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Mahnungen für Restbeträge versenden

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Mithilfe von Mahnungen können Debitoren auf überfällige Beträge aufmerksam gemacht werden. Darüber hinaus können Mahnungen zum Berechnen von Zinsen oder Zuschlägen verwendet werden, die dann in die Mahnung aufgenommen werden.

Tipp

Die Informationen in diesem Artikel sind korrekt, beschreiben jedoch einen grösstenteils manuellen Prozess. Business Central bietet Tools, mit denen Sie die Prozesse zum Erstellen, Ausgeben und Versenden von Mahnungen automatisieren können. Durch die Automatisierung dieser Schritte können Sie viel Zeit bei der Eintreibung sparen. Weitere Informationen finden Sie unter Mahnungen in Sammlungen automatisieren.

Bevor Sie Mahnungen erstellen können, müssen zunächst Mahnmethoden eingerichtet und den Debitoren zugeordnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Mahnmethoden und Stufen festlegen. Um Debitoren zu verwalten, können Sie Mahnmethoden einrichten und diese den Debitoren zuordnen. Über Mahnmethoden können Sie die Funktionsweise des Mahnvorgangs steuern. Jeder Mahnmethodencode enthält von Ihnen definierte Mahnstufen. Zu den Mahnstufen gehören Regeln darüber, wann die Mahnung verschickt wird, welche Gebühren anfallen und ob Zinsen berechnet werden. Zu den Mahnstufen gehört auch die Einstellung einer Toleranzperiode, die sicherstellt, dass Sie keine Mahnung für eine Rechnung senden, die ein Debitor bereits bezahlt hat. Der Inhalt der Seite Zinskonditionen für Finance bestimmt, ob für die Mahnung Zinsen berechnet werden.

Der Batchauftrag Mahnungen erstellen kann in regelmässigen Abständen ausgeführt werden, um Mahnungen für alle Debitoren mit überfälligem Saldo zu erstellen. Alternativ können Sie eine Mahnung für einen bestimmten Debitor manuell erstellen und die Zeilen automatisch berechnen und ausfüllen lassen.

Erstellte Mahnungen können geändert werden. Der Text, der am Anfang und am Ende einer Mahnung erscheint, ist abhängig von den Bedingungen für die Mahnstufe und wird in der Spalte Beschreibung angezeigt. Wurde in den Vor- oder Nachtext automatisch ein berechneter Betrag eingefügt, wird der Text beim Löschen von Zeilen nicht angepasst. Verwenden Sie in diesem Fall die Funktion Mahnungstext aktualisieren.

Durch Debitorenposten, bei denen das Feld Abwarten ausgefüllt ist, wird keine Mahnungserstellung veranlasst. Wird jedoch eine Mahnung auf der Grundlage eines anderen Postens erstellt, wird auch ein überfälliger Posten, der mit "Abwarten" markiert ist, in die Mahnung einbezogen. Für Zeilen mit diesen Posten werden keine Zinsen berechnet.

Nach dem Erstellen von Mahnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Mahnungen registrieren.

So erstellen Sie Mahnungen automatisch:

Eine Mahnung ähnelt einer Rechnung. Beim Erstellen einer Lieferanmahnung müssen sowohl der Lieferanmahnungskopf als auch eine oder mehrere Lieferanmahnungszeilen ausgefüllt werden. Sie können eine Funktion verwenden, um Mahnungen für alle Debitoren automatisch zu erstellen.

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet 0. Symbol. Geben Sie Mahnungen ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Klicken Sie auf der Seite Mahnung auf die Aktion Mahnung erstellen.
  3. Auf der Seite Mahnungen erstellen füllen Sie die Felder aus, um festzulegen wie und an Mahnungen erstellt werden.
  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

So werden Mahnungen manuell erstellt:

Auf der Seite Mahnung können Sie das Inforegister Allgemein manuell ausfüllen und dann die Zeilen automatisch ausfüllen dann lassen.

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion erneut öffnet 2. Symbol. Geben Sie Mahnungen ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

  2. Wählen Sie die Aktion Neu aus.

  3. Füllen Sie im Inforegister Allgemein die notwendigen Felder aus.

  4. Wählen Sie die Aktion Mahnungszeile vorschlagen.

  5. In der Stapelverarbeitung Mahnungszeile vorschlagen füllen Sie die Felder aus, um festzulegen wie und an wen Mahnungen erstellt werden.

  6. Wählen Sie im Inforegister das Kontrollkästchen Posten auf Abwarten einschliessen, wenn Sie möchten, dass die Mahnungen überfällige Posten enthalten, die auf „Abwarten” gesetzt sind.

  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Nur Posten mit fälligen Beträgen, wenn die Mahnungen nur überfällige offene Posten enthalten sollen. Es werden nur Rechnungen und Zahlungen angezeigt, da dies die Einträge sind, für die die Zahlungen Ihrer Kunden möglicherweise überfällig sind.

    Wichtig

    Offene Posten, die auf „Abwarten” gesetzt sind, werden eingefügt, ungeachtet der Einstellung des Kontrollkästchens Nur Posten mit fälligen Beträgen.

  8. Wählen Sie die Schaltfläche OK aus.

So ersetzen Sie Mahnungstexte:

Es gibt verschiedene Arten, wie Sie den Text, der auf der ausgedruckten Mahnung erscheinen soll, festlegen können. In manchen Fällen möchten Sie möglicherweise die Vor- und Nachtexte, die für die aktuelle Stufe festgelegt wurden, durch die einer anderen Stufe ersetzen.

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion noch einmal öffnet 3. Symbol. Geben Sie Mahnungen ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Öffnen Sie die relevante Mahnung, und wählen Sie die Aktion Mahnungstext aktualisieren aus.
  3. Geben Sie auf der Seite Mahnungstext aktualisieren im Feld Mahnstufe die gewünschte Stufe ein.
  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK, um den Vortext und den Nachtext zu aktualisieren.

Um eine Mahnung auszugeben

Nach dem Erstellen von Mahnungen und dem Vornehmen von möglicherweise erforderlichen Änderungen können Sie entweder Testberichte drucken oder die Mahnungen registrieren.

Durch Registrieren einer Mahnung werden die Daten auf eine separate Seite für registrierte Mahnungen übertragen. Gleichzeitig werden die Mahnungsposten gebucht. Wurden Zinsen oder Gebühren berechnet, werden zudem Debitorenposten sowie Fibu-Posten gebucht.

Wenn eine Mahnung registriert wird, werden die Posten entsprechend Ihren Angaben auf der Seite Mahnmethode gebucht.. Diese Spezifikation legt fest, ob Zinsen und/oder Gebühren für den Debitor und im Fibuposten gebucht werden sollen. Die Seite Debitorenbuchungsgruppen bestimmt, auf welche Konten gebucht wird.

Für jeden Debitorenposten in der Zinsrechnung wird ein Posten auf der Seite Mahnungs-/Zinsrechnungsposten erzeugt.

Wenn das Kontrollkästchen Zins buchen oder Zusätzliche Gebühren buchen auf der Seite Mahnungsbedingungen aktiviert ist, werden ausserdem die folgenden Posten erstellt:

  • Ein Posten auf der Seite Debitorenposten
  • Ein Forderungsposten auf dem jeweiligen Fibukonto
  • Ein Zins- und/oder Gebührenposten auf dem jeweiligen Fibukonto

Zusätzlich kann das Registrieren der Mahnung zu MWST-Posten führen.

  1. Wählen Sie die Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion auch hier öffnet 4. Symbol. Geben Sie Mahnungen ein und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
  2. Wählen Sie die entsprechenden Mahung aus und wählen Sie die Aktion Ausgeben aus.
  3. Füllen Sie auf der Seite Mahnungen ausgeben die Felder nach Bedarf aus.
  4. Wählen Sie die Schaltfläche OK.

Die Mahnung wird entweder gedruckt oder an eine festgelegte E-Mail als PDF-Dateianhang gesendet.

Zum Stornieren der registrierten Mahnung.

Wenn fälschlicherweise Erinnerungen ausgegeben wurden, können Sie diese vor dem Versenden stornieren. Sie können dies entweder einzeln oder als Stapel ausführen.

  1. Auf der Seite Profilanpassungen wählen Sie mindestens eine Zeile für die Seitenanpassungen aus, die Sie löschen möchten, und wählen Sie danach die Aktion Löschen aus.
  2. Auf der Seite Ausgestellte Manung stornieren geben Sie die Felder wie nötig ein, und wählen Sie dann die Schaltfläche OK.

Siehe auch

Restbeträge einziehen
Mehrere Sätze für verzögerte Zahlung festlegen
Einrichten von Mahnmethoden, Bestimmungen und Mahntext
Zinskonditionen einrichten
Verwalten von Forderungen
Verkauf
Arbeiten mit Business Central

Kostenlose E-Learning-Module für Business Central finden Sie hier