Erfahrungen aus Power BI-Migrationen von Kunden

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In diesem Artikel, mit dem die Reihe zur Migration zu Power BI endet, werden die wichtigen Erkenntnisse von zwei Kunden behandelt, die eine erfolgreiche Migration zu Power BI abgeschlossen haben.

Internationales Einzelhandelsunternehmen

Ein internationales Einzelhandelsunternehmen, das Hunderte Produkte verkauft, entschied sich 2017 dafür, eine Cloud-First-Strategie zu verfolgen. Einer der wichtigsten Aspekte bei der Wahl von Power BI als BI-Plattform (Business Intelligence) ist die tiefgreifende Integration mit Azure und Microsoft 365.

Durchführen einer Migration in Phasen

Das Unternehmen verwendet Power BI seit 2017. Das ursprüngliche Ziel des Unternehmens bestand darin, Power BI als zusätzliches BI-Tool einzuführen. Durch diese Entscheidung konnten Inhaltsautoren, Benutzer und IT-Mitarbeiter sich an die neuen Möglichkeiten zur Bereitstellung von BI gewöhnen. Außerdem konnten sie Kenntnisse über Power BI aufbauen.

Während des zweiten Halbjahrs von 2018 wurde Power BI in einer formellen Ankündigung als genehmigtes BI-Tool in der Organisation deklariert. Dementsprechend sollten alle neuen BI-Entwicklungsarbeit in Power BI erfolgen. Die Verfügbarkeit von Power BI Premium war ein maßgeblicher Antrieb für diese Entscheidung. Zu diesem Zeitpunkt hat die Organisation von der Verwendung der früheren BI-Plattform abgeraten und die Planung des Übergangs begann.

Zum Ende von 2019 begann die Migration der vorhandenen Inhalte aus der Legacy-BI-Plattform zu Power BI. Einige frühzeitige Anwender migrierten ihre Inhalte schnell. Dadurch hat die Einführung von Power BI in der Organisation noch mehr Fahrt aufgenommen. Besitzer und Autoren von Inhalten wurden dazu aufgefordert, bis Ende 2020 Vorbereitungen für die vollständige Migration zu Power BI zu treffen. Die Organisation steht weiterhin vor Herausforderungen im Zusammenhang mit Kenntnissen, Zeit und Finanzierung, jedoch steht keine dieser Herausforderungen im direkten Bezug zur Technologieplattform selbst.

Wichtig

Power BI wurde bereits erfolgreich in der Organisation verankert, bevor die Geschäftseinheiten dazu aufgefordert wurden, eine formelle Migration von der vorherigen BI-Plattform zu durchlaufen.

Vorbereitung auf verschiedene Reaktionen

In dieser großen dezentralisierten Organisation gab es unterschiedliche Resonanz und Bereitschaft dazu, zu Power BI zu migrieren. Abgesehen von den Bedenken bezüglich des Zeitaufwands und des Budgets gab es Mitarbeiter, die beträchtliche Investitionen in den Aufbau Ihrer Kenntnisse in der früheren BI-Plattform getätigt haben. Daher wurde die Standardisierung von Power BI nicht von allen willkommen geheißen. Da jede Geschäftseinheit über ein eigenes Budget verfügt, konnten individuelle Geschäftseinheiten Entscheidungen wie diese infrage stellen. Die Zentralisierung der Entscheidungen bezüglich IT-Tools führte dazu, dass der zuständige Sponsor und die BI-Führungskräfte weitere Herausforderungen bewältigen mussten.

Wichtig

Die Kommunikation mit Führungsteams der Geschäftseinheiten war wichtig, um sicherzustellen, dass die allgemeinen betrieblichen Vorteile der Standardisierung von Power BI von allen verstanden wurden. Die effektive Kommunikation wurde umso wichtiger, während die Migration durchgeführt wurde und die Außerbetriebnahme der Legacy-BI-Plattform näher rückte.

Fokus auf das große Ganze

Das Unternehmen hat festgestellt, dass einige migrierte Berichte das ursprüngliche Design zwar genau replizieren können, jedoch konnte nicht jeder einzelne Bericht originalgetreu in Power BI repliziert werden. Dies ist jedoch zu erwarten, da sich alle BI-Plattformen voneinander unterscheiden. Dies verdeutlichte, dass eine andere Denkweise für Entwürfe erforderlich war.

Inhaltsautoren haben die folgende Anweisung erhalten: konzentrieren Sie sich auf das Erstellen geeigneter Berichte in Power BI, anstatt zu versuchen, ein exaktes Replikat des Legacyberichts zu erstellen. Aus diesem Grund müssen während des Migrationsprozesses fachliche Ansprechpartner aktiv für Beratung und zur Überprüfung verfügbar sein. Es wurden Maßnahmen ergriffen, den Zweck des Berichtsentwurfs zu berücksichtigen und diesen gegebenenfalls zu verbessern.

Wichtig

Manchmal besteht der bessere Ansatz darin, Verbesserungen während der Migration umzusetzen. In anderen Fällen kann es besser sein, genau denselben Wert wie zuvor (ohne bedeutende Verbesserungen) bereitzustellen, um den Migrationszeitplan nicht zu gefährden.

Vorsichtige Analyse der Prioritäten

Eine Analyse der vorherigen BI-Plattform wurde durchgeführt, um ihre Nutzung vollständig nachzuvollziehen. Die vorherige BI-Plattform umfasste Tausende veröffentlichte Berichte. Auf etwa die Hälfte dieser Berichte wurde im letzten Jahr zugegriffen. Diese Zahl kann noch mal halbiert werden, indem ausgewertet wird, welche Berichte von bedeutendem Wert für die Organisation sind. Diese Berichte werden für die Migration priorisiert.

Wichtig

Es ist sehr einfach, zu überschätzen, wie wertvoll ein Bericht tatsächlich ist. Für Berichte, die nicht häufig verwendet werden, sollte in Erwägung gezogen werden, ob sie vollständig außer Betrieb genommen werden können. Manchmal besteht die günstigste und einfachste Vorgehensweise darin, nichts zu tun.

Vorsichtige Analyse der Komplexität

Anhand der ersten priorisierten Berichte wurden geschätzte Zeiten basierend auf geschätzten Aufwandsstufen kompiliert: Einfach, Mittel oder Schwierig. Obwohl dies nach einem relativ unkomplizierten Prozess klingt, sollten Sie nicht erwarten, dass die geschätzten Zeiten für einzelne Berichte genau sind. Sie können auch auf Schätzungen treffen, die völlig ungenau sind. Beispielsweise verfügte das Unternehmen über einen Bericht, der als sehr komplex eingestuft wurde. Für diesen Bericht äußerten die Berater eine geschätzte Konvertierungszeit von 50 Tagen. Der neu in Power BI gestaltete Bericht wurde jedoch in etwa 50 Stunden fertiggestellt.

Wichtig

Obwohl Zeitschätzungen oft notwendig sind, um Finanzierung und Personal zu erhalten, sind sie im Aggregat wahrscheinlich am wertvollsten.

Verarbeitung der Änderungsverwaltung

Aufgrund des hohen Volumens an BI-Ressourcen stellte die Änderungsverwaltung für die unternehmenseigenen Berichte eine Herausforderung dar. Von der IT-Abteilung verwaltete Berichte wurden gemäß der Standardverfahren für die Änderungsverwaltung behandelt. Allerdings war es aufgrund des hohen Volumens nicht möglich, die Änderung für unternehmenseigene Inhalte zentral durchzuführen.

Wichtig

Den Geschäftseinheiten fallen zusätzliche Verantwortungen zu, wenn es nicht praktikabel ist, die Änderungen mithilfe eines zentralen Teams zu verwalten.

Erstellen einer internen Community

Das Unternehmen hat ein Kompetenzzentrum (COE, Center of Excellence) eingerichtet, um Schulungen und Trainingsressourcen bereitzustellen. Das Kompetenzzentrum dient außerdem als interne Beratungsgruppe, die Inhaltsautoren bei technischen Problemen, der Überwindung von Hürden und mit Anleitungen zu bewährten Methoden unterstützt.

Es gibt auch eine interne Power BI-Community, die mit mehr als 1.600 Mitgliedern ein großer Erfolg ist. Die Community wird in Yammer verwaltet. Mitglieder können intern relevante Fragen stellen und erhalten Antworten gemäß der bewährten Methoden, die sich im Rahmen der Organisationseinschränkungen bewegen. Diese Art von Interaktion zwischen Benutzern verringert einen Großteil der Supportauslastung für das Kompetenzzentrum. Allerdings überwacht das Kompetenzzentrum die Fragen und Antworten und beteiligt sich bei Bedarf an der Konversation.

Das neue Power BI-Expertennetzwerk ist eine Erweiterung der internen Community. Dieses umfasst eine kleine Anzahl vorab ausgewählter Power BI-Experten aus der Organisation. Dabei handelt es sich um hochqualifizierte Power BI-Experten aus den Geschäftseinheiten, die enthusiastische Spezialisten sind und sich aktiv den Herausforderungen im Unternehmen stellen. Von Mitgliedern des Power BI-Expertennetzwerks wird erwartet, dass sie sich an die bewährten Methoden und Richtlinien des Kompetenzzentrums halten und die umfassendere interne Power BI-Community dabei unterstützen, diese zu verstehen und zu implementieren. Obwohl das Power BI-Expertennetzwerk mit dem Kompetenzzentrum kollaboriert und dedizierte Schulungen erhalten kann, arbeiten Power BI-Experten unabhängig vom Kompetenzzentrum. Jeder Power BI-Experte definiert die Parameter möglicherweise gemäß seiner Arbeit. Das liegt daran, dass sie andere Verantwortungen und Prioritäten in ihrer offiziellen Rolle tragen.

Wichtig

Definieren Sie die Tätigkeiten des Kompetenzzentrums genau, zum Beispiel: Einführung, Governance, Anleitung, bewährte Methoden, Schulungen, Support und vielleicht sogar praktische Entwicklung. Obwohl ein Kompetenzzentrum unglaublich wertvoll ist, kann das Messen seiner Rendite schwierig sein.

Überwachen des Migrationsfortschritts und -erfolgs

Leistungsindikatoren (KPIs, Key Performance Indicators) werden während der Migration zu Power BI fortlaufend überwacht. Diese helfen dem Unternehmen, Trends für Metriken wie die Anzahl an Berichtsaufrufen, die Anzahl aktiver Berichte und die Anzahl verschiedener Benutzer pro Monat nachzuvollziehen. Die erhöhte Nutzung von Power BI wird gemeinsam mit der verringerten Nutzung der vorherigen BI-Plattform gemessen. Dabei ist es das Ziel, ein umgekehrtes Verhältnis zu erreichen. Die Ziele werden monatlich aktualisiert, um Anpassungen an Änderungen vorzunehmen. Wenn die Nutzung nicht in der gewünschten Geschwindigkeit erfolgt, werden Engpässe identifiziert, damit entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.

Wichtig

Erstellen Sie eine Scorecard mit handlungsrelevanter Business Intelligence für die Migration, um den Erfolg des Migrationsaufwands zu überwachen.

Großes Unternehmen für Transport und Logistik

Ein großes nordamerikanisches Transport- und Logistikunternehmen investiert aktiv in die Modernisierung seiner Dateninfrastruktur und analytischen Systeme.

Ermöglichen eines Zeitraums mit allmählichen Wachstum

Das Unternehmen verwendet Power BI seit 2018. Mitte 2019 wurde Power BI zur bevorzugten Plattform für alle neuen BI-Anwendungsfälle. 2020 konzentrierte sich das Unternehmen auf die Außerbetriebnahme ihrer vorhandenen BI-Plattform, zusätzlich zu einer Vielzahl benutzerdefiniert entwickelter ASP.NET-BI-Lösungen.

Wichtig

In der Organisation gab es bereits viele aktive Benutzer von Power BI, bevor die Außerbetriebnahme der Legacy-BI-Plattform und -Lösungen begann.

Ausgleichen zentralisierter und verteilter Gruppen

Im Unternehmen gibt es zwei Arten von BI-Teams: ein zentrales BI-Team und Analysegruppen, die in der gesamten Organisation verteilt sind. Das zentrale BI-Team ist als Besitzer für Power BI als Plattform verantwortlich, jedoch besitzt es keine Inhalte. Auf diese Weise fungiert das zentrale BI-Team als technischer Unterstützungshub, der die verteilten Analysegruppen unterstützt.

Alle dieser Analysegruppen sind einer spezifischen Geschäftseinheit oder einer gemeinsamen Dienstfunktion dediziert. Eine kleine Gruppe kann einen einzelnen Analysten umfassen, während eine größere Gruppe 10 bis 15 Analysten enthalten kann.

Wichtig

Die verteilten Analysegruppen bestehen aus Fachexperten, die mit den alltäglichen Geschäftsanforderungen vertraut sind. Diese Trennung ermöglicht es dem zentralen BI-Team, sich hauptsächlich auf technische Unterstützung der BI-Dienste und -Tools zu konzentrieren.

Fokus auf Wiederverwenden des semantischen Modells

Die Verwendung von benutzerdefinierten ASP.NET-BI-Lösungen war eine Blockade für die Entwicklung neuer BI-Lösungen. Aufgrund der erforderlichen Qualifikationen gab es nur eine kleine Anzahl von Autoren für Self-Service-Inhalte. Da Power BI ein deutlich zugänglicheres Tool ist, das speziell für Self-Service-BI konzipiert ist, hat es sich schnell in der Organisation verbreitet, als es eingeführt wurde.

Die Unterstützung von Data Analysts innerhalb des Unternehmens führte sofort zu positiven Ergebnissen. Allerdings lag der anfängliche Schwerpunkt bei der Power BI-Entwicklung auf der Visualisierung. Während es zu wertvollen BI-Lösungen führte, führte dieser Fokus zu einer großen Anzahl von Power BI Desktop-Dateien, die jeweils eine 1:1-Beziehung zwischen dem Bericht und seinem semantischen Modell aufweisen (zuvor als Dataset bezeichnet). Dies führte wiederum zu vielen semantischen Modellen und einer Duplizierung von Daten und Geschäftslogik. Zum Reduzieren der Duplizierung von Daten, Logik und Aufwand nutzte das Unternehmen Schulungen und stellte Unterstützung für Inhaltsautoren bereit.

Wichtig

Fügen Sie Informationen zur Wichtigkeit der Wiederverwendbarkeit von Daten zu Ihren internen Schulungen hinzu. Behandeln Sie wichtige Konzepte so früh wie möglich.

Mehrere Möglichkeiten zum Testen des Datenzugriffs

Die Data Warehouse-Plattform des Unternehmens ist „DB2“. Auf Grundlage des aktuellen Data Warehouse-Entwurfs hat das Unternehmen festgestellt, dass sich DirectQuery-Modelle – anstelle von Importmodellen – sich für ihre Anforderungen am besten eignen.

Wichtig

Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch, um den am besten geeigneten Modellspeichermodus zu ermitteln. Informieren Sie außerdem Datenmodellierer über die Modellspeichermodi und darüber, wie sie einen passenden Modus für ihr Projekt auswählen.

Informieren von Autoren über die Premium-Lizenzierung

Da der Einstieg mit Power BI einfacher war (im Vergleich zur Legacy-BI-Plattform), sind viele frühzeitige Anwender Benutzer, die über keine Lizenz für das vorherige BI-Tool verfügen. Die Anzahl der Inhaltsautoren wuchs also erwartungsgemäß beträchtlich. Diese Inhaltsautoren wollten natürlich ihre Inhalte für andere freigeben, was zu einem kontinuierlichen Bedarf an neuen Power BI Pro-Lizenzen führte.

Das Unternehmen hat viel in Premium-Arbeitsbereiche investiert, insbesondere für die Verteilung von Power BI-Inhalten an viele Benutzer*innen mit kostenlosen Fabric-Lizenzen. Das Supportteam arbeitet mit Inhaltsautoren zusammen, um sicherzustellen, dass Premium-Arbeitsbereiche in geeigneten Fällen verwendet werden. Dadurch wird vermieden, dass Power BI Pro-Lizenzen unnötigerweise zugewiesen werden, wenn ein Benutzer nur Inhalte nutzen muss.

Wichtig

Fragen zur Lizenzierung treten häufig auf. Bereiten Sie sich darauf vor, Inhaltsautoren zu unterrichten und zu unterstützen, um Fragen zur Lizenzierung zu beantworten. Stellen Sie sicher, dass Benutzeranforderungen für Power BI Pro-Lizenzen berechtigt sind.

Grundlegendes zu Datengateways

Zu Beginn verwendete das Unternehmen viele persönliche Gateways. Mithilfe eines lokalen Datengatewayclusters wird der Verwaltungsaufwand auf das zentrale BI-Team verlagert, was der Inhaltserstellungscommunity ermöglicht, sich auf das Erstellen von Inhalten zu konzentrieren. Das zentrale BI-Team hat mit der internen Power BI-Benutzercommunity zusammengearbeitet, um die Anzahl persönlicher Gateways zu reduzieren.

Wichtig

Erstellen Sie einen Plan für die Erstellung und Verwaltung von lokalen Datengateways. Entscheiden Sie, wer dazu berechtigt ist, ein persönliches Gateway zu installieren, und erzwingen Sie dies mithilfe von Gatewayrichtlinien. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Gateways.

Formalisieren Ihres Supportplans

Mit Fortschreiten der Einführung von Power BI innerhalb der Organisation stellte das Unternehmen fest, dass ein mehrschichtiger Supportansatz gut funktionierte:

  • Schicht 1: Intra-Team: Mitarbeiter lernen täglich voneinander.
  • Schicht 2: Power BI-Community: Mitarbeiter stellen der internen Community Fragen, um voneinander zu lernen und wichtige Informationen zu teilen.
  • Schicht 3: Zentrales BI-Team und Kompetenzzentrum: Mitarbeiter fordern Hilfe per E-Mail an. Während der Arbeitszeiten werden zweimal pro Woche Sitzungen gehalten, in denen Probleme und Ideen kollektiv diskutiert werden.

Wichtig

Obwohl die ersten zwei Schichten weniger förmlich sind, sind sie genau so wichtig wie die dritte Supportschicht. Erfahrene Benutzer verlassen sich tendenziell auf Mitarbeiter, die sie kennen, während neuere Benutzer (oder die einzelnen Data Analysts für eine Geschäftseinheit oder einen freigegebenen Dienst) sich eher auf formellen Support verlassen.

Investieren in Schulungen und Governance

Im Verlauf des letzten Jahres verbesserte das Unternehmen seine internen Schulungsangebote und sein Programm für Data Governance. Das Komitee für Governance umfasst wichtige Mitglieder aus den einzelnen verteilten Analysegruppen und dem Kompetenzzentrum.

Es werden nun sechs interne Power BI-Kurse angeboten. Der Kurs Dashboard in a Day ist weiterhin ein beliebter Kurs für Einsteiger. Es werden eine Reihe von drei Power BI-Kursen und zwei DAX-Kursen angeboten, mit denen Benutzer ihre Kenntnisse erweitern können.

Eine der wichtigsten Entscheidungen hinsichtlich Data Governance bezieht sich auf die Verwaltung der Premium-Kapazitäten. Das Unternehmen hat sich dazu entschieden, seine Kapazität an den wichtigen Analysebereichen in Geschäftseinheiten und freigegebenen Diensten auszurichten. Wenn Ineffizienzen vorliegen, sind die Auswirkungen aus diesem Grund nur innerhalb des Bereichs spürbar, und die Administratoren der dezentralisierten Kapazität können die Kapazität nach eigenem Ermessen verwalten.

Wichtig

Achten Sie darauf, wie Premium-Kapazitäten verwendet werden und wie ihnen Arbeitsbereiche zugewiesen werden.

Zugehöriger Inhalt

Weitere hilfreiche Ressourcen sind:

Erfahrene Power BI-Partner stehen zur Verfügung, um Ihrem Unternehmen zu einer erfolgreichen Migration zu verhelfen. Wenn Sie einen Power BI-Partner hinzuziehen möchten, besuchen Sie das Power BI-Partnerportal.