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E-Belege mit Copilot Bestellpositionen zuordnen (Vorschauversion)

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Da Beschaffungsprozesse zunehmend digitalisiert werden, spielt die E-Belegsfunktion in Business Central eine Schlüsselrolle bei der Automatisierung des Empfangs und der Verarbeitung von Kreditorenrechnungen. Copilot kann diesen Prozess unterstützen, indem er die Zuordnung und den Abgleich von Kreditorenrechnungen mit Bestellungen verbessert. Durch diese Unterstützung wird die für Aufgaben aufgewendete Zeit reduziert, die normalerweise umfangreiche Such-, Nachschlage- und Dateneingabevorgänge umfassen würden. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass Kreditorenrechnungen nicht genau den Bestellungen entsprechen. In diesem Fall ist Copilot gut aufgestellt, die entsprechenden Bestellungen zu identifizieren. Von den erweiterten Abgleichsfunktionen profitieren insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die ein effizientes Belegtracking für Bestellpositionen benötigen. Copilot ist der KI-gestützte Arbeitsassistent, der die Kreativität fördert und die Produktivität von Business Central-Benutzenden verbessert.

Wichtig

  • Dies ist ein produktionsbereites folgen für Produktions- und Sandbox-Umgebungen in jeder Länderlokalisierung.
  • Für produktionsbereite Vorschaufunktionen gelten die ergänzenden Nutzungsbedingungen. Weitere Informationen: Ergänzende Nutzungsbedingungen für Dynamics 365 Vorschauversion
  • KI-generierte Inhalte können fehlerhaft sein.

In der Erstveröffentlichung der E-Dokument App haben wir grundlegende Szenarien für E-Dokumente für den gesamten Verkaufsprozess vorgestellt. Allerdings besteht Bedarf an Verbesserungen und Automatisierung im Umgang mit den empfangenen Belegen, insbesondere im Rahmen von Einkaufsprozessen. Copilot verfeinert die Verwaltung von E-Belegen im Kaufprozess, insbesondere im Hinblick auf Bestellungen. Mit dem E-Belegs-Framework können Sie die Art des Einkaufsbelegs angeben, das für jeden Kreditoren erstellt werden soll, wenn Sie E-Rechnungen von ihm erhalten. Bisher bestand die einzige Möglichkeit darin, eine Einkaufsrechnung entweder als Beleg oder als Fibu-Erfassungsjournal zu erstellen.

Sie können jetzt eine vorhandene Bestellung in Business Central mit den in der E-Rechnung erhaltenen Informationen aktualisieren.

Verfügbare Sprachen

Diese Copilot-Funktion wurde validiert und wird nur auf Englisch unterstützt. Obwohl sie in anderen Sprachen verwendet werden kann, funktioniert sie möglicherweise nicht wie vorgesehen. Die Sprachqualität kann je nach Benutzerinteraktion oder Systemeinstellungen variieren, was sich auf die Genauigkeit und der Benutzererfahrung auswirken kann.

Copilot aktivieren

Wenn Sie den E-Document Matching Assistance Copilot nicht aktiviert haben, müssen Sie dies manuell tun. Um den E-Document Matching Assistance Copilot zu aktivieren, führen Sie diese Schritte aus:

  1. Auswählen das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Copilot & AI Capabilities ein und Auswählen dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Wählen Sie in der Liste der Funktionen E-Document Matching Assistance und ändern Sie den Status auf Aktiv.

Sie können Copilot sofort nach der Aktivierung verwenden.

Bestellungen ermitteln

Zunächst können Sie die Bestellungen ermitteln, die Sie automatisch zuordnen können. Wenn Ihr Lieferant das Feld Elektronisches Dokument empfangen an für die Arbeit mit Bestellungen konfiguriert hat, führt Business Central beim Erstellen des elektronischen Dokuments in Business Central (manuell oder von einem externen Endpunkt aus) Folgendes aus:

  1. Wenn die Bestellung für diesen bestimmten Lieferanten existiert und die empfangene E-Dokument Datei eine Bestellnummer enthält, verknüpft Business Central dieses E-Dokument automatisch mit der angegebenen Bestellung. Der Dokumentstatus dieses E-Dokuments lautet In Bearbeitung und der E-Dokumentstatus auf der Unterseite Servicestatus lautet Mit Bestellung verknüpft.
    Dieses verknüpfen ist im Feld Dokument in diesem bestimmten E-Dokument sichtbar. Wenn Sie die automatisch verknüpfte Bestellung ändern müssen, können Sie dies tun, indem Sie die Aktion Bestellung aktualisieren verknüpfen verwenden und dann manuell eine der vorhandenen Bestellungen für diesen Lieferanten auswählen. Dies ist nur möglich, bevor die Zeilen zwischen E-Dokument und Bestellung abgeglichen werden.
  2. Wenn die Bestellung für diesen bestimmten Lieferanten existiert, aber keine Bestellnummer in der empfangenen E-Dokument Datei vorhanden ist, können Sie in Business Central, wenn Sie dieses Dokument manuell hochgeladen haben, eine der vorhandenen Bestellungen auswählen und die Liste Bestellungen mit den Bestellungen öffnen, die Sie von Lieferanten erhalten haben und die nur E-Dokumente enthalten, wo Sie Auswählen Bestellung die Sie möchten, und Auswählen OK. Wenn Sie nicht die richtige Bestellung Auswählen haben oder das E-Dokument automatisch von einem externen Endpunkt über die Job-Warteschlange erhalten haben, ist das neue E-Dokument nicht mit einem Einkaufsbeleg verknüpft und der Dokumentstatus wird als Fehler und der E-Dokumentstatus im Service Status Unterseite ist Importierter Previewfunktion-Fehler. Um die Verknüpfung der Bestellung abzuschließen, wählen Sie die Aktion Bestellung aktualisieren verknüpfen und wählen Sie dann eine der vorhandenen Bestellungen für diesen Lieferanten aus.

Positionen zuordnen

Copilot hilft Ihnen, E-Rechnungszeilen automatisch mit Bestellpositionen abzugleichen und bietet zusätzliche Zuordnungsintelligenz, um die Übereinstimmungen zu verbessern.

Nachdem sie abgeglichen und zugeordnet wurden, aktualisiert Business Central die abgeglichene Bestellung mit den relevanten Empfangsinformationen, um sicherzustellen, dass die richtigen Mengen in den Bestellpositionen eingehen.

Sie können Ihre erhaltenen elektronischen Dokumente von zwei verschiedenen Stellen aus den Bestellpositionen zuordnen: von der Seite E-Dokumente oder von der Seite Bestellung . Die einfachste Möglichkeit, die bereits verknüpften Bestellungen zu finden, besteht in der Verwendung der Kachel Verknüpfte Bestellungen als Teil der E-Dokument-Aktivitäten. Alle nicht verknüpften Dokumente finden Sie über die Kachel Wartende elektronische Einkaufsrechnungen , wo Sie eine Liste der elektronischen Dokumente finden, die Sie überprüfen müssen.

Notiz

Die E-Dokument-Aktivitäten mit diesen beiden Kacheln finden Sie in den folgenden Rollencentern: Geschäftsleiter-Auswertung, Geschäftsleiter, Buchhalter, Lagerleiter und Empfang und Versand.

Wenn Sie den Abgleich aus der Einkaufsbestellung heraus durchführen möchten, wählen Sie die Aktion E-Belegpositionen zuordnen , die sowohl auf der Einkaufsbestellungs- als auch auf der Einkaufsbestellungslistenseite vorhanden ist. Wenn Sie den Abgleich jedoch von der Seite E-Dokumente aus durchführen möchten, wählen Sie auf dieser Seite die Aktion Bestellung abgleichen aus. Gehen Sie wie folgt vor, um mit dem Abgleich fortzufahren:

  1. Wählen Sie für bereits verknüpfte Dokumente die Aktion E-Dokumentpositionen zuordnen oder Einkaufsbestellung abgleichen .

  2. Sie können feststellen, dass die Eingabeaufforderung E-Document Match Order Lines with Copilot funktioniert und dass die Seite Purchase Order Matching im Hintergrund angezeigt wird. Das heißt, es findet derselbe Vorgang statt, allerdings mit automatischer Unterstützung des Copiloten, der den Matching-Prozess für Sie durchführt.

  3. Nach einigen Sekunden schlägt der E-Document Match Order Lines with Copilot Zeilen zum Abgleichen mit einigen weiteren Details vor:

    1. In der Promptkopfzeile finden Sie die folgenden Informationen:
    Name des Felds Description
    Automatisch abgeglichen Gibt die Anzahl der automatisch vorgeschlagenen Übereinstimmungen an. Diese basiert auf einem Zeichenfolgenvergleich. Wenn sich die Beschreibungen zu 80 % oder mehr überschneiden, gleicht das System diese Beschreibungen automatisch ab, ohne Copilot-Funktionen zu verwenden.
    Copilot-Übereinstimmung Gibt die Anzahl der von Copilot anhand von Zeichenfolgen- und semantischen Vergleichen vorgeschlagenen Übereinstimmungen an.
    E-Beleg-Nr. Gibt die verknüpfte E-Belegnummer an.
    Gesamtrechnungsbetrag ohne MWST Gibt den Gesamtrechnungsbetrag ohne MWST an.
    Abgestimmter Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer Gibt den abgeglichenen Betrag ohne MWST an.
    1. Wenn alle Zeilen übereinstimmen, sehen Sie oben rechts den grünen Text: Alle Zeilen (100 %) stimmen überein. Übereinstimmungsvorschläge prüfen.
    2. In den Zeilen Übereinstimmender Vorschlag finden Sie die folgenden Informationen:
    Name des Felds Description
    E-Beleg-Zeilennr. Gibt die Zeilennummer des E-Belegs an (aus der ursprünglichen E-Belegdatei).
    Beschreibung der E-Belegzeile Gibt die Zeilenbeschreibung des E-Belegs an (aus der ursprünglichen E-Belegdatei).
    Abgeglichene Menge Gibt die Menge an, die auf die Bestellzeile angewendet wird.
    Angebot Gibt die von der KI vorgeschlagene Aktion an. Diese vorgeschlagenen Aktionen beziehen sich auf den Abgleich der Bestellzeilen.
    1. Alle vollständig vorgeschlagenen und zugeordneten Zeilen sind grün markiert. Wenn ein Problem vorliegt, z. B. ein anderer Preis, der jedoch innerhalb der zulässigen Preisspanne liegt, wird diese Zeile gelb markiert. Wenn eine Ähnlichkeit zwischen den Beschreibungsfeldern besteht, der Preisunterschied jedoch grösser als zulässig ist, wird diese Zeile rot markiert.
    2. Sollten Sie mit einzelnen Vorschlägen nicht zufrieden sein, können Sie diese mit der Aktion Zeile löschen löschen.
    3. Wenn Sie Vorschlagsübereinstimmungen sehen möchten, können Sie in der Spalte Vorschlag auf verknüpfen klicken, um die Seite Details zur E-Dokument-Übereinstimmung zu öffnen.
    4. Auf der Seite E-Dokument-Abgleichdetails können Sie Details aus den E-Dokumenten und der Bestellung vergleichen, um sich vor der Bestätigung des vorgeschlagenen Abgleichs zu vergewissern.
    5. Schliessen Sie die Seite nach der Überprüfung.

  4. Wenn Sie mit den meisten Vorschlägen nicht zufrieden sind oder die Funktion E-Dokument-Auftragspositionen mit Copilot abgleichen nicht verwenden möchten, Auswählen verwerfen Sie sie und fahren Sie mit dem manuellen Abgleich fort.

  5. Wenn Sie Vorschläge behalten möchten, wählen Sie die Schaltfläche Behalten . Das System speichert dann alle vom Copilot gemachten Vorschläge.

  6. Business Central schließt die Copilot-Eingabeaufforderung und die Zeilen auf der Seite Bestellabgleich werden grün markiert, da sie bereits abgeglichen wurden.

  7. Von nun an können Sie so weiterarbeiten, als würden Sie einen manuellen Abgleich durchführen. Das bedeutet, dass Sie Abgleiche entfernen, manuelle Abgleiche durchführen oder Abgleiche zurücksetzen können. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen möchten, wählen Sie einfach die Aktion Auf Bestellung anwenden und arbeiten Sie mit der Bestellung weiter.

Notiz

Sie können die Aktion Mit Copilot abgleichen auch erneut auf der Seite Bestellabgleich auswählen. In diesem Fall werden Sie jedoch gefragt, ob Sie die vorhandenen Übereinstimmungen überschreiben möchten, da alle Zeilen bereits abgeglichen wurden.

Notiz

Die Preis-/Kostenanalyse und die Prüfung der verfügbaren Menge gehören zur Vorverarbeitungsaktivität dazu.

Siehe auch

Übersicht E-Dokumente
E-Dokumente im Vertrieb nutzen
E-Dokumente im Einkauf nutzen
Probleme mit Copilot- und KI-Funktionen behandeln
Häufig gestellte Fragen zu Responsible AI für die Unterstützung bei der Bankabstimmung