Planen eines intelligenten SharePoint-Intranets
Microsoft SharePoint bietet eine Vielzahl von Optionen und Tools zum Erstellen von Intranetwebsites für Ihre organization. Das Verschieben Ihres Intranets zu SharePoint in Microsoft 365 kann eine Weile dauern, insbesondere, wenn Sie bereits über umfangreiche Intranetinhalte verfügen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein neues SharePoint-Intranet planen, wobei der Schwerpunkt darauf liegt, Websites schnell online zu schalten und eine Rendite für Ihre Investition zu erzielen.
Wir behandeln Die folgenden Vorgehensweisen:
- Grundlegendes zu Ihren wichtigsten Organisationsprioritäten
- Verstehen Ihrer Zielgruppe
- Planen der Governance
- Überprüfen Des aktuellen Intranets
- Identifizieren und Priorisieren Ihrer Geschäftsinitiativen
- Identifizieren eines wichtigen Szenarios für Prototypen und Pilotprojekte
- Starten Sie das Pilotprojekt, und wenden Sie sich an Ihre Benutzer
Was ist mit SharePoint möglich?
Mit SharePoint kann jeder Benutzer schnell hochfunktionelle Intranetseiten erstellen, ohne Code oder andere schwierige Anpassungen schreiben zu müssen. Diese Websites sehen auf jedem Gerät oder Bildschirm gut aus und bieten Ihren Benutzern äußerst ansprechende Erfahrungen.
Wenn Sie derzeit SharePoint Server für Ihr Intranet verwenden, ist die Arbeit mit SharePoint in Microsoft 365 einfacher. Reaktionsfähige, dynamische Seiten sind für jeden leicht zu erstellen, und die Anforderungen an die IT zum Erstellen und Verwalten benutzerdefinierter Lösungen sind viel geringer.
Als ersten Schritt empfehlen wir Ihnen, das SharePoint-Look Book zu lesen, um beispiele dafür zu sehen, was mit SharePoint möglich ist. Das Lookbook enthält verschiedene Beispiele zum Einschließen von Nachrichten, Ereignissen, Ressourcen und personalisierten Inhalten in SharePoint-Websites, die jeder erstellen und verwalten kann.
Informationen zur Zusammenarbeit der verschiedenen Komponententeile finden Sie im Leitfaden zur modernen Benutzeroberfläche in SharePoint.
Inspirationen und Demonstrationen zur Einführung des intelligenten Intranets finden Sie unter Das intelligente Intranet – Microsoft Adoption.
In den folgenden Abschnitten wird erläutert, wie Sie den besten Ausgangspunkt für Ihr SharePoint-Intranet finden und die verschiedenen Intranetlösungen priorisieren, die Sie möglicherweise für Ihre organization benötigen. Halten Sie diese Referenzen bereit, wenn Sie mit Ihren Projektbeteiligten zusammenarbeiten – sie können Ihnen helfen, den größten Nutzen und die beste Zeit für Ihre Intranetlösungen zu erzielen.
Grundlegendes zu den aktuellen Geschäftszielen und wichtigen Projektbeteiligten
Die erfolgreichsten Intranets sehen nicht nur gut aus, sie konzentrieren sich in erster Linie darauf, Den Menschen bei der Arbeit zu helfen und oft das Engagement zu fördern. Das Lookbook kann Sie dazu anregen, darüber nachzudenken, wie Ihre Inhalte aussehen könnten, aber Ihre Geschäftsergebnisziele sind wichtig, um zu verstehen, welche Inhalte und Funktionen für Ihre Benutzer und Ihre organization am wichtigsten sind.
Alle Organisationen haben wichtige strategische Ziele, die das Verhalten und die Investitionen fördern. Wenn Sie sicher sein möchten, dass Ihr Intranet erfolgreich ist und die richtige Finanzierung erhält, müssen Sie sicherstellen, dass es auf diese Ziele abgestimmt ist. Sie können diese Ziele auch verwenden, um Ihre Intranetinitiativen zu priorisieren. Im Gegensatz zu vielen Technologieprojekten ist ein Intranetprojekt nie "fertig", da sich Ihre organization Prioritäten und Interessen im Laufe der Zeit ändern werden. Sie möchten sich jedoch jederzeit auf die Intranetinitiativen konzentrieren, die am engsten an den Prioritäten Ihrer Organisation und den wichtigsten Geschäftlichen Beteiligten ausgerichtet sind.
Sehen Sie sich außerdem die aktuellen Umfragedaten zur Mitarbeiterzufriedenheit an. Eine gute Möglichkeit, sich besser über die Informationen und Tools zu informieren, die Ihre Mitarbeiter benötigen, sind die in diesen Umfragen identifizierten Schwachstellen.
Verstehen Ihrer Zielgruppe
Ein guter Ausgangspunkt, um über Ihr neues Intranet nachzudenken, ist, wie es ist, wenn das Intranet vorhanden ist. Was können die Menschen erreichen? Wie werden sie ihren Tag beginnen? Was werden die Leute über das Intranet sagen? Eine potenziell hilfreiche Übung, um die allgemeinen Ziele für das Intranet zu definieren, besteht darin, Ihre wichtigsten Intranet-Projektbeteiligten in eine Cover-Story-Übung einzubeziehen. Dies ist eine Übung in der Vorstellung. Der Zweck besteht darin, umfassend über einen idealen zukünftigen Zustand nachzudenken, indem man sich eine Magazin-Titelgeschichte über das neue Intranet vorstellt, einschließlich der wichtigsten Überschriften, Randleisten und Zitate von Benutzern.
Vor dem Hintergrund kann es auch hilfreich sein, Personas für Ihre Wichtigsten Benutzer zu erstellen. Eine Persona ist eine fiktive, aber realistische Beschreibung eines typischen Intranetbenutzers (z. B. neuer Starter/neuer Mitarbeiter, Wissensarbeiter, Außendienstmitarbeiter, Vertriebsmitarbeiter, Personenmanager oder Inhaltsautor). Sie sollten einige Recherchen durchführen, um mit Personen in Kontakt zu treten, die diese verschiedenen Personas repräsentieren, um deren Informationsanforderungen zu verstehen. Sie können ein Intranet nicht erstellen, ohne die Personen zu verstehen, für die Sie es erstellen. Websitebesitzer allein reichen nicht aus – ihre Perspektive ist das, was sie veröffentlichen möchten. Das ist oft nicht dasselbe wie das, was ihre Benutzer konsumieren möchten.
Denken Sie über Governance nach
Wenn Sich Ihre Benutzer beschweren, dass die Suche nicht erfolgreich ist, weil zu viele irrelevante Inhalte gefunden werden, kann dies auf ein Governanceproblem hinweisen. Bevor Sie über Ihr neues Intranetprojekt nachdenken, überlegen Sie, wie Sie die Architektur und den Inhalt steuern werden. Dies sind Entscheidungen, die viel einfacher zu treffen und durchzusetzen sind, wenn sie zu einem frühen Zeitpunkt in Ihrem Intranetprojekt entschieden werden. Sie sollten beispielsweise folgendes berücksichtigen:
- Wer kann neue Websites bereitstellen, und wenn sie bereitgestellt werden, was ist der Prozess, um sicherzustellen, dass Websites in der Navigation oder als wichtige Lesezeichen in der Suche gefunden werden?
- Möchten Sie, dass alle Websites einem ähnlichen Muster folgen, damit Benutzer wichtige Inhalte leicht finden können, wenn sie von Website zu Website wechseln?
- Wer ist verantwortlich und verantwortlich für den Inhalt der Websites? Wie oft müssen Inhalte überprüft werden?
- Ist die Inhaltsverwaltung für Intranetwebsites in den Leistungszielen oder Stellenbeschreibungen für Personen mit Bearbeitungs- oder Besitzerberechtigungen enthalten?
- Müssen Intranetinhalte basierend auf Ihren Aufbewahrungsrichtlinien aufbewahrt oder basierend auf ihrer Vertraulichkeit klassifiziert werden?
Sie müssen nicht jede Governanceentscheidung im Voraus treffen, aber wenn Sie keinen Plan für die Steuerung Ihres neuen, intelligenten Intranets haben, kann es schnell zu einer Informationsverschwendung werden, die Ihre kritischen Geschäftsziele nicht erreichen kann.
Überprüfen Ihres vorhandenen Intranets
Ihr aktuelles Intranet kann aus Websites aus verschiedenen Unternehmensgruppen bestehen, z. B. HR, IT, Facilities, Engineering usw. Als ersten Schritt bei der Planung Ihres neuen SharePoint-Intranets empfehlen wir, eine Bestandsaufnahme Ihrer vorhandenen Websites durchzuführen und sich mit den Besitzern der einzelnen Websites zu treffen, um deren Geschäftsergebnisziele für neue Websites zu bestimmen. Machen Sie eine Bestandsaufnahme darüber, wo sich Ihre Inhalte befinden und wie viel Inhalt Sie beim Erstellen einer neuen Intranetwebsite verschieben müssen. Sehen Sie sich Ihre aktuellen Inhalte an, um zu verstehen, ob sie aktuell sind oder aktualisiert werden müssen, bevor Sie zu einer neuen Website wechseln. Es ist nicht ungewöhnlich, eine Migrationsstrategie zu finden, bei der vorhandene Inhalte zurückbleiben. Sie müssen nichts migrieren . Möglicherweise ist es effektiver, neue Inhalte zu erstellen, die für die moderne SharePoint-Umgebung optimiert sind, anstatt vorhandene, veraltete Inhalte an den neuen Speicherort zu migrieren.
Im Rahmen dieser Besprechungen können Sie die geschäftlichen Anforderungen identifizieren, die von den einzelnen vorhandenen Websites erfüllt werden, sowie alle Anforderungen, die Sie möglicherweise für neue Websites haben.
Zusätzlich zu Besprechungen mit aktuellen Websitebesitzern können Sie auch eine Fokusgruppe mit neuen Mitarbeitern einberufen. Neue Mitarbeiter sind eine wichtige Zielgruppe für das Intranet, und Personen, die in den letzten zwei bis drei Monaten dem organization beigetreten sind, können wertvolle Einblicke darüber liefern, was in Ihrem aktuellen Intranet fehlt oder schwer zu lernen ist oder welche Ressourcen sie sich wünschen, sie hätten sie beim ersten Start gehabt. Sie können Ihnen auch einige wertvolle Ideen aus den Organisationen liefern, in denen sie zuvor gearbeitet haben, um Ihnen zu helfen, neue und wichtige Funktionen zu integrieren.
Stellen Sie sich diesen Schritt als Gelegenheit zum Lernen vor. Sie lernen, was für Ihre Benutzer und für das Unternehmen wichtig ist. Sie verwenden diese Informationen, um Initiativen für Ihr Intranet zu identifizieren.
Identifizieren von Initiativen
Arbeiten Sie mithilfe der Informationen, die Sie während Ihrer Recherche gesammelt haben, mit Ihren wichtigsten Intranet-Projektbeteiligten zusammen, um Initiativen zu identifizieren, die Ihre Organisationsprioritäten widerspiegeln – und alle Hindernisse, die bei derEn Implementierung bestehen könnten.
Obwohl Sie letztendlich Lösungen implementieren können, um alle identifizierten Initiativen zu berücksichtigen, hilft Ihnen die Priorisierung, welches Projekt zuerst durchgeführt werden soll, dabei, frühzeitigen Erfolg und die Benutzerbindung so effizient wie möglich zu erreichen.
Überprüfen Sie jede von Ihnen identifizierte Initiative anhand der folgenden Kriterien:
- Löst es ein echtes Problem?
- Wie viele Personen werden es verwenden?
- Kann es in einem angemessenen Zeitrahmen erstellt werden?
- Wie sieht die Rendite aus?
Analysieren Sie jede Initiative auf ihre positiven Auswirkungen auf Ihre Benutzer in Bezug auf die einfache Implementierung. Eine Initiative mit hoher Wirkung, die mit einem Minimum an Anpassung erstellt werden kann, kann ein ideales erstes Projekt sein.
Ziehen Sie in Betracht, Ihre Geschäftsinitiativen wie im folgenden Raster zu zeichnen, und überprüfen Sie sich mit Ihren Intranet-Projektbeteiligten und der IT-Abteilung, um die beste Option für den Einstieg zu wählen.
Um zu entscheiden, welche Initiative zuerst angegangen werden soll, arbeiten Sie mit den Führungskräften für diesen Bereich zusammen, um die Ziele für die Lösung auszuarbeiten, wer für den Erfolg in diesem Bereich verantwortlich ist, und die Metriken, die Sie verwenden werden, um den Erfolg zu messen. Konzentrieren Sie sich nicht nur auf Systemmetriken. Denken Sie an die tatsächlichen geschäftlichen Auswirkungen. Zum Beispiel:
| Initiative | Schlüsselinhalt | Unternehmensinhaber | Metrik "Systemerfolg" | Metrik "Geschäftserfolg" |
|---|---|---|---|---|
| Informieren Sie Mitarbeiter über Vorteile (Website zu Vorteilen) | -Ankündigungen - Schulungsvideos |
HR | - Newsbeitragsansichten - Trainingsvideoansichten |
Hilfeanfragen werden um x % reduziert |
| Wöchentlicher Nachrichtenbeitrag eines leitenden Leiters | – Streamingereignisse - Formale Schulung |
Konstruktion | - Schulungsinhalte, die für alle Aspekte der Codierungsexzellenz erstellt wurden – Monatliche Streamingereignisse |
Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung durch x% des Technischen Personals |
| Fördern einer positiven Mitarbeitervereinbarung zur Unternehmensstrategie (Executive Leadership Viva Engage Community) | Nachrichtenbeiträge – Streamingereignisse – Viva Engage Unterhaltungen |
HR | Laufende monatliche Aktivitätsbeiträge von Führungskräften und Kommentare von Mitarbeitern | - Viva Engage Unterhaltungen zeigen eine positive Stimmung - Innerhalb von 24 Stunden adressierte Kommentare – "keine Frage/Kommentar zurückgelassen" - x% Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheitsbewertungen für die Kommunikation von Führungskräften |
| Verbessern der Konsistenz bei der Angebotsentwicklung (Marketingwebsite) | - Geschäftswertfolien des Unternehmens – Vorschlagsvorlagen |
Marketing | - Foliendownloads - Ausrichtung des Vertriebsteams |
x% Verkürzung der Zeit für die Erstellung von Vorschlägen |
Auswählen von Pilotszenarien
Arbeiten Sie mit dem Besitzer jedes Szenarios zusammen, um zu ermitteln, wie eine ideale Lösung für sie aussehen würde:
- Wer sind Ihre Besucher?
- Was möchten die Besucher der Website erreichen oder lernen?
- Welche Tools oder Technologien werden derzeit verwendet?
- Welche Informationen möchten Sie bewerben?
- Welche Tools oder Technologien sollen Besucher verwenden, um ihre wichtigsten Aufgaben zu erledigen?
- Wer sind die Experten, die ihnen beim Übergang zur neuen Website oder Lösung helfen werden?
- Wo erfahren Sie, ob Ihre Lösung erfolgreich ist?
Erstellen Sie beispielsweise eine Tabelle wie die folgende, um Geschäftsszenarien aufzulisten, die Sie mit Intranetwebsites in Ihrer organization behandeln möchten:
| Als... | muss ich.. | damit ich... | Ich weiß, dass dies erfolgreich ist, wenn... |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiter | Verstehen und Aktualisieren meiner Vorteile | Ich kann einen wichtigen Lebenszyklusvorteil nutzen | Hilfeanfragen werden reduziert |
| Mitarbeiter | Erfahren Sie, wie Sie das Portal für Self-Service-Vorteile verwenden. | Aktualisierungen selbst vornehmen | Hilfeanfragen werden reduziert |
| Personalmitarbeiter | Fördern der Nutzung des Self-Service-Leistungsportals | Ich kann mehr Zeit damit verbringen, mit Mitarbeitern an einzigartigen Fragen und Szenarien zu Vorteilen zu arbeiten | Bei allen Interaktionen meiner Mitarbeiter geht es um einzelne kritische Szenarien |
Ermitteln Sie anhand der Szenarien mit hoher Priorität, welche die folgenden drei Schlüsselkriterien erfüllen:
- Können Sie schnell (ein paar Tage) einen Prototyp erstellen?
- Gibt es einen engagierten Sponsor?
- Gibt es genügend aktuelle Inhalte, um wichtige Funktionen zu veranschaulichen?
- Gibt es eine bestimmte Zielgruppe für ein Pilotprojekt?
Nachdem Sie diese Informationen kompiliert haben, erstellen Sie eine Entwurfsbeschreibung, um die User Journey zur Funktionsweise der Website zu ermitteln. Zum Beispiel:
| User Journey-Komponente | Beschreibung |
|---|---|
| Szenario | Führungswebsite: Zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiter, um von der Unternehmensführung zu hören, die Ziele des Unternehmens zu erfahren und die neuesten Nachrichten von Kundenbesprechungen und Branchenveranstaltungen zu hören. |
| Benutzer | Alle Mitarbeiter des Unternehmens. |
| Wert | Erhöhen Sie das Bewusstsein der Mitarbeiter und die Ausrichtung auf Unternehmensstrategie und Geschäftsinitiativen. |
| User Journey | - Nachrichtenbeitrag wird an das Unternehmen gesendet, das eine Q&A-Besprechung der Führung ankündigt - Allan geht zum Führungsportal, um die Veranstaltung live zu watch – Allan verwendet Viva Engage, um in der Besprechung eine Frage zu stellen – Allan gibt den Aufzeichnungslink für Kollegen frei. |
| Metriken | - Liveereignisansichten – Ereignisaufzeichnungsansichten – Viva Engage Engagement |
| Stretch-Ziele | – Weiteres Viva Engage Engagement - Verbesserung der Mitarbeiterstimmung (Umfrage) |
Auswählen von Lösungskomponenten
SharePoint bietet verschiedene Bausteine, die Sie zum Erstellen eines Intranets verwenden können:
- Kommunikationswebsites : Verwenden Sie Kommunikationswebsites, um Nachrichten, Berichte, Status und andere Informationen über verschiedene Vorlagen und Webparts zu teilen.
- Startseite: Eine Startseite ist eine Kommunikationswebsite, die Sie als Intranetzielseite für Ihre organization festlegen.
- Hubwebsites : Verwenden Sie Hubwebsites, um verwandte Websites und Teams zu organisieren und Nachrichten, Suche und Inhaltsverwaltung zu zentralisieren.
- SharePoint-Nachrichten: Verwenden Sie das News-Webpart, um wichtige oder interessante Geschichten, Ankündigungen, Personennachrichten, status Updates und vieles mehr zu posten, die Grafiken und umfangreiche Formatierungen enthalten können.
- Viva Engage : Verwenden Sie Viva Engage, um über die Grenzen von Projekten, Funktionen und Abteilungen hinaus mit Personen in Ihrem organization in Verbindung zu treten.
- Dynamics 365 Customer Voice: Verwenden Sie Dynamics 365 Customer Voice, um benutzerdefinierte Quizfragen, Umfragen, Fragebögen, Registrierungen und vieles mehr zu erstellen.
- Stream: Verwenden Sie Stream, um Live- und On-Demand-Besprechungen, Ereignisse und Schulungen zu ermöglichen.
Wählen Sie für das Szenario, für das Sie sich entschieden haben, die Komponenten aus, die Sie verwenden müssen, um die Geschäftsziele der Website zu erreichen. Es wird empfohlen, einen schnellen Prototyp zu erstellen und Ihren wichtigsten Projektbeteiligten Zugriff zu gewähren. Dies bietet einen inhaltlichen Rahmen für weitere Diskussionen und Überarbeitungen des Entwurfs.
In dieser Phase wird empfohlen, Dass Sie Ihren Helpdesk einbeziehen, damit dieser darauf vorbereitet ist, Fragen zu beantworten, nachdem die Website für ein größeres Publikum bereitgestellt wurde.
Bewährte Methoden zum Starten einer Intranetwebsite finden Sie unter Erstellen und Starten eines fehlerfreien SharePoint-Portals.
Rollout des Pilotprojekts
Wenn der Prototyp zu einem Punkt weiterentwickelt wurde, an dem Sie ihn breiter freigeben möchten, können Sie ihn in einer Pilotgruppe oder sogar in der gesamten organization bereitstellen. Die Benutzerakzeptanz ist ein wichtiger Teil des Erfolgs einer neuen Intranetwebsite. Um die Websitenutzung zu steigern, empfehlen wir, sowohl einen Top- als auch einen Bottom-up-Ansatz zu verwenden:
- Rekrutieren Sie Leitende Sponsoren, die sicherstellen können, dass das Intranetprojekt finanziert wird, und können dazu beitragen, die Bedeutung der neuen Website an andere Personen in der organization zu vermitteln.
- Unterstützen Sie Champions im gesamten organization, die neue Website auf Basis der Basis zu bewerben.
Weitere Möglichkeiten, den Erfolg zu steigern, sind:
- Haben Sie Startereignisse und Kommunikationskampagnen.
- Stellen Sie formale Schulungen bereit.
- Halten Sie regelmäßige Sprechstunden ab, in denen Benutzer Fragen stellen können.
Wenn die Website eingeführt wird und sich mehr Benutzer engagieren, watch Ihre Erfolgsmetriken und nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um mehr Engagement und Benutzerzufriedenheit zu fördern.
Wenn die Website auf dem Weg zum Erfolg ist, ziehen Sie eine Bestandsaufnahme der dabei gewonnenen Erkenntnisse und fahren Sie mit dem nächsten Intranetprojekt fort, das Sie durchführen möchten.