Erfassung und Regulierung des Lagerbestand mithilfe von Belegen

Sie können mithilfe der Inventurauftrags- und Inventurerfassungsbelege eine Inventur der Artikel durchführen. Die Seite Inventurauftrag wird verwendet, um das vollständige Inventurerfassungsprojekt zu organisieren, zum Beispiel eines pro Standort. Verwenden Sie die Seite Inventarerfassung , um die tatsächliche Anzahl der Artikel zu erfassen und mitzuteilen. Sie können mehrere Aufzeichnungen für einen Auftrag erstellen, z. B. das Verteilen von Artikelgruppen an verschiedene Mitarbeitende.

Sie können den Bericht Physische Bestandserfassung aus jeder Erfassung ausdrucken. Er enthält leere Mengenfelder, in die Sie den gezählten Bestand eingeben können. Wenn Sie Fertig zählen und die Mengen auf der Seite Inventurerfassung eingegeben sind, wählen Sie die Aktion Fertigstellen . Durch diese Aktion werden die Mengen in die entsprechenden Zeilen auf der Seite Inventurauftrag übertragen. Business Central stellt sicher, dass Sie eine Artikelzählung nicht doppelt erfassen können.

Notiz

Die Verwendung von Belegen für eine Inventurerfassung bietet eine grössere Kontrolle und unterstützt die Verteilung der Erfassung auf mehrere Mitarbeitende. Sie können zum Ausführen von Aufgabe auch Journale verwenden, wie etwa die Seiten Inventarjournale und Lager-Inventarjournale . Weitere Informationen finden Sie unter Zählen, Anpassen und Lagerbestand mithilfe von Journalen neu klassifizieren. Dieser Artikel beschreibt, wie eine Inventurerfassung mithilfe von Belegen durchgeführt wird.

Wenn Sie Zonen in Ihrem Lager verwenden, können Sie keine Inventuraufträge verwenden. Verwenden Sie stattdessen die Seite Lagerinventarjournal , um Ihre Lagereinträge zu zählen, bevor Sie sie mit Artikelposten synchronisieren.

Das Erfassen des Lagerbestands mithilfe von Belegen besteht aus den folgenden Gesamtschritten:

1. Erstellen Sie einen Inventurauftrag mit den erwarteten vorab ausgefüllten Artikelmengen.
2. Generieren Sie eine oder mehrere Inventurerfassungen aus dem Auftrag.
3. Geben Sie die gezählten Artikelmengen zu den Erfassungen ein, wie beispielsweise auf den Ausdrucken erfasst, und legen Sie sie auf Beendet fest.
4. Schliessen Sie den Inventurauftrag ab und buchen Sie ihn.

So erstellen Sie einen Inventurauftrag

Auf Anwendungsebene ist ein Inventurauftrag ein vollständiger Beleg, der aus einem Inventurauftragskopf und Auftragspositionen besteht. Die Informationen im Inventurauftragskopf geben an, wie die Inventur durchgeführt werden soll. Die Auftragspositionen enthalten Informationen über die Artikel und deren Lagerorte.

Zum Erstellen der physischen Bestandsauftragspositionen verwenden Sie normalerweise die Aktion Positionen berechnen , um den aktuellen Bestand als Positionen zum Auftrag hinzuzufügen. Sie können auch die Aktion Aus Beleg kopieren verwenden, um die Zeilen mit dem Inhalt eines anderen offenen oder gebuchten Inventurauftrags zu füllen. Das folgende Verfahren beschreibt lediglich die Verwendung der Aktion Linien berechnen .

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Inventaraufträge ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

2. Wählen Sie die Aktion Neu aus.

3. Füllen Sie die erforderlichen Felder auf dem Inforegister Allgemein aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

4. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktionen die Option Sonstige und anschließend Zeilen berechnen aus.

5. Wählen Sie die Optionen nach Bedarf aus.

6. Richten Sie die Filter beispielsweise so ein, dass nur eine Teilmenge der Artikel bei der ersten Erfassung gezählt wird.

   Trinkgeld

   Wenn Sie die Bestandszählung für mehrere Mitarbeiter planen möchten, legen Sie bei jeder Verwendung der Aktion Zeilen berechnen unterschiedliche Filter fest, um die Bestellung mit der Teilmenge der Bestandsartikel auszufüllen, die ein Benutzer aufzeichnen wird. Wenn Sie mehrere Inventurerfassungen für mehrere Mitarbeitende generieren, minimieren Sie das Risiko, dass Artikel zweimal gezählt werden. Weitere Informationen finden Sie unter So erstellen Sie eine physische Bestandsaufnahme.

7. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

Eine Position für jeden Artikel, der im ausgewählten Lagerort und entsprechend der festgelegten Filter und Optionen vorhanden ist, wird dem Auftrag hinzugefügt. Für Artikel, die für die Artikelverfolgung eingerichtet sind, ist das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden aktiviert. Informationen zur erwarteten Menge an Serien- und Chargennummern sind verfügbar, indem Sie Zeilen und dann Artikelverfolgungszeilen auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Artikelverfolgung beim Bestandszählen handhaben.

Sie können jetzt mindestens eine Erfassung erstellen. Dabei handelt es sich um Anweisungen für die Mitarbeitenden, die die Inventur durchführen.

Notiz

Wenn Sie das paketspezifische Tracking nutzen, können Sie auch Belege verwenden, um den Lagerbestand mit Paketnummern zu zählen und anzupassen. Um diese Funktion zu verwenden, müssen Sie auf der Seite Funktionsverwaltung die Option Funktionsaktualisierung: Verwendung der Paketverfolgung in physischen Bestandsaufträgen aktivieren aktivieren. Vorhandene Inventuraufträge werden aktualisiert, allerdings kann Business Central das Feld Paketnr. nicht ausfüllen. Sie müssen diese Zeilen mit der Aktion Zeilen berechnen auf der Seite Inventurauftrag neu erstellen.

Sie können die Paketnummer für Artikel, für die eine Paketverfolgung erforderlich ist, auf der Seite Inventarerfassungszeilen eingeben. Wählen Sie Fertig , um die Aufnahme abzuschließen.

Nachdem Sie auf der Seite Inventurauftrag die Option Fertig stellen ausgewählt haben, berechnet Business Central Differenzen hinsichtlich der Verpackung und anderer Artikelverfolgungsdetails und nimmt positive oder negative Anpassungen vor.

So erstellen Sie eine Inventurerfassung

Für jeden Inventurauftrag können Sie eine oder mehrere Inventurerfassungsbelege erstellen, auf denen die Mitarbeitenden die gezählten Mengen erfassen können. Mitarbeitende können Mengen entweder manuell oder mit einem Scanner eingeben.

Standardmässig wird die Erfassung aller Zeilen im zugehörigen Inventurauftrag erstellt. Um zu vermeiden, dass bei einer verteilten Zählung zwei Mitarbeiter die gleichen Artikel zählen, füllen Sie den Inventurauftrag nach und nach aus, indem Sie Filter für die Stapelverarbeitung Zeilen berechnen festlegen. Erstellen Sie dann die physische Bestandsaufzeichnung mit aktiviertem Kontrollkästchen Nur Zeilen, die nicht in Aufzeichnungen enthalten sind . Durch diese Einstellung wird sichergestellt, dass jede neue Erfassung andere als die in anderen Aufzeichnungen enthaltenen Artikel aufweist.

Zum manuellen Zählen können Sie den Bericht Inventarerfassung ausdrucken, der eine leere Spalte enthält, in die die Lagermitarbeiter die gezählten Mengen eintragen können. Wenn die Zählung abgeschlossen ist, geben Sie die erfassten Mengen in die entsprechenden Zeilen auf der Seite Inventarerfassung ein. Zuletzt übertragen Sie die erfassten Mengen in den zugehörigen Inventurauftrag, indem Sie den Status auf Beendet setzen.

1. Auf einer Seite Inventurauftrag , die Zeilen für die in einer Aufzeichnung zu zählenden Artikel enthält, müssen Sie die Aktion Neue Aufzeichnung erstellen auswählen.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Aktionen in der Gruppe Funktionen die Option Sonstige und anschließend Neue Aufnahme erstellen aus.
3. Wählen Sie die Optionen und Filter nach Bedarf aus.
4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.
5. Laden Sie für jeden zu zählenden Artikelsatz diese auf den entsprechenden Inventurauftrag und wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 mit dem aktivierten Kontrollkästchen Nur Zeilen, die nicht in Aufzeichnungen enthalten sind .
6. Wählen Sie auf der Registerkarte Verwandte die Option Bestellung und anschließend die Aktion Aufzeichnungen aus, um die Seite Liste der physischen Bestandsaufzeichnungen zu öffnen.
7. Öffnen Sie die entsprechende Erfassung.
8. Füllen Sie im Inforegister Allgemein die notwendigen Felder aus.
9. Bei Artikeln, die das Artikeltracking verwenden, erstellen Sie eine weitere Zeile für jeden Chargen- oder Seriennummerncode, indem Sie die Aktion Funktionen und dann die Aktion Zeile kopieren auswählen. Weitere Informationen finden Sie unter Artikelverfolgung beim Bestandszählen handhaben.
10. Wählen Sie die Aktion Drucken , um das physische Dokument vorzubereiten, mit dem die Mitarbeiter die von ihnen gezählten Mengen notieren können.

So schliessen Sie eine Inventurerfassung ab

Nachdem die Mitarbeiter die Mengen gezählt haben, erfassen Sie die Mengen in Business Central.

1. Wählen Sie auf der Seite Inventurerfassungsübersicht die Inventurerfassung aus, die Sie abschliessen möchten, und wählen Sie dann die Aktion Bearbeiten aus.

2. Füllen Sie dann im Inforegister Zeilen die tatsächlich gezählte Menge im Feld Menge für jede Zeile aus.

3. Geben Sie für Artikel mit Serien- oder Chargennummern (das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden ist aktiviert) die gezählten Mengen in die Zeilen für die Serien- bzw. Chargennummern des Artikels ein. Weitere Informationen finden Sie unter Artikelverfolgung beim Bestandszählen handhaben.

4. Auswählen das Kontrollkästchen Aufgezeichnet in jeder Zeile.

5. Wenn Sie alle Daten für eine Inventurerfassung eingegeben haben, wählen Sie die Aktion Fertig stellen aus. Beachten Sie, dass bei allen Zeilen das Kontrollkästchen Erfasst ausgewählt sein muss.

   Hinweis

   Wenn Sie eine Inventurerfassung abschliessen, wird jede Zeile in die Zeile des zugehörigen Inventurauftrags übertragen, mit der sie genau übereinstimmt. Damit eine Übereinstimmung möglich ist, müssen die Werte in den Feldern Artikelnr., Variantencode, Standortcode und Lagerplatzcode in der Aufzeichnung und in den Auftragszeilen identisch sein.>

   Wenn keine entsprechende Inventurauftragszeile vorhanden ist und das Kontrollkästchen Erfassung ohne Auftrag zulassen aktiviert ist, wird eine neue Zeile hinzugefügt und das Kontrollkästchen Erfasst ohne Auftrag der zugehörigen Inventurauftragszeile aktiviert. Andernfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt und der Vorgang wird abgebrochen.> Wenn mehrere Inventurerfassungszeilen mit einer Inventurauftragszeile übereinstimmen, wird eine Meldung angezeigt und der Vorgang wird abgebrochen. Wenn aus irgendwelchen Gründen zwei identische Inventurerfassungszeilen im Inventurauftrag landen, können Sie eine Aktion verwenden, um das Problem zu lösen. Weitere Informationen finden Sie unter So suchen Sie nach doppelten Bestandsauftragspositionen.

So schliessen Sie einen Inventurauftrag ab

Nachdem Sie eine physische Bestandserfassung abgeschlossen haben, wird das Feld Mengenerfassung (Basis) im zugehörigen Inventurauftrag mit den gezählten (erfassten) Werten aktualisiert und das Kontrollkästchen In Erfassungszeilen wird aktiviert. Wenn eine gezählte Menge von der erwarteten Menge abweicht, wird die Differenz in den Feldern Pos. Menge (Basis) und Neg. Menge (Basis) angezeigt.

Um auf die erwarteten Mengen und etwaige erfasste Differenzen für Artikel mit Artikelverfolgung zuzugreifen, wählen Sie die Aktion Zeilen und anschließend Artikelverfolgungszeilen , um verschiedene Ansichten für die Serien- und Chargennummern bei der physischen Bestandszählung anzuzeigen.

Sie können auch die Aktion Inventurauftragsdifferenz auswählen, um sich alle Unterschiede zwischen der erwarteten Menge und der gezählten Menge anzeigen zu lassen.

So finden Sie doppelte Inventurauftragszeilen

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Inventaraufträge ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
2. Öffnen Sie den Inventurauftrag, für den Sie doppelte Zeilen anzeigen möchten.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Verwandte die Option Sonstiges und anschließend Doppelte Zeilen anzeigen.

Doppelte Inventurauftragszeilen werden angezeigt, sodass Sie diese löschen und nur eine Zeile mit einem eindeutigen Wertesatz in den Feldern Artikelnr., Variantencode, Lagercode und Behältercode behalten können.

So buchen Sie einen Inventurauftrag

Nachdem Sie einen Inventurauftrag abgeschlossen und seinen Status auf Abgeschlossen geändert haben, können Sie ihn buchen. Sie können den Status eines Inventurauftrags nur unter folgenden Bedingungen auf Erledigt setzen:

• Alle zugehörigen Inventurerfassungen weisen den Status Beendet auf.
• Jede Inventurauftragszeile wird in mindestens einer Inventurerfassungszeile erfasst.
• Die Kontrollkästchen In Erfassungszeilen und Berechnete Bestandsmenge sind für alle Inventurauftragszeilen aktiviert.

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Inventaraufträge ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

2. Wählen Sie den Inventurauftrag aus, den Sie fertig stellen möchten, klicken Sie auf Bearbeiten.

   Auf der Seite Inventurauftrag wird die erfasste Menge im Feld Erfasste Menge (Basis) angezeigt.

3. Wählen Sie die Schaltfläche Fertigstellung aus.

   Der Wert im Feld Status lautet Fertig. Eine Änderung der Reihenfolge ist jetzt nur noch durch Auswahl der Aktion Erneut öffnen möglich.

4. Um den Auftrag zu buchen, wählen Sie dann die Aktion Buchen und dann die Schaltfläche OK aus.

   Die Lagerposten werden zusammen mit allen verknüpften Artikeltrackingposten aktualisiert.

   Trinkgeld

   Um Fehler zu vermeiden, überprüfen Sie mit der Aktion Vorschauversion „Buchen“ die Einträge, die durch das Buchen erstellt werden.

So zeigen Sie gebuchte Inventuraufträge an

Nach dem Buchen wird der Inventurauftrag gelöscht, und der Beleg kann als gebuchter Inventurauftrag angezeigt und ausgewertet werden. Der gebuchte Auftrag umfasst die darin enthaltenen Inventurerfassungen sowie ggf. Bemerkungen.

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Gebuchte Phys. Lageraufträge ein und wählen Sie dann die zugehörige Nummer verknüpfen.
2. Markieren Sie auf der Seite Gebuchte Phys. Lageraufträge den gebuchten Lagerauftrag zum Anzeigen und wählen Sie dann die Aktion Anzeigen aus.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Verwandte die Option Bestellung und anschließend die Aktion Aufzeichnungen , um eine Liste der zugehörigen physischen Bestandsaufzeichnungen anzuzeigen.

Verarbeitung des Artikeltrackings beim Erfassen des Lagerbestands

Das Artikeltracking gehört zu den Serien- oder Chargennummern, die Artikeln zugeordnet sind. Beim Erfassen eines Artikels, der im Bestand zum Beispiel unter zehn verschiedenen Chargennummern gespeichert wird, muss der Mitarbeitende erfassen, welche und wie viele Einheiten einer Chargennummer im Lager vorhanden sind. Weitere Informationen finden Sie unter Arbeiten mit Serien- und Chargennummern.

Das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden in den Inventurauftragszeilen wird automatisch aktiviert, wenn ein Artikelverfolgungscode für den Artikel eingerichtet ist. Sie können das Kontrollkästchen manuell aktivieren oder deaktivieren.

Beispiel – Vorbereiten einer Inventurerfassung für einen Artikel mit Artikelverfolgung

Berücksichtigen Sie eine Inventur für Artikel A, der im Lagerbestand unter zehn verschiedene Seriennummern gespeichert wird.

1. Aktivieren Sie in der Aufzeichnungszeile für den Artikel das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden .

2. Wählen Sie das Feld Seriennr. aus, die erste Seriennummer, die im Lagerbestand für den Artikel existiert, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.

   Kopieren Sie die Zeile für den ersten Artikel mit Artikelverfolgung, um zusätzliche Zeilen entsprechend der Anzahl von Seriennummern einzufügen, die im Bestand gespeichert sind.

3. Wählen Sie die Aktion Funktionen und anschließend Zeile kopieren.

4. Geben Sie auf der Seite Phys. Inv.-Empfangszeile kopieren im Feld Anzahl Kopien die Zahl 9 ein und wählen Sie dann die Schaltfläche OK .

5. Geben Sie in der ersten Zeile im Feld Seriennr. Auswählen die nächste Seriennummer für den Artikel ein.

6. Wiederholen Sie Schritt 5 für die verbleibenden acht Seriennummern. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht zweimal dieselbe Nummer auswählen.

7. Wählen Sie die Aktion Drucken , um den Ausdruck vorzubereiten, mit dem die Mitarbeiter die gezählten Artikel und Serien-/Chargennummern notieren.

Beachten Sie, dass der Bericht Inventurerfassung zehn Zeilen für Artikel A enthält, einen für jede Seriennummer.

Beispiel – Erfassen und Buchen von erfassten Chargennummer-Differenzen

Ein Artikel mit Chargennummern wird im Bestand mit der Lager mit der CHARGEN-Nummernserie gespeichert.

Erwarteter Bestand:

Chargennr.	Menge
LOT1001	80
LOT1003	30
LOT1006	10
Summe	120

Erfasste Mengen:

Chargennr.	Menge
LOT1001	80
LOT0002	12
LOT1003	20
LOT1006	10
Summe	112

Zu buchende Mengen:

Chargennr.	Erwartete Menge	Erfasste Menge	Zu buchende Menge
LOT1001	80	80	0
LOT1002	0	12	+12
LOT1003	30	20	-10
LOT1006	10	0	-10
Summe	120	112	-8

Auf der Seite Inventurauftrag enthält das Feld Neg. Menge (Basis) den Wert 8. Für die Auftragszeile werden auf der Seite Inventarartikelverfolgungsliste die positiven oder negativen Mengen für jede Chargennummer angezeigt.

Inventurbelege

Die folgenden Arten von Belegen sind nützlich für die Verwaltung Ihres Lagers:

• Verwenden Sie Lagerbelege , um positive Anpassungen von Artikeln basierend auf Qualität, Menge und Kosten zu erfassen.
• Nutzen Sie Inventarlieferungen , um fehlende oder beschädigte Waren abzuschreiben.

Sie können diese Dokumente jederzeit ausdrucken, freigeben, erneut öffnen und ihnen in der Kopfzeile gemeinsame Werte, wie beispielsweise Abmessungen, zuweisen. Um die Dokumente nach der Buchung erneut auszudrucken, verwenden Sie die Seiten Gebuchter Lagerbeleg und Gebuchter Lagerversand .

Notiz

Bevor Sie diese Belege verwenden können, müssen Sie eine Nummernserie angeben, um ihre Bezeichner zu erstellen. Weitere Informationen finden Sie unter So richten Sie die Nummerierung für Inventardokumente ein.

Nummerierung von Inventurbelegen einrichten

Der folgende Ablauf zeigt, wie die Nummerierung von Inventurbelegen eingerichtet wird.

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Inventar-Setup ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

2. Im Inforegister Nummerierung geben Sie in den folgenden Feldern die Zahlenreihe für Belege an:

   • Inv.-Quittungsnummern
   • Gebuchte Zahlungseingangsnummern
   • Invt. Sendungsnummern
   • Gebuchte Invt.-Sendungsnummern

Erstellen und Buchen eines Inventurbelegs

Das folgende Verfahren zeigt, wie Sie einen Inventarbeleg erstellen, drucken und buchen. Die Schritte sind ähnlich wie für eine Inventursendungen.

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Lagerbelege ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
2. Wählen Sie in der Kopfzeile der Seite Lastschriftbeleg den Standort im Feld Standortcode aus und füllen Sie dann die restlichen Felder nach Bedarf aus.
3. Wählen Sie im Inforegister Zeilen im Feld Artikel den Lagerartikel aus. Geben Sie in dem Feld Menge die Anzahl des Artikels an, der hinzugefügt werden soll.
4. Um einen Lagerbeleg Bericht von der Seite Lagerbeleg auszudrucken, wählen Sie die Aktion Drucken .

Auf der Seite Lastschriftbeleg stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Wählen Sie die Aktionen Freigeben oder Erneut öffnen , um den Status für die nächste Verarbeitungsstufe festzulegen.

• Wählen Sie die Aktion Buchen , um den Lagerbeleg zu buchen, oder wählen Sie Buchen und Drucken , um den Beleg zu buchen und den Testbericht zu drucken.

  Trinkgeld

  Um Fehler zu vermeiden, überprüfen Sie mit der Aktion Vorschauversion „Buchen“ die Einträge, die durch das Buchen erstellt werden.

Drucken von Inventurbelegen

Sie können die Berichte angeben, die in verschiedenen Phasen gedruckt werden müssen, indem Sie im Feld Verwendung auf der Seite Berichtsauswahl – Inventar eine der folgenden Optionen auswählen:

• Lagerzugang
• Warenausgang
• Geb. Lagerzugang
• Geb. Lagerabgang

Notiz

Die verfügbaren Berichte können je nach Lokalisierung für Ihr Land bzw. Ihre Region variieren. Die Basisanwendung enthält keine Layouts.

Siehe auch

Zählen, Anpassen und Umklassifizieren des Inventars mithilfe von Journalen
Arbeiten mit Seriennummern und Chargennummern
Inventar
Übersicht zur Lagerverwaltung
Verkäufe
Einkauf
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier