Verwalten inaktiver Websites mithilfe der Websitelebenszyklusverwaltung
Mit dem Feature Websitelebenszyklusverwaltung in Microsoft SharePoint Premium – SharePoint Advanced Management können Sie inaktive Websites im gesamten Mandanten über das SharePoint Admin Center verwalten.
Typen von inaktiven Websiterichtlinien
Sie können eine inaktive Websiterichtlinie einrichten, um inaktive Websites automatisch zu erkennen und Websitebesitzer per E-Mail zu benachrichtigen. Besitzer können dann bestätigen, ob die Website noch aktiv ist. Beim Einrichten einer Websitelebenszyklusrichtlinie können Sie zwischen einer Simulationsrichtlinie und einer aktiven Richtlinie wählen. Die Simulationsrichtlinie wird einmal ausgeführt und generiert einen Bericht basierend auf den festgelegten Parametern. Wenn es fehlschlägt, müssen Sie es löschen und eine neue erstellen. Sie können eine Simulationsrichtlinie auch in eine aktive Richtlinie konvertieren.
Die aktive Richtlinie wird monatlich ausgeführt, generiert Berichte und sendet Benachrichtigungen an Websitebesitzer, um die status der Website zu bestätigen. Wenn während eines bestimmten Monats ein Fehler auftritt, wird es beim nächsten Zeitplan erneut ausgeführt. Die aktive Richtlinie erzwingt Aktionen für inaktive Websites, die vom Websitebesitzer oder Administrator nicht zertifiziert sind, sofern Sie sie für erzwingungsaktionen konfiguriert haben.
Anforderungen
Für die Websitelebenszyklusverwaltung ist ein Microsoft SharePoint Premium - SharePoint Advanced Management-Abonnement erforderlich.
Erstellen einer inaktiven Websiterichtlinie
Um eine inaktive Websiterichtlinie zu erstellen, erweitern Sie Richtlinien, und wählen Sie im SharePoint Admin CenterWebsitelebenszyklusverwaltung aus:
Wählen Sie + Richtlinie erstellen und dann Weiter aus.
Geben Sie Ihre Richtlinienbereichsparameter ein, und wählen Sie Weiter aus.
Aktualisierung des Richtlinienbereichs vom November 2024
- Im Schritt "Richtlinienbereich festlegen" können Sie jetzt Websites mit Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungssperren einschließen auswählen.
- Vor diesem Update wurden inaktive Websites im schreibgeschützten Zustand oder gesperrten Zustand vom Geltungsbereich der Richtlinie ausgeschlossen. Jetzt werden alle schreibgeschützten und gesperrten Websites automatisch in den Geltungsbereich der Richtlinie einbezogen.
- Vor diesem Update wurden besitzerlose inaktive Websites vom Geltungsbereich der Richtlinie ausgeschlossen. Ab November 2024 werden alle inaktiven besitzerlosen Websites automatisch in den Geltungsbereich der Richtlinie einbezogen.
Benennen Sie die Richtlinie, fügen Sie eine Beschreibung hinzu (optional), und wählen Sie einen Richtlinienmodus aus. Wählen Sie Weiter aus.
Update der Parameter vom November 2024 : In diesem Schritt können Sie jetzt:
- Wählen Sie aus, dass E-Mails an Websitebesitzer oder Websiteadministratoren gesendet werden sollen.
- Wählen Sie Erzwingungsaktionen aus, wenn es nach drei Benachrichtigungen keine Antwort von Websitebesitzern oder Administratoren gibt:
- Markieren Sie die inaktive Website als schreibgeschützt.
- Markieren Sie die inaktive Website als schreibgeschützt für eine konfigurierbare Dauer (3, 6, 9 oder 12 Monate), gefolgt von der Archivierung mithilfe von Microsoft 365 Archive. Weitere Informationen zu Speicherlösungen für inaktive SharePoint-Inhalte finden Sie unter Übersicht über das Microsoft 365-Archiv.
Wählen Sie Fertig aus. Ihre Richtlinie wird jetzt erstellt und kann über die site lifecycle management Dashboard angezeigt und verwaltet werden.
Inaktive Websitebenachrichtigungen an Websitebesitzer oder Websiteadministratoren
Benachrichtigungen informieren SharePoint-Websitebesitzer oder Websiteadministratoren, wenn eine Website für eine bestimmte Anzahl von Monaten inaktiv ist. Um die Website beizubehalten, sollten die Empfänger der Benachrichtigung in der Benachrichtigungs-E-Mail die Schaltfläche Website zertifizieren auswählen. Nach der Zertifizierung überprüft die Websitelebenszyklusverwaltung die Aktivitäten der Website für ein Jahr nicht mehr.
In der folgenden Tabelle erfahren Sie mehr darüber, wie sich die inaktive Websiterichtlinie basierend auf der ausgewählten Erzwingungsaktion verhält:
| Erzwingungsaktion | Richtlinienverhalten |
|---|---|
| Nichts tun | Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden für die nächsten drei Monate keine Benachrichtigungen mehr gesendet. Wenn die Website nach sechs Monaten inaktiv bleibt, werden die monatlichen Benachrichtigungen fortgesetzt. Der Richtlinienausführungsbericht listet inaktive Websites als vom Websitebesitzer nicht bearbeitet auf. Sie können diesen Bericht herunterladen und websites herausfiltern, die als nicht aktiv markiert sind. |
| Schreibgeschützter Zugriff | Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Wenn die Benachrichtigungsempfänger die Website während dieses Zeitraums nicht als zertifiziert markieren, wechselt die Website in den schreibgeschützten Modus. |
| Archivieren von Websites nach dem obligatorischen schreibgeschützten Zeitraum | Websitebesitzer oder Websiteadministratoren erhalten monatliche Benachrichtigungen für drei Monate. Wenn die Benachrichtigungsempfänger die Website während dieses Zeitraums nicht als zertifiziert markieren, wechselt die Website für die konfigurierte Anzahl von Monaten in einen schreibgeschützten Modus. Nach der konfigurierten Anzahl von Monaten wird die Website über Microsoft 365 Archive archiviert. Die Archivierung unterliegt dem Mandanten, der Microsoft 365 Archive im Microsoft Admin Center aktiviert. |
Tipp
Bevor Sie eine inaktive Websiterichtlinie erstellen, überprüfen Sie, ob Richtlinien für Websitezugriffseinschränkungen vorhanden sind, die den Websitenachweis durch den jeweiligen Websitebesitzer stören könnten.
Schreibgeschützter Modus
Eine mit der schreibgeschützten Erzwingungsaktion konfigurierte inaktive Websiterichtlinie sendet zusätzliche Benachrichtigungen, um Websitebesitzer oder Websiteadministratoren zu informieren, wenn keine Antwort vorliegt.
Eine Benachrichtigung wird gesendet, wenn die Website in den schreibgeschützten Modus wechselt.
Sobald sich die Website im schreibgeschützten Modus befindet, wird der Website das folgende Banner hinzugefügt:
Entfernen einer Website aus dem schreibgeschützten Modus
Um eine Website im SharePoint Admin Center aus dem schreibgeschützten Modus zu entfernen, wechseln Sie zur Seite Aktive Websites , wählen Sie die Website aus, und wählen Sie dann im Seitenbereich der Website entsperren aus.
Websitebesitzer können eine Website nicht aus dem schreibgeschützten Modus entfernen und müssen sich an den Mandantenadministrator wenden, um den schreibgeschützten Modus zu entfernen.
Aufheben der Archivierung einer Website
Um die Archivierung einer Website im SharePoint Admin Center aufzuheben, erweitern Sie Websites , und wählen Sie Archivierte Websites aus. Wählen Sie die Website aus, die Sie die Archivierung aufheben möchten, und wählen Sie Reaktivieren aus.
Hinweis
Nur Mandantenadministratoren können eine archivierte Website reaktivieren.
Websites, die von mehreren inaktiven Websiterichtlinien verwaltet werden
Wenn eine Website unter mehrere inaktive Websiterichtlinien fällt, werden Benachrichtigungs-E-Mails nicht wiederholt. Wenn innerhalb der letzten 30 Tage nach einer inaktiven Websiterichtlinie eine Benachrichtigung gesendet wurde, bleibt die Website inaktiv, und es werden keine weiteren Benachrichtigungen gesendet. Der Bericht zur Richtlinienausführung zeigt die status der Website als "Durch eine andere Richtlinie benachrichtigt" an.
Bereich der inaktiven Websiterichtlinien
Sie können Parameter für eine inaktive Websiterichtlinie wie inaktiven Zeitraum, Vorlagentyp, Websiteerstellungsquelle, Vertraulichkeitsbezeichnungen und Ausschluss von bis zu 100 Websites konfigurieren.
Bereichsbezogene Websiteaktivitäten
Inaktive Websiterichtlinien analysieren Aktivitäten in SharePoint und verbundenen Plattformen wie Teams, Viva Engage (früher Yammer) und Exchange, um die letzte Aktivität einer Website zu erkennen.
| Plattformtyp | Aktivitäten |
|---|---|
| SharePoint | Angezeigte Dateien, bearbeitete Dateien, intern und extern freigegebene Dateien, synchronisierte Dateien, angesehene Seiten, besuchte Seiten |
| Viva Engage (früher Yammer) | Gepostete Nachrichten, Unterhaltungen lesen, Nachrichten mit "Gefällt mir" |
| Microsoft Teams | Kanalnachrichten in einem Team über alle Kanäle hinweg gepostet, Nachrichten in Teams und allen Kanälen gepostet, auf Nachrichten geantwortet, in Nachrichten erwähnt, auf Nachrichten reagiert, dringende Nachrichten gesendet, Besprechungen durchgeführt (wiederkehrende, ad hoc, einmalig) |
| Exchange | Empfangene E-Mails im Exchange-Postfach |
Bereichsinterne Websitevorlagen
Die Websitelebenszyklusverwaltung überprüft die Aktivität von Kommunikationswebsites, klassischen Websites, mit Teams verbundenen Websites und mit Gruppen verbundenen Websites mit den folgenden Websitevorlagentypen:
| Websitetyp | Vorlagentyp |
|---|---|
| Kommunikationswebsite | SitePagePublishing#0 |
| Klassische Websites | STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2 |
| Mit Teams verbundene Website | STS#3 oder Group#0 |
| Mit einer Gruppe verbundene Website | STS#3 oder Group#0 |
Websites außerhalb des Gültigkeitsbereichs
Die folgenden Websites gelten als außerhalb des Gültigkeitsbereichs und sind von der Websiteaktivitätserkennung ausgeschlossen:
- OneDrive-Websites
- Von Systembenutzern erstellte Websites
- App-Katalogwebsites
- Stammwebsites
- Startsites
- Mandantenadministratorwebsites
Reporting
Websites mit Sechsmonatsinaktivität werden im Bericht zur Richtlinienausführung aufgeführt. Der Bericht steht als .csv-Datei zum Download zur Verfügung und ermöglicht es Ihnen, Websites herauszufiltern, die von Websitebesitzern als nicht aktiv betrachtet werden.
In der folgenden Tabelle werden die Informationen beschrieben, die im Richtlinienausführungsbericht enthalten sind:
| Spalte | Definition |
|---|---|
| Sitename | Name der inaktiven Website |
| URL | URL der inaktiven Website |
| Vorlage | Vorlage einer inaktiven Website |
| Vertraulichkeitsbezeichnung | Vertraulichkeitsbezeichnung der inaktiven Website |
| E-Mails des Websitebesitzers | Email Adressen von Websitebesitzern, die E-Mail-Benachrichtigungen zu inaktiven Websiteaktivitäten erhalten |
| Letzte Websiteaktivität | Datum der letzten Aktivität, die von inaktiven Websiterichtlinien für SharePoint-Websites und verbundene Workloads (Exchange, Viva Engage (früher Yammer) oder Teams erkannt wurde |
| Erstellungsdatum | Datum, an dem die inaktive Website erstellt wurde |
| Verwendeter Speicher | Von inaktiver Website belegter Speicher |
| Aktions-status | Status der Website (Erste/zweite/dritte Benachrichtigung gesendet, Website im schreibgeschützten Modus, Website archiviert) |
| Angewendete Aufbewahrungsrichtlinie | Gibt an, ob eine Aufbewahrungsrichtlinie auf die Website angewendet wird oder nicht |
| Anzahl der Websitebesitzer | Anzahl von Websitebesitzern für eine Website |
| Anzahl der Websiteadministratoren | Anzahl von Websiteadministratoren für eine Website |
| Gesamtzahl der Benachrichtigungen | Gesamtanzahl der Benachrichtigungen, die an Websitebesitzer oder Websiteadministratoren gesendet wurden |
| Erzwungen am | Datum, an dem die Erzwingungsaktion durchgeführt wurde (Datum, an dem die Website archiviert oder in den schreibgeschützten Modus versetzt wurde) |
| Dauer im schreibgeschützten Modus | Anzahl der Monate, in der sich die Website im erzwungenen schreibgeschützten Zustand befindet |