Vorgehensweise: Elektronische Belege empfangen und konvertieren

Die generische Version von Dynamics NAV unterstützt das Empfangen von elektronischen Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format, das von den wichtigsten Anbietern von Belegaustauschdiensten unterstützt wird. Um beispielsweise eine Rechnung von einem Kreditor in Form eines elektronischen PEPPOL-Belegs zu erhalten, verarbeiten Sie den Beleg im Fenster Eingehende Belege, um diesen in eine Einkaufsrechnung oder Fibu Erf.-Journalzeile in Dynamics NAV zu konvertieren.

Zusätzlich zur Empfangen von elektronischen Belegen direkt von Handelspartnern können Sie elektronische Belege von einem OCR-Dienst erhalten, der Ihre PDF- oder Bilddateien in elektronische Belege umgewandelt hat.

Bevor Sie elektronische Belege durch den Belegaustauschdienst empfangen können, müssen Sie verschiedene Stammdaten (wie Firmendaten, Kreditoren, Artikel und Einheiten) einrichten. Diese werden verwendet, um Geschäftspartner und Artikel zu identifizieren, wenn Daten in Elementen im Eingangsbeleg zu Feldern in Dynamics NAV konvertiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Belegaustausch-Dienst.

Bevor Sie elektronische Belege vom OCR-Dienst empfangen können, müssen Sie die vorkonfigurierte Serviceverbindung einrichten und aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter So gehts: Einrichten von eingehenden Belegen.

Der Verkehr von elektronischen Belegen in und aus Dynamics NAV wird durch die Funktion Aufgabenwarteschlange verwaltet. Bevor Sie elektronische Belege empfangen können, muss die betreffende Projektwarteschlange gestartet werden.

Sie können die Konvertierung von elektronischen Belegen entweder manuell beginnen, wie in diesem Verfahren beschrieben, oder Sie können einen Workflow aktivieren, der elektronische Belege automatisch konvertiert, wenn sie eintreffen. Die generische Version von Dynamics NAV enthält die Workflowvorlage Eingehenden elektronischen Beleg über OCR bis Einkaufsrechnung öffnen – Workflow, die in einen Workflow kopiert und aktiviert werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Workflow.

Hinweis

Wenn Sie die aus dem OCR-Service erhalten elektronischen Belege in die Belege oder Erfassungsjournalzeilen in Dynamics NAV umwandeln, dann werden mehrere Zeilen im Herkunftsbeleg in einer Zeile summiert. Die einzelne Zeile hat den Typ "Fibukonto" und die Felder Beschreibung und Fibukonto Nr. sind leer. Felder sind leer. Der Wert im Feld Betrag entspricht dem Gesamtbetrag ohne MWST aller Zeilen im Herkunftsbeleg.

Um sicherzustellen dass Beschreibung und Nr. Felder ausgefüllt sind, können Sie die Schaltfläche Text zu Konto zuordnen im Fenster Eingehende Belege auswählen. Hiermit legen Sie fest, dass ein bestimmter Rechnungstext immer einem bestimmten Soll- oder Habenkonto in der Fibuposten zugeordnet wird. Dadurch wird das Feld Beschreibung in Belegen oder Erfassungsjournalzeilen, die aus einem elektronischen Beleg für diesen Kreditor oder Debitor erstellt werden, mit dem entsprechenden Text ausgefüllt, und das Feld Fibukonto Nr. Feld mit dem fraglichen Konto ergänzt.

Anstelle der Zuordnung zu einem Fibukonto können Sie auch ein Bankkonto zuordnen. Dies ist beispielsweise für elektronische Belege für Ausgaben nützlich, die bereits bezahlt wurden, für die Sie jedoch eine Fibu Erf.-Journalzeile erstellen möchten, die auf ein Bankkonto buchen kann.

Die folgenden Schritte zeigen, wie Sie eine Kreditorenrechnungen empfangen und in eine Einkaufsrechnung in Dynamics NAV konvertieren können. Der Vorgang ist derselbe wie beim Konvertieren einer Kreditorenrechnung in eine Fibu Erf.-Journalzeile.

So empfangen Sie eine elektronische Rechnung und konvertieren sie in eine Einkaufsrechnung:

1. Wählen Sie das Symbol und geben Gebuchte Einkaufsrechnungen ein. Wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

2. Wählen Sie die Zeile für den Eingangsbeleg aus, der die neue eingehende elektronische Rechnung darstellt, und wählen Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Verwalten die Option Bearbeiten aus.

   Im Fenster Eingehende Dokumentenkarte wird die entsprechende XML-Datei angehängt, und die meisten Felder werden mit den Informationen aus der elektronischen Rechnung ausgefüllt. Weitere Informationen finden Sie unter So gehts: Eingehende Belege erstellen.

3. Wählen Sie im Feld Datenaustauschart die Option PEPPOL - Rechnung oder OCR - Rechnung aus, je nachdem, woher der elektronische Beleg stammt.

4. Um Text in der Kreditorenrechnung einem bestimmten Sollkonto zuzuordnen, wählen Sie auf der Registerkarte Aktion in der Gruppe Allgemein die Option Text zu Konto zuordnen, und füllen Sie dann das Kontozurodnungsfenster aus.

5. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Allgemein die Option Beleg erstellen.

   Eine Einkaufsrechnung wird in Dynamics NAV basierend auf den Daten im elektronischen Beleg erstellt.

   Überprüfungsfehler, die üblicherweise mit falschen oder fehlenden Stammdaten in Dynamics NAV zusammenhängen, werden im Inforegister Fehlermeldungen angezeigt.

Siehe auch

Verwalten von Verbindlichkeiten
Eingehende Belege
Gewusst wie: Einrichten des Senden und Empfangen von elektronischen Belegen
Daten elektronisch austauschen
Allgemeine Geschäftsfunktionen