Automatisieren von Aufgaben für das Mitarbeiteronboarding vor dem ersten Arbeitstag mit dem Azure-Portal (Vorschau)

Dieses Tutorial enthält eine schrittweise Anleitung zum Automatisieren von Aufgaben vor der Einstellung mit Lebenszyklus-Workflows mithilfe des Azure-Portals.

In diesem Szenario vor der Einstellung wird ein befristeter Zugriffspass für unseren neuen Mitarbeiter generiert und per E-Mail an den neuen Vorgesetzten des Benutzers gesendet.

Screenshot: Szenario für Lebenszyklus-Workflow

Voraussetzungen

Für dieses Tutorial sind zwei Konten erforderlich: ein Konto für den neu eingestellten Mitarbeiter und ein anderes Konto, das als Vorgesetzter des neu eingestellten Mitarbeiters fungiert. Für das Konto für den neu eingestellten Mitarbeiter müssen die folgenden Attribute festgelegt werden:

  • employeeHireDate muss auf das heutige Datum festgelegt werden.
  • department muss auf „Vertrieb“ festgelegt werden.
  • Das manager-Attribut muss festgelegt werden, und das Konto des Vorgesetzten sollte über ein Postfach verfügen, um eine E-Mail zu empfangen.

Ausführlichere Anweisungen zum Ausführen dieser erforderlichen Schritte finden Sie unter Vorbereiten von Benutzerkonten für Lebenszyklus-Workflows (Vorschau). Für dieses Tutorial muss außerdem die TAP-Richtlinie aktiviert sein.

Detaillierte Aufschlüsselung der relevanten Attribute:

attribute Beschreibung Festlegen für
mail Wird verwendet, um den Vorgesetzten über den temporären Zugriffspass des neuen Mitarbeiters zu benachrichtigen Beide
manager Das Attribut, das vom Lebenszyklus-Workflow verwendet wird Employee
employeeHireDate Wird zum Auslösen des Workflows verwendet. Employee
department Wird verwendet, um den Bereich für den Workflow bereitzustellen. Employee

Das Szenario vor der Einstellung kann wie folgt unterteilt werden:

  • Voraussetzung: Erstellen von zwei Benutzerkonten: eins für einen Mitarbeiter und eins für einen Vorgesetzten
  • Voraussetzung: Bearbeiten der für dieses Szenario benötigten Attribute im Portal
  • Voraussetzung: Bearbeiten der Attribute für dieses Szenario mithilfe von Microsoft Graph-Tester
  • Voraussetzung: Aktivieren und Verwenden eines befristeten Zugriffspasses (Temporary Access Pass, TAP)
  • Erstellen des Workflows für die Lebenszyklusverwaltung
  • Auslösen des Workflows
  • Überprüfen, ob der Workflow erfolgreich ausgeführt wurde

Erstellen eines Workflows mithilfe der Vorlage vom Typ „Vor der Einstellung“

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um über das Azure-Portal einen Workflow vom Typ „Vor der Einstellung“ zu erstellen, der einen TAP generiert und per E-Mail an den Vorgesetzten des Benutzers sendet.

  1. Anmelden beim Azure-Portal

  2. Wählen Sie im rechten Bereich Azure Active Directory aus.

  3. Wählen Sie Identity Governance aus.

  4. Wählen Sie Lebenszyklus-Workflows (Vorschau) aus.

  5. Wählen Sie auf der Seite Übersicht (Vorschau) die Option Neuer Workflow aus. Screenshot: Auswählen eines neuen Workflows

  6. Wählen Sie in den Vorlagen unter Onboarding für Mitarbeiter vor der Einstellung durchführen die Option Auswählen aus. Screenshot: Auswählen einer Workflowvorlage

  7. Als Nächstes konfigurieren Sie die grundlegenden Informationen zum Workflow. Zu diesen Informationen gehört u. a., wann der Workflow ausgelöst wird (Tage ab dem Ereignis). In diesem Fall wird der Workflow also zwei Tage vor dem Einstellungsdatum des Mitarbeiters ausgelöst. Fügen Sie auf dem Bildschirm „Onboarding für Mitarbeiter vor der Einstellung durchführen“ die folgenden Einstellungen hinzu, und wählen Sie dann Weiter: Bereich konfigurieren aus.

    Screenshot: Auswählen eines Konfigurationsbereichs

  8. Als Nächstes konfigurieren Sie den Bereich. Der Bereich bestimmt, für welche Benutzer dieser Workflow ausgeführt wird. In diesem Fall wird er für alle Benutzer in der Vertriebsabteilung ausgeführt. Fügen Sie auf dem Bildschirm „Bereich konfigurieren“ unter Regel die folgenden Einstellungen hinzu, und wählen Sie dann Weiter: Aufgaben überprüfen aus.

    Screenshot: Auswählen der zu überprüfenden Aufgaben

  9. Auf der folgenden Seite können Sie die Aufgaben bei Bedarf überprüfen, es ist jedoch keine zusätzliche Konfiguration erforderlich. Wählen Sie Weiter: Überprüfen und erstellen aus, wenn Sie fertig sind. Screenshot: Überprüfen eine Onboardingworkflows

  10. Überprüfen Sie auf dem Blatt für die Überprüfung, ob die Informationen korrekt sind, und wählen Sie Erstellen aus. Screenshot: Erstellen eines Onboardingworkflows

Ausführen des Workflows

Nachdem der Workflow erstellt wurde, wird er automatisch alle drei Stunden ausgeführt. Lebenszyklus-Workflows überprüfen alle drei Stunden auf Benutzer in der zugehörigen Ausführungsbedingung und führen die konfigurierten Aufgaben für diese Benutzer aus. Für das Tutorial sollen sie jedoch sofort ausgeführt werden. Um einen Workflow sofort auszuführen, können wir die On-Demand-Funktion verwenden.

Hinweis

Beachten Sie, dass Sie derzeit keinen Workflow bei Bedarf ausführen können, wenn er auf „Deaktiviert“ festgelegt ist. Sie müssen den Workflow auf „Aktiviert“ festlegen, um die On-Demand-Funktion zu verwenden.

Für die Ausführung eines Workflows bei Bedarf führen Sie für Benutzer die folgenden Schritte im Azure-Portal aus:

  1. Wählen Sie auf dem Workflowbildschirm den Workflow aus, den Sie ausführen möchten.
  2. Wählen Sie Bedarfsgesteuert ausführen aus.
  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Benutzer auswählen die Option Benutzer hinzufügen aus.
  4. Fügen Sie einen Benutzer hinzu.
  5. Wählen Sie Workflow ausführen aus.

Überprüfen des Aufgaben- und Workflowstatus

Sie können den Status der Workflows und Aufgaben jederzeit überwachen. Zur Erinnerung: Es gibt drei verschiedene Datenpivots, Benutzerausführungen und Aufgaben, die derzeit in der öffentlichen Vorschauphase verfügbar sind. Weitere Informationen finden Sie in der Schrittanleitung zum Überprüfen des Status eines Workflows (Vorschau). Im Verlauf dieses Tutorials sehen wir uns den Status anhand der benutzerorientierten Berichte an.

  1. Wählen Sie zunächst auf der linken Seite die Registerkarte Workflowverlauf (Vorschau) aus, um die Benutzerzusammenfassung und die zugehörigen Workflowaufgaben und -status anzuzeigen.
    Screenshot: Status des Workflowverlaufs

  2. Nachdem die Registerkarte Workflowverlauf (Vorschau) ausgewählt wurde, gelangen Sie wie gezeigt auf die Seite mit dem Workflowverlauf. Screenshot: Übersicht über den Workflowverlauf

  3. Als Nächstes können Sie Aufgaben gesamt für den Benutzer Jane Smith auswählen, um die Gesamtanzahl der erstellten Vorgänge und ihren Status anzuzeigen. In diesem Beispiel gibt es drei Aufgaben insgesamt, die dem Benutzer Jane Smith zugewiesen sind.
    Screenshot: Zusammenfassung der Aufgaben insgesamt im Workflow

  4. Um eine zusätzliche Granularitätsstufe hinzuzufügen, können Sie Fehlerhafte Aufgaben für den Benutzer Jeff Smith auswählen, um die Gesamtanzahl der fehlerhaften Aufgaben anzuzeigen, die dem Benutzer Jeff Smith zugewiesen sind. Screenshot: Fehlerhafte Aufgaben im Workflow

  5. Ebenso können Sie Nicht verarbeitete Aufgaben für den Benutzer Jeff Smith auswählen, um die Gesamtanzahl der nicht verarbeiteten oder der abgebrochenen Aufgaben anzuzeigen, die dem Benutzer Jeff Smith zugewiesen sind. Screenshot: Zusammenfassung der nicht verarbeiteten Aufgaben im Workflow

Aktivieren des Workflowzeitplans

Nachdem Sie Ihren Workflow bedarfsgesteuert ausgeführt und überprüft haben, ob alles funktioniert, sollten Sie den Workflowzeitplan aktivieren. Um den Workflowzeitplan zu aktivieren, können Sie auf der Seite „Eigenschaften (Vorschau)“ das Kontrollkästchen Zeitplan aktivieren aktivieren.

Screenshot: Aktivieren des Workflowzeitplans

Nächste Schritte