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Gewusst wie: Einrichten des Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

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Als Alternative zu E-Mail-Dateianhängen können Sie Geschäftsbelege elektronisch versenden und empfangen. Ein elektronischer Beleg ist eine normgerechte -, die ein Geschäftsdokument darstellt (zum Beispiel eine Rechnung von einem Kreditor), die empfangen und in Dynamics NAV in eine Einkaufsrechnung konvertieren kann. Der Austausch von elektronischen Belegen zwischen zwei Handelspartnern erfolgt über einen externen Anbieter eines Belegaustauschdiensts. Die allgemeine Version von Dynamics NAV unterstützt das Senden und Empfangen von elektronischen Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format, das von den größten Anbietern von Belegaustauschdiensten unterstützt wird. Ein wichtiger Anbieter eines Belegaustauschdienstes ist vorkonfiguriert und kann für Ihren Mandanten eingerichtet werden.

Mithilfe eines externen OCR-Dienstes (optische Zeichenerkennung) können Sie aus PDF- oder Bilddateien, die die Eingangsbelege darstellen, elektronische Belege erstellen, die Sie dann in Dynamics NAV in Belegdatensätze konvertieren können, wie Sie es für elektronische PEPPOL-Belege tun. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung in PDF-Format von Ihrem Kreditor erhalten, können Sie diese über das Fenster Eingehende Belege zum OCR-Dienst senden. Nach einigen Sekunden erhalten Sie die Datei als elektronische Rechnung zurück, die zu einer Einkaufsrechnung für den Kreditor umgewandelt werden kann. Wenn Sie die Datei per E-Mail an den OCR-Service senden, wird automatisch ein neuer Datensatz für einen eingehenden elektronischen Beleg erstellt, wenn Sie den elektronischen Belegs zurückerhalten.

Das elektronische Belegformat PEPPOL ist vorkonfiguriert, sodass Sie elektronische Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format senden können. Zuerst müssen Sie verschiedene Stammdaten einrichten, zum Beispiel Mandantendaten, Debitoren, Artikel und Maßeinheiten. Diese werden verwendet, um Geschäftspartner und Artikel zu identifizieren, wenn Daten in Feldern in Dynamics NAV in Elemente in der ausgehenden Dokumentdatei konvertiert werden. Abschließend müssen Sie im Fenster Elektronisches Dokumentenformat das Format für jeden Kunde auswählen, an den Sie elektronische PEPPOL-Belege senden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Senden von elektronischen Belegen.

Die Datenaustauschdefinition PEPPOL - Rechnung und PEPPOL – Gutschrift sind vorkonfiguriert, sodass Sie elektronische Rechnungen und Gutschriften im PEPPOL-Format empfangen können. Zuerst müssen Sie verschiedene Stammdaten einrichten, zum Beispiel Mandantendaten, Kreditoren, Artikel und Maßeinheiten. Diese werden verwendet, um Geschäftspartner und Artikel zu identifizieren, wenn Daten in Elementen im Eingangsbeleg zu Feldern in Dynamics NAV konvertiert werden. Abschließend müssen Sie im Fenster Eingehende Belege die Datenaustauschdefinition für jeden eingehenden elektronischen Beleg auswählen, der in einen Einkaufsbeleg in Dynamics NAV umgewandelt werden soll.

Die OCR - Rechnung-Datenaustauschdefinition ist vorkonfiguriert. Sie ermöglicht Ihnen dem Empfang von um elektronischen Belege die vom OCR-Service generiert werden. Um zum Beispiel eine Rechnung als elektronischen OCR-Beleg zu empfangen, richten Sie das Masterdatum ein und verarbeiten den Beleg dann so wie einen elektronischen PEPPOL-Beleg. Weitere Informationen finden Sie unter So gehts: Verwenden von OCR, um PDF und Bilddateien in elektronische Belege umzuwandeln.

Die vorkonfigurierten Services für den Belegaustausch und für OCR müssen vor dem Senden und Empfangen aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Belegaustausch-Dienst.

In diesem Thema werden die folgenden Prozeduren beschrieben:

  • Einrichten des Mandanten zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen
  • Einrichten der MWST.-Buchung zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen
  • Einrichten von Ländern/Regionen zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen
  • Einrichten von Artikeln zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen
  • Einrichten von Maßeinheiten zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen
  • Einrichten von Debitoren zum Senden von elektronischen Belegen
  • Auswählen des elektronischen Belegformats PEPPOL zum Senden von elektronischen Belegen
  • Einrichten von Kreditoren für den Empfang von elektronischen Belegen
  • Auswählen der Datenaustauschdefinition PEPPOL - Rechnung für den Empfang von elektronischen Belegen
  • Einrichten des Fibukontos zur Verwendung bei neuen Einkaufsrechnungszeilen für nicht -identifizierbare Artikel und Nicht-Artikel

Einrichten des Mandanten zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen Firmendaten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Füllen Sie im Inforegister Allgemein die Felder gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    GLN Identifizieren Sie Ihren Mandanten.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das EndPointID-Element unter dem AccountingSupplierParty-Knoten zu füllen. Die Nummer basiert auf dem GS1-Standard, der mit ISO 6523 konform ist.
    USt-ID Geben Sie die MWST Nummer des Mandanten an.
    Zuständigkeitseinheitencode Wenn Ihr Unternehmen mit einer Zuständigkeitseinheit eingerichtet ist, dann stellen Sie sicher, dass das Feld Land-/Regionencode ausgefüllt ist.

Einrichten der MWST.-Buchung zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für MWST.-Buchungsmatrix Einr., und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jede MWST.-Buchungsmatrixzeile, die Sie für elektronische Belege verwenden, müssen Sie das Feld wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Description
    Steuerkategorie Geben Sie die MWST.-Kategorie an.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das TaxApplied-Element unter dem AccountingSupplierParty-Knoten zu füllen. Die Nummer basiert auf dem UNCL5305-Standard.

Einrichten von Ländern/Regionen zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen die Option Länder/Regionen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für alle Länder/Regionen, mit denen Sie elektronische Belege austauschen, müssen Sie das Feld wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Description
    MWST-Schema Identifizieren Sie die nationale Behörde, die die MWST-IdNr. für die Länder/Regionen ausgibt, an die elektronische Beleg gesendet werden.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das SchemeID-Attribut für das EndPointID-Element unter den Knoten AccountingSupplierParty und AccountingCustomerParty in der Datei zu füllen.

    Das Feld MwSt-Schema wird nur verwendet, wenn das Feld GLN im Fenster Unternehmen nicht ausgefüllt ist. Hinweis:Der Wert im Feld Code im FensterLänder/Regionen muss dem Standard ISO 3166-1:Alpha2 entsprechen.

Einrichten von Artikeln zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen Artikel ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jeden Artikel, den Sie unter Verwendung von elektronischen Belegen kaufen oder verkaufen, müssen Sie das Feld wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Description
    GTIN Identifiziert das Element in Verbindung mit dem elektronischen Senden und Empfangen von Dokumenten. Für das PEPPOL-Format wird das Feld wie folgt verwendet:

    Wenn für das Element StandardItemIdentification/ID das Attribut SchemeID auf den Wert GTIN festgelegt ist, wird das Element dem Feld GTIN auf der Artikelkarte zugeordnet.

Einrichten von Maßeinheiten zum Senden und Empfangen von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen die Option Einheiten ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jede Maßeinheit, die Sie für Artikel auf elektronischen Belegen verwenden, müssen Sie das Feld wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Description
    Internationaler Standardcode Geben Sie den Einheitencode an, der gemäß dem Standard UNECERec20 in Verbindung mit dem Senden von elektronischen Belegen verwendet wird.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das unitCode-Attribut für das InvoicedQuantity-Element unter dem InvoiceLine-Knoten zu füllen. **Hinweis:**Wenn das Feld Maßeinheit in der Verkaufszeile leer ist, wird der UNECERe20-Standardwert für „Stück“ (H87) standardmäßig eingefügt. Weitere Informationen und eine Liste von gültigen Maßeinheitscodes finden Sie unter Empfehlungen Nr. 20-Verwendete Maßeinheiten im internationalen Handel.

Einrichten von Debitoren zum Senden von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen Debitoren ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jeden Debitor, an den Sie elektronische Belege senden, müssen Sie die Felder in der folgenden Tabelle ausfüllen.

    Feld Description
    GLN Identifizieren Sie den Debitor.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das EndPointID-Element unter dem AccountingCustomerParty-Knoten zu füllen. Die Nummer basiert auf dem GS1-Standard, der mit ISO 6523 konform ist.

    Wenn das Feld GLNleer ist, wird der Wert im MWST-Registrationsnr.-Feld verwendet.
    USt-ID Geben Sie die MWST Nummer des Debitors an. **Hinweis:**Wählen Sie die DrillDown-Schaltfläche aus, um den Webdienst zu verwenden, der prüft, ob die Nummer im Handelsregister des jeweiligen Landes vorhanden ist.
    Zuständigkeitseinheitencode Wenn Ihr Unternehmen mit einer Zuständigkeitseinheit eingerichtet ist, dann stellen Sie sicher, dass das Feld Land-/Regionencode ausgefüllt ist.

    Sie können für jeden Debitor eine bevorzugte Methode der Übermittlung von Geschäftsbelegen einrichten, sodass Sie nicht jedes Mal eine Sendeoption auswählen müssen, wenn Sie einen Beleg an den Debitor senden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Sendeprofilen.

Auswählen des elektronischen Belegformats PEPPOL zum Senden von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen den Text Belegsendeprofile ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Öffnen Sie ein vorhandenes Sendeprofil für Belege, oder erstellen Sie ein neues. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Sendeprofilen.

  3. Das Fenster Belegformat kann jetzt im Elektronisches Format-Feld in der Zeile für PEPPOL ausgewählt werden. Wählen Sie dann die Schaltfläche OK.

  4. Wählen Sie im Feld Elektronisches Do,ument die Option Ja (über Belegaustauschdienst) aus.

    Hinweis

    Dynamics NAV erkennt automatisch, ob es sich bei dem Beleg um eine Rechnung oder eine Gutschrift handelt, und passt das PEPPOL-Format entsprechend an.

  5. Damit dieses Belegsendeprofil auf alle Kunden angewendet wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Standard im Inforegister Allgemein. Damit das Profil nur für bestimmte Kunden gilt, füllen Sie das Feld Belegsendeprofil auf den jeweiligen Kundenkarten aus. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Einrichten von Sendeprofilen.

    Nun können Sie den elektronischen Beleg mit den konvertierten Daten senden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Senden von elektronischen Belegen.

Einrichten von Kreditoren für den Empfang von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen Kreditoren ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Für jeden Kreditor, von dem Sie elektronische Belege empfangen, müssen Sie die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben ausfüllen.

    Feld Description
    GLN Identifizieren Sie den Kreditor.

    Wenn Sie beispielsweise elektronische Rechnungen im PEPPOL-Format emfpangen, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um das EndPointID-Element unter dem AccountingSupplierParty-Knoten zu füllen. Die Nummer basiert auf dem GS1-Standard, der mit ISO 6523 konform ist.

    Wenn das Feld GLNleer ist, wird der Wert im MWST-Registrationsnr.-Feld verwendet.
    USt-ID Geben Sie die MWST Nummer des Kreditors an. **Hinweis:**Wählen Sie die DrillDown-Schaltfläche aus, um den Webdienst zu verwenden, der prüft, ob die Nummer im Handelsregister des jeweiligen Landes vorhanden ist.
    Zuständigkeitseinheitencode Wenn Ihr Unternehmen mit einer Zuständigkeitseinheit eingerichtet ist, dann stellen Sie sicher, dass das Feld Land-/Regionencode ausgefüllt ist.

Auswählen der Datenaustauschdefinition „PEPPOL - Rechnung“ für den Empfang von elektronischen Belegen

  1. Geben Sie im Feld Suchen einen Wert für Eingehende Dokumente ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Wählen Sie in der Zeile für den elektronischen Beleg, der empfangen und konvertiert werden soll, das Feld Datenaustasuchtyp und dann PEPPOL-Rechnung aus.

    Wenn der zu empfangen Beleg eine Gutschrift ist, wählen Sie PEPPOLCREDITMEMO aus.

    Nun können Sie den elektronischen Beleg empfangen, indem Sie den Datenkonvertierungsprozess im FensterEingehende Belege starten. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Elektronische Belege empfangen und konvertieren.

Einrichten des Fibukontos zur Verwendung bei neuen Einkaufsrechnungszeilen für nicht identifizierbare Artikel und Nicht-Artikel

  1. Geben Sie im Feld Suchen Kreditoren & Einkauf ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link aus.

  2. Füllen Sie im Inforegister Datenaustausch das Feld gemäß der Beschreibung in der folgenden Tabelle aus.

    Feld Description
    Fibukonto für Nicht-Artikel-Positionen Gibt das Fibukonto an, das automatisch in Verkaufszeilen eingefügt wird, die aus elektronischen Dokumenten erstellt werden, wenn die Eingangsbelegszeile keinen identifizierbaren Artikel enthält. Irgendeine Zeile des eingehenden Beleges, die kein GTIN hat, oder die Artikelnummer des Kreditors auf eine Einkaufszeile des Typs Fibukonto und Nr. Feld der Einkaufsbestellzeile enthält das Konto, das Sie in dem Feld Fibukonto für Nicht-Artikel-Zeilen auswählen.

    Wenn Sie das Fibukonto für Nicht-Artikel-Positionen-Feld leer lassen und der Eingangsbeleg Zeilen ohne identifizierbare Artikel hat, wird der Einkaufsbeleg nicht erstellt. Eine Fehlermeldung weist Sie an, das Fibukonto Nicht-Artikel-Zeilen-Feld auszufüllen, bevor Sie die Aufgabe ausführen können.

Siehe auch

Daten elektronisch austauschen
Vorgehensweise: Fakturieren
Vorgehensweise: Erfassen eines Einkaufs