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Erstellen eines Plans für die Zusammenarbeitsgovernance

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Es ist immer am besten, Ihren Wechsel zu Microsoft 365 mit einer klaren Vision zu beginnen:

  • Was sind Ihre wichtigsten Geschäftsziele?

  • Wie werden die Tools und Funktionen dem organization als Ganzes und einzelnen Mitarbeitern einen Mehrwert bieten?

  • Wie messen Sie den Erfolg?

Eine klare Visionsaussage bietet einen wichtigen Leitfaden für die unvermeidlichen Entscheidungsabsichten, die Sie beim Nachdenken über Ihren Governanceplan treffen müssen. Der Formalitätsgrad und die Tiefe, die Sie zum Dokumentieren des Governanceplans benötigen, sollten mit den Ergebnissen übereinstimmen, die Sie erzielen möchten. Die Vision bietet somit einen Rahmen sowohl für den Kontext als auch für investitionen in governance.

Microsoft 365 erstellt neue Paradigmen für Technologien zur Unterstützung des Unternehmens. Diese neuen Paradigmen ändern die Art und Weise, wie diese Technologien übernommen, verwaltet und gesteuert werden.

Microsoft 365-Governance sollte vorhandene Richtlinien ergänzen, die lokale Umgebungen steuern. Da die Cloud jedoch neue Möglichkeiten zur Unterstützung des Unternehmens bietet, ist es wichtig, diese Möglichkeiten zu verstehen und über einen Governanceansatz nachzudenken, der ein angemessenes Gleichgewicht zwischen Benutzerzielen, Geschäftsrisiken und Branchen- und gesetzlichen Anforderungen schafft.

Wenn Sie zuerst über Governance nachdenken, müssen Sie Ihre Microsoft 365-Reise mit einigen wichtigen Entscheidungen beginnen, um die beste Position für den gesamten Erfolg zu erzielen. Einige dieser Entscheidungen umfassen:

Es gibt keine perfekte Antwort auf diese Fragen – die richtigen Antworten sind diejenigen, die Risiko und Nutzen für Ihre organization abwägen.

Was bedeutet Governance für Microsoft 365?

Bei der Governanceplanung für Microsoft 365 geht es darum, sicherzustellen, dass Sie Ihre kritischen Informationsressourcen schützen und gleichzeitig risiken minimieren. Die Governance umfasst mehrere Schlüsselbereiche, von denen jeder geplant, koordiniert und angepasst werden muss, um sich an die sich ändernden Organisatorischen Anforderungen und die Weiterentwicklung der Technologie anzupassen.

  • Betriebssicherheit – Die Plattform wird betriebsbereit gehalten und die Leistung sichergestellt. Dies ist größtenteils eine IT-Aufgabe mit den meisten Aufgaben von Microsoft.

  • Information Assurance : Verwaltung von Inhalten während des gesamten Lebenszyklus, Behandlung von Informationen als Ressource, einschließlich Datensatzverwaltung, Compliance und Sicherheit. Information Assurance erfordert ein Verständnis sowohl der Geschäftsziele als auch der gesetzlichen Anforderungen. Im Idealfall möchten Sie automatisierte Richtlinien verwenden, die verhindern, dass Benutzer Fehler machen oder sie in Szenarien warnen, in denen sie eine fundierte Entscheidung treffen müssen. Wenn es nicht möglich ist, eine Richtlinie zu erzwingen, müssen Sie die Allgemeine und Berufliche Bildung planen.

  • Ergebnissicherung : Steuern von ermächtigten Website- oder Teambesitzern in die richtige Richtung, um Geschäftsergebnisse zu erzielen. Bei der Ergebnissicherheit geht es im Wesentlichen darum, Inhaltsautoren sowie Website-, Gruppen- und Teambesitzern Anleitungen zu geben, um sicherzustellen, dass die entsprechenden Schulungen verfügbar sind, um sicherzustellen, dass sie wissen, wie sie gute Entscheidungen treffen können, um die gewünschten Ergebnisse im Rahmen der allgemeinen Organisationsstandards und -praktiken zu erzielen.

Die Governanceplanung sollte an erster Stelle stehen, aber Governance muss etwas sein, das Sie in einem iterativen Prozess kontinuierlich erneut überprüfen. Wenn sich Ihr Datenbestand im Laufe der Zeit ändert, sollten Sie Ihre Governanceentscheidungen erneut überprüfen, um sich an sich ändernde Geschäftsanforderungen und die Verfügbarkeit von Features anzupassen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie mehr Aufsicht benötigen, um die Konformität sicherzustellen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie weniger Aufsicht benötigen, um eine kreativere Anwendung von Kernfeatures zu fördern. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Rollen und Zuständigkeiten aktualisiert werden müssen, um Änderungen an der Lösung oder Änderungen bei der Verwendung verschiedener Anwendungen durch Benutzer widerzuspiegeln.

Eine der wichtigsten Funktionen von Microsoft 365 ist beispielsweise die Möglichkeit, problemlos mit Personen außerhalb Ihrer organization zusammenzuarbeiten. Einige Organisationen in einigen Branchen entscheiden sich dafür, die gesamte externe Freigabe zu blockieren. Andere ermöglichen die externe Freigabe in bestimmten Szenarien oder mit bestimmten Organisationen. Es gibt keine richtige oder falsche Governanceentscheidung, wenn es um die externe Freigabe geht– und es gibt viele verschiedene Szenarien, in denen Sie verschiedene Einstellungen in Microsoft 365 aktivieren können, um die Freigabe in einigen Fällen zuzulassen und in anderen zu blockieren. Wenn Sie gerade erst ihren Weg von einer lokalen Umgebung zur Cloud beginnen, ist es wichtig, externe Freigabeentscheidungen zu berücksichtigen und die Vorteile und Risiken zu verstehen, die mit den verschiedenen verfügbaren Optionen verbunden sind.

Denken Sie zuerst an Governance

Ihre Investition in Microsoft 365 ist nur so gut wie der Wert der Inhalte und Erfahrungen, die Sie ermöglichen . Wenn Sie also zu Beginn Ihrer Reise über Governance nachdenken, stellen Sie sicher, dass Sie weder sperren noch zu viel aktivieren, bevor Sie die Möglichkeit hatten, die Auswirkungen jeder Entscheidung zu verstehen und zu bewerten. Es gibt mehrere "Knöpfe und Wähltastaturen", die Sie in Microsoft 365 drehen können. Ein effektiver Governanceplan ist wichtig, um Geschäftsziele zu erreichen. Bei der Governance geht es jedoch darum, Risiken und Vorteile abzuwägen. Wenn wir alles sperren, finden die Leute eine Möglichkeit, die Regeln zu umgehen, wenn sie dies tun müssen, um die Arbeit zu erledigen.

Wenn Sie zuerst über Governance nachdenken, können Sie Folgendes ausführen:

  • Ausgewogenes Verhältnis zwischen Risiken und Vorteilen. Die sorgfältige Überprüfung von Governanceentscheidungen zu einem frühen Zeitpunkt der Bereitstellung ermöglicht es Organisationen, die gesamte Umgebung zu verstehen – geschäftlich, gesetzlich, rechtlich, compliance – und eine Lösung zu planen, die für alle Ergebnisse optimiert ist. Dabei werden Risiken mit Vorteilen ausgeglichen– manchmal das Risiko akzeptiert, manchmal aber auch zu anderen Zeiten, wobei sie sich entscheiden, das Risiko nicht zu akzeptieren. Wenn Sie im Voraus fundierte Entscheidungen treffen, erzielen Sie bessere Ergebnisse ohne Zersiedelung und nicht verwaltete Inhalte.

  • Passen Sie sich an verschiedene Organisationen und verschiedene Arten von Inhalten und Szenarien an. Governanceentscheidungen sind eindeutige Entscheidungen für jede organization – eine Größe passt nicht für alle. Nicht nur hat jede organization unterschiedliche Governanceanforderungen, sondern Governanceentscheidungen sind häufig nicht für jeden Inhaltstyp in Microsoft 365 gleich. Die Governance für Teaminhalte kann sich beispielsweise von der Governance für Intranetinhalte und von einzelnen Inhalten in OneDrive unterscheiden.

  • Richten Sie sich an geschäftlichen Prioritäten aus. Die Zeit, über Governance nachzudenken, ist, wenn Sie die wichtigsten geschäftlichen Prioritäten für die Lösungen identifizieren, die Sie in Microsoft 365 erstellen. Diese wichtigsten Geschäftsergebnisse definieren den Kontext für die Governanceplanung. Dies ist wichtig, da Ihre Geschäftsziele Ihnen helfen können, zu definieren, wie viel Zeit und Energie Sie benötigen, um in Governance zu investieren. Wenn beispielsweise die Verbesserung der Auffindbarkeit von Inhalten in den organization nicht sehr wichtig ist, müssen Sie wahrscheinlich nicht zu viel Zeit damit verbringen, Dateibenennungskonventionen zu erzwingen oder zu planen. Wenn Sie andererseits dazu beitragen möchten, instanzen mehrerer Versionen desselben Dokuments in verschiedenen Repositorys im gesamten Unternehmen zu reduzieren, benötigen Ihre Governanceentscheidungen Prozesse und Richtlinien und Schulungen, um sicherzustellen, dass Inhaltsautoren verstehen, wie Dateien zu benennen sind, und befolgen Sie die Anleitung "Eine Kopie eines Dokuments", um sicherzustellen, dass Inhalte nur an einem Speicherort veröffentlicht werden. Dies bedeutet auch, dass Sie einen Prozess benötigen, um sicherzustellen, dass Sie nicht unnötigerweise mehr als eine Website oder ein Team für denselben Zweck erstellen.

Wie sollten wir über Governance kommunizieren?

Viele Governanceentscheidungen können implementiert werden, indem Features in Microsoft 365 aktiviert oder deaktiviert werden. Dies kann helfen, Ihre Governancestandards durchzusetzen, aber es hilft den Personen in Ihrem organization nicht zu verstehen, was ihnen zur Verfügung steht und warum (oder warum nicht).

Bisher haben Governanceteams lange Dokumente erstellt, um jede Governanceentscheidung zu skizzieren. Leider wurden diese langen Dokumente selten gelesen – was bedeutete, dass Governanceanforderungen, die von Personen abhängig sind, selten funktionierten. Vermeiden Sie das Erstellen langer Dokumente für mehrere Zielgruppen, wenn Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre wichtigsten Governanceentscheidungen kommunizieren können. Denken Sie stattdessen an die folgenden Alternativen:

  • Betten Sie Governanceentscheidungen direkt in die von Ihnen erstellten Lösungen ein. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass vertrauliche Informationen in Microsoft 365 geschützt sind, implementieren Sie Vertraulichkeitsbezeichnungen, um sicherzustellen, dass Ihre Benutzer nicht versehentlich Informationen offenlegen, die sie nicht sollten. Blockieren Sie die Anwendungen, für die Sie keinen geeigneten Schutz bereitstellen können. Erfahren Sie mehr über Vertraulichkeitsbezeichnungen.

  • Verstärken Sie durch Training. Passen Sie Lösungen wie Microsoft 365-Lernpfade an, um sicherzustellen, dass Ihre organization spezifischen Erwartungen durch von Microsoft bereitgestellte Schulungen verstärkt werden.

  • Übermitteln sie als Website, nicht als Dokument. Erstellen Sie Ihr eigenes Microsoft 365 Adoption Center auf einer SharePoint-Kommunikationswebsite, um sicherzustellen, dass Ihre Inhaltsautoren und Website- und Teambesitzer nicht nur "Wie" sondern auch "Wie sollte" verstehen. Erstellen Sie themenspezifische Seiten, die verschiedene Geschäftsszenarien abdecken, um sowohl Anleitungen als auch bewährte Methoden bereitzustellen, um verschiedene Funktionen in SharePoint und Teams und anderen Anwendungen zu verwenden oder zu aktivieren, um Geschäftsergebnisse zu erzielen. Machen Sie diese Seiten teil Ihres SharePoint-Intranets.

Was sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren?

Integrieren Sie diese wichtigen Erfolgsfaktoren, um eine erfolgreiche Governanceplanung für Microsoft 365 sicherzustellen.

Identifizieren Ihres Governance-Kernteams

Governance ist ein Teamsport. Stellen Sie sicher, dass Ihr zentrales Governanceplanungsteam Vertreter aus Unternehmen und IT umfasst. Ihr Team muss sich zu Beginn Ihres Rollouts wahrscheinlich häufiger erfüllen und dann in regelmäßigen Abständen neue Funktionen und neue Geschäftserwartungen überprüfen.

Arbeiten Sie die wichtigsten Governanceentscheidungen durch , aber versuchen Sie nicht, jede Entscheidung auf einmal zu treffen. Treffen Sie die kritischen Entscheidungen zur Bereitstellung und Benennung sowie zum externen Zugriff, und arbeiten Sie dann die verbleibenden Entscheidungen durch.

Neben der zuvor erläuterten externen Freigabe ist eine weitere wichtige Entscheidung für jede organization die Bereitstellung von Websites und Gruppen. Sehen Sie sich die folgenden Beispiele an:

  • Da es für Benutzer so einfach ist, Microsoft 365-Gruppen und -Teams zu erstellen, sollten Sie die Gruppen- und Teamerstellung öffnen, damit die IT nicht mit Anforderungen überschweigt wird, sie im Namen anderer Personen zu erstellen. Um Eine Zersiedelung zu vermeiden, können Sie einen benutzerdefinierten Workflow erstellen, der eine E-Mail mit Governance, Schulungen und anderen Informationen an Gruppen- und Teamersteller sendet. (Beispiel: "Sie haben gerade eine Website/ein Team, eine Community usw. erstellt. -- Hier sind Ihre Zuständigkeiten und Links zu Schulungen...") Auf der anderen Seite möchten Sie abhängig von Ihrem Unternehmen möglicherweise steuern, wer die Möglichkeit hat, Gruppen zu erstellen.

  • Wenn Sie steuern möchten, wie SharePoint-Websites erstellt werden, können Sie den Link Website erstellen auf der SharePoint-Startseite ausblenden. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Formular, oder erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Websitedesign und Websiteskript, um die Bereitstellung neuer moderner SharePoint-Websites mithilfe einer vordefinierten Websitestruktur zu automatisieren, die Links zu Ihren bewährten Governance- und Trainingsmethoden enthalten kann.

Ausrichten von Entscheidungen an den Geschäftszielen

Die Ziele des Geschäftsergebnisses sollten der primäre Treiber für Ihre Governanceentscheidungen sein:

  • Machen Sie sich mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut, die sich auf Ihre organization auswirken. Einige Ihrer wichtigsten Entscheidungen und Implementierungsanforderungen müssen möglicherweise an die Umgebung angepasst werden, in der Sie tätig sind.

  • Versuchen Sie, nicht in "Es ist das, was wir immer getan haben" gefangen zu werden. Die Cloud und die zunehmende Globalisierung vieler Organisationen eröffnen neue Möglichkeiten. Stellen Sie Annahmen inFrage, wenn sie nicht den Geschäftszielen entsprechen. Können Sie die Regeln für einige Szenarien oder für einige Personen lockern? Können Sie dasselbe Geschäftsergebnis erzielen, indem Sie die Features von Microsoft 365 verwenden, anstatt eine Aktivität vollständig zu blockieren?

  • Wenn Sie alles sperren, finden die Leute eine Problembegehung. Versuchen Sie, die wichtigsten Geschäftsszenarien zu verstehen, die Ihre Benutzer aktivieren möchten, und stellen Sie ggf. Richtlinien und Schulungen bereit.

  • Erwägen Sie die Integration von Aktivitäten, um wichtige Websites und Aktivitäten zu überprüfen, um sicherzustellen, dass Website- und Teambesitzer Ihren Governanceleitfaden folgen.

Definieren von Rollen und Zuständigkeiten

Zusätzlich zu Ihrem Governanceteam gibt es mehrere weitere Schlüsselrollen oder Teams, die Ihnen helfen können, Ihre organization für den Erfolg mit Microsoft 365 zu positionieren. Einige Rollen können von derselben Person kombiniert oder besetzt werden, andere sind möglicherweise nicht für alle Organisationen geeignet. Die meisten Organisationen haben einen Executive Sponsor für Microsoft 365 als Ganzes und einige haben auch ein Steering Committee oder Team für Microsoft 365 als Ganzes oder nur für das Intranet. Erfahren Sie mehr über die umfassenden Administratorrollen und Berechtigungen, die in Microsoft 365 verfügbar sind.

Neubearbeiten bei geschäftlichen und technologischen Veränderungen

Governance für Microsoft 365 ist nicht "einmal und fertig". Haben Sie einen Plan, den Überblick über die Änderungen in Microsoft 365 zu behalten und Ihre Governancerichtlinien bei Bedarf anzupassen. (Dies ist ein wichtiger Grund, warum das Erstellen eines langen Governancedokuments keine gute Idee ist. Unternehmen und Technologien verändern sich. Das Aktualisieren einer Webseite ist einfach. Das Aktualisieren und erneute Verteilen eines Dokuments ist viel schwieriger.)

Eine Strategie für die Kommunikation von Governancerichtlinien und -richtlinien

Letztendlich hängt der Erfolg Ihrer Governanceplanungsbemühungen davon ab, wie gut Sie die Erwartungen an die Mitglieder Ihrer organization kommuniziert haben. Beachten Sie zusätzlich zu den zuvor beschriebenen Vorschlägen Folgendes:

  • Können Sie "Wie sollte" in Ihr "How to"-Training integrieren? Anders ausgedrückt: Können Sie ein "Benutzerressourcencenter" für Microsoft 365 erstellen, in dem Sie Ressourcen und Schulungen bereitstellen können, um Anleitungen und Schulungen bereitzustellen, die Benutzern bei der effektiven Einführung von Microsoft 365 helfen? Die besten Governanceinhalte bieten Anleitungen, die allen Benutzern dabei helfen, Microsoft 365 zu übernehmen und den größtmöglichen Nutzen daraus zu erzielen.

  • Sollten Sie eine Zertifizierung und erneute Zertifizierung für Website- und Teambesitzer erstellen?

  • Können Sie ein Microsoft 365 Champions-Programm für Ihre organization erstellen? Erwägen Sie, am weltweiten Microsoft 365-Champions-Programm teilzunehmen, um Ideen und Ansätze für Ihr eigenes Champions-Programm zu erhalten und sich mit Gleichgesinnten und Vordenkern aus und um Microsoft zu vernetzen.

Planungsempfehlungen für die Zusammenarbeitsgovernance

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