Anforderungen für einen Ressourcenpol planen
Ressourcenpools sind Gruppen ähnlicher Ressourcen. Disponenten verwalten die Kapazität und erhalten die Option, Ressourcen später zuzuweisen.
Die Ressourcenpoolplanung ist nützlich in vielen Situationen:
Vermeiden Sie es, bestimmte Ressourcen sofort zu buchen. Beispielsweise prüft ein Hotel die Zimmerverfügbarkeit (Pool) und weist den Gästen bei ihrer Ankunft ein Zimmer (Ressource) zu.
Sammeln Sie Anforderungen zentral, aber lassen Sie sie von einem lokalen Manager buchen. Beispielsweise nimmt eine Werkstattkette Termine über ein Callcenter entgegen. Der zentrale Agent bucht den Termin am Wunschort des Kunden (Pool). Der lokale Filialleiter weist einem verfügbaren Spezialisten (Ressource) Termine zu.
Verteiler kennen die Kapazität eines Pools, aber noch nicht die spezifische Ressource, die er enthalten wird. Bei einer Messe werden z. B. verschiedene Standoptionen angeboten. Es wird die Kapazität der Stände (Pool) bei der Buchung berücksichtigt, aber die konkreten Stände (Ressourcen) werden zu einem späteren Zeitpunkt zugewiesen.
Aktivieren Sie Überbuchen für erwartete Stornierungen. Ein Hotel verfügt z. B. über eine feste Anzahl von Zimmern, kann aber die Kapazität künstlich erhöhen und mehr Reservierungen annehmen als Zimmer verfügbar sind, um Stornierungen zu berücksichtigen.
Erstellen eines Ressourcenpools
Wir empfehlen, Pools zu erstellen, die denselben Ressourcentyp verwenden. Wenn Sie Gruppen mit unterschiedlichen Ressourcentypen erstellen möchten, erstellen Sie ein Team.
Wählen Sie im Bereich Ressourcen unter RessourceRessourcen und dann Neu aus.
Setzen Sie auf der Registerkarte AllgemeinRessourcentyp auf Pool und wählen Sie einen Pooltyp. Wählen Sie zwischen Raum, Arbeitsgerät oder einer Kombination von Konto, Kontakt und Benutzer aus.
Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie eine Zeitzone aus.
Auf der Registerkarte Zeitplanung wählen Sie eine Startposition und Endposition aus. Wählen Sie Adresse der Organisationseinheit aus, um einen physischen Standort darzustellen, an dem der Pool arbeitet, oder Standortunabhängig für einen remote arbeitenden Pool von Ressourcen.
Anmerkung
Wählen Sie nicht die Option Ressourcenadresse aus.
Wählen Sie eine Option für Kapazität von Gruppenmitgliedern ableiten:
- Ja: Die Kapazität der Poolressource wird basierend auf den Arbeitszeitkalendern ihres Mitglieds neu berechnet. Die Poolkapazität ändert sich beim Hinzufügen oder Entfernen von Poolmitgliedern.
- Nein: Das System legt die Kapazität des Pools fest, Sie können sie jedoch ändern. Das Hinzufügen und Entfernen von Poolmitgliedern ändert die Kapazität nicht.
Fügen Sie weitere Ressourcenattribute hinzu, die für die Planung berücksichtigt werden sollen. Ziehen Sie den Pool als Standardressource in Betracht, wenn es um das Hinzufügen von Attributen wie Merkmalen oder Gebieten geht.
Hinzufügen von Poolmitgliedern
Fügen Sie Mitglieder einem Pool über die Entität für die buchbare Ressourcengruppe hinzu.
Wechseln Sie in einem Ressourcenpool-Datensatz zu Verknüpft>Untergeordnete Ressourcen der Ressource.
Wählen Sie Neue buchbare Ressourcengruppe hinzufügen und geben Sie einen Namen für die Ressource ein. Wählen Sie eine untergeordnete Ressource aus, und legen Sie einen Datumsbereich für die Poolmitgliedschaft fest. Teams und andere Pools können nicht zu einem untergeordneten Element eines Pools gemacht werden.
Buchen Sie einen Pool mit dem Zeitplan-Assistenten
Wählen Sie Buchen in einem Anforderungsformular aus, um den Zeitplan-Assistenten zu öffnen.
Der Planungsassistent kann den Pool und einzelne Poolmitglieder basierend auf der Konfiguration der Anforderung zurückgeben.
Wählen Sie die Poolressource und ein Zeitfenster aus und wählen Sie Buchen und beenden aus.
Anmerkung
Der Zeitplan-Assistent gibt keine Ressourcenpools für Arbeitsanforderungen am Standort zurück.
Einen Pool in der Zeitplanübersicht verwalten
Öffnen Sie in der Zeitplanübersicht den Bereich Filter und legen Sie den Filter Ressourcentypen auf Pool fest.
Wählen Sie Als Standard speichern, um die Standardansicht für die ausgewählte Zeitplanübersichtsregisterkarte festzulegen.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ressourcenpool und wählen Sie Gruppenmitglieder anzeigen aus, um den Pool und die Poolmitglieder anzuzeigen.
Zuweisen von Poolbuchungen
Weisen Sie bestimmte Ressourcen einer in einem Pool gebuchten Anforderung zu.
Es gibt drei Möglichkeiten, eine Buchungszuordnung zu ändern:
Manuelles Drag und Drop: Verschieben Sie eine Buchung per Drag und Drop aus dem Ressourcenpool zu einem der Poolmitglieder.
Ersatz: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Buchung im Ressourcenpool, wählen Sie Ersatzressource aus, und wählen Sie ein Poolmitglied aus.
Erneut buchen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Poolbuchung, und wählen Sie Erneut buchen aus. Bearbeiten Sie die Filterkriterien, sodass keine Suche mehr nach Pools erfolgt, sondern nach Ressourcen vom Typ Kontakt, Benutzer und Firma.
Die Dauer wird auf die Standardbuchungsdauer zurückgesetzt. Bearbeiten Sie die Endzeit so, dass sie der ursprünglichen Dauer entspricht. Stornieren Sie dann die ursprüngliche Poolbuchung.
Weitere Hinweise
Standort von Poolmitgliedern: Wenn eine Ressource durch einen Datensatz für buchbare Ressourcengruppen (bookableresourcegroup) ein untergeordnetes Element eines Pools ist, wird der Standort der untergeordneten Ressource dem Pool entnommen. Wenn ein Ressourcenpool über eine Zuordnung der buchbaren Ressource (msdyn_bookableresourceassociation) einem Raum oder einer Raumpoolressource zugehörig ist, wird der Standort dem Raum oder Raumpool entnommen.
Wenn bei einer Poolressource Kapazität von Gruppenmitgliedern ableiten auf Ja festgelegt wurde, wird die Gesamtkapazität des Pools für ein bestimmtes Zeitpunktfenster von Folgendem beeinflusst:
- Die Anzahl der Poolmitglieder.
- Die Zeitpunkte, zu denen die Poolmitglieder Teil des Pools sind.
- Die Arbeitsstunden der Poolmitglieder.
Buchungen, die Poolmitgliedsressourcen außerhalb der Arbeitszeit zugewiesen werden, werden der Kapazität der Poolressource doppelt angerechnet.
Ressourcen, die Mitglied des Pools sind, werden im Planungsassistenten nicht als verfügbar angezeigt, wenn der Pool für den Zeitraum ausgebucht ist, selbst wenn die einzelne Ressource für den Zeitraum nicht gebucht ist.
Poolressourcen werden im Zeitplanassistenten als verfügbar angezeigt, wenn das System die geplante Arbeitsdauer auf mehrere untergeordnete Ressourcen verteilen kann. Wenn Sie beispielsweise eine einstündige Aufgabe einplanen möchten und für die volle Stunde keine Ressource verfügbar ist, schlägt das System zwei Ressourcen vor, die jeweils für 30 Minuten verfügbar sind.