Kreditoren-Abonnementverträge

Ein Kreditorenvertrag ordnet Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten oder Herstellern zu. Der Aufbau von Kreditoren-Abonnementverträgen ähnelt dem von Bestellungen. Die Felder im Inforegister Allgemein enthält Informationen zum Vertragspartner. Beispielsweise den Ansprechpartner des Lieferanten für diesen Vertrag. Die Zeilen enthalten detaillierte Informationen über die Abrechnung der Vertragsbestandteile.

Auf der Registerkarte Zahlung können Sie im Feld Zahlung an einen anderen Zahlungsempfänger (als den Vertragspartner) angeben. Ähnlich wie bei Einkaufsaufträgen wird diese Einstellung beim Erstellen der Vertragsrechnungen verwendet.

Notiz

Verträge werden im Infoboxbereich für Debitoren, Kreditoren und Kontakte angezeigt. Wählen Sie zum Öffnen der entsprechenden Übersicht den Stapel aus.

Einen neuen Kreditorenvertrag erstellen

Verwenden Sie auf der Listenseite Kreditoren die Aktion Abonnementvertrag, um schnell einen neuen Kreditorenvertrag zu erstellen. Die Aktion kopiert die relevanten Kontaktdaten in den Vertrag. Geben Sie alternativ Kreditoren-Abonnementverträge in der „Sie wünschen“-Suche (ALT+Q) ein und öffnen Sie die Liste der Kreditoren-Abonnementverträge. Verwenden Sie die Aktion Neu, um einen neuen Kreditorenvertrag zu erstellen.

Die Vorgehensweise zum Anlegen eines neuen Kreditorenvertrags ähnelt der für Debitoren-Abonnementverträge. Ein Vertrag wird mit den folgenden Schritten erstellt.

1. Wählen Sie den Kreditor aus.
2. Wählen Sie die Vertragsart aus und geben Sie eine kurze Beschreibung ein (beide Angaben sind optional). Weitere Informationen zu Abonnementvertragstypen finden Sie unter Abonnementvertragstypen.
3. Wählen Sie im Inforegister Allgemein im Feld Zugewiesene Benutzer-ID den Mitarbeitenden aus, der für den Vertrag verantwortlich ist. Das Feld ist standardmässig ausgeblendet, sodass Sie ggf. Mehr anzeigen auswählen müssen.
4. Ändern Sie im Inforegister Rechnungsdetails die Felder Währungscode, Zahlungsbedingungscode und Zahlungsformencode bzw. füllen Sie diese Felder aus. Die Details wurden aus dem Kreditor in Schritt 1 kopiert.
5. Ändern Sie bei Bedarf im Inforegister Zahlung im Feld Zahlung an den Zahlungsempfänger.

Abonnementzeilen einem Kreditoren-Abonnementvertrag zuweisen

Um Abonnementzeilen abrechnen zu können, müssen sie einem Vertrag zugeordnet sein. Verwenden Sie die Aktion Abonnementzeilen abrufen (unter Verarbeiten), um dem Vertrag neue Vertragszeilen (Abonnementzeilen) hinzuzufügen. Die Seite Abonnementzeilen ohne Kreditoren-Abonnementvertrag wird geöffnet. Auf der Seite werden alle Abonnementzeilen für Kreditoren aufgeführt, denen Sie über einen Vertrag eine Rechnung stellen, die aber keinem Vertrag zugeordnet sind. Beim Abruf in einem Vertrag werden die Vertragsnummer und der Kreditor in den Abonnementzeilen (in den Feldern Zu Vertragsnr. zuweisen und Kreditor ) vorausgefüllt. Wenn Sie Abonnementzeilen auf einen Vertrag übertragen, werden Vertragszeilen erstellt. Die Zeilen geben den Inhalt der Abonnementzeilen wieder. Änderungen an den Vertragszeilen werden in den Abonnementzeilen wiedergegeben. Im Feld Menge wird die Menge des zugehörigen Abonnements angezeigt. Alternativ können Sie auf die Seite Abonnementzeilen ohne Kreditoren-Abonnementvertrag auch über das Rollencenter oder über die „Sie wünschen“-Suche (Alt + Q) zugreifen. Vertragsnummer und Kreditor sind in diesem Fall nicht im Voraus festgelegt.

Trinkgeld

Sie können nur Abonnementzeilen auf Kreditoren-Abonnementverträge übertragen, bei denen der Kreditor der Partner ist. Da im Abonnement kein Kreditor hinterlegt werden kann, ist die Zuordnung kreditorenseitiger Abonnementzeilen zu jedem Kreditorenvertrag möglich.

Notiz

Abonnementzeilen werden in der Regel automatisch beim Buchen der Lieferung im Verkaufsauftrag erstellt. Die Voraussetzung dafür ist, dass dies im verwendeten Artikel bzw. dem Abonnementpaket entsprechend eingerichtet wird.

Vertrag verlängern

Wenn Sie einen Vertrag um eine zusätzliche Komponente erweitern möchten, können Sie die Aktion Vertrag verlängern verwenden. Die Aktion erstellt ein Abonnement und ordnet die zugehörigen Abonnementzeilen einem Debitoren- und/oder Kreditorenvertrag zu.

Die Seite ist in drei Abschnitte unterteilt. Verwenden Sie im ersten Teil Kreditor das Feld Kreditoren-Abonnementzeilen ohne Kreditoren-Abonnementvertragsnr., um den Kreditorenvertrag auszuwählen, der die (möglichen) kreditorenseitigen Abonnementzeilen aufnehmen soll. Das Feld ist nur bearbeitbar, wenn Kreditorenvertrag verlängern aktiv ist. Der zweite Teil der Seite, Debitor, sieht ähnlich aus. Geben Sie im dritten Teil im Feld Artikelnr. den Artikel an, der zu dem neuen Vertragselement gehört. Sie können auch die Felder Menge und Startdatum der Bereitstellung verwenden, um mehr Details hinzuzufügen. Im AssistEdit in Zusätzliche Abonnementzeilen können Sie optionale Abonnementzeilen für einen ausgewählten Artikel angeben.

Je nach Aufruf verhält sich die Seite ein wenig anders. Es werden grundsätzlich die Werte des letzten Anrufs gespeichert (pro Benutzendem). Die Einstellungen dienen zur Voreinstellung für den nächsten Seitenaufruf. Beim Aufruf aus einem Debitoren-Abonnementvertrag ist der Teil Debitor entsprechend im Voraus festgelegt. Gleiches gilt für den Teil Kreditor beim Abruf aus einem Kreditorenvertrag. In beiden Fällen wird die Vertragsverlängerung ausgeführt, wenn Sie OK auswählen.

Notiz

Abgesehen von der Seite Vertragskarte aus, können Sie die Seite auch über das Menü öffnen. Auch in diesem Fall werden die Werte des letzten Aufrufs als Standardwerte verwendet. Es gibt jedoch keine OK-Schaltfläche, mit deren Hilfe die Aktion ausgeführt werden kann. Verwenden Sie stattdessen die Aktion Erweiterung durchführen. Diese Aktion steht nicht zur Verfügung, wenn Sie die Seite aus einem Debitoren- oder Kreditorenvertrag heraus öffnen.

Rechnungsrabatte

Weitere Informationen zu Zuordnung von Pauschalrabatten für einen kompletten Vertrag finden Sie unter Rechnungsrabatte.

Abgeschlossene Vertragszeilen

Wenn das Serviceenddatum für eine Vertragszeile eingegeben oder in der Aufgabenwarteschlange automatisch aktualisiert wurde, können Sie die Zeile nicht in Rechnung stellen. Beendete Zeilen werden daher nicht in der Standardansicht der Seite Vertragskarte angezeigt. Allerdings werden diese Zeilen im Inforegister Abgeschlossene Zeilen weiterhin angezeigt. Anhand der Zeilen können Sie später rekonstruieren, was einmal Bestandteil des Vertrags war.

Die Felder in einer beendeten Zeile können mit Ausnahme von Abgeschlossen nicht bearbeitet werden. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, wird die Zeile zurück zum Inforegister Zeilen verschoben und Sie können sie bearbeiten. Dann können Sie beispielsweise das Serviceenddatum anpassen. Wenn keine Änderung vorgenommen wird, wird die Zeile beim nächsten Aufruf der Aktion Daten der Abonnementzeile aktualisieren wieder in das Inforegister Abgeschlossene Zeilen verschoben. Weitere Informationen zum Aktualisieren von Kündigungsterminen und -fristen sowie zum Beenden von Vertragszeilen finden Sie unter Kündigung von Vertragsbestandteilen.

Vertragszeilen zusammenführen

Im Laufe der Zeit erwerben Sie vielleicht ähnliche oder identische Abonnementzeilen von einem Lieferanten. Zum Beispiel indem Sie zusätzliche Benutzende für eine bestehende Lizenz erwirbt. Um diese Abonnementzeilen gemeinsam in Rechnung zu stellen, können Sie die Aktion Vertragszeilen zusammenführen im Zeilenmenü des Kreditorenvertrags verwenden, um die Abonnementzeilen zu kombinieren.

Bevor Sie die Aktion verwenden, wählen Sie die zusammenzuführenden Vertragszeilen aus. Sie können Vertragszeilen nur zusammenführen, wenn alle Zeilen die folgenden Kriterien erfüllen:

• Für keine der Abonnementzeilen liegen Rechnungsvorschlagszeilen vor.
• Die Dimensionen sind identisch.
• Die Endbenutzerdaten sind identisch.
• Die Artikel der Abonnements sind identisch.
• Die Debitorenreferenzen der Abonnements sind identisch.
• Abonnements werden nicht über Seriennummern nachverfolgt.
• Die nächsten Abrechnungsdaten sind identisch.

Folgendes darf jedoch nicht identisch sein:

• Abonnements
  • Menge
  • Description
  • Startdatum für die Rückstellung
  • Enddatum der Rückstellung
• Abonnementzeilen
  • Description
  • Servicestartdatum
  • Stornierung möglich bis
  • Laufzeit bis

Notiz

Diese Aktion kann für Textzeilen nicht verwendet werden.

Verwenden Sie die Seite Kreditoren-Abonnementvertragszeilen auswählen, um die Vertragszeile auszuwählen, in der die ausgewählten Zeilen kombiniert werden sollen. Ein neues Abonnement (als Kopie des Abonnements der ausgewählten Vertragszeile), inklusive Abonnementzeilen, wird mit der Gesamtmenge erstellt. Die zusammenzufassenden Abonnementzeilen werden abgeschlossen, und die neuen Zeilen werden dem Vertrag hinzugefügt. Falls möglich, wird das Feld Enddatum der Bereitstellung in den alten Abonnements festgelegt.

Eine Rechnung nach Vertrag erstellen

Normalerweise erstellen Sie Vertragsrechnungen über die wiederkehrende Abrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederkehrende Abrechnung. Die wiederkehrende Abrechnung dient der Generierung von Rechnungsvorschlägen Stapeln. Darüber hinaus gibt es mehrere Möglichkeiten, um Buchungsbelege zu erstellen, zum Beispiel über Sammelrechnungen. Weitere Informationen finden Sie unter Belege buchen.

Die wiederkehrende Abrechnung kann jedoch sinnvoll sein, um für einen Vertrag, an dem Sie gerade arbeiten, eine Vertragsrechnung zu erstellen, ohne vorher einen Rechnungsvorschlag generieren zu lassen. Verwenden Sie in diesem Szenario die Aktion Vertragsrechnung erstellen auf der Seite Kreditoren-Abonnementverträge oder Kreditoren-Abonnementvertragskarte. Sie können den Stichtag für die Abrechnung (Abrechnungsdatum) und optional das Datum angeben, bis zu dem die Abrechnung erfolgen soll (Abrechnung bis). Darüber hinaus können Sie auch das Belegdatum und das Buchungsdatum für den gebuchten Beleg angeben. Wenn das Kontrollkästchen Beleg öffnen aktiviert ist, wird der Beleg sofort geöffnet. Ausser dem Feld Rechnung an sind alle Felder mit dem Arbeitsdatum vordefiniert. Das Arbeitsdatum ist auf der Seite Meine Einstellungen festgelegt.

Notiz

Das Erstellen einer Vertragsrechnung nach dieser Beschreibung ist nur in Einzelfällen sinnvoll.

Zugehörige Informationen aus einem Vertrag anzeigen

Sie können auf die zugehörigen Informationen eines Vertrags zugreifen und sämtliche Rechnungen und Gutschriften einsehen. Wenn die Buchungen im Vertrag periodisch abgegrenzt werden, können Sie Vertragsabgrenzungen einsehen.

Für Zeilen können Sie die Rechnungszeilen und die Aktionen Archivierte Rechnungszeilen zum Zugriff auf zugehörige Informationen über die ausgewählte Zeile. Sie können auch Archivierte Rechnungszeilen in der gebuchten Rechnung und Gutschrift öffnen.

Informationen zum Thema

Debitoren-Abonnementverträge