Automatisieren Sie den Abgleich von Auftragsbestätigungen mit Bestellungen mit Copilot Studio und SAP

Verwenden Sie Microsoft Copilot Studio Agents, um den End-to-End-Abgleich von Lieferantenbestellungen gegen offene Bestellungen in einem ERP-System (Enterprise Resource Planning) wie SAP zu automatisieren.

Dieser Ansatz ermöglicht es einer Beschaffungsorganisation, die große Mehrheit der Eingehenden Auftragsbestätigungen automatisch zu bestätigen, während nur echte Abweichungen an einen Beschaffungsspezialisten zur Überprüfung weitergeleitet werden. Ein Multi-Agenten-System extrahiert die Bestätigungsdaten, vergleicht sie mit der im System erfassten Bestellung, wendet Toleranzregeln an und überträgt die bestätigten Ergebnisse mit minimalem manuellem Eingriff zurück in das ERP-System.

Tip

Dieser Artikel enthält ein Beispielszenario und eine visuelle Darstellung der Automatisierung des Beschaffungsauftragsbestätigungsabgleichs mithilfe von Microsoft Copilot Studio und SAP. Diese Lösung ist eine generalisierte Beispielarchitektur, die Sie für viele verschiedene Szenarien und Branchen verwenden können. Dieser Artikel beschränkt sich auf Best Practices.

Architekturdiagramm

Diagramm einer Multi-Agent-Architektur mit Eingang, Orchestrierung, Validierungsschritt und Ergebnissen zum automatisierten Abgleich von Bestellbestätigungen.

Workflow

Diese Architektur automatisiert den Workflow für den Abgleich von Auftragsbestätigungen:

  1. Bestätigungsaufnahme: Lieferanten senden Bestellbestätigungen (Bestellbestätigungen), die über einen überwachten Kanal eingehen, z. B. ein freigegebenes Postfach oder ein EDI-Feed (Electronic Data Interchange), mit den Bestätigungsdetails für eine oder mehrere Bestellungen. Power Automate Cloud-Flows-Trigger zum Erfassen von Auftragsbestätigungen.

  2. Speicherung von Bestellbestätigungen: Power Automate Cloud-Flows speichern die eingehenden Bestellbestätigungen in Dataverse.

  3. Trigger: Ein Power Automate Cloud-Flow, der einen Trigger in Dataverse verwendet, startet den Orchestrator-Agent. Der Flow wird ausgeführt, wenn eine Bestellbestätigung in Dataverse gespeichert wird.

  4. Feldextraktion: Ein in Copilot Studio integrierter Extraktions-Agent liest die Bestätigung und normalisiert die Schlüsselfelder (Bestellnummer, Positionen, Mengen, Preise, Maßeinheit und bestätigte Liefertermine) in einem konsistenten internen Schema.

  5. Abruf von Bestellungen: Der Orchestrator-Agent ruft die entsprechende Bestellung von SAP über den SAP-Connector ab, wobei die Bestellnummer als Schlüssel verwendet wird.

  6. Abgleich und Validierung: Ein Abgleichsagent vergleicht die Auftragsbestätigung Position für Position mit der Bestellung anhand von Mengen, Preisen, Terminen und anderen konfigurierten Feldern. Der Agent wendet dann die Übereinstimmungskriterien der Organisation an, die genaue Übereinstimmungsanforderungen, geschäftsdefinierte Toleranzen oder eine Kombination aus beidem enthalten können, um festzustellen, ob der Auftrag automatisch bestätigt werden kann.

  7. Automatische Bestätigung: Wenn die Bestätigung innerhalb der Toleranz übereinstimmt, bestätigt der Agent die Bestellung und schreibt das Ergebnis automatisch zurück in SAP, ohne menschliche Beteiligung.

  8. Ausnahmeeskalation: Wenn eine Diskrepanz erkannt wird, eskaliert der Agent durch Microsoft Teams zu einem Beschaffungsspezialisten. Der Agent stellt die Bestätigung, die Bestellung und die spezifischen Unterschiede bereit, damit die Person die Ausnahme schnell beheben kann.

  9. Protokollierung und Audit: Microsoft Dataverse zeichnet jedes Ergebnis auf, ob es sich um eine Bestätigung oder eine Eskalation handelt, und bietet einen einheitlichen Audit-Trail sowie eine Ebene zur Ausnahmeverfolgung für die Berichterstattung und kontinuierliche Verbesserung.

Komponenten

Diese Dienste und Technologien verarbeiten Bestellbestätigungen, extrahieren Bestätigungsdaten, gleichen sie mit Bestellungen in SAP ab, bestätigen passende Bestellungen und eskalieren Ausnahmen und verfolgen diese nach.

Komponente Rolle in der Architektur
Copilot Studio Hosten des Multi-Agent-Systems. Ein Orchestratoragent koordiniert einen spezialisierten Extraktionsagenten und einen Abgleichsagenten, verwaltet Toleranzregeln und entscheidet zwischen autonomer Bestätigung und menschlicher Eskalation.
SAP ERP Dient als Datensatzsystem für Bestellungen. Die Agenten rufen Bestelldaten ab und schreiben bestätigte Bestellungen über den SAP-Connector zurück.
Power Automate-Cloudflüsse Erkennen Sie neue Empfangsbestätigungen in den Eingangskanälen und lösen Sie das Agenten-Netzwerk aus. Connectors bieten die Integrationspunkte zu E-Mail- oder EDI-Quellen sowie zu SAP.
Dataverse Wird als Quelle der Wahrheit für eingehende Bestellbestätigungen verwendet und ermöglicht die statusbasierte Orchestrierung. Stellt die Status-, Audit-Protokoll- und Ausnahmeverfolgungsschicht bereit und liefert damit eine einheitliche Erfassung jeder Bestätigung und Eskalation für Berichterstattung und Governance.
Microsoft Teams Stellt Eskalationen und Benachrichtigungen zu Ausnahmen für Beschaffungsspezialisten bereit und zeigt die Bestätigung, den Bestellauftrag und die spezifischen Abweichungen zur schnellen Klärung an.
Microsoft Entra-ID Stellt Identitäts- und Zugriffsverwaltung bereit, einschließlich von Dienstkonten mit minimalen Berechtigungen für die Lese- und Schreibvorgänge der Agents auf SAP und Dataverse.

Details zum Szenario

Dieser Anwendungsfall basiert auf einem Unternehmensansatz, um einen zuverlässigen, automatisierten und auditierbaren Prozess für die Bestätigung von Lieferantenauftragsbestätigungen gegen ein ERP-System zu erstellen und dabei den manuellen Aufwand zu minimieren.

Geschäftliche Herausforderung

Organisationen, die in großem Umfang einkaufen, erhalten eine große Anzahl von Bestellbestätigungen von Lieferanten. Historisch gesehen wird ein erheblicher Anteil dieser Bestätigungen manuell überprüft und schlüsseliert: Beschaffungsmitarbeiter öffnen jede Bestätigung, suchen die passende Bestellung in SAP und vergleichen Mengen, Preise und Termine von Hand.

Dieser manuelle Prozess ist langsam, kostspielig und fehleranfällig. Es skaliert schlecht mit Wachstum, bindet qualifizierte Beschaffungsmitarbeiter an sich wiederholende Überprüfungen anstelle von Ausnahmebehandlungen und macht es schwierig, Übereinstimmungs- und Toleranzregeln einheitlich in allen Regionen und Lieferantenformaten anzuwenden.

Lösung

Implementieren Sie eine Multi-Agent-Architektur in Copilot Studio, die die Beschaffungsauftragsbestätigungsverarbeitung automatisiert. Die Lösung verwendet spezialisierte Agents, um Bestätigungsdaten zu extrahieren, Bestellungen von SAP abzurufen, geschäftsdefinierte Übereinstimmungskriterien anzuwenden und zu bestimmen, ob Bestätigungen automatisch bestätigt werden können oder ob eine menschliche Überprüfung erforderlich ist.

Die Architektur kombiniert Agent-Orchestrierung, SAP-Integration, Power Automate Cloudflüsse und Dataverse-basierte Nachverfolgung, um einen zuverlässigen und auditierbaren Prozess zu schaffen. Beschaffungsspezialisten konzentrieren sich auf Ausnahmen, während Routinebestätigungen automatisch verarbeitet werden.

Wichtige Funktionen:

  • Automatisieren der Bestätigungsaufnahme und -verarbeitung.
  • Normalisieren Sie Lieferantenbestätigungen in verschiedenen Formaten.
  • Validieren Sie Bestätigungen mit Bestellungen, indem Sie organisationsspezifische Abgleichskriterien anwenden, z. B. Anforderungen an exakte Übereinstimmungen oder konfigurierbare Toleranzen.
  • Leiten Sie Ausnahmefälle an Beschaffungsspezialisten weiter.
  • Führen Sie einen Prüfpfad für Governance und Berichterstattung.

Ergebnis: Mit diesem Muster kann eine Organisation die meisten Bestellbestätigungen von der manuellen Verarbeitung in die direkte Verarbeitung verschieben, wodurch Beschaffungsspezialisten den Fokus auf Ausnahmen und nicht auf routinebasierte Überprüfungen legen können. Der Ansatz bietet eine wiederverwendbare Blaupause für andere großvolumige, dokumentgesteuerte Prozesse in Bereichen wie Finanzen und Vertrieb.

Considerations

Diese Überlegungen implementieren die Säulen von Power Platform Well-Architected, eine Reihe von Leitprinzipien, welche die Qualität einer Workload verbessern. Weitere Informationen finden Sie in Microsoft Power Platform Well-Architected.

Reliability

  • Fehlerisolation: Behandeln Sie Extraktionsfehler, Abgleichsfehler und SAP-Integrationsprobleme separat, sodass eine fehlgeschlagene Bestätigung niemals den Rest des Batches blockiert.

  • Idempotent-Verarbeitung: Verwenden Sie die Bestellnummer und den Bestätigungsbezeichner, um Duplikate zu erkennen und zu überspringen, um wiederholte Bestätigungen zu verhindern, wenn eine Nachricht erneut zugestellt wird.

  • Fallback-Mechanismen: Leiten Sie Bestätigungen, die nicht automatisch verarbeitet werden können, an eine manuell bearbeitete Ausnahmewarteschlange weiter, damit keine Bestätigung verloren geht.

  • Dual-Layer-Protokollierung: Aufzeichnen von Ergebnissen in Dataverse und Senden einer sekundären Benachrichtigung beim Fehler, sodass Ausnahmen auch dann sichtbar bleiben, wenn ein Protokollierungsschritt fehlschlägt.

Security

  • Zugriffssteuerung: Beschränken Sie die Aufnahmekanäle, Dataverse-Tabellen und DAS SAP-Dienstkonto nur auf autorisierte Identitäten.

  • Prinzip der geringsten Rechte: Gewähren Sie den Agenten Lesezugriff auf Einkaufsbestellungen und Schreibzugriff nur für die Vorgänge zur Bestellbestätigung, die sie benötigen.

  • Datenschutz: Prozessbestätigungsdaten, die auch geschäftlich sensible Preisinformationen umfassen können, sicher verarbeiten und sensible Felder bei der Übertragung und im Ruhezustand schützen.

  • Compliance: Richten Sie Validierungs- und Auditregeln an die Finanzkontrollen und Aufbewahrungsanforderungen der Organisation für Datensätze aus.

Betriebliche Effizienz

  • Standardisierung: Normalisieren Sie verschiedene Lieferantenbestätigungsformate in ein einzelnes internes Schema, um die übereinstimmende Logik einfach und konsistent zu halten.

  • Dokumentation: Verwalten von Runbooks für allgemeine Ausnahmetypen, Lieferantenformatprobleme und SAP-Konfigurationsänderungen. Dokumentieren Sie die Abgleichskriterien, einschließlich aller Anforderungen, Toleranzen und Eskalationsbedingungen.

  • Supportprozess: Schulen Sie Beschaffungs- und IT-Supportteams, um den Ausführungsverlauf des Agents zu interpretieren, Fehler zu diagnostizieren und manuelle Wiederherstellung durchzuführen.

  • Änderungsverwaltung: Überprüfen von Änderungen an Extraktions-, Abgleichs- und SAP-Zuordnungen in einer Nichtproduktionsumgebung vor der Freigabe und Verwenden der Quellcodeverwaltung für Agent- und Flussdefinitionen.

Leistungseffizienz

  • Durchsatz: Dimensionieren Sie die Lösung für hohe tägliche Volumina und verarbeiten Sie Bestätigungen parallel, wo die Konnektoren dies zulassen.

  • Optimierung: Zwischenspeichern häufig verwendeter Referenzdaten, z. B. Lieferanten- und Bestellsuche, um redundante SAP-Abfragen zu vermeiden.

  • Verbindereinschränkung: Berücksichtigen Sie Plattform- und SAP-Verbindergrenzen, und führen Sie die Warteschlange durch Dataverse für Spitzenlasten ein.

  • Skalierbarkeit: Erweitern Sie dasselbe Orchestratormuster auf neue Domänen und Dokumenttypen, ohne den Kernabgleichsfluss neu zu gestalten.

Erlebnisoptimierung

  • Self-Service: Ermöglicht Beschaffungsspezialisten, eskalierte Bestätigungen direkt zu klären und erneut zu verarbeiten, ohne Abhängigkeit von der IT.

  • Transparenz: Sichtbarmachung von Verarbeitungsstatus und Ausnahmewarteschlangen über Dataverse, mit Analysen in Power BI für Trend- und Performanceberichte.

  • Klare Eskalationen: Präsentieren Sie jede Eskalation mit einer strukturierten Zusammenfassung: Die Bestätigung, die Bestellung, die spezifischen Unterschiede und eine empfohlene Aktion.

  • Zieldienstebene: Legen Sie ein straight-through-Ziel fest, z. B. die bestätigung der meisten Bestätigungen automatisch, und überwachen Sie es.

Verantwortungsvolle KI

  • Zuverlässigkeit und Sicherheit: Überwachen Sie die Ausgaben von Agenten kontinuierlich auf Genauigkeit, und stellen Sie sicher, dass weiterhin ein Mensch in den Prozess eingebunden ist, um Anomalien und Ausnahmen zu prüfen, bevor sie sich auf das ERP-System auswirken.

  • Datenschutz und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass die von den Agenten verarbeiteten Daten den geltenden Datenschutz- und Datenverarbeitungsrichtlinien entsprechen.

  • Transparenz: Machen Sie Entscheidungen von Agenten nachvollziehbar und stellen Sie Protokolle bereit, die zur Prüfung jeder Bestätigung und Eskalation verfügbar sind.

  • Verantwortung: Nutzen Sie eine Prüfung mit menschlicher Beteiligung, um die Verantwortung für Ausnahmen und Grenzfälle beim Beschaffungsteam zu belassen.

Beitragende

Microsoft verwaltet diesen Artikel. Die folgenden Mitwirkenden haben diesen Artikel geschrieben.

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