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In Microsoft Dynamics 365 Field Service integrieren

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Serviceorganisationen brauchen eine umfassende Anwendung, bei der Finanzen, Bestand und Beschaffung eng mit der Servicebereitstellung verknüpft sind. Sie generieren mit jeder Transaktion Finanzdaten. Jeder Arbeitsauftrag repräsentiert Kosten und Umsätze und jede Ressource generiert Gewinn und Verlust. Durch Interaktionen mit Debitoren werden Sachposten hinzugefügt. Die Integration zwischen Business Central und Field Service optimiert den End-to-End-Prozess der Verwaltung von Servicevorgängen und gewährleistet einen reibungslosen Informationsfluss zwischen den beiden Systemen.

Sie können im Field Service problemlos Arbeitsaufträge erstellen und verwalten, den Fortschritt von Serviceaufgaben verfolgen, Ressourcen zuweisen und Verbrauchsdetails erfassen. Wenn Sie ein Arbeitsauftrag in Field Service ausfüllen, ermöglicht die Integration die reibungslose Übertragung von Daten an Business Central zur weiteren Verarbeitung.

Die Integration erleichtert auch die Rechnungsstellung und Auftragserfüllung von Arbeitsaufträgen in Business Central. Auf Basis der im Field Service erfassten Serviceleistungen und Verbräuche können Sie präzise Rechnungen erstellen.

Durch die Integration von Business Central mit Field Service müssen Sie Daten nicht manuell eingeben und vermeiden doppelte Anstrengungen. Die Integration bietet außerdem einen umfassenden Überblick über Serviceabläufe und Finanzen und führt so zu einer besseren Entscheidungsfindung und betrieblichen Effizienz.

Voraussetzungen

Da Field Service auf Dynamics 365 Sales aufbaut, müssen Sie eine Verbindung einrichten Dataverse und die Integration in Dynamics 365 Sales aktivieren.

Sie müssen die Field Service Integration-App von AppSource herunterladen und in Business Central installieren.

Berechtigungen und Sicherheitsrollen für Benutzerkonten

Wenn Sie die Integrationslösung installieren, werden die Berechtigungen für das Integrationsbenutzerkonto konfiguriert. Wenn sich diese Berechtigungen ändern, müssen Sie sie möglicherweise zurücksetzen. Installieren Sie hierzu die Integrationslösung von der Seite Dynamics 365-Verbindungseinrichtung aus neu, indem Sie Integrationslösung erneut bereitstellen auswählen. In den folgenden Abschnitten sind die Berechtigungen und Sicherheitsrollen aufgeführt, welche die Lösung für jede App bereitstellt.

Vertrieb

  • Dynamics 365 Business Central Integrations-Administrator
  • Dynamics 365 Business Central Integration Benutzer
  • Dynamics 365 Business Central Benutzer der Produktverfügbarkeit

Business Central

Benutzende, die Projekt-Buch.-Blätter buchen, müssen über die folgenden Berechtigungssätze verfügen:

  • Dynamics 365 Sales-Integration

Field Service

Um die integrierten Daten nutzen zu können, müssen Benutzende über die folgende Sicherheitsrolle verfügen:

  • Business Central Field Service-Integration

Beispielsweise müssen Benutzer über diese Rolle verfügen, um Arbeitsaufträge mit Verbinden zur Verarbeitung an Business Central zu senden.

Notiz

Stellen Sie sicher, dass den Benutzern in Field Service die standardmäßigen Sicherheitsrollen und -profile zugewiesen sind.

Weitere Informationen zu Spaltensicherheitsprofilen in Field Service finden Sie unter Field Service-Sicherheitsrollen.

Administrierende müssen den Benutzenden in Power Platform eines der entsprechenden Spaltensicherheitsprofile hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Fügen Sie Teams oder Benutzer zu einem Spaltensicherheitsprofil hinzu, um den Zugriff zu steuern.

Notiz

Um die Aktion In Business Central öffnen in Sales verwenden zu können, müssen Sie über die folgenden Berechtigungen für die folgenden Tabellen verfügen:

  • Sie müssen über Leseberechtigung für die Tabelle Dynamics 365 Business Central Verbindung (nav_connection) verfügen.
  • Sie müssen über die Berechtigungen Lesen, Schreiben und Löschen für die Tabelle Standard Dynamics 365 Business Central Verbindung (nav_defaultconnection) verfügen.

Weitere Einstellungen in Field Service

Nehmen Sie auf der Seite Field Service Setting die folgenden Änderungen vor:

  • Löschen Sie auf der Registerkarte Kauf das Feld Verwendung nicht vorrätiger Produkte . Andernfalls erhalten Sie möglicherweise eine „Nicht vorrätig“-Warnung, wenn Sie ein Produkt auswählen, das in Field Service nicht vorrätig, in Business Central jedoch auf Lager ist.
  • Deaktivieren Sie auf der Registerkarte Arbeitsauftrag/Buchung die Schalter Preis berechnen und Kosten berechnen . Wählen Sie im Feld Arbeitsauftrag Rechnungserstellung die Option Nie aus.

Notiz

Durch das Einrichten einer Verbindung zu Field Service wird die Kopplung zwischen Ressourcen und Produkten aufgehoben. Um Business Central-Artikel in Field Service verfügbar zu machen, aktualisieren Sie das Feld Field Service-Produkttyp , sodass es mit dem Feld Typ der Artikel in Business Central übereinstimmt. Weitere Informationen finden Sie unter Produkt oder Dienstleistung erstellen.

Die Integration in Business Central einrichten

Nachdem Sie eine Verbindung zu Dataverse und Sales hergestellt haben, können Sie Ihre Integration in Field Service einrichten.

  • Laden Sie die Field Service Integration-App von AppSource herunter und installieren Sie sie. Suchen Sie anschließend auf der Seite Erweiterungsverwaltung nach der App „Field Service Integration“ und wählen Sie die Aktion Einrichten aus, um die unterstützte Einrichtung Anleitung auszuführen.
  • Wählen Sie auf der Seite Unterstützte Einrichtung in Business Central die Option Integration einrichten, um Dynamics 365 Field Service die unterstützte Einrichtung Anleitung auszuführen.

In diesem Abschnitt werden die wichtigsten Einstellungen in der Anleitung beschrieben.

Damit Benutzer den Verbrauch von Artikeln und Dienstleistungen in Field Service-Arbeitsaufträgen buchen können, geben Sie die Projektjournalvorlage und den Projektjournalstapel an, die zum Buchen des Verbrauchs von Produkten und Dienstleistungen verwendet werden sollen.

Da Dienstleistungen im Außendienst in ihrer Dauer ausgedrückt werden, geben Sie die Stundenmaßeinheit an, die zum Umrechnen von Dauern in Mengen in Business Central verwendet werden soll.

Sie können auch angeben, wann Arbeitsauftrag-Produkte und Servicezeilen mit Business Central synchronisiert werden. Sie können beispielsweise synchronisiert werden, wenn Arbeitsauftragszeilen verwendet werden oder wenn jemand einen Arbeitsauftrag abschließt. Wählen Sie die entsprechende Option im Feld Arbeitsauftrag-Produkte/-Dienste synchronisieren .

Nachdem Arbeitsauftrag-Produkte und -Dienste mit Projektjournalen in Business Central synchronisiert wurden, können Sie wählen, ob Sie die Projektjournale manuell buchen möchten. Wählen Sie im Feld Projektjournalzeilen automatisch buchen die entsprechende Option aus:

  • Bei Abschluss eines Arbeitsauftrags.
  • Bei Verwendung eines Arbeitsauftragsprodukts oder -services.

Nachdem Sie die Einrichtung abgeschlossen haben, führen Sie eine vollständige Synchronisierung von der Seite Dynamics 365 Field Service Integrationseinrichtung aus. Diese Aktion synchronisiert Tabellenzuordnungen für Elemente wie:

  • Projektaufgaben für Projekte mit dem festgelegten Verwendung anwenden verknüpfen . Durch diese Synchronisierung werden Business Central-Projekte zur Auswahl im Field Service verfügbar.
  • Ressourcen, die nicht blockiert sind, bei denen die Option Zeiterfassung verwenden nicht ausgewählt ist und bei denen auf der Seite Integrations-Setup als Maßeinheit Dynamics 365 Field Service Stunden angegeben ist.
  • Serviceartikel (erfordert, dass Sie die Premium-Erfahrung in Business Central verwenden).

Field Service-Standard-Entitätszuordnungen für die Synchronisierung

Die Basis für die Synchronisation von Tabellen und Feldern in Business Central mit Tabellen und Spalten in Dataverse, damit Daten ausgetauscht werden können. Die Zuordnung erfolgt über Integrationstabellen. Weitere Informationen zu Tabellenzuordnungen finden Sie unter Zuordnung „Zu synchronisierende Tabellen und Felder“.

Durch die Integration mit Field Service werden die folgenden standardmäßigen Integrationstabelle-Zuordnungen eingeführt:

  • PJLINE-WORDERPRODUCT – Ordnet Arbeitsauftrag-Produkte in Field Service Projektjournalzeilen in Business Central zu.
  • PJLINE-WORDERSERVICE – Ordnet Arbeitsauftrag-Dienste im Field Service Projektjournalzeilen in Business Central zu.
  • PROJECTTASK – Ordnet Projekte und Projektaufgaben in Business Central Produkten in externen Projekten in Field Service zu.
  • RESOURCE-BOOKABLERSC – Ordnet Ressourcen in Business Central buchbaren Ressourcen im Field Service zu.
  • SVCITEM-CUSTASSET - (Nur Premium Experience) Ordnet Serviceartikel in Business Central Kundenanlagen in Field Service zu.

Daten in beiden Anwendungen verwenden

In den folgenden Abschnitten werden die Funktionen beschrieben, mit denen Sie die Daten aus Business Central und Field Service verwenden können.

Field Service

Sie können Arbeitsaufträge erstellen mit dem Dienstkonto und dem Abrechnungskonto von Business Central aus. Bei Arbeitsaufträgen müssen Sie das Business Central-Projekt Aufgabe im Feld Externes Projekt Auswählen. Durch Auswahl eines Projekts können Sie Arbeitsauftrag-Produkte und -Dienste mit dem entsprechenden Projekt Aufgabe in Business Central synchronisieren.

Sie können Lager- und Nichtlagerartikel als Arbeitsauftrag-Produkte zu Arbeitsaufträgen hinzufügen und die verfügbare Menge sowie die Kosten und Preise von Business Central abrufen. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines Arbeitsauftrag aus dem Arbeitsauftrag-Formular und der Datensatzliste.

Sie können Artikel vom Typ „Dienstleistung“ als Arbeitsauftrag „Dienste“ hinzufügen und Kosten und Preise von Business Central abrufen. Weitere Informationen finden Sie auf der Registerkarte Produkte und Services.

Notiz

Wenn sich der Status eines Produkts oder einer Dienstleistung in einem Arbeitsauftrag von Geschätzt zu Verwendet im Außendienst ändert, wird dies mit den Projektjournalzeilen in Business Central synchronisiert.

Sie können eine Ressource buchen und die Buchungen mit Arbeitsauftrag-Diensten verknüpfen, indem Sie eine buchbare Ressource von Business Central verwenden.

Business Central

Wenn Arbeitsaufträge Produkte und Dienstleistungen enthalten, werden, abhängig von Ihren Einstellungen auf der Seite Einrichtung der Außendienstintegration , Verbrauchsinformationen übertragen und mithilfe eines Projektjournals in Business Central gebucht.

Die Werte Zu fakturierende Menge und Dauer bis zur Fakturierung werden in das Feld In Rechnung zu übertragende Menge kopiert. Basierend auf diesen Werten können Sie in Business Central Verkaufsrechnungen erstellen und buchen, um dem Kunden eine Rechnung zu stellen. Nachdem die Rechnung gebucht und mit Dynamics 365 Sales Umgebung synchronisiert oder der Verbrauch in Business Central verarbeitet wurde, werden die in Rechnung gestellte und verbrauchte Menge auf der Registerkarte Business Central auf den Seiten Arbeitsauftrag-Produkt und Arbeitsauftrag-Service angezeigt.

Verwenden Sie die Seite Projektplanungszeilen , um die Buchung und Rechnungsstellung des Verbrauchs von Arbeitsaufträgen zu verfolgen. Auf der Seite Projektplanungszeilen können Sie Verkaufsrechnungen in Business Central erstellen und buchen. Anschließend können Sie sie mit Field Service synchronisieren und den Status der Rechnungen verfolgen.

Notiz

Arbeitsauftrag-Dienste mit einer Buchung, die eine buchbare Ressource verwendet, die mit einer Business Central-Ressource gekoppelt ist, werden mit zwei Projektjournalzeilen synchronisiert: eine Zeile vom Typ Budget für die gekoppelte Ressource und eine weitere Zeile vom Typ Abrechenbar für den Artikel, für den der Dienst ausgeführt wird.

Das im Dienst Arbeitsauftrag ausgewählte Produkt muss mit einem Artikel vom Typ Dienst in Business Central gekoppelt sein. Außerdem muss die Basismaßeinheit für den Artikel auf die Stundenmaßeinheit eingestellt werden, die auf der Seite Dynamics 365 Field Service Integrationseinrichtung ausgewählt wurde.

Sie können eine Rechnung für einen Artikel vom Typ Dienstleistung aus dem abrechenbaren Projektplanungszeile erstellen und das Budget Projektplanungszeile verwenden, um Kosten bei der Ressource zu registrieren.

Siehe auch

Integration mit Microsoft Dataverse über Datensynchronisation
Zuordnung die zu synchronisierenden Tabellen und Felder