Bewährte Methoden für das Microsoft Purview-Glossar

Artikel
08/23/2023

Das Unternehmensglossar ist eine Definition von Begriffen, die für eine Wissensdomäne spezifisch sind, die in Organisationen häufig verwendet, kommuniziert und geteilt wird, während sie Geschäfte tätigen. Ein allgemeines Unternehmensglossar (z. B. die Geschäftssprache) ist wichtig, da es für die Verbesserung der allgemeinen Geschäftsproduktivität und -leistung eines Unternehmens entscheidend ist. Sie stellen in den meisten Organisationen fest, dass ihre Geschäftssprache auf der Grundlage von Geschäftsgeschäften kodifiziert wird, die folgendem zugeordnet sind:

Geschäftsbesprechungen
Stand-Ups, Projekte und Systeme (ERP, CRM, SharePoint usw.).
Geschäftspläne und Geschäftsprozesse
Präsentationen
Berichterstellung und Geschäftsregeln
Erkenntnisse (Wissenserwerb)
Geschäftsmodelle
Richtlinie und Verfahren

Es ist wichtig, dass die Geschäftssprache und der Diskurs Ihrer Organisationen an einem gemeinsamen Unternehmensglossar ausgerichtet sind, um sicherzustellen, dass Ihre organization Datenressourcen ordnungsgemäß angewendet werden, wenn sich schnell und flexibel Geschäftsanforderungen entwickeln.

Dieser Artikel soll Anleitungen zum Einrichten und Steuern des A- bis Z-Unternehmensglossars ihrer Organisationen mit häufig verwendeten Begriffen bereitstellen und weitere Anleitungen bereitstellen, um sicherzustellen, dass Sie sich auf die Förderung eines gemeinsamen Verständnisses für den Besitz von Geschäftsdatengovernance konzentrieren können. Wenn Sie diese Überlegungen und Empfehlungen übernehmen, können Sie organization mit Microsoft Purview erfolgreich sein. Die Einführung durch Ihre organization des Unternehmensglossars hängt davon ab, dass Sie die konsistente Verwendung eines Unternehmensglossars fördern, damit Ihre organization die Bedeutungen ihrer Geschäftsbegriffe besser verstehen können, die sie täglich bei der Führung des Unternehmens treffen.

Warum ist ein allgemeines Unternehmensglossar erforderlich?

Ohne ein gemeinsames Unternehmensglossar wird die Leistung, Kultur, Betrieb und Strategie eines organization das Unternehmen häufig beeinträchtigen. Sie werden in diesem Hindernis eine Bedingung beobachten, in der kulturelle Unterschiede entstehen, die auf einer inkonsistenten Geschäftssprache beruhen. Diese Inkonsistenzen in Bezug auf die Geschäftssprache werden zwischen Teammitgliedern kommuniziert und verhindern, dass sie ihre relevanten Datenressourcen als Wettbewerbsvorteil verwenden können. Sie werden auch feststellen, wenn Es Sprachbarrieren gibt, bei denen die meisten Organisationen mehr Zeit damit verbringen, nichtproduktive und nicht zusammenführende Aktivitäten zu verfolgen, da sie sich auf detailliertere Interaktionen verlassen müssen, um die gleiche Bedeutung und das gleiche Verständnis für ihre Datenressourcen zu erreichen.

Empfehlungen für die Implementierung neuer Glossarbegriffe

Das Erstellen von Begriffen ist erforderlich, um das Geschäftsvokabular zu erstellen und es auf Ressourcen in Microsoft Purview anzuwenden. Wenn ein neues Microsoft Purview-Konto erstellt wird, gibt es standardmäßig keine integrierten Begriffe im Konto.

Dieser Erstellungsprozess sollte strengen Benennungsstandards folgen, um sicherzustellen, dass das Glossar keine doppelten oder konkurrierenden Begriffe enthält.

Richten Sie eine strenge Hierarchie für alle Geschäftsbegriffe in Ihrem organization ein.
Die Hierarchie kann aus einem Geschäftsbereich wie Finanzen, Marketing, Vertrieb, Personalwesen usw. bestehen.
Implementieren Sie Benennungsstandards für alle Glossarbegriffe, die die Groß-/Kleinschreibung einschließen. Bei Microsoft Purview-Begriffen wird die Groß-/Kleinschreibung beachtet.
Verwenden Sie immer das Feature Suchglossarbegriffe bereitstellen, bevor Sie einen neuen Begriff hinzufügen. Dies hilft Ihnen, das Hinzufügen doppelter Begriffe zum Glossar zu vermeiden.
Vermeiden Sie die Bereitstellung von Begriffen mit doppelten Namen. In Microsoft Purview können Begriffe mit demselben Namen unter unterschiedlichen übergeordneten Begriffen vorhanden sein. Dies kann zu Verwirrung führen und sollte vor dem Erstellen Ihres Unternehmensglossars gut durchdacht werden, um doppelte Begriffe zu vermeiden.

Glossarbegriffe in Microsoft Purview beachten Groß-/Kleinschreibung und lassen Leerzeichen zu. Das folgende Beispiel zeigt ein schlecht ausgeführtes Beispiel für die Implementierung von Glossarbegriffen und zeigt die verursachte Verwirrung:

Als bewährte Methode empfiehlt es sich immer, Standards zu planen, zu suchen und strikt zu befolgen. Im Folgenden wird ein besser durchdachter Ansatz veranschaulicht, der die Verwirrung zwischen Glossarbegriffen erheblich reduziert:

Ein weiteres Beispiel für ein dupliziertes Glossar.

Empfehlungen für die Bereitstellung von Glossarbegriffsvorlagen

Beachten Sie beim Erstellen neuer Ausdrucksvorlagen in Microsoft Purview die folgenden Überlegungen:

Ausdrucksvorlagen werden verwendet, um Glossarbegriffen benutzerdefinierte Attribute hinzuzufügen.
Standardmäßig bietet Microsoft Purview mehrere vordefinierte Begriffsattribute wie Name, Nickname, Status, Definition, Akronym, Ressourcen, Verwandte Begriffe, Synonyme, Stewards, Experten und übergeordnete Begriffe, die in der Vorlage "Systemstandard" enthalten sind.
Standardattribute können nicht bearbeitet oder gelöscht werden.
Benutzerdefinierte Attribute gehen über Standardattribute hinaus, sodass die Datenkuratoren jedem Begriff weitere beschreibende Details hinzufügen können, um den Begriff im organization vollständig zu beschreiben.
Zur Erinnerung: Microsoft Purview speichert nur Metadaten. Attribute sollten die Metadaten beschreiben; nicht die Daten selbst.
Behalten Sie die Definition einfach. Wenn benutzerdefinierte Metriken oder Formeln vorhanden sind, können diese problemlos als Attribut hinzugefügt werden.
Ein Ausdruck muss mindestens Standardattribute enthalten. Wenn Sie neue Glossarbegriffe erstellen, wenn Sie benutzerdefinierte Vorlagen verwenden, werden für den angegebenen Begriff andere Attribute erwartet, die in der benutzerdefinierten Vorlage enthalten sind.

Empfehlungen zum Importieren von Glossarbegriffen aus Begriffsvorlagen

Begriffe können mit den "Systemstandardvorlagen" oder benutzerdefinierten Vorlagen importiert werden.
Verwenden Sie beim Importieren von Begriffen die Beispieldatei .CSV, um Sie zu unterstützen. Dies kann stundenlangen Frust sparen.
Stellen Sie beim Importieren von Begriffen aus einer .CSV-Datei sicher, dass bereits in Microsoft Purview vorhandene Begriffe aktualisiert werden sollen. Wenn Sie das Importfeature verwenden, überschreibt Microsoft Purview vorhandene Begriffe.
Testen Sie vor dem Importieren von Begriffen den Import in einer Labumgebung, um sicherzustellen, dass keine unerwarteten Ergebnisse auftreten, z. B. doppelte Begriffe.
Die E-Mail-Adresse für Stewards und Experten sollte die primäre Adresse des Benutzers aus der Azure Active Directory-Gruppe sein. Alternative E-Mails, Benutzerprinzipalname und Nicht-Azure Active Directory-E-Mails werden noch nicht unterstützt.
Glossarbegriffe bieten vier status: Entwurf, Genehmigt, Abgelaufen, Warnung. Entwurf wird nicht offiziell implementiert, Genehmigt ist offiziell/stand/genehmigt für die Produktion, Abgelaufene Mittel sollten nicht mehr verwendet werden, Warnung muss mehr Aufmerksamkeit schenken. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Importieren und Exportieren von Glossarbegriffen.

Empfehlungen zum Exportieren von Glossarbegriffen

Das Exportieren von Begriffen kann in Microsoft Purview-Konto in Konto-, Sicherungs- oder Notfallwiederherstellungsszenarien nützlich sein.

Empfehlungen für mehrere Glossare

Microsoft Purview unterstützt die Verwaltung mehrerer Unternehmensglossars in Microsoft Purview. Erwägen Sie die Verwendung mehrerer Glossare in folgenden Fällen:

Der gleiche Begriff hat unterschiedliche Bedeutungen für regionen/abteilungen/organisationen/teams/etc.
Sie möchten die Verwaltung des Glossars an Experten in ihren separaten Regionen/Abteilungen/Organisationen/Teams/etc. übergeben.
Glossarbegriffe und -anforderungen sind unterschiedlich und haben keine Überschneidungen zwischen Regionen/Abteilungen/Organisationen/Teams/etc.

Glossarverwaltung

Verwandte Begriffe sind bidirektional. Beispiel: Wenn ich den Begriff A und den Begriff B habe. Ich füge B als verwandten Begriff zum Begriff A hinzu. Jetzt wird Begriff B unter den verwandten Begriffen von Begriff A und Begriff A unter den verwandten Begriffen von Begriff B angezeigt.

Empfehlungen zum Zuweisen von Begriffen zu Ressourcen

Während Klassifizierungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen automatisch vom System basierend auf Klassifizierungsregeln auf Ressourcen angewendet werden, werden Glossarbegriffe nicht automatisch angewendet.
Ähnlich wie bei Klassifizierungen können Glossarbegriffe Ressourcen auf Asset- oder Schemaebene zugeordnet werden.
In Microsoft Purview können Begriffe zu Ressourcen auf unterschiedliche Weise hinzugefügt werden:
- Manuell mithilfe des Microsoft Purview-Governanceportals.
- Verwenden des Massenbearbeitungsmodus zum Aktualisieren von bis zu 25 Ressourcen mithilfe des Microsoft Purview-Governanceportals.
- Kuratierter Code mithilfe der Atlas-API.
Verwenden Sie den Massenbearbeitungsmodus, wenn Sie Begriffe manuell zuweisen. Dieses Feature ermöglicht es einem Kurator, Glossarbegriffe, Besitzer, Experten, Klassifizierungen und massenweise zertifiziert zuzuweisen, basierend auf ausgewählten Elementen aus einem Suchergebnis. Mehrere Suchvorgänge können verkettet werden, indem Objekte in den Ergebnissen ausgewählt werden. Die Massenbearbeitung gilt für alle ausgewählten Objekte. Stellen Sie sicher, dass Sie die Auswahl löschen, nachdem die Massenbearbeitung ausgeführt wurde.
Andere Massenbearbeitungsvorgänge können mithilfe der Atlas-API ausgeführt werden. Ein Beispiel wäre die Verwendung der API zum programmgesteuerten Hinzufügen von Beschreibungen oder anderen benutzerdefinierten Eigenschaften zu Ressourcen.

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