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Synchronisieren Sie Kontakte in Business Central mit Kontakten in Microsoft Outlook

Sie können die Kontaktsynchronisierung einrichten, damit Ihre Kontakte in Business Central dieselben Informationen aufweisen wie Ihre Kontakte in Microsoft Outlook. Wenn Sie beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter sind, arbeiten Sie möglicherweise in Outlook und Business Central gleichzeitig. Wenn die Kontakte an beiden Stellen identisch sind, wird die Arbeit einfacher.

Standardmässig werden die Kontakte, die Sie synchronisieren, in einem Business Central-Ordner in Ihren Favoriten im Ordnerbereich in Outlook gespeichert. Über den Business Central-Ordners können Sie einfacher ermitteln, welche Kontakte Sie synchronisieren. Sie können Filter festlegen, um nur bestimmte Kontakte von Business Central nach Outlook zu synchronisieren. Nachdem Sie die Synchronisierung eingerichtet haben, können Sie die Synchronisierung manuell durchführen oder den Vorgang automatisieren, um die Synchronisierung auf geplanter Basis durchzuführen.

Voraussetzungen

  • In Ihrem Benutzerkonto in Business Central muss Ihr Microsoft 365 E-Mailkonto angegeben sein.

    Sie können diese Einstellung im Microsoft 365-Abschnitt Ihrer Benutzerkarte überprüfen, die Sie über die Benutzer-Liste öffnen.

  • Mit Business Central lokal richten Sie die Kontaktsynchronisierung ein, wie unter Kontaktsynchronisierung mit Outlook für Business Central lokal einrichten beschrieben.

Synchronisierung einrichten

Sie geben an, wie Sie die Synchronisierung der Kontakte mit Outlook einrichten möchten auf der Seite Exchange Synchronisierung einrichten in Business Central.

Auf der Seite Exchange Synchronisierung einrichten können Sie die Verbindung mit Exchange überprüfen und die Synchronisierung von Kontakten festlegen. Auf der Seite Exchange Synchronisierung einrichten können Sie die Seite Kontaktsynchronisierung einrichten öffnen und die Synchronisierung starten. Legen Sie optional einen Filter fest, um anzugeben, welche Kontakte synchronisiert werden sollen. Sie können beispielsweise nach Name, Typ, Unternehmen usw. filtern. Sie können auch den Standardnamen des Ordners in Outlook ändern, mit dem die Kontakte synchronisiert werden.

Jeder Ihrer Mitarbeiter kann die eigene Exchange-Synchronisierung einrichten und die eigenen Filter für die Synchronisierung von Kontakten einrichten.

Nach dem Einrichten der Synchronisierung sollten die Änderungen manuell synchronisiert werden. Business Central Versionen 2023 Veröffentlichungszyklus 2 und früher unterstützen die automatisierte Synchronisierung. Weitere Informationen zur Automatisierung finden Sie im nächsten Abschnitt dieses Artikels.

Kontakte synchronisieren

Um Kontakte zu synchronisieren, wählen Sie eine der folgenden Aktionen auf der Seite Exchange-Synchronisierung einrichten aus:

  • Mit Microsoft 365 synchronisieren

    Synchronisieren Sie alle Änderungen von Business Central nach Microsoft 365, die nach der letzten Synchronisierung durchgeführt wurden, basierend auf dem letzten Änderungsdatum. Ausserdem werden neue Kontakte von Microsoft 365 nach Business Central synchronisiert. Diese Aktion erfolgt in der Regel schneller als eine vollständige Synchronisierung.

  • Vollständig synchronisieren mit Microsoft 365

    Synchronisieren Sie alle Kontakte in beide Richtungen unabhängig vom letzten Synchronisierungsdatum und der letzten Änderung.

In beiden Fällen werden nur Kontakte von Outlook synchronisiert, wenn die erforderlichen Felder ausgefüllt sind. Die für die Synchronisierung mit Microsoft 365 erforderlichen Felder sind Name und E-Mail-Adresse, und der Kontakt muss vom Typ Person sein. Business Central ist die Quelle der Kontaktinformationen, sodass die Kontaktinformationen von Business Central gespeichert werden, falls Duplikate vorhanden sind.

Notiz

Wenn Sie einen Kontakt in Outlook löschen, ihn in Business Central jedoch beibehalten, wird der Kontakt bei der nächsten Synchronisierung in Outlook neu erstellt.

Automatisieren der Synchronisierung (Hintergrundsynchronisierung)

Wichtig

Ab dem Veröffentlichungszyklus 1 (Version 24) im Jahr 2024 können Sie die Hintergrundsynchronisierung nicht mehr aktivieren. Wenn es derzeit eingeschaltet ist, funktioniert es wie erwartet. Wenn Sie es ausschalten, können Sie es nicht wieder einschalten.

Um die Synchronisierung zu automatisieren, erstellen Sie einen Auftragswarteschlangenposten zum Synchronisieren von Kontakten nach einem von Ihnen festgelegten Zeitplan, wenn der Schalter Hintergrundsynchronisierung aktivieren eingeschaltet ist. Weitere Informationen finden Sie in Aufgabenwarteschlangen zum Planen von Aufgaben verwenden.

In der folgenden Tabelle sind die Einstellungen auf der Seite Karte für Aufgabenwarteschlangenposten für die Synchronisierung von Kontakten aufgelistet:

Feld Einstellung für Kontaktsynchronisierung
Auszuführender Objekttyp Codeunit
ID des auszuführenden Objekts 6700

Vorbereitungen zum Tätigen von Geschäften
Finanzen
Verkauf
Einkauf
Kontakte (Personen) in Outlook im Netz verwenden

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier