Einführung – Eingehende Belege einrichten
Externe Geschäftsdokumente können Ihr Unternehmen als E-Mail-Anhang oder als Papierkopie erreichen, die Sie in eine Datei scannen. Diese Methode ist typisch für Einkäufe, bei denen solche eingehenden Dokumentdateien Zahlungsbelege für Ausgaben oder kleine Einkäufe darstellen.
Aus PDF- oder Bilddateien, die eingehende Belege darstellen, können Sie von einem externen OCR-Dienst (Optical Character Recognition) elektronische Belege, die eingehende Belege darstellen, elektronische Belege generieren lassen, die anschließend in Business Central in Belegdatensätze umgewandelt werden können.
Auf der Seite Eingehende Belege können Sie verschiedene Funktionen verwenden, um Ausgabenbelege zu überprüfen, OCR-Aufgaben zu verwalten und eingehende Belegdateien manuell oder automatisch auf die in die entsprechenden Belege oder Erfassungspositionen zu konvertieren. Die externen Dateien können in jeder Prozessphase angehängt werden, z. B. an gebuchte Belege und an die resultierenden Kreditoren-, Debitoren- und Sachposten.
Der Prozess eingehender Belege kann die folgenden Hauptaktivitäten umfassen:
Erfassen Sie die externen Belege in Business Central, indem Sie Positionen auf der Seite Eingehende Belege mit einer der folgenden Methoden erstellen:
Manuell mithilfe einfacher Funktionen, entweder über einen PC oder ein mobiles Gerät mit einer der folgenden Methoden:
Verwenden Sie die Aktion Aus Datei erstellen, und füllen Sie dann die entsprechenden Felder auf der Seite Eingehende Belege aus. Die Datei wird automatisch angefügt.
Verwenden Sie die Aktion Neu auf der Seite Eingehende Belege, und fügen Sie die entsprechende Datei manuell an.
Verwenden Sie auf einem Tablet oder Telefon die Aktion Von Kamera erstellen, um einen neuen eingehenden Belegdatensatz zu erstellen, und senden Sie dann das Bild an den OCR-Dienst, z. B.
Automatisch, indem Sie den Beleg als elektronischen Beleg vom OCR-Dienst empfangen, nachdem Sie die entsprechende PDF- oder Bilddatei als Anlage in einer E-Mail an den OCR-Dienst gesendet haben. Das Inforegister Finanzinformationen wird auf der Seite Eingehende Belege automatisch ausgefüllt.
Verwenden Sie den OCR-Dienst, um PDF- oder Bilddateien in elektronische Belege umzuwandeln, die in Business Central in Belegdatensätze konvertiert werden können.
Erstellen Sie neue Belege oder Fibu Buch.-Blattzeilen für eingehende Belegdatensätze, indem Sie die Informationen so eingeben, wie Sie sie aus eingehenden Belegdateien lesen.
Fügen Sie eingehende Belegdateien an Einkaufs- und Verkaufsbelege eines beliebigen Status, darunter Kreditoren-, Debitoren- und Sachposten, an.
Zeigen Sie eingehende Belegdatensätze und deren Anlagen aus jedem Einkaufs- und Verkaufsbeleg oder Posten an, oder suchen Sie alle Sachposten ohne eingehende Belegdatensätze über die Seite Kontenplan.
Um die Funktion für eingehende Belege verwenden zu können, müssen Sie die folgende Einrichtung vorbereiten:
Wählen Sie das Symbol Seite suchen in der oberen rechten Ecke der Seite aus, geben Sie Einrichtung für eingehende Belege ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.
Füllen Sie auf der Seite Einrichtung für eingehende Belege die folgenden Felder aus:
Fibu Buch.-Blattvorlagenname and Fibu Buch.-Blattname – Die Buch.-Blattvorlage und der Buch.-Blattname, die verwendet werden sollen, wenn Sie Fibu Buch.-Blattzeilen aus eingehenden Belegdatensätzen erstellen möchten.
Genehmigung zum Erstellen anfordern – Wählen Sie diese Option aus, wenn Benutzer weder Rechnungen noch Fibu Buch.-Blattzeilen aus eingehenden Belegdatensätzen erstellen sollen, es sei denn, die Belege werden zuerst genehmigt. Eingehende Belege können nur von den Benutzern genehmigt werden, die auf der Seite Genehmiger für eingehenden Beleg als Genehmiger eingerichtet wurden.
