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Bewährte Methoden für E-Mail-Marketing

Das Senden von Marketing-E-Mails unterscheidet sich von dem Senden von persönlichen E-Mails, wie es den meisten bekannt ist. Sie mögen ähnlich erscheinen, aber es gibt einen wichtigen Unterschied: Persönliche E-Mails werden nur an eine oder wenige Personen zugestellt, während Marketing-E-Mails jeden Monat an viele Tausende oder mehr zugestellt werden.

Als Reaktion auf verschiedene E-Mail-Missbräuche, wie etwa gezielte Spam‑ und Betrugsversuche, implementieren die meisten Unternehmen und E-Mail-Anbieter mittlerweile Filter‑ und Blockierungstools, um ihre Bandbreite zu schützen und die Posteingänge ihrer Benutzer sauber zu halten. Wenn also jemand anfängt, eine große Menge an E-Mails zu versenden, wird das Internet darauf aufmerksam und Abwehrmechanismen können einsetzen, was dazu führen kann, dass Ihre Nachrichten nicht in den Posteingängen Ihrer Kontakte landen. Einzelne E-Mail-Clients wenden auch ihre eigenen Filteralgorithmen an, die unter anderem auf der Grundlage der persönlichen Interaktionshistorie jedes Benutzers filtern können, was bedeuten kann, dass eine identische Nachricht, die an einen Empfänger zugestellt wird, vom E-Mail-Client eines anderen Empfängers blockiert werden kann.

Der Zweck dieser Systeme ist es nicht, alle Arten von legitimen Marketing-E-Mails zu stoppen. Es soll lediglich Missbrauch verhindert werden. Dynamics 365 Customer Insights - Journeys wurde entwickelt, um einer der Guten sein – um kollaboratives Opt-in-Marketing zu erleichtern – aber Sie müssen sich darüber im Klaren sein, wie Sie im Kontext gängiger Filterstrategien, Anti-Spam-Gesetze und anderer Anti-Missbrauchsmechanismen arbeiten können, um dabei zu helfen, sicherzustellen, dass Ihre Marketingnachrichten an Ihre Kontakte zugestellt werden und nicht in deren Spam-Filtern stecken bleiben.

Ihren Ruf als Absender etablieren und schützen

Wenn eine Nachricht über das Internet gesendet wird, ist die IP-Adresse, die sie gesendet hat, für jeden Server verfügbar, der diese Nachricht verarbeitet. Externe Watchdog-Organisationen, wie ReturnPath, überwachen Aktivitäten, Nachrichteninhalte und Beschwerden zu Senderadressen und generieren einen Reputationswert für jede sendende IP-Adresse und/oder jeden Domänennamen. Je niedriger Ihr Reputationswert ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihre Nachrichten gelöscht oder herausgefiltert werden. Wenn Ihre Punktzahl niedrig genug ist, landen Sie auf einer Blockliste und keine Ihrer Nachrichten wird zugestellt.

Große E-Mail-Anbieter (wie etwa Hotmail oder Gmail) und private E-Mail-Systeme in großen Organisationen verwenden ähnliche Techniken, um ihre eigene interne Absenderreputation und ‑bewertung zu generieren, die eine weitere Filterebene anwenden.

Zusätzlich zur Absenderreputation gibt es in vielen Ländern und Regionen Gesetze, die kommerzielle E-Mail-Nachrichten regeln, und ein Verstoß gegen diese Gesetze kann Sie teuren Rechtsstreitigkeiten aussetzen. Beispiele sind CAN-SPAM in den USA und CASL in Kanada. Andere Datenschutzgesetze und -vorschriften legen strenge Regeln dafür fest, wie Unternehmen mit Daten umgehen und digital mit Einzelpersonen kommunizieren dürfen.

Was können Sie also tun, um Ihre Zustellbarkeit zu maximieren und im Rahmen des Gesetzes zu bleiben, und wie kann Customer Insights - Journeys helfen? Lesen Sie die folgenden Unterabschnitte, um es herauszufinden. Weitere Informationen zur Zustellbarkeit und Absenderzuverlässigkeit finden Sie auf Bing nach vielen weiteren guten Artikeln zu diesem Artikel.

Fehlerfreie, hilfreiche und verantwortungsvolle Inhalte erstellen

Sowohl Spamfilter als auch Absenderreputationssysteme analysieren den Inhalt von Nachrichten, die Sie zu senden versuchen. Die Spamfilter prüfen, ob Sie mit den Empfängern zusammenarbeiten und ob Sie sich ehrlich identifizieren. Allgemeine Anforderungen sind hier das Vorhandensein von Links zum Beenden eines Abonnements und die Anschrift Ihrer Organisation im Nachrichtentext. Nachrichten im HTML-Format sollten dieselben Informationen auch in einer Nur-Text-Version enthalten. Customer Insights - Journeys bietet Funktionen, die es Ihnen leicht machen, diese wichtigen Elemente in Ihre Nachrichten aufzunehmen, und hilft Ihnen, sie nicht versehentlich wegzulassen.

Auf die Größe Ihres HTML-Inhalts achten

Beschränken Sie den HTML-Inhalt von E-Mail-Nachrichten auf eine maximale Größe von 100 KB. Diese Größenbeschränkung umfasst alle HTML-Texte, Stile, Kommentare und eingebetteten Grafiken (jedoch keine verankerten externen Grafiken). Wenn der HTML-Inhalt 128 KB überschreitet, erhalten Sie eine Größenwarnung. Sie können jedoch die E-Mail und alle Kundenkontaktverläufe, die die E-Mail enthalten, weiterhin live schalten.

Die HTML-Größenbeschränkung ist wichtig, da E-Mail-Anbieter (wie Google Mail) E-Mail-Nachrichten „abschneiden“, die eine bestimmte Größe (im Fall von Google Mail 102 KB) überschreiten. Anstatt die vollständige Nachricht in den Posteingang eines Empfängers aufzunehmen, kürzt der E-Mail-Anbieter die Nachricht und fügt einen Link zum Anzeigen der gesamten Nachricht hinzu. Zudem prüfen einige Spam-Filter bei großen E-Mails intensiver.

Wenn Sie eine Nachricht live schalten, verarbeitet Customer Insights - Journeys die HTML-Inhalte, um Inline-Formate zu erstellen, Leerzeichen zu komprimieren usw. Die genaue endgültige Größe der Nachricht ist daher nur schwer zu ermitteln. Im Falle einer Nachricht, die vermutlich größer als die zulässige HTML-Maximalgröße ist, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie einen Webbrowser und geben Sie eine URL des Formulars ein: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Ort:

  • <your_domain> ist das Stammverzeichnis Ihrer Dynamics 365 Customer Insights - Journeys-Instanz (wie beispielsweise „contoso.crm.dynamics.com“).
  • <email_id> ist die Kennung der zu prüfenden Nachricht. Um nach dieser Kennung zu suchen, öffnen Sie die Nachricht in Dynamics 365 Customer Insights - Journeys, und suchen Sie den Wert des id=-Parameters, der in der Adressleiste des Browsers angezeigt wird.

  1. Suchen Sie im zurückgegebenen JSON den Wert des Felds „msdyncrm_emailbody".

  2. Kopieren Sie diesen in ein Textprogramm, mit dem Sie die genaue Größe der HTML-Inhalte ermitteln können.

Authentifizieren Sie Ihre Sendedomäne

Customer Insights - Journeys bietet eine Funktion, mit der Sie DomainKeys Identified Mail (DKIM) einrichten können, um Ihre Customer Insights - Journeys-Sendedomäne mit Ihrer eigenen E-Mail-Domäne zu verknüpfen. Ausführliche Informationen darüber, warum dies wichtig ist und wie Sie es tun können, finden Sie unter DKIM für Ihre Sendedomäne einrichten.

Vermeiden Sie das Versenden von Nachrichten an ungültige und inaktive E-Mail-Adressen.

Wenn Sie eine Nachricht an eine ungültige, inaktive oder stornierte E-Mail-Adresse senden, wird die Nachricht in der Regel als "Hard Bounce" zurückgegeben. Hard Bounces kommen vor, aber die Reputationswächter, öffentlichen Anbieter und privaten Hosts werden es bemerken, und je mehr Hard Bounces Sie mit Ihrer sendenden IP verknüpft haben, desto niedriger wird Ihr Reputationswert sein. Adressen, die „Hard Bounces“ verursachen, werden wahrscheinlich nie wieder online sein, also gehören sie nicht in Ihre Datenbank. Customer Insights - Journeys sendet sechs Monate lang keine Nachrichten mehr an Hard Bounce-Adressen, bevor er es erneut versucht.

Microsoft muss den Ruf unserer sendenden IPs schützen, sodass Organisationen, die ständig eine große Anzahl von Hard Bounces und/oder Spam-Beschwerden generieren, vom Microsoft-Support mit Ratschlägen zur Verbesserung ihrer Versandlisten und/oder Nachrichten kontaktiert werden können. Organisationen, die weiterhin Hard Bounces und Spam-Beschwerden generieren, riskieren letztendlich, dass ihre Konten geschlossen werden.

Customer Insights - Journeys bietet detaillierte Analysen und KPIs dafür, wie Ihre Kontakte mit Ihren Marketing-E-Mail-Nachrichten (und anderen Initiativen) interagieren, einschließlich der Anzahl der Öffnungen, Klicks, Bounces und Weiterleitungen. Bewerten Sie anhand dieser Informationen den Erfolg bei der Interaktion mit Kontakten, und halten Sie Ihre Datenbank frei von Hard Bounce-Adressen. Weitere Informationen: Analysieren von Ergebnissen, um Erkenntnisse zu gewinnen

Hinweis

Customer Insights - Journeys versucht innerhalb der sechsmonatigen Quarantänezeit nicht, an eine bekannte Hard-Bounce-Adresse zu senden. Ihre E-Mail-Einblicke zeigen jedoch immer noch ein Hard-Bounce-Ergebnis für alle solche Zustellungen, die Sie angefordert haben. Diese "virtuellen" Hard-Bounces wirken sich nicht auf Ihre Sende-IP-Reputation aus, aber sie werden auf Ihr monatliches Sendekontingent in Customer Insights – Journeys angerechnet – und diese Adressen werden nach der sechsmonatigen Quarantäne erneut ausprobiert. Wir empfehlen daher, dass Sie regelmäßig die Ergebnisse Ihrer Zurückweisungen überprüfen, und hard-bouncing Adressen aus Ihren Kontaktdatensätzen entfernen.

Verwenden Sie keine gekauften oder gemieteten Mailinglisten.

Customer Insights - Journeys wurde entwickelt, um Opt-in-Marketing zu erleichtern, bei dem sich alle Kontakte dafür entschieden haben, Marketingnachrichten von Ihrer Organisation zu erhalten, und dies jederzeit beenden können. Die App hilft Ihnen, Ihre Mailinglisten organisch und in Zusammenarbeit mit Ihren aktuellen und potenziellen Kunden aufzubauen, indem sie Funktionen wie Double-Opt-In, Abonnementverwaltung und Einwilligungsverwaltung für die Einhaltung des Datenschutzes bereitstellt.

Wir empfehlen Ihnen dringend, keine Mailinglisten zu kaufen oder zu mieten, da solche Listen gegen Datenschutzeinwilligungsgesetze und -vorschriften sowie gegen andere lokale Gesetze in anderen Ländern/Regionen verstoßen können. Gemietete und gekaufte Listen sind auch deshalb wenig effektiv, weil sie wahrscheinlich viele abgelaufene Adressen enthalten, die zu einem Hardbounce führen, und sie enthalten wahrscheinlich viele Kontakte, die sich nicht für Ihre Produkte interessieren und sich über den Erhalt unerwünschter E-Mails beschweren können (möglicherweise bei Justizbehörden); sowohl Beschwerden als auch Hardbounces wirken sich negativ auf Ihre Absenderreputation und damit auf Ihre Zustellbarkeitsraten aus.

Konsistente Mengen senden

IP-Adressen, die eine konsistente Menge an E-Mails senden, erhalten eine höhere Absenderreputation. Eine plötzliche Spitze senkt den Wert genauso wie Mengeneinbrüche. Microsoft verwaltet in jeder Region mehrere IP-Adressen, die für das Senden von Nachrichten von Customer Insights – Journeys vorgesehen sind, und gleicht die Sendelast zwischen ihnen aus, um das Sendevolumen im Laufe der Zeit für jede IP-Adresse konsistent zu halten. Jedes Mal, wenn wir einer Region eine neue sendende IP-Adresse hinzufügen, "wärmen" wir sie auf, indem wir das gesendete Volumen schrittweise erhöhen, bis es schließlich das gleiche Niveau wie die anderen IP-Adressen in dieser Region erreicht. Für die meisten Abonnenten von Customer Insights – Journeys wird dies automatisch und unsichtbar gehandhabt, aber neue Abonnenten, die Marketingnachrichten an eine große Anzahl von Empfängern (in Millionenhöhe) senden möchten, müssen möglicherweise klein anfangen und sich im Laufe der Zeit steigern, bevor sie das volle Volumen erreichen. In diesem Fall werden Sie vom Microsoft-Support benachrichtigt und während dieses Vorgangs unterstützt.

DKIM für Ihre sendende Domain einrichten

Eine der häufigsten Online-Betrügereien, auch bekannt als Phishing, ist das Vorgeben einer betrügerischen Nachricht, von einem bekannten Onlineservice oder Finanzinstitut zu stammen. Ziel ist es, die Empfänger dazu zu bringen, auf die Nachricht zu reagieren, indem sie private Daten wie Kennwörter oder Kreditkartennummern angeben. Eine Möglichkeit, Phishing zu verhindern, besteht darin, dass E-Mail-Empfänger die Absenderadresse für jede Nachricht authentifizieren, um zu bestätigen, dass sie wirklich von einer Domain gesendet wurde, die zu dem Unternehmen oder der Organisation gehört, zu der sie angeblich gehört. Eine Technologie namens DKIM (DomainKeys Identified Mail) hilft dabei, dies zu erreichen, indem sie die folgenden Elemente integriert:

  • Eine öffentliche/private Schlüsselsignatur, die beweist, dass die Nachricht von einem Server gesendet wurde, der einer bekannten Organisation gehört.
  • Ein zentrales Register authentifizierter Signaturen, das es dem DNS (Domain Name System) ermöglicht, zu bestätigen, dass jede Signatur legitim ist und dass die sendende Domain und die behauptete Absenderadresse derselben Organisation gehören.

Wenn Sie E-Mails von Customer Insights – Journeys senden, stammen Ihre Nachrichten von einer Domäne im Besitz von Microsoft (z. B contosomarketing.onmicrosoft.com. ), aber die Absenderadresse gehört wahrscheinlich einem Ihrer eigenen Marketing-, Vertriebs- oder Kontomanager, der eine bekanntere Domäne verwendet, die zu Ihrer Organisation gehört (z. B you@contoso.com. ). Diese Diskrepanz kann ein Warnsignal sein, wenn ein eingehender E-Mail-Server eine DKIM-Prüfung für eingehende Nachrichten durchführt, weshalb eine vollständige Implementierung von DKIM so wichtig ist, um eine hohe Zustellbarkeit zu gewährleisten, insbesondere wenn Sie einen Versanddienst eines Drittanbieters wie Customer Insights - Journeys verwenden.

Customer Insights - Journeys hilft Ihnen, DKIM-Schlüssel für jede Ihrer Sendedomänen zu generieren, zu registrieren und zu bestätigen. Siehe Authentifizieren Ihrer Domains für Anweisungen.

Von Bedeutung

Wenn Ihr Unternehmen DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) zum Schutz vor Phishing-Angriffen auf Ihre Domain verwendet, ist es besonders wichtig, dass Sie DKIM für Ihre sendenden Domains einrichten, wie unter Authentifizieren Ihrer Domains beschrieben. Dies wird dazu beitragen, Fehlalarme bei DMARC-Prüfungen zu vermeiden, die von empfangenden Systemen durchgeführt werden.

Ihre Zustellbarkeit testen

Sobald Sie alle relevanten E-Mail-Authentifizierungssysteme eingerichtet haben, empfehlen wir Ihnen dringend, Ihre Zustellbarkeit an alle wichtigen E-Mail-Hosts (z. B. Gmail, Outlook.com, Yahoo Mail und mehr) und an so viele private Domains wie möglich (einschließlich Ihrer eigenen) zu testen. Um dies zu tun:

  1. Richten Sie ein E-Mail-Konto ein, das Sie über möglichst viele Dienste und Domänen hinweg abrufen können.
  2. Richten Sie für jede dieser Adressen in Customer Insights - Journeys einen Kontaktdatensatz ein.
  3. Führen Sie eine einfache E-Mail-Kampagne durch, die auf alle Ihre Testkontakte abzielt.
  4. Überprüfen Sie den Posteingang jeder Firma, um zu bestätigen, dass Ihre Nachrichten im Posteingang eingehen und nicht als Spam eingestuft werden.

Microsofts Spam-Richtlinie für E-Mail-Marketing

In diesem Artikel haben wir betont, wie wichtig es ist, saubere, angemeldete Versandlisten in Kombination mit wertvollen Inhalten und kollaborativem Sendeverhalten zu führen. Dies alles sind wichtige Aspekte für den Aufbau einer starken Absenderreputation und damit für eine gute Zustellbarkeit und Platzierung im Posteingang. Da E-Mails, die von Customer Insights – Journeys gesendet werden, von freigegebenen Sendedomänen übermittelt werden, überwacht Microsoft ständig alle Zustellungsergebnisse, Spambeschwerden und Sperrlisten, um sicherzustellen, dass unsere Sendedomänen ihre hohe Reputation zum Nutzen aller Kunden beibehalten.

Um Sie, den verantwortungsbewussten Marketer, vor dem Verhalten böswilliger Akteure zu schützen, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, hat Customer Insights - Journeys eine Anti-Spam-Richtlinie implementiert, die Ihren Ruf beim Versand schützt. So funktioniert es:

Phase 1: Informieren und warnen

Wenn wir feststellen, dass eine Customer Insights - Journeys-Umgebung eine hohe Absprungrate oder Spam-Beschwerden generiert, senden wir eine E-Mail an den Administrator, um ihn über das Problem zu informieren und Unterstützung bei der Behebung des Problems anzubieten. Wenn weitere Unterstützung benötigt wird, wird der Administrator in der Mitteilung aufgefordert, sich an den Microsoft-Support zu wenden.

Stufe 2: Zu einem Hochrisiko-Sendepool wechseln

Wenn das Problem mit der Unzustellbarkeitsrate oder der Spambeschwerde länger als ein paar Tage anhält und der Administrator sich immer noch nicht an den Microsoft-Support gewandt hat, verschieben wir die Customer Insights – Journeys-Umgebung in einen Sendepool mit hohem Risiko. Der Sendepool mit hohem Risiko verfügt über eine niedrigere Reputationsbewertung als der standardmäßige Sendepool mit hoher Zustellbarkeit.

Wenn eine Customer Insights-Umgebung – Journeys in den Sendepool mit hohem Risiko verschoben wird, senden wir eine E-Mail an den Administrator, um ihn über die Änderung des Sendepools zu informieren und ihn aufzufordern, sich an den Microsoft-Support zu wenden , um Unterstützung zu erhalten. Es ist möglicherweise immer noch möglich, dass die Customer Insights - Journeys-Umgebung zum risikoarmen Sendepool zurückkehrt, aber nicht, bevor der Administrator den Microsoft-Support für die Behebung des Problems kontaktiert.

Eine dedizierte Sender-IP verwenden

In einem standardmäßigen Customer Insights – Journeys-Setup werden alle Absender-IP-Adressen von Microsoft verwaltet und für Kunden mit ähnlichen Reputationsbewertungen freigegeben. So können wir die Reputation verwalten, die Sendelast ausgleichen und je nach Bedarf neue IPs einführen. Einige Organisationen ziehen es jedoch vor, eine oder mehrere ihrer eigenen, dedizierten Absender-IPs zu verwenden, insbesondere wenn sie große Mengen senden.

Hinweis

Dedizierte Absender-IPs sind nicht Teil des standardmäßigen Customer Insights – Journeys-Abonnementvertrags, und Microsoft empfiehlt sie im Allgemeinen nicht, da sie zusätzliche Komplexität und Kosten verursachen – und im Vergleich zu unseren standardmäßigen Absender-IPs zu einer geringeren Zustellbarkeit führen können. Microsoft stellt Anwendungen für dedizierte Sender-IPs je nach Bedarf bereit und wir können mehrere dedizierte Sender-IPs unterstützen, sofern erforderlich. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Organisation von einer dedizierten Absender-IP-Adresse profitieren könnte, wenden Sie sich an den Microsoft-Support , um herauszufinden, ob Sie qualifiziert sind. Das Hauptziel besteht dabei darin, eine möglichst hohe Zustellrate zu erzielen. Zu den wichtigsten Faktoren, die bei dieser Entscheidung zu berücksichtigen sind, gehören:

  • Wie viele Nachrichten sendet Ihre Organisation jeden Monat?
  • Ist Ihr Inhalt qualitativ hochwertig und entspricht er allen relevanten Vorschriften?
  • Hat es bisher Beschwerden über Spam in Verbindung mit Ihren Nachrichten gegeben?
  • Sendet Ihre Organisation während des gesamten Monats eine konsistente Menge an Nachrichten?

Obwohl die Nutzung von dedizierten Sender-IPs einige Vorteile bietet, sollten Sie sich der Nachteile bewusst sein. Beachte Folgendes:

  • Eine neue Absender-IP benötigt Zeit zum Aufwärmen
    Wenn Ihre neue Absender-IP online geschaltet wird, müssen Sie zunächst nur wenige Nachrichten auf einmal senden und dann über mehrere Wochen hinweg langsam hochfahren, bis Sie Ihr beabsichtigtes Sendevolumen erreichen, das Sie dann weiterhin aufrechterhalten müssen. Eine plötzliche Spitze in der Menge versendeter E-Mails von einer neuen IP hat sehr negative Auswirkungen auf Ihre Absenderreputation. Die IP könnte sogar direkt auf einer Sperrliste landen. In der Anlaufphase ist es zudem wichtig, dass Sie nur gültigen und bereits verbundenen E-Mail-Kontakten Nachrichten senden. Später, wenn Sie sich einen Namen gemacht haben, können Sie damit beginnen, weniger engagierte Empfänger hinzuzufügen.
  • Behalten Sie ein regelmäßiges und konsistentes Sendevolumen bei
    Sie müssen Ihre E-Mail-Sendungen so verteilen, dass Sie etwa jede Woche ungefähr das gleiche Volumen senden. Versuchen Sie beispielsweise nicht, am Anfang jedes Monats alle Nachrichten auf einmal zu senden.
  • Sie sollten DKIM trotzdem einrichten
    Der DKIM-Standard für die Absenderauthentifizierung ist für die Optimierung der Zustellbarkeit Ihrer Marketing-E-Mails unerlässlich. Es ist genauso wichtig, wenn Sie eine dedizierte IP verwenden, wie wenn Sie eine gemeinsam genutzte IP verwenden, und Sie richten sie exakt auf die gleiche Weise ein. Ausführliche Informationen darüber, warum dies wichtig ist und wie Sie es tun können, finden Sie unter DKIM für Ihre Sendedomäne einrichten.
  • Du konzentrierst das Risiko auf dich selbst und kannst einen hohen Preis für Fehler zahlen
    Wenn Sie der einzige sind, der Ihre Absender-IP verwendet, wirken sich alle Fehler, die Sie machen, direkt auf Ihre Absenderreputation aus, ohne durch die große Menge an konformen Nachrichten, die von einem großen Pool anderer Benutzer gesendet werden, verwässert zu werden.