Verwenden von Metadaten zum Suchen von Inhalten in Dokumentbibliotheken in Microsoft Syntex

Microsoft Syntex bietet Ihnen die Möglichkeit, die Metadaten Ihres Dokuments schnell und einfach zu durchsuchen. Mit der Syntex-Inhaltsabfragefunktion können Sie bestimmte metadatenbasierte Abfragen für SharePoint-Dokumentbibliotheken ausführen. Sie können schnellere und präzisere Abfragen basierend auf bestimmten Metadatenspaltenwerten durchführen, anstatt nur nach Schlüsselwörtern zu suchen.

Mit der Syntex-Inhaltsabfrage können Sie die einem Dokument zugeordneten Metadaten verwenden, um die Datei in einer SharePoint-Dokumentbibliothek zu finden. Dieses Feature ist besonders nützlich, wenn Sie über eine bestimmte Information verfügen, nach der Sie suchen möchten, z. B. wann ein Dokument zuletzt geändert wurde, eine bestimmte Person, die einer Datei zugeordnet ist, bestimmte Schlüsselwörter in einer Datei oder einen bestimmten Dateityp.

Hinweis

Das Inhaltsabfragefeature ist für Benutzer verfügbar, die über eine Syntex-Einzelbenutzerlizenz oder eine nutzungsbasierte Lizenzierung verfügen.

Spalten, die Sie abfragen können

Sie können jetzt inhaltsabfragen verwenden, um in einer der querierbaren Spalten in Ihrer Dokumentbibliothek nach Metadaten zu suchen. Zu den queriierbaren Spalten gehören die folgenden Typen:

• Text
• Hinweis
• DateTime
• Auswahl
• MultiChoice
• Benutzer
• Boolesch
• Währung
• Zahl
• TaxonomyFieldType
• TaxonomyFieldTypeMulti

Wenn Sie neue Dokumentbibliotheken innerhalb einer Website hinzufügen, können alle diese Spaltentypen abgefragt werden.

Wenn Sie in vorhandenen Bibliotheken das Inhaltsabfragesymbol ( startet der Dienst einen Workflow, um alle diese Spaltentypen auch abfragen zu können. Dieser Vorgang kann bis zu fünf Tage dauern.

So verwenden Sie die Syntex-Inhaltsabfrage

1. Wählen Sie in einer SharePoint-Dokumentbibliothek im Feld Diese Bibliothek durchsuchen das Inhaltsabfragesymbol aus (

   

2. Geben Sie im Inhaltsabfragebereich den Text ein, oder wählen Sie den Parameter aus, den Sie in einem oder mehreren Suchfeldern suchen möchten.

   

   Die folgenden Metadatensuchfelder sind derzeit verfügbar. Weitere Felder werden in Zukunft hinzugefügt.

   Feld	Verwenden Sie dieses Feld, um
   Schlüsselwörter	Suchen Sie in Metadaten oder im Volltext eines Dokuments nach einer Übereinstimmung mit einer Zeichenfolge.
   Dateiname	Suchen Sie in der Spalte Name in der Bibliothek.
   Personen	Suchen Sie in einer beliebigen Spalte der Bibliothek nach einer Übereinstimmung mit Personen.
   Änderungsdatum	Suchen Sie nach ausgewähltem Datumsbereich in der Spalte Geändert in der Bibliothek.
   Dateityp	Suchen Sie nach ausgewähltem Dateityp (beispielsweise Word-Dokument oder PDF).
   Inhaltstyp	Suchen Sie nach ausgewähltem Inhaltstyp. Diese Option wird nur angezeigt, wenn ein nicht standardmäßiger Inhaltstyp auf die Bibliothek angewendet wird. Standardinhaltstypen sind Dokument und Ordner.

3. Sie können auch nach benutzerdefinierten Websitespalten suchen, die sich in der aktuellen Bibliotheksansicht befinden. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie ein Modell in der Bibliothek laufen haben, da die Metadatenextraktoren automatisch Informationen in die Site-Spalten einfügen.

   Um Ihrer Abfrage eine benutzerdefinierte Websitespalte hinzuzufügen, wählen Sie Weitere Optionen hinzufügen und dann den Namen der Websitespalte aus.

   

   Für Zahlen-, Währungs- und Datumsspalten können Sie Parameter der Abfrage festlegen, z. B. größer als ein bestimmter Betrag oder innerhalb eines bestimmten Zeitraums. Für Textspalten können Sie angeben, ob bestimmte Wörter enthalten sollen oder nicht.

4. Wählen Sie Suchen aus. Die Dokumente, die ihrer Metadatenabfrage entsprechen, werden auf der Ergebnisseite angezeigt.