Mithilfe von Dynamics 365 Sales können Sie dafür sorgen, dass Benutzer Daten in konsistenter Weise eingeben und bei jeder Arbeit mit einem Kunden die gleichen Schritte durchführen, indem Sie einen Geschäftsprozessfluss erstellen. Sie können beispielsweise einen Geschäftsprozessflow erstellen, damit alle Kundenserviceanfragen auf die gleiche Weise bearbeitet werden. Sie können auch festlegen, dass Benutzer vor dem Übermitteln eines Auftrags die Genehmigung für eine Rechnung einholen müssen.
Lizenz- und Rollenanforderungen
Anforderungstyp
Sie benötigen
Lizenz
Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise oder Dynamics 365 Sales Professional Weitere Informationen: Dynamics 365 Sales-Preise.
Geschäftsprozessflows verwenden dieselbe zugrunde liegende Technologie wie andere Prozesse, die von ihnen bereitgestellten Funktionen unterscheiden sich jedoch von anderen Funktionen, die Prozesse verwenden.
Mit Geschäftsprozessflüssen definieren Sie einen Satz von Phasen und Schritten, die dann in einem Steuerelement oben in einem Formular angezeigt werden. Jede Phase enthält eine Gruppe von Schritten. Jeder Schritt stellt ein Feld dar, in das Daten eingegeben werden können. Benutzer wechseln in die nächste Phase, indem Sie die Schaltfläche Nächste Phase verwenden. Sie können einen Schritt als erforderlich festlegen, damit Benutzer Daten für das jeweilige Feld eingeben müssen, bevor sie in die nächste Phase übergehen können. Dies wir häufig als "Phasen-Gating" bezeichnet.
Geschäftsprozessflüsse erscheinen verhältnismäßig einfach verglichen mit anderen Arten von Prozessen. Das liegt daran, dass sie keine bedingte Geschäftslogik oder Automatisierung bereitstellen, die über die Gewährleistung einer optimierten Dateneingabe und die Steuerung des Übergangs zur nächsten Phase hinausgeht. Wenn Sie sie jedoch mit anderen Prozessen und Anpassungen kombinieren, können sie eine wichtige Rolle beim Sparen von Benutzereit, Reduzieren der Ausbildungskosten und Erhöhen der Benutzerakzeptanz spielen.
Entitäten, die für Geschäftsprozessflüsse verfügbar sind.
Entitäten sind ein Satz von Daten. Sie können die folgenden Entitäten verwenden, um in Geschäftsprozessflüsse in Dynamics 365 Sales Professional zu erstellen:
Firma
Kontakt
Rechnung
Lead
Verkaufschance
Angebot
Sie können die folgenden Entitäten in weitere Phasen verwenden, die einem Geschäftsprozessfluss hinzugefügt werden:
Firma
Termin
Kontakt
E-Mail
Rechnung
Lead
Verkaufschance
Telefonanruf
Produkt
Angebot
Task
Teams
User
Einen Geschäftsprozessflow erstellen
Wählen Sie je nach Ihrer Lizenz eine der folgenden Registerkarten aus, um spezifische Informationen zu erhalten:
Stellen Sie sicher, dass Sie die Sicherheitsrolle „Systemadministrator“ oder „Systemanpasser“ bzw. entsprechende Berechtigungen haben.
Wählen Sie in der Siteübersicht Vertriebseinstellungen aus.
Unter Anpassung wählen Sie Geschäftsprozessflüsse.
Klicken Sie auf der Seite Geschäftsprozessflüsse auf die Option Neu erstellen.
Geben Sie einen Namen für Ihren Geschäftsprozessfluss im Feld Name ein.
Der Name des Prozesses muss nicht eindeutig sein, er sollte jedoch für die Benutzer, die einen Prozess auswählen müssen, aussagekräftig sein. Sie können ihn später ändern.
Wählen Sie in der Entität-Liste die Entität aus, auf der der Prozess basieren soll.
Die Entität, die Sie aktivieren, betrifft die Felder, die für die Schritte zur Verfügung stehen, die zur ersten Phase des Prozessflusses hinzugefügt werden können. Eine spätere Änderung ist nach dem Speichern des Prozesses nicht möglich.
Designer starten wählen.
Der neue Prozess wird erstellt, und der Geschäftsprozessfluss-Designer wird geöffnet. Dabei wurde bereits eine einzelne Phase für Sie erstellt.
Geschäftsprozessfluss den Phasen hinzufügen
Wenn Ihre Benutzer im Prozess die einzelnen Unternehmensphasen durchlaufen:
Verschieben Sie eine Phase-Komponente von der Registerkarte Komponenten auf ein + Zeichen im Designer.
Sie können die Eigenschaften für eine Phase festzulegen. Wählen Sie dazu die Phase aus, und legen Sie dann die Eigenschaften auf der Registerkarte Eigenschaften auf der rechten Seite des Bildschirms fest:
Geben Sie einen Anzeigenamen ein.
Wählen Sie bei Bedarf eine Kategorie für die Phase aus. Eine Kategorie (wie beispielsweise Qualifizieren oder Entwickeln) wird als Raute in der Prozessleiste angezeigt.
Wählen Sie eine der folgenden Kategorien aus:
Qualifizieren
Entwickeln
Vorschlagen
Schließen
Identifizieren
Recherche
Beheben
Approval
Wählen Sie Beziehung, falls zutreffend. Die getroffene Auswahl für Beziehung hängt von der Entität ab, die für die Phase ausgewählt wurde. In einigen Fällen gibt es keine Auswahl für Beziehung.
Geben Sie eine Beziehung ein, wenn die vorangehende Phase im Prozess auf einer anderen Entität (Datensatztyp) basiert. Wir empfehlen, dass Sie eine Beziehung auszuwählen, da dies folgende Vorteile bietet:
Für Beziehungen sind häufig Attributzuordnungen definiert, die automatisch Daten zwischen Datensätzen übertragen und Dateneingaben minimieren.
Wenn ein Benutzer Nächste Phase in der Prozessleiste für einen Datensatz auswählt, werden alle Datensätze, die die Beziehung verwenden, im Prozessfluss aufgeführt, was wiederum die Wiederverwendung von Datensätzen im Prozess fördert. Darüber hinaus können Sie Workflows verwenden, um die Erstellung von Datensätzen zu automatisieren, sodass der Benutzer sie einfach auswählt, anstatt sie zu erstellen. Dies optimiert den Prozess weiter.
Wenn Sie mit dem Ändern der Eigenschaften fertig sind, wählen Sie die Schaltfläche Anwenden aus.
Fügen Sie Datenschritte einer Phase hinzu.
Um die Datenschritte in einer Phase anzuzeigen, wählen Sie in der unteren rechten Ecke der Phase Details aus.
Um weitere Schritte hinzuzufügen, ziehen Sie die Kachel Datenschritt Komponente in die Phase von der Registerkarte Komponente.
Wählen Sie den Schritt aus, und legen Sie dann die Eigenschaften auf der Registerkarte Eigenschaften fest:
Geben Sie einen Namen für den Schritt ein.
Wenn Benutzer zum Abschluss eines Schritts Daten eingeben wollen, wählen Sie das entsprechende Datenfeld aus der Dropdownliste aus.
Wählen Sie das Kontrollkästchen Erforderlich aus, wenn die Benutzer das Feld ausfüllen müssen, um den Schritt abzuschließen und zur nächsten Phase des Prozesses überzugehen.
Wenn Sie mehr als einen Datenschritt haben, wählen Sie die Reihenfolge für den Schritt aus.
Wählen Sie Anwenden aus, wenn Sie fertig sind.
Fügen Sie dem Prozess eine Verzweigung (Bedingung) hinzu
Um eine Verzweigungsbedingung hinzuzufügen, ziehen Sie die Komponente Bedingung von der Registerkarte Komponenten auf ein + Zeichen zwischen zwei Phasen.
Wählen Sie die Bedingung und legen Sie dann die Eigenschaften auf der Registerkarte Eigenschaften fest.
Wenn Sie die Eigenschaften für die Bedingung festgelegt haben, wählen Sie Anwenden aus.
Einen Workflow hinzufügen.
Um einen Workflow aufzurufen, ziehen Sie die Komponente Workflow von der Registerkarte Komponenten auf eine Phase oder das Element für Globaler Workflow im Designer. Ob Sie eine Workflow einer Phase oder einem Globaler Workflow-Element hinzufügen, hängt wie folgt ab:
Verschieben Sie es auf eine Phase, wenn Sie den Workflow beim Eintritt in die bzw. beim Austritt aus der Phase auslösen möchten. Die Workflowkomponente muss auf derselben primären Entität basieren wie die Phase.
Ziehen Sie es auf das Globale Workflow Element in der unteren Rechten Ecke des Designers, wenn Sie den Workflow auslösen möchten, wenn der Prozess aktiviert oder archiviert ist (Status ändert sich in Abgeschlossen oder Abgebrochen). Die Workflowkomponente muss auf derselben primären Entität basieren wie der Prozess.
Wählen Sie den Workflow aus, und legen Sie dann die Eigenschaften auf der Registerkarte Eigenschaften fest:
Geben Sie einen Anzeigenamen ein.
Wählen Sie aus, wann der Workflow ausgelöst werden soll.
Optional können Sie im Kästchen Workflow nach einem bestehenden bedarfsabhängigen aktiven Workflow suchen, der zur Phasenidentität passt.
Wählen Sie Anwenden aus, wenn Sie fertig sind.
Auftragsprozessfluss festlegen
Wenn es mehr als einen Geschäftsprozessfluss für eine Entität gibt, müssen Sie festlegen, welcher Prozess neuen Datensätzen automatisch zugewiesen wird.
Um den Auftrag festzulegen:
Wählen Sie in der Befehlsleiste Auftragsprozessfluss aus.
Für neue Datensätze oder Datensätze, denen noch kein Prozessfluss zugeordnet ist, ist der erste Geschäftsprozessfluss, auf den ein Benutzer zugreifen kann, derjenige, der verwendet wird.
Der Geschäftsprozessfluss validieren oder speichern
Um den Geschäftsprozessfluss zu validieren, wählen Sie Überprüfen auf der Befehlsleiste aus. Alle Fehler im Geschäftsprozessfluss werden rot hervorgehoben. Sie müssen dies korrigieren, damit Sie den Geschäftsprozessfluss speichern können.
Um den Prozess als Entwurf zu speichern,während Sie die Arbeit fortsetzen, wählen Sie Speichern in der Befehlsleiste aus.
Einen Geschäftsprozessflow aktivieren
Um den Prozess zu aktivieren und den Benutzern zur Verfügung zu stellen, wählen Sie Aktivieren in der Befehlsleiste aus.
Geschäftsprozessfluss bearbeiten
Sie können bestehende Geschäftsprozessflüsse bearbeiten, je nach Bedarf. Wenn Ihre Geschäftsprozesse ändern oder Sie einfach kleine Änderungen vornehmen möchten, können Sie einfach den Geschäftsprozessfluss öffnen und die meisten Eigenschaften ändern.
Dinge, die Sie ändern können:
Phasen und anderen Komponenten
Eigenschaften vorhandener Komponenten
Name
Beschreibung
Dinge, die Sie nicht ändern können:
Entität, auf der der Prozessfluss basiert
Systemname für den Geschäftsprozessfluss
Besitzer
Kateg.
Um einen Geschäftsprozessfluss zu bearbeiten:
Wählen Sie in der Siteübersicht Vertriebseinstellungen aus.
Unter Anpassung wählen Sie Geschäftsprozessflüsse.
Wählen Sie den Namen des Geschäftsprozessflusses aus, den Sie bearbeiten möchten in der Spalte Prozessname.
Entfernen Sie eine Komponente im Geschäftsprozessfluss
Wählen Sie die Komponente im Designer aus und wählen Sie dann Löschen am oberen Bildschirmrand aus (oder drücken Sie die ENTF-TASTE).
Im Bestätigung löschen Dialogfeld wähle Sie OK aus.
Optional wählen Sie Überprüfen, um zu bestätigen, dass das Löschen keine Fehler im Geschäftsprozessfluss ergab.
Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Änderungen zu speichern.
Komponenten dem Geschäftsprozessfluss hinzufügen
Um weitere Phasen hinzufügen und die Eigenschaften der Komponenten Ihrem Geschäftsprozessfluss zu ändern, führen Sie die Schritte zum Erstellen eines Geschäftsprozessflusses wie zuvor in diesem Thema beschrieben aus.
Erstellen Sie ein Bild des Geschäftsprozessflusses
Sie können ein Bild des Geschäftsprozessflusses aus den Designer einfach erstellen. Dies kann es leichter machen, den Prozessfluss für andere freizugeben oder der Prozessfluss zu drucken. Das Bild wird im Format des Portablen Network Graphics (GIF-) erstellt. Nur der Entwurfscanvas wird im Bild erstellt. Er erfasst nicht die Befehlssymbole oder die Registerkarten Komponenten und Eigenschaften.
Um das Bild zu erstellen:
Öffnen Sie im Geschäftsprozessfluss ein Bild, das Sie erstellen möchten, und wählen Sie dann Momentaufnahme am oberen Bildschirmrand aus. Die .PNG-Datei, die erstellt wird, wird in der unteren linken Ecke auf dem Bildschirm angezeigt.
Ihr Administrator hat die Funktion nicht aktiviert.
In Ihrem Unternehmen wird eine benutzerdefinierte App verwendet. Erkundigen Sie sich beim Administrator, wie Sie am besten vorgehen. Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte gelten insbesondere für die sofort einsatzbereite Vertriebshub-App und Sales Professional-App.
Bald verfügbar: Im Laufe des Jahres 2024 werden wir GitHub-Tickets als Feedbackmechanismus für Inhalte auslaufen lassen und es durch ein neues Feedbacksystem ersetzen. Weitere Informationen finden Sie unter: https://aka.ms/ContentUserFeedback.
und dann Erweiterte Einstellungen.
