Aktivieren von Dokumentvorschlägen für Dynamics 365 Customer Engagement

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Wichtig

Die Funktion „Dokumentvorschläge“ ist für alle Tabellen mit Ausnahme der Falltabelle veraltet. Die Falltabelle ist mit Dynamics 365 Customer Service verfügbar. Weitere Informationen: Fall erstellen

Durch die Aktivierung der Dokumentenvorschläge können Sie Ihre Dynamics 365 Apps Webbrowser und Benutzer von Mobilgeräten auf wichtige Dokumente hinweisen, die für ihre aktuelle Arbeit in Dynamics 365 Apps relevant sind, wie z.B. große Verkaufschancen. Als Administrator definieren Sie relevante Felder. Ein Empfehlungssystem, das die Azure-Textanalyse nutzt, verwendet Schlüsselwortübereinstimmungen zum Zuordnen verknüpfter Datensätze, um ähnliche Dokumente zu finden. In Dynamics 365 Apps erstellen Sie Ähnlichkeitsregeln, um eine eigene Ähnlichkeitslogik bereitzustellen. Dynamics 365 Apps zeigt dem Benutzer dann eine Liste der vorgeschlagenen Dokumente an, während der Benutzer im aktuellen Datensatz arbeitet.

Notiz

Die Dokumentempfehlungs-Funktion erfordert keine Verbindung mit dem Azure-Textanalyse-Dienst. Wenn Sie Azure Textanalyse nicht verwendet, verwendet Dokumentempfehlung die integriert Schlüsselwortzuordnungslogik aus Dynamics 365 Apps. Es wird jedoch empfohlen, Azure Textanalyse für den erweiterten Schlüsselwortabgleich zu verwenden.

Dokumentempfehlung sucht andere Like-Datensätze, um Ähnlichkeiten in den Dokumente auf einer SharePoint-Website, OneDrive oder einem externen Ort zu erkennen. Vorgeschlagene Dokumente können in verschiedenen Formaten wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF- und Textdateien. Wenn ähnliche Dokumente gefunden werden, zeigt Dokumentempfehlung diese Ihnen an. Sie können das Dokument öffnen oder eine Kopie erstellen.

Anforderungen

Folgende Voraussetzungen müssen für die Verwendung von Dokumentempfehlung mit Dynamics 365 Apps erfüllt sein.

  • Dynamics 365 Customer Service.

  • Um auf dem SharePoint gespeicherte Dokumente vorzuschlagen:

    • Greifen Sie auf SharePoint Online, SharePoint 2013 oder SharePoint 2016 zu.

    • Die Dokumentenverwaltung muss in Dynamics 365 Apps eingerichtet sein. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten der SharePoint Integration.

  • Die Dataverse-Suche muss aktiviert sein. Weitere Informationen: Konfigurieren der Dataverse-Suche nach der Organisation

  • Dokumentvorschläge funktioniert mit Webbrowser, Dynamics 365 für Tablets und Dynamics 365 für Smartphones.

  • Um die Azure Textanalyse mit Dokumentvorschlägen zu verwenden:

    • Ein Azure-Abonnement ist erforderlich, um den Azure-Textanalyseservice zu verwenden.

    • Ein Systemadministrator muss die Textanalyse-Verbindung in Dynamics 365 Apps aktivieren.

  • Ein Systemadministrator muss eine Ähnlichkeitsregel für jeden Entitätstyp definieren, der in Dokumentvorschläge enthalten ist. Weitere Informationen: Verwenden der erweiterten Ähnlichkeitsregeln, um ähnliche Anfragen anzuzeigen.

Funktionsweise

Sie verwenden Dokumentvorschläge mit der Entität „Fall“.

Sie können den integrierten Mustervergleich verwenden, der nativ in das Dokumentvorschläge-Feature integriert ist. Wir empfehlen jedoch, dass Sie den Azure-Textanalyseservice für einen erweiterten Schlüsselwortabgleich verwenden.

Dokumentvorschläge findet nur die Sites und die Dokumente, auf die der Benutzer Zugriff besitzt.

Sites, in denen Dokument gefunden wurden, werden in der folgenden Reihenfolge angezeigt:

  1. SharePoint-Standardsites.

  2. Andere SharePoint Sites.

  3. OneDrive.

  4. Microsoft 365 Gruppen (wenn die Lösung installiert ist).

  5. Externe URL (sofern konfiguriert).

Dokumentvorschläge durchsucht keine Anlagen, die den Notizdatensätzen in Dynamics 365-Apps hinzugefügt werden.

Hinzufügen einer externen URL, um eine andere Site zu durchsuchen

Externe Sites, z. B. eine lokale SharePoint-Dokumentbibliothek, können in Dokumentvorschläge einbezogen werden, indem eine externe URL für die zu durchsuchende Site hinzugefügt wird.

Notiz

Für die optimalen Ergebnisse bei externen Sites empfehlen wir, dass Sie die Azure-Textanalyse verwenden. Sie bietet eine erweiterte Logik für die Schlüsselwortzuordnung.

Sobald Sie die externe URL zur aktivierten Dokumentvorschlagsfunktion hinzufügen, sehen die Benutzer folgendes.

  • Webbrowser Wenn Sie die Dynamics 365 Apps über einen Webbrowser ausführen, nachdem Sie auf Dokumentvorschläge geklickt haben, können die Benutzer auf Andere Empfehlungen auf der Seite Dokumentvorschläge klicken, um eine andere Seite anzuzeigen, die möglicherweise mehr Dokumentvorschläge bietet, die auf einer externen Site vorhanden sind. Beachten Sie, dass der Benutzer möglicherweise aufgefordert wird, sich an der externen Site anmelden.

  • Mobile Apps. Bei den Dynamics 365 für Tablet und den Dynamics 365 für Smartphones Apps können die Benutzer nach dem Klick auf Dokumentvorschläge auf Weitere Empfehlungen klicken. Dies öffnet die externe Site mit weiteren Dokumentvorschlägen aus der Site im Standardbrowser des Gerätes. Beachten Sie, dass der Benutzer möglicherweise aufgefordert wird, sich an der externen Site anmelden.

Erstellen die externen URL

Die externe URL muss in einem Format erstellt werden, das von der externen Site verstanden wird. Bei Sites, die ein Konstrukt wie https://contoso.com/search?{0} verwenden, bei dem https://contoso.com/search? die Such-URL-Struktur ist und {0} die Schlüsselwortzeichenfolge ist, übergibt Dokumentvorschläge die Schlüsselwörter im {0} Parameter . Die Schlüsselwörter, die an die URL übergeben werden, werden von Datensatzregeln abgleichen die die Entitätszuordnungen der Textübereinstimmung umfassen. Weitere Informationen: Verwenden der erweiterten Ähnlichkeitsregeln, um ähnliche Anfragen anzuzeigen.

Die Werte, die in den Textfeldern der Ähnlichkeitsregelzuordnungen gefunden wurden, werden als Schlüsselwörter zur Erstellung der Abfrage verwendet, die an die externe Site übergeben wird (wie unten, wo das Schlüsselwort die über die Ähnlichkeitsregelzuordnungen gefunden Textwerte darstellt, und & ein Leerzeichen darstellt, mit dem Dokumentvorschläge jedes Schlüsselwort trennt).

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Bei einem lokalen SharePoint Server können Sie eine externe URL hinzufügen, die auf einer Unterwebsite verweist, wobei mysharepoint der Websitename ist und sites der Sitename und subsitename der Untersitenname ist.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Einrichten der Azure-Textanalyse-Verbindung

Um die Azure-Textanalyse mit Dokumentvorschläge verwenden zu können, muss eine Azure-Textanalyse-Verbindung konfiguriert werden.

Notiz

Die Dokumentempfehlungs-Funktion erfordert keine Verbindung mit dem Azure-Textanalyse-Dienst. Wenn Sie Azure Textanalyse nicht verwendet, verwendet Dokumentempfehlung die integriert Schlüsselwortzuordnungslogik aus Dynamics 365 Apps. Es wird jedoch empfohlen, Azure Textanalyse für den erweiterten Schlüsselwortabgleich zu verwenden.

Definieren und Aktivieren von Ähnlichkeitsregeln

Wenn Sie noch keine Ähnlichkeitsregeln definiert haben, gehen Sie zu Verwenden der erweiterten Ähnlichkeitsregeln, um ähnliche Anfragen anzuzeigen.

Dokumentvorschläge aktivieren

Um die Dokumentvorschläge zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Navigieren Sie zum Microsoft Power Platform Admin Center und melden Sie sich mit Ihren Administrator-Anmeldeinformationen an.

  2. Gehen Sie zu Umgebungen> [Umgebung auswählen] >Einstellungen>Integration>Einstellungen für die Dokumentenverwaltung>Dokumentvorschläge verwalten.

  3. Wählen Sie im Bereich Entität auswählen die Fall-Entität aus, die Sie in Dokumentvorschläge einbeziehen möchten und gehen Sie dann auf Anwenden.

    Trinkgeld

    Wenn die Fallentität nicht im Bereich Entitäten auswählen angezeigt wird, wurden keine Ähnlichkeitsregeln für die Fallentität definiert und aktiviert. Verwenden der erweiterten Ähnlichkeitsregeln, um ähnliche Anfragen anzuzeigen.

  4. Legen Sie fest externen URL, die in die Dokumentvorschlägen werden. Standardmäßig sucht Dokumentvorschläge in Microsoft 365-Diensten wie SharePoint oder OneDrive. Wenn Sie eine zusätzliche externe Site zu den Microsoft 365 Diensten durchsuchen möchten (z. B. eine lokale SharePoint-Site), geben Sie die Basis-URL zu dem externen System ein. Dynamics 365 Apps hängt eine Suchabfragezeichenfolge an die Basis-URL an. Mehr Informationen: Hinzufügen einer externen URL zum Durchsuchen einer anderen Website.