Servicerechnungen oder Gutschriften erstellen

Die einfache Fakturierung von Serviceaufträgen ist ein zentrales Feature von Business Central. Sie können Ihr Business Central so einrichten, dass ein Servicetechniker vor Ort eine Rechnung für eine Dienstleistung erstellen kann, die nicht mit einem Vertrag oder Auftrag verknüpft ist. Richten Sie Business Central. alternativ so ein, dass Sie Serviceverträge regelmäßig in Rechnung stellen. Im Fakturierungsintervall wird für jeden Vertrag festgelegt, wie oft fakturiert wird.

So stellen Sie mehrere Serviceverträge in Rechnung

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Servicevertragsrechnungen erstellen ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
2. Geben Sie die anzuwendenden Filter ein.
3. Geben Sie hier das Buchungsdatum, das als Buchungsdatum in der erstellten Servicerechnung verwendet werden soll.
4. Geben Sie im Feld Fakturierung bis Datum das Datum ein, bis zu dem Sie Verträge fakturieren möchten. Die Stapelverarbeitung wird Verträge mit den nächsten Rechnungsdaten bis zu diesem Datum berücksichtigen.
5. Klicken Sie im Feld Aktion auf Rechnungen erstellen.
6. Klicken Sie auf OK, um die Servicerechnung(en) zu erstellen.

Sie können einen Servicevertrag auch direkt auf der Seite Servicevertrag fakturieren, wenn das Rechnungsdatum des Vertrages vor dem Arbeitsdatum liegt.

So fakturieren Sie einen Servicevertrag aus der Seite "Servicevertrag"

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Serviceverträge ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
2. Wählen Sie den Servicevertrag aus, den Sie fakturieren möchten, und öffnen Sie die Vertragskarte.
3. Wählen Sie die Aktion Servicerechnung erstellen aus.
4. Klicken Sie auf Ja, um die Servicerechnungen zu erstellen.

Notiz

Sie können keine Servicerechnungen für den Servicevertrag erstellen, wenn der Feldwert Status ändern auf Offen gesetzt ist.

So buchen Sie eine Rechnung von einem Serviceauftrag

Das folgende Verfahren beschreibt, wie der Teil des Service festgelegt wird, der dem Debitor in Rechnung gestellt werden soll.

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Serviceaufträge ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

2. Wählen Sie den Serviceauftrag, den Sie öffnen möchten, und öffnen Sie die Auftragskarte.

3. Wählen Sie die Aktion Servicezeilen.

4. Suchen Sie im nach den entsprechenden Posten, und geben Sie im Feld Zu fakturieren die Mengen an, die Sie dem Debitor in Rechnung stellen möchten.

   Hinweis

   Sie können dem Debitor den erfassten Service entweder teilweise oder insgesamt in Rechnung stellen. Wenn Sie dem Kunden den vollen Betrag in Rechnung stellen möchten, muss der Wert im Feld Zu fakturierende Menge mit dem Wert im Feld Menge übereinstimmen. Sie können eine Gesamtrechnung zusammen mit einer Gesamtlieferung buchen, und Sie können eine Gesamtrechnung für eine bereits gebuchte Gesamtlieferung buchen, die weder fakturiert noch verbraucht wurde.

   Wenn Sie eine Teilrechnung buchen, können Sie die zu fakturierende Menge auf zwei Arten angeben. Wenn Sie die Dienstleistung mit der Option Versenden und Fakturieren buchen, muss der Wert im Feld Zu fakturierende Menge mit dem Wert im Feld Zu versendende Menge übereinstimmen. Wenn Sie eine bereits gebuchte Sendung in Rechnung stellen möchten, darf die zu fakturierende Menge nicht größer sein als der Wert im Feld Gelieferte Menge .

5. Wählen Sie Buchen und dann Rechnung oder Liefern und fakturieren aus. Weitere Informationen finden Sie unter Posten im Service Management.

Die ausgewählte Servicezeile wird gebucht. Sie können mehrere Leistungszeilen gleichzeitig buchen, indem Sie diese markieren und dann Buchen wählen. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie alle erforderlichen Informationen in die Zeilen eingegeben haben.

Wenn Sie den Auftrag mit der Option Rechnung buchen, erstellt die Anwendung eine gebuchte Servicerechnung zusammen mit den entsprechenden Posten und aktualisiert die jeweiligen Felder in den Servicezeilen des Auftrags. Darüber hinaus aktualisiert die Anwendung die zuvor gebuchten Lieferungsbelege mit den fakturierten Mengen. Wenn Sie die Buchungsoption Liefern und fakturieren wählen, erstellt die Anwendung außerdem eine gebuchte Lieferung.

So erstellen Sie eine Servicerechnung manuell

Wenn Sie einen Serviceauftrag mit der Option Rechnung oder Liefern und fakturieren buchen, wird automatisch eine Servicerechnung gebucht. Es kann jedoch erforderlich sein, eine Rechnung zu erstellen, die weder mit einem Servicevertrag noch mit einem Serviceauftrag verknüpft ist. In diesem Verfahren wird beschrieben, wie eine Rechnung zu dem Zeitpunkt erstellt wird, zu dem der Debitor den Service erhält.

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Servicerechnungen ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.

2. Erstellen Sie eine neue Servicerechnung.

3. Füllen Sie das Feld Nr. aus.

   Notiz

   Wenn Sie auf der Seite Service Management Setup Nummernserien für Servicerechnungen eingerichtet haben, können Sie die nächste verfügbare Servicerechnungsnummer Auswählen Enter to Auswählen.

4. Geben Sie im Feld Debitorennr. die Nummer eines Debitors ein. Wählen Sie den relevanten Debitoren aus der Liste.

   Die Debitorenfelder werden mit Informationen aus der Karte Debitor gefüllt.

5. Geben Sie ein Datum in das Feld Buchungsdatum ein. Dieses Datum erscheint in den gebuchten Posten. In diesem Feld wird Ihr aktuelles Arbeitsdatum angezeigt, Sie können das Datum jedoch ändern.

6. Geben Sie im Feld Belegdatum ein Datum ein, das auf der gedruckten Rechnung erscheint und zur Berechnung des Fälligkeitsdatums verwendet wird.

7. Füllen Sie die Servicezeilen der Rechnung aus. Füllen Sie die Felder Art, Nr. und Menge aus, um Artikel, Ressourcen und Kosten für Servicearbeiten zu erfassen.

So erstellen Sie eine Rechnung, die gebuchte Lieferzeilen aus einem oder mehreren Serviceaufträgen kombiniert

Es kann der Fall sein, dass Sie eine Servicerechnung für einen Service erstellen müssen, der bereits aus einem oder aus mehreren Serviceaufträgen geliefert, aber noch nicht fakturiert oder verbraucht wurde. Sie können die Rechnungszeilen anhand der ausgewählten gebuchten Lieferungszeilen für einen bestimmten Debitor automatisch ausfüllen.

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Servicerechnungen ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
2. Füllen Sie die Felder in der Zeile wie erforderlich aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
3. Erstellen Sie Zeilen für gelieferte, aber noch nicht fakturierte Services. Alternativ können Sie die Lieferzeilen abrufen Aktion verwenden, um gebuchte Lieferungszeilen der Rechnung hinzuzufügen.
4. Buchen Sie die Servicerechnung.

Die gebuchte Servicerechnung sowie die entsprechenden Posten werden erstellt. Die zuvor gebuchten Warenausgangsbelege werden mit den fakturierten Mengen und die Mengen in den Servicezeilen der ursprünglichen Aufträge aktualisiert.

So erstellen Sie eine Servicegutschrift

Normalerweise verwenden Sie einen Servicegutschriftbeleg, wenn die Kundschaft einen Artikel zurückgibt. Sie können sie jedoch auch verwenden, um der Kundschaft Geld zurückzuerstatten oder eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren.

1. Wählen Sie das Symbol , geben Sie Servicegutschriften ein und wählen Sie dann das zugehörige verknüpfen.
2. Füllen Sie die Felder in der Zeile wie erforderlich aus. Fahren Sie über ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
3. Die Felder Buchungsdatum und Belegdatum zeigen ein Arbeitsdatum an. Bei Bedarf können Sie dieses ändern.
4. Geben Sie in die Gutschriftszeilen Informationen über die Artikel ein, die zurückgeschickt oder entfernt wurden, oder die Entschädigung, die Sie dem Debitor gewähren möchten.

Fehler in Servicerechnungen korrigieren

Sie können Servicerechnungen löschen, denen Serviceposten zugeordnet sind. Das bedeutet, dass Sie Fehler korrigieren oder Änderungen an Servicerechnungen vornehmen können, ohne hängen zu bleiben oder Daten zu verlieren. Wenn Sie beispielsweise vergessen, einem Sachkonto eine Produktbuchungsgruppe zuzuordnen, können Sie diese später hinzufügen und die Servicerechnung neu erstellen.

Verwenden Sie die Aktion , um eine Servicerechnung zu löschen.

Wenn Sie eine Servicerechnung löschen, passieren folgende Dinge:

• Einen Korrekturserviceposten buchen
• Stellen Sie das Rechnungsdatum und den Rechnungszeitraum im Vertrag wieder her, sodass Sie die Rechnung erneut erstellen können.

Notiz

Sie können mehrere Rechnungen stornieren, müssen dies jedoch nacheinander tun, beginnend mit der letzten Rechnung.

Sie können eine Servicerechnung nicht löschen, wenn deren Details, wie etwa der Rechnungszeitraum oder die Umschaltung Prepaid , im zugehörigen Servicevertrag geändert wurden. Stellen Sie sicher, dass Sie Rechnungen löschen, bevor Sie Einstellungen am Servicevertrag ändern.

Siehe auch

Servicerechnungen buchen
Einrichten des Servicemanagements
Servicebuchung

Hier finden Sie kostenlose E-Learning-Module für Business Central