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Einrichten von SharePoint eSignature

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Hinweis

SharePoint eSignature ist für den US-Markt verfügbar. Wenn der Standort eines Mandanten in den USA liegt, ist SharePoint eSignature für diesen Mandanten verfügbar. Für Mandanten mit Standort in den USA, multi-geo-fähige Mandanten, ist eSignature nur im geografischen Stammstandort verfügbar. SharePoint eSignature wird später in diesem Jahr in anderen Regionen eingeführt.

Der SharePoint eSignature-Dienst wird im Microsoft 365 Admin Center eingerichtet. Bevor Sie beginnen, bestimmen Sie, ob dieses Feature für Ihre Anforderungen geeignet ist, indem Sie den Abschnitt Vor dem Beginn lesen.

Voraussetzungen

Lizenzierung

Bevor Sie SharePoint eSignature verwenden können, müssen Sie zunächst ein Azure-Abonnement in Syntex mit nutzungsbasierter Bezahlung verknüpfen. Taxonomietagging in Syntex wird basierend auf dem Typ und der Anzahl der Transaktionen abgerechnet.

Berechtigungen

Sie müssen ein SharePoint-Administrator oder globaler Administrator sein, um auf das Microsoft 365 Admin Center zugreifen und SharePoint eSignature einrichten zu können.

Wichtig

Microsoft empfiehlt die Verwendung von Rollen mit den geringsten Berechtigungen. Dies trägt zur Verbesserung der Sicherheit für Ihre Organisation bei. Globaler Administrator ist eine Rolle mit hohen Berechtigungen, die auf Notfallszenarien beschränkt werden sollte, wenn Sie keine vorhandene Rolle verwenden können.

Hinweis

Wenn Sie Signaturen von externen Empfängern anfordern, müssen Sie die Microsoft Entra B2B-Integration für SharePoint und OneDrive sowie die Gastfreigabe aktivieren. Externe Empfänger sind Personen außerhalb Ihrer Organisation und würden als Gäste in Ihren Mandanten integriert. Microsoft Entra B2B bietet die Authentifizierung und Verwaltung von Gästen. Weitere Informationen finden Sie unter Externe Empfänger weiter unten in diesem Artikel.

Einrichten von SharePoint eSignature

  1. Wählen Sie im Microsoft 365 Admin Center die Option Setup und dann Inhalts-KI mit Microsoft Syntex verwenden aus.

  2. Wählen Sie auf der Seite Inhalts-KI mit Microsoft Syntexverwenden die Option Microsoft Syntex verwalten aus.

  3. Wählen Sie auf der Seite Microsoft Syntex verwaltendie Option eSignature aus.

  4. Lesen Sie für vorhandene Kunden die Nutzungsbedingungen, und wählen Sie dann Aktivieren aus, um den Dienst zu aktivieren.

  5. Für neue Syntex-Kunden wird der SharePoint eSignature-Dienst aktiviert, sobald Sie Ihre Abrechnungsinformationen eingeben und die Nutzungsbedingungen akzeptieren. Auf der Seite eSignature :

    • Um den Dienst zu deaktivieren, wählen Sie Deaktivieren aus.
    • Informationen zum Verwalten der websites, die der Dienst verfügbar ist, finden Sie unter Verwalten von Websites.

Verwalten von Websites

Standardmäßig ist SharePoint eSignature für Bibliotheken auf allen SharePoint-Websites aktiviert. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um einzuschränken, welche Websites Benutzer eSignature verwenden können.

  1. Wählen Sie auf der Seite Microsoft Syntex verwaltendie Option eSignature aus.

  2. Wählen Sie im eSignature-Bereich unter SharePoint-Bibliotheken, in denen Syntex eSignature aktiviert ist, die Option Websites auswählen aus.

    a. Wählen Sie aus, für welche Website bzw. welche Websites dieser Dienst aktiviert werden soll.

    b. Um den Benutzerzugriff auf diesen Dienst einzuschränken, wählen Sie Keine SharePoint-Bibliotheken oder Bibliotheken in ausgewählten Websites aus, und befolgen Sie die Anweisungen, um entweder die Websites auszuwählen oder eine CSV-Liste mit maximal 100 Websites hochzuladen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Content Center-Website hinzufügen, wenn sie eingeschlossen werden soll. Anschließend können Sie websitezugriffsberechtigungen für die ausgewählten Websites verwalten.

    c. Klicken Sie auf Speichern.

Hinweis

Die erste eSignature-Anforderung in einem Microsoft 365-Mandanten kann etwas länger dauern als üblich. Es kann einige Sekunden bis einige Minuten dauern; Nachfolgende Anforderungen werden jedoch normal ausgeführt. Es wird empfohlen, dass Administratoren die erste eSignature-Anforderung auf einer SharePoint-Website als letzten Einrichtungsschritt erstellen.

Deaktivieren von eSignature

  1. Wählen Sie auf der Seite Microsoft Syntex verwaltendie Option eSignature aus.

  2. Wenn SharePoint eSignature aktiviert ist, wird die Schaltfläche Deaktivieren angezeigt. Um SharePoint eSignature zu deaktivieren, wählen Sie Deaktivieren aus.

Externe Empfänger

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B bietet die Authentifizierung und Verwaltung von Gästen. Externe Unterzeichner oder Empfänger werden als Gäste in Ihrem Mandanten betrachtet. Um Anforderungen an Unterzeichner außerhalb Ihrer Organisation senden zu können, müssen Sie die Microsoft Entra B2B-Integration für SharePoint und OneDrive aktivieren.

Authentifizierung

Externe Empfänger müssen sich möglicherweise authentifizieren, bevor sie zum Signieren auf ein Dokument zugreifen können. Welche Art der Authentifizierung von den externen Empfängern benötigt wird, hängt von der Konfiguration für Gastbenutzer auf SharePoint-Ebene oder auf Mandantenebene ab. Wenn der externe Benutzer zu einer Organisation mit einem Microsoft 365-Mandanten gehört, ist es außerdem möglich, dass sich das Setup seiner Organisation auf die Authentifizierungserfahrung auswirkt, wenn versucht wird, das Dokument zu signieren. Weitere Informationen finden Sie unter Zusammenarbeit mit Gästen auf einer Website.

Bedingter Zugriff

Bestimmte bedingte Zugriffe können bestimmen, ob externe Empfänger (Signierer außerhalb Ihrer Organisation oder Microsoft 365-Mandant) ein Dokument signieren können. Abhängig von der Administratoreinrichtung können externe Signierer möglicherweise nicht auf das Dokument zugreifen und es zum Signieren lesen. In einigen anderen Fällen können sie möglicherweise zum Signieren auf das Dokument zugreifen, aber der Signaturvorgang ist nicht erfolgreich. Eine gängige Möglichkeit, dies zu beheben, ist das Hinzufügen des Microsoft eSignature-Diensts zur Liste der genehmigten Apps über das Microsoft Entra Admin Center.

Dokumentspeicherung und -aufbewahrung

Dokumentspeicherung

SharePoint eSignature ermöglicht es einem Anfordernden, eine Signaturanforderung aus einem PDF-Dokument zu starten, das in einer SharePoint-Bibliothek gespeichert ist, für die eSignature aktiviert wurde. Nachdem alle erforderlichen Parteien signiert haben, speichert der SharePoint eSignature-Dienst eine Kopie des signierten Dokuments im Ordner des Ursprünglichen Dokuments (Ursprungsordner). Der Absender wird in einer E-Mail benachrichtigt, die einen Link zum Anzeigen des Dokuments und einen separaten Link zu dem SharePoint-Ordner enthält, in dem das signierte Dokument gespeichert wurde.

Vor dem Senden einer Signaturanforderung und nach Abschluss der Anforderung werden bestimmte Überprüfungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass der Absender über die Berechtigung zum Schreiben in das Dokument und den ursprünglichen Ordner verfügt. Wenn sich die Berechtigung ändert, während die Signaturanforderung ausgeführt wird, kann der Dienst möglicherweise keine Kopie des signierten Dokuments im Ursprungsordner speichern. Dieses Ereignis kann in folgenden Fällen auftreten:

  • Der Absender der Anforderung hat keinen Zugriff mehr auf den ursprünglichen Ordner. Beispielsweise wurde der Zugriff des Absenders vom Besitzer des ursprünglichen Ordners oder einem SharePoint-Administrator widerrufen.

  • Die anfängliche Schreibberechtigung des Absenders für den ursprünglichen Ordner wurde so herabgestuft, dass sie nur anzeigen.

  • Der ursprüngliche Ordner wurde gelöscht.

Dokumentaufbewahrung

Wenn eine Signaturanforderung für ein Dokument in SharePoint erstellt wird, erstellt der SharePoint eSignature-Dienst eine Arbeitskopie des Dokuments. Es ist diese Arbeitskopie, die zum Signieren an alle Empfänger gesendet wird, und wie der Absender den Status seiner Anforderungen nachverfolgen kann. Die Arbeitskopie der Anforderung wird in einer ausgeblendeten Dokumentbibliothek in SharePoint gespeichert. Die Unterschrift wird erst der Arbeitskopie des Antragsdokuments hinzugefügt, nachdem alle Parteien unterzeichnet haben; andernfalls wird sie auch dann als unsigniert angezeigt, wenn eine der Parteien ihre Unterschrift hinzugefügt hat.

Die Arbeitskopie der Anforderung wird für fünf Jahre oder gemäß der vom SharePoint- oder Mandantenadministrator festgelegten Dokumentaufbewahrungsrichtlinie gespeichert und aufbewahrt. Erfahren Sie mehr über Aufbewahrungsrichtlinien.

Jede E-Mail-Benachrichtigung, die im Zusammenhang mit einer Signaturanforderung gesendet wird, enthält einen URL-Link, über den der Empfänger das Dokument anzeigen, überprüfen und signieren kann. Wenn eine Anforderung einen Endzustand erreicht (wenn der Status Abgeschlossen, Abgebrochen oder Abgelehnt lautet), hat der Empfänger 30 Tage Zeit, um das Dokument an einem bevorzugten Speicherort anzuzeigen, herunterzuladen und zu speichern. Nachdem der Link abgelaufen ist, kann er nicht mehr für den Zugriff auf das Dokument verwendet werden.

Wenn ein Absender eine Anforderung abbricht, verlieren empfänger sofort den Zugriff auf das Anforderungsdokument, um mehr Schutz zu erhalten. Die von Empfängern empfangene E-Mail-Benachrichtigung enthält keinen URL-Link zum Anzeigen der Anforderung.