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Vorauszahlungen einrichten

  • Artikel

Sie verwenden Vorauszahlungen in folgenden Fällen:

  • Sie erwarten von Ihren Debitoren, dass sie vor der Lieferung eines Auftrags eine Vorauszahlung leisten.
  • Ihr Kreditor erwartet, dass Sie die Zahlung übermitteln, bevor er eine Bestellung an Sie versendet.

Mit Vorauszahlungen können Sie Rechnungen ausstellen und Anzahlungen von Debitoren einziehen oder Anzahlungen an Kreditoren überweisen, um sicherzustellen, dass alle Teilzahlungen mit einer Rechnung verrechnet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Vorauszahlungsrechnungen erstellen.

Damit Vorauszahlungsrechnungen gebucht werden können, müssen in der Finanzbuchhaltung zunächst die Buchungskosten sowie die Nummernserien für Vorauszahlungsbelege eingerichtet werden. Sie müssen ein Konto für Vorauszahlungen im Zusammenhang mit Verkäufen und ein Konto für Vorauszahlungen im Zusammenhang mit dem Einkauf angeben. Sie können für alle Vorauszahlungen, die sich auf alle allgemeinen Geschäftsbuchungsgruppen oder allgemeinen Produktbuchungsgruppen beziehen, dieselben Buchungskonten angeben. Sie können auch bestimmte Konten für bestimmte Buchungsgruppen für Verkäufe bzw. Einkäufe angeben. Welche Methode am besten zu verwenden ist, hängt von den Anforderungen Ihres Unternehmens zur Nachverfolgung von Vorauszahlungen ab.

Sie können den Prozentsatz des zur Zahlung fakturierten Zeilenbetrags für einen Debitor, einen Kreditor sowie für alle oder ausgewählte Artikel definieren. Nach dem Festlegen der Einstellungen können Vorauszahlungsrechnungen auf der Grundlage von Aufträgen und Bestellungen generiert werden. Sie können für jede Verkaufs- oder Einkaufszeile entweder die standardmäßigen Prozentsätze verwenden oder die Beträge der Rechnungen gemäß Ihren Anforderungen anpassen. So können Sie beispielsweise einen Gesamtbetrag für den gesamten Auftrag angeben.

Hinweis

Wir empfehlen Ihnen, in den folgenden Fällen keinen Vorauszahlungsprozentsatz von 100 zu verwenden:

  • Wenn Sie sich in Nordamerika befinden. Aufgrund der Art und Weise, wie die Steuern berechnet werden, kann ein Vorauszahlungsprozentsatz von 100 zu Problemen mit Vorauszahlungsrechnungen führen.
  • In allen Regionen, wenn Sie manuell ein Skonto von der Rechnung abziehen. Ein Vorauszahlungsprozentsatz von 100 lässt nicht automatisch einen Betrag übrig, von dem das Disagio abgezogen werden kann.

Wenn Sie einen Vorauszahlungsprozentsatz von 100 verwenden, kann es außerdem sein, dass Sie mit Business Central ausgleichende Rundungseinträge erstellen müssen. In diesem Fall müssen Sie auf der Seite Debitorenbuchungsgruppen im Feld Rechnungsabrundungskonto ein Sachkonto auswählen. Dies gilt auch, wenn Sie die Option Rechnungs-Nr.: Runden auf der Seite Debitoren- und Verkaufseinrichtung nicht aktiviert haben. Wenn Sie kein Konto angeben, können Sie keine Vorauszahlungsrechnungen buchen.

Der vorausbezahlte Betrag verbleibt beim Käufer, bis dieser die Waren oder Dienstleistungen erhält. Sie müssen Sachkonten einrichten, um die Vorauszahlungsbeträge bis zur Buchung der endgültigen Rechnung zurückzuhalten. Vorauszahlungen für Verkaufsaufträge müssen auf einem Verbindlichkeitskonto gebucht werden, bis die Artikel geliefert wurden. Vorauszahlungen für Bestellungen müssen auf einem Anlagenkonto erfasst werden, bis die Artikel eingegangen sind. Darüber hinaus müssen Sie ein separates Sachkonto für jedes MwSt.-Kennzeichen einrichten.

Wichtig

Abhängig von Ihrem Land oder Bereich kann eine zusätzliche Einrichtung ausgefüllt werden. Weitere Informationen finden Sie die Übersicht der verknüpften Artikeln im Siehe auch Abschnitt.

So fügen Sie Vorauszahlungskonten zu "Buchungsmatrix Einrichtung" hinzu:

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Allgemeine Buchungseinstellungen ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

  2. Auf der Seite Buchungsmatrix Einrichtung müssen die folgenden Felder für die entsprechenden Zeilen ausgefüllt werden:

    • Verkaufsvorauszahlungskonto
    • Einkaufsvorauszahlungskonto

Wenn Sie noch keine Sachkonten für Vorauszahlungen haben, können Sie die Seite Sachkontenliste aus dem entsprechenden Kontofeld öffnen.

So richten Sie Nummernserien für Vorauszahlungsbelege ein:

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Verkaufs- und Debitoren-Setup ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

  2. Füllen Sie auf der Seite Debitoren- und Verkaufseinrichtung im Inforegister Nummernserie die folgenden Felder aus:

    • Gepostete Vorauszahlungs-Inv.-Nr.
    • Gebuchte Vorauszahlungs-Cr.-Memo-Nr.

  3. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Einkaufs- und Kreditoren-Setup ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

  4. Füllen Sie auf der Seite Einkaufs- und Kreditoren-Setup auf dem Inforegister Nummernserie die folgenden Felder aus:

    • Gepostete Vorauszahlungs-Inv.-Nr.
    • Gebuchte Vorauszahlungs-Cr.-Memo-Nr.

Hinweis

Für Vorauszahlungsrechnungen und reguläre Rechnungen können dieselben oder unterschiedliche Nummernserien verwendet werden. Unterschiedliche Nummernserien dürfen sich nicht überschneiden, d. h. es darf keine Nummer in beiden Serien gleichzeitig vorhanden sein.

Einrichtung von Vorauszahlungsprozentsätze für Artikel, Debitoren und Kreditoren

Für einen Artikel können Sie einen standardmäßigen Vorauszahlungsprozentsatz für alle Debitoren, einen bestimmten Debitor oder eine Debitorenpreisgruppe einrichten. Wenn Sie nicht auf alle Debitoren denselben Vorauszahlungsprozentsatz anwenden möchten, müssen Sie angeben, für welche Debitoren oder für welche Debitorenpreisgruppen der Vorauszahlungsprozentsatz gilt.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Artikel ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Auswählen einen Artikel und wählen Sie dann die Aktion Vorauszahlungsprozentsätze für Verkäufe aus.
  3. Füllen Sie auf der Seite Verkaufsvorauszahlungs-Prozentsätze die Felder nach Bedarf aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.

Für einen Debitor oder Kreditor können Sie einen standardmäßigen Vorauszahlungsprozentsatz für alle Artikel und alle Arten von Verkaufszeilen einrichten. Sie geben den Prozentsatz auf der Debitoren- oder Kreditorenkarte ein. Das folgende Verfahren zeigt, wie Sie einen Vorauszahlungsprozentsatz für einen Debitor angeben, aber ähnliche Schritte gelten für Kreditoren.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Kunden ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Öffnen Sie eine Karte für einen Debitor.
  3. Füllen Sie auf der Registerkarte Zahlungen das Feld Vorauszahlung % aus.
  4. Wiederholen Sie die Schritte für die anderen Debitoren oder Kreditoren.

Trinkgeld

Sie können auch die Seite Verkaufsvorauszahlungs-Prozentsätze über die Debitoren- oder Kreditorenkarte aufrufen.

So stellen Sie fest, welcher Vorauszahlungsprozentsatz die höchste Priorität hat:

In einem Auftrag ist möglicherweise ein Vorauszahlungsprozentsatz im Auftragskopf und ein anderer Prozentsatz für die Artikel in den Zeilen angegeben. Um zu bestimmen, welcher Vorauszahlungsprozentsatz für jede Verkaufszeile gilt, sucht Business Central nach dem ersten Standardprozentsatz und wendet ihn in der folgenden Reihenfolge an:

  1. Der Vorauszahlungsprozentsatz für den Artikel in der Zeile und den Debitor, der die Lieferung erhält.
  2. Der Vorauszahlungsprozentsatz für den Artikel in der Zeile und die Debitorenpreisgruppe, der der Debitor angehört.
  3. Der Vorauszahlungsprozentsatz für den Artikel in der Zeile für alle Debitoren.
  4. Der Vorauszahlungsprozentsatz im Einkaufs- oder Verkaufskopf.

Anders ausgedrückt, der Vorauszahlungsprozentsatz auf der Debitorenkarte gilt nur, wenn für den Artikel kein Vorauszahlungsprozentsatz eingerichtet wurde. Wenn Sie jedoch den Inhalt des Felds Vorauszahlungsprozentsatz im Verkaufs- oder Einkaufskopf ändern, nachdem Sie die Zeilen erstellt haben, wird der Vorauszahlungsprozentsatz in allen Zeilen aktualisiert. Durch die Aktualisierung kann ungeachtet der Prozentsatzeinstellungen für Artikel auf einfache Weise ein Auftrag mit einem festen Vorauszahlungsprozentsatz erstellt werden.

So werden Verkaufsaufträge automatisch freigeben, wenn Vorauszahlungen angewendet werden

Sie können Zeit sparen, indem Sie einen Projektwarteschlangenposten einrichten, der Verkaufsaufträge, die eine Vorauszahlung erfordern, automatisch freigibt, nachdem die Zahlungen erfolgt sind. Die Automatisierung des Prozesses erspart Ihnen den Schritt der Freigabe des Verkaufsauftrags.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Verkaufs- und Debitoren-Setup ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Geben Sie im Feld Häufigkeit für automatische Aktualisierungen zu Vorauszahlungen an, wie oft der Projektwarteschlangenposten ausgeführt werden soll.

Trinkgeld

Während Sie hier sind, sollten Sie in Betracht ziehen, einen Schutz gegen den Versand oder die Rechnungsstellung von Verkaufsaufträgen mit unbezahlten Vorauszahlungsbeträgen hinzuzufügen. Wenn Sie den Umschalter Vorauszahlung beim Buchen prüfen aktivieren, verhindert Business Central, dass Personen Bestellungen mit ausstehenden Vorauszahlungsbeträgen buchen.

  1. Wählen Sie das Symbol Glühbirne, die die „Wie möchten Sie weiter verfahren“-Funktion öffnet., geben Sie Job Queue Entries ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
  2. Richten Sie den Projektwarteschlangenposten Ausstehende Vorauszahlungsverkäufe aktualisieren ein, indem Sie die Einstellungen im Inforegister Wiederholung verwenden, um zu planen, wie oft er ausgeführt werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Vorgehensweise: Projektwarteschlangen nutzen, um Aufgaben zu planen

Siehe auch

Rechnungsstellung für Vorauszahlungen
exemplarische Vorgehensweise: Einrichten und Fakturieren von Verkaufsvorauszahlungen
Berechnen Sie die Waren- und Dienstleistungssteuer auf Vorauszahlungen in Australien
Berechnen Sie die Waren- und Dienstleistungssteuer auf Vorauszahlungen in Neuseeland
Grundlegendes zum Hauptbuch und zum COA
Finanzen
Arbeiten mit Business Central

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