Anforderungsprozess und E-Mail-Benachrichtigungen in der Berechtigungsverwaltung

Wenn eine Identität eine Anforderung an ein Zugriffspaket sendet, beginnt ein Prozess mit der Übermittlung dieser Zugriffsanforderung. Die Berechtigungsverwaltung sendet E-Mail-Benachrichtigungen an genehmigende Personen und Anforderer, wenn während des Prozesses wichtige Ereignisse auftreten. In diesem Artikel finden Sie eine Beschreibung des Anforderungsprozesses und der E-Mail-Benachrichtigungen, die gesendet werden.

Zum Anfordern eines Zugriffspakets berechtigte Person

Die Katalog-, Zugriffspaket- und Richtlinieneinstellungen steuern, ob eine Identität ein Zugriffspaket anfordern kann.

• Die Katalogeinstellung "Enabled " bestimmt, ob Identitäten Zugriffspakete im Katalog anfordern können.
• Die Katalogeinstellung Für externe Benutzer aktiviert bestimmt, ob Benutzer*innen aus externen Verzeichnissen Zugriffspakete im Katalog anfordern können.
• Die Zugriffspaketeinstellung Ausgeblendet bestimmt, ob Benutzer*innen das Zugriffspaket unter „Mein Zugriff“ sehen können. Es wird dabei nicht eingeschränkt, ob Benutzer, die über einen Link zum Zugriffspaket verfügen, dieses anfordern können.
• Die Zugriffspaketliste von inkompatiblen Zugriffspaketen und -gruppen bestimmt, ob Benutzer*innen, die bereits über andere Zuweisungen verfügen, eine Anfrage stellen können.
• Die Richtlinieneinstellungen im Zugriffspaket bestimmen, wer eine Anforderung senden kann.

Anforderungsprozess

Eine Identität, die Zugriff auf die Ressourcen in einem Zugriffspaket benötigt, kann eine Zugriffsanforderung senden. Abhängig von der Konfiguration der Richtlinie muss die Anforderung möglicherweise genehmigt werden. Wenn eine Anforderung genehmigt wird, startet ein Prozess, um dem Benutzer Zugriff auf jede Ressource im Zugriffspaket zuzuweisen. Das folgende Diagramm zeigt eine Übersicht über den Prozess und die unterschiedlichen Statuswerte:

State	BESCHREIBUNG
Gesendet	Ein Benutzer sendet eine Anforderung.
Ausstehende Genehmigung	Wenn die Richtlinie für ein Zugriffspaket eine Genehmigung erfordert, ändert sich der Status der Anforderung in „Genehmigung ausstehend“.
Abgelaufen	Wenn keine der genehmigenden Personen die Anforderung innerhalb des Zeitlimits für die Genehmigungsanforderung genehmigt, läuft die Anforderung ab. In dem Fall muss der Benutzer seine Anforderung erneut senden.
Verweigert	Ein Genehmiger lehnt eine Anfrage ab.
Genehmigt	Der Genehmiger genehmigt eine Anfrage.
Lieferung	Dem Benutzer wurde noch kein Zugriff auf alle Ressourcen im Zugriffspaket zugewiesen. Wenn es sich um einen externen Benutzer handelt, hat dieser möglicherweise noch nicht auf das Ressourcenverzeichnis zugegriffen. Außerdem haben sie möglicherweise die Einwilligungsaufforderung noch nicht akzeptiert.
Geliefert	Dem Benutzer wurde Zugriff auf alle Ressourcen im Zugriffspaket zugewiesen.
Teilweise geliefert	Dem Benutzer wurde kein Zugriff auf alle Ressourcen im Zugriffspaket zugewiesen.
Zugriff verlängern	Wenn in der Richtlinie Verlängerungen zulässig sind, hat der Benutzer die Zuweisung verlängert.
Zugriff abgelaufen	Der Benutzerzugriff auf das Zugriffspaket ist abgelaufen. Um wieder Zugriff zu erhalten, muss der Benutzer eine Anforderung senden.

E-Mail-Benachrichtigungen

Wenn Sie eine genehmigende Person sind, erhalten Sie E-Mail-Benachrichtigungen, wenn Sie eine Zugriffsanforderung genehmigen müssen. Außerdem erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn eine Zugriffsanforderung abgeschlossen wurde. Wenn Sie ein Anforderer sind, erhalten Sie ebenfalls E-Mail-Benachrichtigungen, die den Status Ihrer Anforderung angeben.

Die folgenden Diagramme zeigen, wann diese E-Mail-Benachrichtigungen entweder an die genehmigenden Personen oder den Anforderer gesendet werden. Die entsprechende Nummer für die in den Diagrammen angezeigten E-Mail-Benachrichtigungen finden Sie in der Tabelle der E-Mail-Benachrichtigungen.

Hinweis

Wenn der Administrator einem Zugriffspaket direkt einen Benutzer zuweist, erhalten Sie keine E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Zugriffsanforderung abgeschlossen oder verweigert wurde. E-Mail-Benachrichtigungen werden nur gesendet, wenn ein Benutzer eine Zugriffsanforderung sendet.

Primäre Genehmiger und alternative Genehmiger

Das folgende Diagramm zeigt die Erfahrungen der Erstgenehmiger und Ersatzgenehmiger sowie die Benachrichtigungen, die sie während des Anforderungsprozesses per E-Mail erhalten.

Anforderer

Das folgende Diagramm zeigt den Ablauf für die Anforderer sowie die E-Mail-Benachrichtigungen, die sie während des Anforderungsprozesses erhalten:

Mehrstufige Genehmigung

Das folgende Diagramm zeigt den Ablauf für die genehmigenden Personen auf Stufe 1 und 2 sowie die E-Mail-Benachrichtigungen, die sie während des Anforderungsprozesses erhalten:

Tabelle der E-Mail-Benachrichtigungen

Die folgende Tabelle enthält weitere Details zu den einzelnen E-Mail-Benachrichtigungen. Sie können zum Verwalten dieser E-Mails Regeln verwenden. Beispielsweise können Sie in Outlook Regeln erstellen, um die E-Mails in einen Ordner zu verschieben, wenn die Betreffzeile Wörter aus dieser Tabelle enthält. Die Wörter basieren auf den Standardspracheinstellungen des Mandanten, in dem der Benutzer Zugriff anfordert.

#	E-Mail-Betreff	Wenn gesendet	Gesendet an
1	Aktion erforderlich: Weitergeleitete Anforderung bis zum [Datum] genehmigen oder verweigern	Diese E-Mail wird an sekundäre Genehmigende auf Stufe 1 gesendet (nach Eskalation der Anfrage), damit sie Schritte ausführen können.	Alternative Genehmiger der Stufe 1
2	Aktion erforderlich: Anforderung bis zum [Datum] genehmigen oder verweigern	Diese E-Mail wird an die erste genehmigende Person gesendet (bei deaktivierter Eskalation), um Maßnahmen zu ergreifen.	Erste genehmigende Person
3	Erinnerung: Die Anfrage von [Anforderer] bis [Datum] genehmigen oder ablehnen	Diese Erinnerungs-E-Mail wird an die erste genehmigende Person gesendet, wenn die Eskalation deaktiviert ist. In der E-Mail wird sie aufgefordert, Maßnahmen zu ergreifen, sofern das noch nicht geschehen ist.	Erste genehmigende Person
4	Genehmigen oder ablehnen Sie die Anfrage bis [Uhrzeit] am [Datum].	Diese E-Mail wird an die erste genehmigende Person gesendet (bei aktivierter Eskalation), um Maßnahmen zu ergreifen.	Erste genehmigende Person
5	Erinnerung an erforderliche Aktion: Genehmigen oder ablehnen Sie die Anfrage von [Anforderer] bis zum [Datum].	Diese Erinnerungs-E-Mail wird an die erste genehmigende Person gesendet, falls die Eskalation aktiviert ist. In der E-Mail wird sie aufgefordert, Maßnahmen zu ergreifen, sofern das noch nicht geschehen ist.	Erste genehmigende Person
6	Anforderung für [Zugriffspaket] ist abgelaufen	Diese E-Mail wird an die erste genehmigende Person und an die alternativen genehmigenden Personen auf Stufe 1 gesendet, nachdem die Anforderung abgelaufen ist.	Erste genehmigende Person, alternative genehmigende Personen auf Stufe 1
7	Anforderung von [Anforderer] für [Zugriffspaket] genehmigt	Diese E-Mail wird an die erste genehmigende Person und an die alternativen genehmigenden Personen auf Stufe 1 gesendet, wenn die Anforderung abgeschlossen ist.	Erste genehmigende Person, alternative genehmigende Personen auf Stufe 1
8	Anforderung von [Anforderer] für [Zugriffspaket] genehmigt	Diese E-Mail wird an die erste genehmigende Person und an alternative genehmigende Personen auf Stufe 1 einer mehrstufigen Anforderung gesendet, wenn die Anforderung auf Stufe 1 genehmigt wurde.	Erste genehmigende Person, alternative genehmigende Personen auf Stufe 1
9	Anforderung für [Zugriffspaket] abgelehnt	Diese E-Mail wird an den Anforderer gesendet, wenn seine Anforderung abgelehnt wurde.	Anforderer
10	Ihre Anforderung für [Zugriffspaket] ist abgelaufen	Diese E-Mail wird am Ende einer ein- oder mehrstufigen Anforderung an den Anforderer gesendet. In der E-Mail wird der Anforderer informiert, dass die Anforderung abgelaufen ist.	Anforderer
11	Aktion erforderlich: Anforderung bis zum [Datum] genehmigen oder verweigern	Diese E-Mail wird an die zweite genehmigende Person gesendet, um Maßnahmen zu ergreifen, falls die Eskalation deaktiviert ist.	Zweite genehmigende Person
12	Erinnerung an erforderliche Aktion: Genehmigen oder ablehnen Sie den Antrag bis [Datum]	Diese Erinnerungs-E-Mail wird an die zweite genehmigende Person gesendet (bei deaktivierter Eskalation). In der Benachrichtigung wird sie aufgefordert, Maßnahmen zu ergreifen, sofern das noch nicht geschehen ist.	Zweite genehmigende Person
13	Aktion erforderlich: Genehmigen oder ablehnen Sie den Antrag von [Anforderer] bis [Datum].	Wenn die Eskalation aktiviert ist, wird diese E-Mail an die zweite genehmigende Person gesendet, um Maßnahmen zu ergreifen.	Zweite genehmigende Person
14	Erinnerung an erforderliche Aktion: Genehmigen oder ablehnen Sie die Anfrage von [Anforderer] bis zum [Datum].	Diese Erinnerungs-E-Mail wird an die zweite genehmigende Person gesendet (bei aktivierter Eskalation). In der Benachrichtigung wird sie aufgefordert, Maßnahmen zu ergreifen, sofern das noch nicht geschehen ist.	Zweite genehmigende Person
15	Aktion erforderlich: Weitergeleitete Anforderung bis zum [Datum] genehmigen oder verweigern	Bei aktivierter Eskalation wird diese E-Mail an die alternativen genehmigenden Stellen der Stufe 2 gesendet, um Maßnahmen zu ergreifen.	Alternative Genehmiger der Stufe 2
16	Anforderung von [Anforderer] für [Zugriffspaket] genehmigt	Diese E-Mail wird an die zweite genehmigende Person und an die alternativen genehmigenden Personen auf Stufe 2 gesendet, wenn die Anforderung genehmigt wird.	Zweite genehmigende Person, alternative Genehmiger der Stufe 2
17	Anforderung für [Zugriffspaket] ist abgelaufen	Diese E-Mail wird an die zweite genehmigende Person oder an alternative genehmigende Personen gesendet, nachdem die Anforderung abgelaufen ist.	Zweiter Genehmiger, alternative Genehmiger der Stufe 2
18	Sie haben jetzt Zugriff auf [Zugriffspaket]	Diese E-Mail wird an die Endbenutzer gesendet, damit diese den Zugriff nutzen können. Dies ist standardmäßig deaktiviert, indem die Berechtigungsverwaltung die E-Mail-Funktion deaktiviert.	Anforderer
19	Zugriff für [Zugriffspaket] bis [Datum] verlängern	Diese E-Mail wird an die Endbenutzer gesendet, bevor deren Zugriff abläuft. Dies ist standardmäßig deaktiviert, indem die Berechtigungsverwaltung die E-Mail-Funktion deaktiviert.	Anforderer
20	Zugriff auf [Zugriffspaket] beendet	Diese E-Mail wird an die Endbenutzer gesendet, nachdem ihr Zugriff abgelaufen ist. Dies ist standardmäßig deaktiviert, indem die Berechtigungsverwaltung die E-Mail-Funktion deaktiviert.	Anforderer

E-Mails zu Zugriffsanforderungen

Wenn ein Anforderer eine Zugangsanforderung für ein genehmigungspflichtiges Zugriffspaket übermittelt, erhalten alle der Richtlinie hinzugefügten Genehmigenden eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Details der Anforderung in ihrer Genehmigungsphase. Die E-Mail enthält folgende Details: Name der Organisation des Anforderers und geschäftliche Begründung sowie Start- und Enddatum (sofern angegeben) des angeforderten Zugriffs. Zu den Details zählen auch Übermittlungs- und Ablaufzeitpunkt der Anforderung.

Die E-Mail enthält einen Link, über den die genehmigenden Personen zu „Mein Zugriff“ wechseln können, um die Zugriffsanforderung zu genehmigen oder abzulehnen. Hier sehen Sie ein Beispiel einer E-Mail-Benachrichtigung, die an eine genehmigende Person gesendet wird, um eine Zugriffsanforderung abzuschließen:

Genehmigende Personen können auch eine Erinnerungs-E-Mail erhalten. In der E-Mail wird die genehmigende Person aufgefordert, eine Entscheidung bezüglich der Anforderung zu treffen. Hier sehen Sie als Beispiel eine E-Mail-Benachrichtigung, welche die genehmigende Person als Erinnerung an das Ergreifen von Maßnahmen erhält:

E-Mails zu Anfragen an alternative Genehmiger

Wenn die Einstellung für alternative genehmigende Personen aktiviert ist und die Anforderung noch aussteht, wird sie an die alternativen Genehmiger weitergeleitet. Alternative Genehmiger erhalten eine E-Mail, damit sie die Anforderung genehmigen oder ablehnen können. Sie können alternative genehmigende Personen in Stufe 1 und Stufe 2 aktivieren. Hier ist ein Beispiel für die E-Mail-Benachrichtigung, die die alternativen Genehmiger erhalten:

Sowohl die Genehmiger als auch die alternativen Genehmiger können die Anfrage genehmigen oder ablehnen.

E-Mails über Genehmigung oder Ablehnung

Wenn eine genehmigende Person eine von einem Anforderer gesendete Zugriffsanforderung empfängt, kann sie die Zugriffsanforderung genehmigen oder ablehnen. Die genehmigende Person muss eine geschäftliche Begründung der Entscheidung hinzufügen. Hier ist ein Beispiel für eine E-Mail, die nach dem Genehmigen einer Anforderung an die genehmigenden und alternativen genehmigenden Personen gesendet wird.

Wenn eine Zugriffsanforderung genehmigt und der Zugriff erteilt wurde, wird der Anforderer per E-Mail benachrichtigt, dass er nun Zugriff auf das Zugriffspaket hat. Hier sehen Sie als Beispiel eine E-Mail-Benachrichtigung, die an einen Anforderer gesendet wird, wenn ihm Zugriff auf ein Zugriffspaket gewährt wurde:

Wenn eine Zugriffsanforderung abgelehnt wird, erhält der Anforderer eine E-Mail-Benachrichtigung. Hier sehen Sie ein Beispiel einer E-Mail-Benachrichtigung, die an einen Anforderer gesendet wird, wenn die Zugriffsanforderung abgelehnt wurde:

E-Mails bei Zugriffsanforderung mit mehrstufiger Genehmigung

Wenn die mehrstufige Genehmigung aktiviert ist, muss die Anforderung durch mindestens eine genehmigende Person jeder Stufe genehmigt werden, bevor der Anforderer Zugriff erhalten kann.

Auf Stufe 1 erhält die erste genehmigende Person die E-Mail mit der Zugriffsanforderung und trifft eine Entscheidung.

Nachdem der erste oder alternative Genehmiger auf Stufe 1 die Anforderung genehmigt hat, beginnt Stufe 2. Auf Stufe 2 erhält die zweite genehmigende Person eine E-Mail-Benachrichtigung für die Zugriffsanforderung. Wenn sich die zweite genehmigende Person oder alternative genehmigende Personen auf Stufe 2 (bei aktivierter Eskalation) entscheidet, die Anforderung zu genehmigen oder abzulehnen, werden E-Mail-Benachrichtigungen an die erste und zweite genehmigende Person und alle alternativen genehmigenden Personen auf Stufe 1 und 2 sowie an den Anforderer gesendet.

E-Mails über abgelaufene Zugriffsanforderungen

Zugriffsanforderungen können ablaufen, wenn keiner der genehmigenden Personen die Anforderung genehmigt oder abgelehnt hat.

Wenn die Anforderung das konfigurierte Ablaufdatum erreicht und abläuft, kann sie von den genehmigenden Personen nicht mehr genehmigt oder abgelehnt werden.

Der Anforderer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung mit dem Hinweis, dass die Zugriffsanforderung abgelaufen ist und erneut übermittelt werden muss. Das folgende Diagramm zeigt den Ablauf für den Anforderer sowie die E-Mail-Benachrichtigungen, die er bei der Anforderung des erweiterten Zugriffs erhält:

Hier sehen Sie ein Beispiel einer E-Mail-Benachrichtigung, die ein Anforderer erhält, wenn die Zugriffsanforderung abgelaufen ist:

Nächste Schritte

• Erstellen benutzerdefinierter Warnungen für die Berechtigungsverwaltung
• Anfordern des Zugriffs auf ein Zugriffspaket
• Genehmigen oder Ablehnen von Zugriffsanforderungen