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Informationen zu inaktiven Postfächern

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Microsoft 365-Lizenzierungsleitfaden für Sicherheit und Compliance.

Ihre Organisation muss möglicherweise die E-Mails ehemaliger Mitarbeiter beibehalten, nachdem sie die Organisation verlassen haben. Abhängig von den Aufbewahrungsanforderungen Ihrer Organisation müssen Sie Postfachinhalte möglicherweise einige Monate oder Jahre nach Beendigung der Beschäftigung aufbewahren, oder Sie müssen Postfachinhalte auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Unabhängig davon, wie lange Sie E-Mails aufbewahren müssen, können Sie inaktive Postfächer erstellen, um die Postfächer ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren.

Tipp

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Was sind inaktive Postfächer?

Wenn ein Mitarbeiter Ihre Organisation verlässt (oder eine längere Abwesenheit erhält), können Sie sein Microsoft 365-Konto entfernen. Die Postfachdaten des Mitarbeiters werden nach dem Entfernen des Kontos 30 Tage lang aufbewahrt. Während dieses Zeitraums können Sie die Postfachdaten weiterhin wiederherstellen, indem Sie das Konto wiederherstellen. Nach 30 Tagen werden die Daten endgültig entfernt.

Wenn jedoch vor dem Löschen des Microsoft 365-Kontos eine Aufbewahrung auf das Postfach angewendet wird, wird das Postfach in ein inaktives Postfach konvertiert. Die folgenden Abschnitte enthalten Informationen zu Haltebereichen, die mit Microsoft 365-Aufbewahrungs- und eDiscovery-Haltebereichen angewendet werden können.

Inaktive Postfächer sind nützlich, wenn Ihre Organisation postfachinhalte ehemaliger Mitarbeiter aus gesetzlichen oder anderen Gründen aufbewahren muss. Während jeder in diesem Dokument aufgeführte Aufbewahrungstyp erzwingt, dass ein Postfach inaktiv wird, wenn ein Benutzerobjekt gelöscht wird, empfehlen wir, dies zu tun, indem Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie oder Aufbewahrungsbezeichnungen anwenden, bestätigen, dass die Aufbewahrungsdauer angewendet wird, und dann das entsprechende Microsoft 365-Konto entfernen. An diesem Punkt werden die Inhalte des inaktiven Postfachs für die Dauer des Aufbewahrungszeitraums aufbewahrt, der vor dem Löschen des Benutzerkontos angegeben wurde. Sie können das entsprechende Benutzerkonto weiterhin für einen Zeitraum von 30 Tagen wiederherstellen, aber nach 30 Tagen wird das Postfach in Microsoft 365 als inaktives Postfach aufbewahrt, bis die Aufbewahrungsrichtlinie oder aufbewahrungsbezeichnungen entfernt werden.

Wichtig

Wie bereits erwähnt, wird empfohlen, die Microsoft 365-Aufbewahrung zu verwenden, um ein inaktives Postfach zu erstellen:

  • In-Place Haltebereiche im Exchange Admin Center werden jetzt eingestellt. Ab dem 1. Juli 2020 konnten keine neuen In-Place Haltebereiche in Exchange Online erstellt werden. Ab dem 1. Oktober 2020 konnte die Haltedauer von In-Situ-Halte halte nicht mehr geändert werden. Jedes inaktive Postfach, für das ein In-Place Hold angewendet wurde, kann nur durch Entfernen des In-Place Hold gelöscht werden. Vorhandene inaktive Postfächer, die sich in In-Place Hold befinden, werden so lange beibehalten, bis der Halteraum entfernt wird. Weitere Informationen zur Einstellung In-Place Haltebereiche finden Sie unter Außerbetriebnahme von Legacy-eDiscovery-Tools.

  • Beweissicherungsverfahren werden weiterhin als alternative Methode unterstützt, um Inhalte in einem Postfach beizubehalten und nach dem Löschen eines Benutzerkontos inaktiv zu machen. Als ältere Technologie wird jedoch empfohlen, stattdessen die Microsoft 365-Aufbewahrung zu verwenden.

Wenn mehrere Haltebereiche für denselben Inhalt vorhanden sind, gilt das Prinzip der Aufbewahrung, und der Inhalt wird für den längsten Zeitraum aufbewahrt.

Bestätigen der Anwendung eines Halteraums auf ein Postfach

Unabhängig davon, ob Sie eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie, Aufbewahrungsbezeichnungen, eDiscovery-Aufbewahrung oder Beweissicherungsverfahren anwenden oder über ein vorhandenes In-Place Hold verfügen, können Sie mithilfe von PowerShell bestätigen, dass der Aufbewahrungsspeicher erfolgreich auf das Postfach angewendet wurde. Wenn Sie den Aufbewahrungsspeicher kürzlich konfiguriert haben, müssen Sie möglicherweise warten, bis sie auf das Postfach angewendet wird.

Um versehentliches oder unbeabsichtigtes Löschen zu verhindern, empfehlen wir Ihnen, die Aufbewahrung zu bestätigen, bevor Sie das Benutzerkonto löschen. Wenn der Halteraum nicht angewendet wird, wird das Postfach nicht in ein inaktives Postfach konvertiert.

Anweisungen hierzu finden Sie unter Identifizieren des Aufbewahrungstyps für ein Exchange Online-Postfach.

Inaktive Postfächer und Microsoft 365-Aufbewahrung

Wenn eine Microsoft 365-Aufbewahrungsrichtlinie auf ein Postfach angewendet wird oder auf ein oder mehrere E-Mail-Elemente in einem Postfach eine Aufbewahrungsbezeichnung angewendet wird und dann das Microsoft 365-Benutzerkonto gelöscht wird, wird das Postfach in ein inaktives Postfach konvertiert. Für die Erstellung des inaktiven Postfachs:

  • Die Aufbewahrungseinstellungen müssen so konfiguriert werden , dass Inhalte beibehalten oder Inhalte aufbewahrt und dann gelöscht werden. Wenn die Aufbewahrungsaktion so konfiguriert ist, dass nur Inhalte gelöscht werden, wird das Postfach nicht inaktiv, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird. Für inaktive Postfächer wird empfohlen, die Option beibehalten und dann löschen zu verwenden.

  • Die Aufbewahrungseinstellungen müssen auf einen Aufbewahrungsort angewendet werden, der einem Exchange-Postfach zugeordnet ist:

    • Exchange-E-Mail
    • Microsoft 365-Gruppen
    • Skype for Business
    • Öffentliche Exchange-Ordner
    • Teams-Kanalnachrichten
    • Teams-Chats und Copilot-Interaktionen
    • Private Teams-Kanalnachrichten
    • Viva Engage Community-Nachrichten
    • Viva Engage-Benutzernachrichten

Weitere Informationen zur Microsoft-Aufbewahrung finden Sie unter Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen.

Wenn die Microsoft 365-Aufbewahrung zum Erstellen eines inaktiven Postfachs verwendet wird, gelten die Aufbewahrungseinstellungen aus der Aufbewahrungsrichtlinie oder aufbewahrungsbezeichnungen weiterhin für das inaktive Postfach. Wenn die Aufbewahrungseinstellungen so konfiguriert sind, dass Inhalte beibehalten und dann gelöscht werden, werden Elemente nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und schließlich aus dem inaktiven Postfach gelöscht. Wenn die Aufbewahrungseinstellungen nicht für gelöschte Elemente konfiguriert sind, werden Elemente, die vom Benutzer nicht endgültig gelöscht wurden (bevor das Postfach inaktiv wurde) nicht in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben und auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, nachdem das Postfach inaktiv wurde.

Tipp

Sie können die ComplianceTagHoldApplied-Eigenschaft verwenden, um zu ermitteln, ob ein Postfach Elemente enthält, auf die mindestens eine Aufbewahrungsbezeichnung angewendet wurde, oder um Inhalte beizubehalten und dann zu löschen. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren von Postfächern im Halteraum, da eine Aufbewahrungsbezeichnung auf einen Ordner oder ein Element angewendet wurde.

Verwenden adaptiver Richtlinienbereiche zum Verwalten der Aufbewahrung von inaktiven Postfächern

Mit adaptiven Richtlinienbereichen können Sie Aufbewahrungseinstellungen speziell auf inaktive Postfächer anwenden. Zu den Vorteilen dieser Konfiguration gehören:

  • Sie können die Vorschriften oder Richtlinien Ihrer Organisation einhalten, die unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für aktive und ehemalige Mitarbeiter erfordern.

  • Sie können die Aufbewahrungseinstellungen so konfigurieren, dass Postfachinhalte nur so lange aufbewahrt werden, wie dies erforderlich ist, um die Anforderungen Ihrer Organisation an ehemalige Mitarbeiter zu erfüllen.

  • Sie können schnell die Richtlinie für die Aufbewahrung identifizieren, die inaktiven Postfächern in Ihrer Organisation zugewiesen ist, wodurch die Aufbewahrungseinstellungen bei Bedarf einfacher geändert werden können.

  • Es ist einfacher, ein inaktives Postfach dauerhaft zu löschen, da Sie es aus der Richtlinie entfernen können, indem Sie den adaptiven Bereich so konfigurieren , dass es basierend auf Attributen oder Eigenschaften des inaktiven Postfachs ausgeschlossen wird. Andernfalls müssen Sie Exchange Online PowerShell verwenden, bevor Sie das Postfach löschen.

Hinweis

Abhängig von der Konfiguration Ihres adaptiven Richtlinienbereichs sind möglicherweise inaktive Postfächer enthalten oder nicht. Informationen zum spezifischen Ziel oder Zum Ausschließen inaktiver Postfächer aus einem adaptiven Richtlinienbereich finden Sie unter Konfigurationsinformationen für Exchange-E-Mail und öffentliche Exchange-Ordner.

Verwenden statischer Richtlinienbereiche und inaktiver Postfächer

Wenn Sie keine adaptiven Richtlinienbereiche verwenden und stattdessen einen statischen Bereich mit Microsoft 365-Aufbewahrung verwenden, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

  • Statische Richtlinienbereiche umfassen inaktive Postfächer, wenn Sie die Standardkonfiguration Alle Postfächer verwenden, aber für bestimmte Ein- oder Ausschlüsse nicht unterstützt werden. Wenn Sie jedoch einen Empfänger einschließen oder ausschließen, der zum Zeitpunkt der Anwendung der Richtlinie über ein aktives Postfach verfügt und das Postfach später inaktiv wird, werden die Aufbewahrungseinstellungen weiterhin angewendet oder ausgeschlossen. In diesem Szenario gelten weiterhin bestimmte Ein- und Ausschlussgrenzwerte .

    Hinweis

    Dies bedeutet auch, dass alle neuen Microsoft 365-Aufbewahrungseinstellungen, die einen statischen Bereich verwenden, der auf die Standardauswahl von Alle Postfächer angewendet wird, automatisch alle vorhandenen inaktiven Postfächer enthalten.

  • Wenn Sie die Standardauswahl von Alle Postfächer so ändern, dass bestimmte Empfänger eingeschlossen werden, gelten die Aufbewahrungseinstellungen für die Richtlinie nicht mehr für inaktive Postfächer, die jetzt automatisch gelöscht werden können.

  • Wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie freigeben möchten, die auf ein inaktives Postfach angewendet wird, finden Sie weitere Informationen unter Freigeben einer Aufbewahrungsrichtlinie.

Achtung

Wenn Sie die Microsoft 365-Aufbewahrung verwenden, um ein Postfach inaktiv zu machen, ändern oder entfernen Sie den Benutzerprinzipalnamen (UPN) für das Postfach nicht, bevor Sie das entsprechende Benutzerkonto löschen. Ändern Sie außerdem nicht die primäre SMTP-Adresse (die vom UPN abgeleitet ist), oder entfernen Sie diese E-Mail-Adresse aus der Liste der sekundären SMTP-Adressen, die dem Postfach zugeordnet sind, bevor Sie das Postfach inaktiv machen.

Wenn Sie den UPN oder die E-Mail-Adressen ändern (die dem Postfach zum Zeitpunkt der Anwendung der Aufbewahrungseinstellungen zugewiesen wurden) und dann das Benutzerkonto löschen, um das Postfach inaktiv zu machen, können Sie das inaktive Postfach nicht löschen, wenn Sie es nicht mehr aufbewahren müssen. Dies liegt daran, dass Sie das inaktive Postfach nicht mithilfe eines UPNs oder einer E-Mail-Adresse (zur Identifizierung des inaktiven Postfachs) aus der Richtlinie entfernen können, die sich von denen unterscheidet, die vorhanden waren, als die Aufbewahrungseinstellungen anfänglich auf das Postfach angewendet wurden. Weitere Informationen zum Löschen inaktiver Postfächer finden Sie unter Löschen eines inaktiven Postfachs in Office 365.

Inaktive Postfächer und eDiscovery-Fallspeicher

Wenn ein Aufbewahrungsspeicher, der einem eDiscovery-Fall im Microsoft Purview-Complianceportal zugeordnet ist, in einem Postfach platziert wird und dann das Postfach oder das Konto des Benutzers gelöscht wird, wird das Postfach zu einem inaktiven Postfach. Die Verwendung von eDiscovery-Fallspeichern zum Festlegen eines Postfachs als inaktiv wird jedoch nicht empfohlen. Grund hierfür ist, dass eDiscovery-Fälle für bestimmte zeitgebundene Fälle im Zusammenhang mit einem rechtlichen Problem vorgesehen sind. An einem bestimmten Punkt wird ein Rechtsfall wahrscheinlich enden, die dem Fall zugeordneten Speicherverfahren werden entfernt, und der eDiscovery-Fall wird geschlossen. Wenn ein für ein inaktives Postfach festgelegtes Speicherverfahren einem eDiscovery-Fall zugeordnet ist und das Speicherverfahren anschließend aufgehoben oder der eDiscovery-Fall geschlossen (oder gelöscht) wird, wird das inaktive Postfach endgültig gelöscht. Außerdem können Sie keine zeitbasierte eDiscovery-Aufbewahrung erstellen. Dies bedeutet, dass Inhalte in einem inaktiven Postfach für immer oder so lange aufbewahrt werden, bis der Aufbewahrungsspeicher entfernt und das inaktive Postfach gelöscht wird. Daher wird die Verwendung der Microsoft 365-Aufbewahrung für inaktive Postfächer empfohlen.

Weitere Informationen zu den Unterschieden zwischen eDiscovery-Aufbewahrungsspeichern und Microsoft 365-Aufbewahrung finden Sie unter Verwendung von Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen oder eDiscovery-Haltebereichen.

Inaktive Postfächer und automatisch erweiternde Archive

Ein inaktives Postfach, das mit einem automatisch erweiterten Archiv konfiguriert ist, kann nicht wiederhergestellt oder wiederhergestellt werden. Wenn Sie aus Konformitätsgründen Daten aus einem inaktiven Postfach mit einem automatisch erweiternden Archiv wiederherstellen müssen, verwenden Sie die Inhaltssuche, um die Daten aus dem Postfach zu exportieren. Diese Aktion wird nur für eDiscovery-Zwecke unterstützt und kann nicht als Sicherungslösung verwendet werden. Anweisungen zum Verwenden der Inhaltssuche für die Wiederherstellung von Daten für eDiscovery finden Sie in den folgenden Artikeln:

Inaktive Postfächer und Exchange MRM-Aufbewahrungsrichtlinien

Durch das Anwenden einer Exchange-Aufbewahrungsrichtlinie (die Messagingdatensatzverwaltung oder MRM-Funktion in Exchange Online) wird kein inaktives Postfach erstellt, wenn das Benutzerkonto gelöscht wird.

Wenn diese MRM-Aufbewahrungsrichtlinie jedoch auf ein Postfach angewendet wurde, bevor es inaktiv wurde, werden alle Löschrichtlinien (mit einer Löschen-Aktion konfigurierte MRM-Aufbewahrungstags) weiterhin für das inaktive Postfach verarbeitet. Das bedeutet, dass Elemente, die mit einer MRM-Löschrichtlinie gekennzeichnet sind, nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben werden. Diese Elemente werden aus dem inaktiven Postfach gelöscht, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Wenn keine Aufbewahrungsdauer für das inaktive Postfach angegeben wurde, werden Elemente im Ordner „Wiederherstellbare Elemente" unbegrenzt aufbewahrt.

Umgekehrt werden alle Archivrichtlinien (MRM-Aufbewahrungstags, die mit einer MoveToArchive-Aktion konfiguriert sind), die in der MRM-Aufbewahrungsrichtlinie enthalten sind, die einem inaktiven Postfach zugewiesen ist, ignoriert. Elemente in einem inaktiven Postfach, die mit einer Archivrichtlinie markiert sind, verbleiben demnach im primären Postfach, wenn die Aufbewahrungsdauer abläuft. Sie werden nicht in das Archivpostfach oder in den Ordner „Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach verschoben. Sie werden unbegrenzt aufbewahrt.

Nächste Schritte

Informationen zum Inaktivieren und Verwalten eines Postfachs, z. B. zum Wiederherstellen, Wiederherstellen und Löschen eines Postfachs, finden Sie unter Erstellen und Verwalten inaktiver Postfächer.