die Möglichkeit, in der Rechnungsvorlage eine Gruppierung für den Rechnungsvorschlag festzulegen (siehe nächsten Abschnitt). Ist im aktuell gewählten Standard eine Gruppierung eingestellt, können die Rechnungsvorschlagszeilen nach diesem Kriterium erweitert und reduziert werden. Dies geschieht mithilfe des Doppelpfeils neben der Überschrift Name des Partners. Darüber hinaus lassen sich auch einzelne Blöcke erweitern und reduzieren. Dies geschieht mithilfe des Pfeils neben dem Feld Name des Partners in der Zeile.
  • Wurde bereits ein Buchungsbeleg (Rechnung oder Gutschrift) erstellt, wird dieser über Belegart und Belegnr. angezeigt. Ein Klick auf die Belegnummer öffnet den Buchungsbeleg.

Trinkgeld

Wenn Sie die Rechnungsvorlage ändern und die Seite Rechnungsvorschlag erstellen erneut öffnen, können Sie den Rechnungsvorschlag Stück für Stück erweitern. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Sammelrechnungen für mehrere Verträge erstellen, obwohl Sie die Verträge über unterschiedliche Rechnungsvorschläge finden.

Rechnungsvorlagen

Wenn Sie AssistEdit im Feld Rechnungsvorlage auswählen, werden alle verfügbaren Rechnungsvorlagen angezeigt. Für Jede Rechnungsvorlage sind ein eindeutiger Code und eine Beschreibung sowie Filterkriterien und Standardwerte für die Datumsberechnung erforderlich. Die Standardwerte zur Datumsberechnung werden in Form von Datumsformeln vorgegeben. Die tatsächlichen Datumswerte werden dann basierend auf dem Arbeitsdatum berechnet, wenn eine Rechnungsvorlage ausgewählt bzw. angewendet wird. Dadurch können die Standardwerte immer wieder verwendet werden.

Verwenden Sie das Feld Partner, um anzugeben, ob dieser Standardwert für die Rechnungsstellung der Debitor- (Debitorwert) oder Kreditorservicezusagen (Kreditorwert) verwendet werden soll.

Um eine Rechnungsvorlage zu verwenden, müssen Sie Filterkriterien eingeben. Die Kriterien bestimmen, welche Servicezusagen abgerechnet werden soll. Um Filter festzulegen, verwenden Sie die Aktion Filter bearbeiten. Eine Seite öffnet sich, auf der Sie die Filterkriterien angeben können. Neben den voreingestellten Kriterien können Sie Kriterien wie beispielsweise die Vertragsart, den zuständigen Benutzenden oder den Verkaufsmitarbeitenden hinzufügen. Wenn Sie auf der Filterseite OK auswählen, werden die Kriterien in der Rechnungsvorlage gespeichert. Sie erkennen dies daran, dass im Bereich Vertragsfilter ein Haken gesetzt wird.

Im Feld Abrechnungsdatumsformel wird eine Datumsformel eingegeben, die bei Verwendung der Rechnungsvorlage im Feld Abrechnungsdatum interpretiert wird. Dieses Feld wird dann verwendet, um die abzurechnenden Servicezusagen beim Erstellen der Vorschlagszeilen (basierend auf dem Nächsten Abrechnungsdatum) zu filtern. Wenn keine Datumsformel angegeben ist, verwendet die Wiederkehrende Abrechnung das Arbeitsdatum.

Im Feld „Abrechnung bis Datum“-Formel kann optional eine Datumsformel eingegeben werden, die, falls vorhanden, bei Verwendung der Rechnungsvorlage im Feld Abrechnung bis Datum interpretiert wird. Dieses Feld wird dann verwendet, um in den abzurechnenden Servicezusagen das Enddatum für die Abrechnung festzulegen. Wenn keine Datumsformel angegeben ist, bleibt das Feld in der Wiederkehrenden Abrechnung ebenfalls leer und die Zeilen werden auf Grundlage der Informationen in der Vertragszeile vorgeschlagen.

Das Feld Nur meine Vorschläge kann verwendet werden, um den Rechnungsvorschlag auf die vom Benutzenden erstellten Zeilen zu filtern.

Das Feld Gruppieren nach steuert, ob die Zeilen im Rechnungsvorschlag gruppiert dargestellt werden. Neben der Nichtgruppierung stehen die Auswahlmöglichkeiten Vertrag und Vertragspartner zur Verfügung. Bei Auswahl von Vertrag werden alle Rechnungszeilen eines Vertrages gruppiert angezeigt. Die Gruppierungsebene wird fett angezeigt. Darüber hinaus zeigen die Felder Abrechnung ab und Abrechnung bis den gesamten (gruppierten) Zeitraum an. Das Feld Servicebetrag zeigt die Summe der zugehörigen Servicebeträge an.

Notiz

Jede Vertragszeile kann nur einmal pro Abrechnungszeitraum in einen Rechnungsvorschlag aufgenommen werden. Wenn eine Rechnungszeile für einen Zeitraum bereits von einem anderen Benutzenden angelegt wurde und der aktuelle Rechnungsvorschlag einen Standardwert verwendet, bei dem der Indikator Nur meine Vorschläge festgelegt ist, kann der aktuelle Benutzende diese Zeile nicht noch einmal selbst anlegen.

Buchungsbelege erstellen

Nachdem Sie den Rechnungsvorschlag erstellt haben, können Sie über die Aktion Belege erstellen die Rechnungen bzw. Gutschriften für die angezeigten Zeilen erstellen, für die noch keine Belege vorliegen. Es öffnet sich die gleichnamige Seite, auf der Sie Angaben zu den zu erstellenden Belegen machen können. Sie können beispielsweise sowohl das Belegdatum als auch das Buchungsdatum angeben. Optional können die erstellten Belege auch direkt gebucht werden (Belege buchen). Darüber hinaus kann über Belege pro angegeben werden, ob die Buchungsbelege pro Vertrag, pro Vertragspartner oder pro Rechnungsempfänger erstellt werden sollen.

• Vertrag: Für jeden Vertrag wird eine separate Rechnung erstellt. Dabei werden sämtliche Standardwerte aus dem jeweiligen Vertrag übernommen.
• Vertragspartner: Rechnungen werden pro Vertragspartner erstellt. Zahlungsbedingungen, Zahlungsformen usw. werden vom Debitor übernommen. Nur wenn die Währung oder die Details für Vertragsrechnungen abweichen, werden für die Verträge gesonderte Rechnungen erstellt.
• Rechnungsempfänger: Für jeden Rechnungsempfänger werden Rechnungen erstellt. Zahlungsbedingungen, Zahlungsformen usw. werden vom Kreditor übernommen. Nur wenn die Währung oder die Details für Vertragsrechnungen abweichen, werden für die Verträge gesonderte Rechnungen erstellt.

Weitere Informationen zum Buchen von erstellten Belegen finden Sie unter Belege buchen.

Trinkgeld

Im Voraus und als Rückstände abzurechnende Vertragszeilen können bei Bedarf über unterschiedliche Rechnungsvorlagen zur Rechnungsstellung vorgeschlagen werden. Dies ist durch das Zusammenspiel von Nächstes Abrechnungsdatum und Abrechnungsdatum möglich, sofern kein Abrechnung bis Datum verwendet wird. Alternativ oder ergänzend können unterschiedlich abzurechnenden Verträge auch über unterschiedliche Vertragsarten voneinander abgegrenzt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vertragsarten. Die Vertragsart kann als Filter in den Rechnungsvorlagen verwendet werden.

Notwendigkeit der Aktualisierung

Die Wiederkehrende Abrechnung verfügt über einen mehrstufigen Mechanismus, um Dateninkonsistenzen zu vermeiden. Wenn an einer Servicezusage oder Vertragszeile irgendwelche Änderungen vorgenommen werden und im Rechnungsvorschlag bereits Zeilen erstellt wurden, werden diese Zeilen im Rechnungsvorschlag doppelt hervorgehoben. Die Zeilen werden zum einen rot und fett dargestellt und zum anderen erhalten sie im Feld Aktualisierung erforderlich einen Indikator, der darauf hinweist, dass die Zeilen aktualisiert werden müssen. Bei der Aktualisierung werden die geänderten Werte aus den Servicezusagen bzw. den Vertragszeilen übernommen. Sie können die Aktualisierung vornehmen, indem Sie die Aktion Rechnungsvorschlag erstellen oder Aktualisieren ausführen. Solange die Aktualisierung nicht durchgeführt wurde, können keine Buchungsbelege (Rechnung/Gutschrift) erstellt werden.

Wenn bereits ein nicht gebuchter Beleg vorliegt, können an den Servicezusagen oder Vertragszeilen keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Es erscheint eine entsprechende Fehlermeldung.

Im Buchungsbeleg selbst können lediglich nicht abrechnungsrelevante Änderungen vorgenommen werden. Beispielsweise können Änderungen an der Beschreibung der Zeilen vorgenommen oder neue Zeilen hinzugefügt werden. Für alle anderen Änderungen müssen zunächst der Buchungsbeleg gelöscht, die Änderungen an der Vertragszeile (bzw. den Servicezusagen) vorgenommen, anschließend die Rechnungszeilen aktualisiert und der Beleg neu erstellt werden.

Außerdem können nicht mehrere Buchungsbelege für die gleiche Rechnungszeile erstellt werden.

Notiz

Sobald ein Rechnungsvorschlag für eine Vertragszeile erstellt wird, wird das Feld Nächstes Abrechnungsdatum aktualisiert, sodass es den aktuellen Status anzeigt. Wird die Rechnungszeile gelöscht (oder der Abrechnungszeitraums geändert) wird das Feld automatisch zurückgesetzt (bzw. auf Basis des geänderten Abrechnungszeitraums festgelegt).

Durch eine Gutschrift auf eine Vertragsrechnung wird auch das Feld Nächstes Abrechnungsdatum zurückgesetzt. Um die Konsistenz von Vertragszeile und Servicezusage sicherzustellen, müssen bei der Gutschrift mehrerer Vertragsrechnungen die Gutschriften in chronologischer Reihenfolge vorliegen.

Informationen zum Thema

Verträge, Serviceobjekte und Servicezusagen verwalten