Hinzufügen von Inspektionen zu Arbeitsaufträgen

Field Service-Inspektionen sind digitale Formulare, mit denen Techniker eine Liste von Fragen im Rahmen eines Arbeitsauftrags schnell und einfach beantworten können. Die List der Fragen umfasst Sicherheitsprotokolle, Bestandene und Fehlerhafte-Tests für eine Kundenanlage, ein Interview mit einem Kunden oder andere Audits und Bewertungen.

Mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche lassen sich Inspektionen einfach erstellen und für Techniker einfacher ausfüllen als auf Papierformularen. Inspektionsantworten sind gespeichert in Microsoft Dataverse, so können Sie auf einfache Weise über Ergebnisse berichten und Inspektionen in Ihre automatisierten Geschäftsprozesse integrieren.

Inspektionen in Field Service bieten außerdem:

1. Offline-Support: Techniker können Inspektionen auf ihren Mobiltelefonen oder Tablets ohne Internetzugang anzeigen und ausfüllen. Die Antworten werden synchronisiert, wenn die Konnektivität wiederhergestellt wird (Mobilfunk oder WLAN).
2. Kundenanlagen – Inspektionen können mit Anlagen verknüpft werden, sodass Benutzer einen Verlauf aller Inspektionen für ein bestimmtes Gerät anzeigen können.
3. Versionsverwaltung: Administratoren können Inspektionen kontinuierlich aktualisieren und veröffentlichen, um sich ändernden Prozessen und sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

Inspektionen sind einfach zu erstellen und zu verwenden und umfassen die folgenden Schritte:

1. Administrator erstellt eine Inspektionsvorlage.
2. Administrator ordnet die veröffentlichte Inspektion einem Serviceaufgabentyp zu.
3. Verteiler fügt den Serviceaufgabentyp einem Arbeitsauftrag hinzu.
4. Techniker schließt die Inspektion ab.
5. Inspektionsergebnisse anzeigen.

In diesem Artikel wird ein Beispiel für das Einrichten einer Inspektion anhand einer Wartungscheckliste für eine Kundenanlage beschrieben.

Eine unterstützte Anleitung finden Sie im folgenden Video.

Anforderungen

• Dynamics 365-Version 9.1.0000.15015+.

• Wissen zum Arbeitsauftrag Vorfalltypen und Serviceaufgaben wird empfohlen.

• Field Service-Administratoren-Rollen können Inspektionsvorlagen erstellen und diese Serviceaufgabentypen zuordnen.

• Field Service-Verteiler-Rollen können Serviceaufgaben mit Inspektionen zu Arbeitsaufträgen hinzufügen.

• Field Service-Ressourcen-Rollen können ihnen zugewiesene Arbeitsaufträge sowie Arbeitsauftragsserviceaufgaben und die zugehörigen Inspektionen anzeigen.

Erstellen einer Inspektion

Erstellen Sie zunächst eine Inspektion, die wiederverwendet und mehreren Arbeitsaufträgen hinzugefügt werden kann.

1. Wechseln Sie in Field Service zum Bereich Einstellungen.

2. Wechseln Sie zu Arbeitsaufträge>Inspektionsvorlagen und wählen Sie Neu aus.

3. Geben Sie auf der Registerkarte Allgemein einen Namen für die Inspektion und optional eine Beschreibung ein.

Fragetypen

Fügen Sie der Inspektion eine Frage hinzu, indem Sie auf einen Fragentyp von rechts doppelklicken oder ihn ziehen und ablegen.

• Textfeld: Ermöglicht Technikern die Eingabe von Text über ihre Tastatur für eine Freiformantwort. Im erweiterten Bereich gibt es eine Option, um das Textfeld zu vergrößern und mehrzeilige Antworten zu ermöglichen. In der Opt-in-Version für den frühen Zugriff kann ein Textfeld mit einem Standardwert eingegeben und auch schreibgeschützt gemacht werden.

• Kontrollkästchen, Radiogruppe, Dropdown-Liste: Ermöglicht Technikern die Auswahl einer Antwort aus vordefinierten Optionen. Die Fragetypen Kontrollkästchen, Optionsgruppe und Dropdown sind ähnlich mit Ausnahme des Fragentyps Kontrollkästchen, der eine Mehrfachauswahl darstellt. Optionsgruppe und Dropdown erlauben hingegen nur eine einzige Antwort. Der Unterschied zwischen Optionsgruppe und Dropdown ist kosmetisch und sollte basierend auf der gewünschten Benutzererfahrung verwendet werden.

• Entitätssuche: Ermöglicht Technikern die Auswahl eines Dynamics 365-Datensatzes. In der Inspektionsdesigner-Oberfläche müssen Administratoren eine Entität und ein Feld auswählen, die angezeigt werden sollen. Für eine ausgewählte Entität ist das Feld Name und Pflichtfelder sind die Entitätsattribute, die in der Suche angezeigt werden können. Wenn der Benutzer etwas eingibt, werden im Dropdown-Menü bis zu die ersten 50 Datensätze angezeigt, die mit der Suchzeichenfolge beginnen. Dies enthält möglicherweise nicht alle Übereinstimmungen. Fügen Sie der Suchzeichenfolge weiter hinzu, bis das übereinstimmende Ergebnis oben angezeigt wird. Die Entitätssuche berücksichtigt die Sicherheitsrollen des angemeldeten Benutzers, was bedeutet, dass einige Entitäten und Datensätze möglicherweise nicht angezeigt werden.

  • Fügen Sie Filter hinzu, um die in den Entitätssuchoptionen angezeigten Datensätze zu überprüfen. Zum Beispiel eine Untersuchungsfrage zur Entitätssuche, die für die buchbare Ressource Datensatztyp erstellt wird. Sie können die Liste der buchbaren Ressourcen nach Ressourcen filtern, deren Ressourcentyp auf Benutzer eingestellt ist, um Subunternehmer und Maschinen aus der Liste zu entfernen.

• Nummer: Beschränkt die Eingabe auf einen numerischen Wert oder gibt einen Fehler zurück. Stellt normalerweise einen Messwert oder einen numerischen Bewertungswert dar.

• Datum Zeit: Ermöglicht Technikern die Eingabe von Datum und Uhrzeit.

• Datei: Ermöglicht Technikern das Hochladen einer Datei, das Aufnehmen mehrerer Bilder oder das Auswählen von Bildern aus ihrer Kamerarolle.

• Barcode-Scan: Ermöglicht Technikern, das Feld mit der Barcode-Nummer zu füllen, indem sie einen Barcode mit der Kamera ihres Geräts scannen. Wählen Sie den Fragentyp Textkästchen und dann Barcode zur Eingabe im Bereich Erweitert.

• Matrix (dynamisch): Fügt ein Raster mit Fragen hinzu. Während der Inspektion können dynamisch weitere Zeilen hinzugefügt werden. Ein Beispiel finden Sie im folgenden Screenshot.

Verwenden Sie die Umschaltfläche Erforderlich, um die Inspektionsfrage obligatorisch zu machen.

Durch Auswahl des Zahnrad-Symbols können Sie weitere Details für eine Inspektionsfrage hinzufügen.

Kompakte Fragenansicht

Wechseln Sie vor der Auswahl einer einzelnen Frage zum erweiterten Bereich, um das Erscheinungsbild der Inspektion zu bearbeiten.

Inspektionsersteller können den Titel und die Beschreibung der Inspektion ein- oder ausblenden, wenn die Inspektion durchführende Mitarbeiter sie anzeigen. Außerdem kann die automatische Nummerierung der Fragen deaktiviert werden, um eine benutzerdefinierte Nummerierung zuzuweisen.

Layout-Dichteoptionen:

Das Layout Komfortabel zeigt die Antwortbereiche unter den Fragen an.

Das Layout Kompakt zeigt die Antwortbereiche rechts neben den Fragen an, wie im folgenden Screenshot dargestellt. Lassen Sie sich das Layout im Vorschaubereich aus der Sicht eines Endbenutzers anzeigen.

Seiten

Fügen Sie Ihrer Inspektion Seiten hinzu, um:

1. Gruppieren Sie Fragen, um sie logisch nach Typ, Phase usw. zu organisieren.
2. Erleichtern Sie das Hinzufügen von Logik zu mehreren Fragen gleichzeitig. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt über Verzweigung und bedingte Logik weiter unten in diesem Artikel.

Wählen Sie das Seiten-Dropdown-Menü oben links im Designer aus, um eine oder mehrere Seiten hinzuzufügen. Fügen Sie dann bei Bedarf einen Seitentitel und eine Seitenbeschreibung hinzu.

Überprüfen und veröffentlichen

Verwenden Sie den Abschnitt Vorschau, um die Inspektion aus der Sicht eines Technikers zu sehen.

Notiz

Sobald Sie die Inspektion veröffentlicht haben, können Sie sie in der Vorschau-Version nicht mehr bearbeiten.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch den Namen der Vorlage endgültig festlegen. Sie können sie nicht mehr ändern, nachdem die Vorlage veröffentlicht wurde. Wenn Sie einen anderen Namen für eine Vorlage verwenden möchten, erstellen Sie eine Kopie und ändern Sie den Namen, bevor Sie die Kopie veröffentlichen.

Wenn Sie mit dem Erstellen der Inspektion fertig sind, wählen Sie oben Veröffentlichen aus.

Zuordnen einer Inspektion zu einem Serviceaufgabentyp

Ordnen Sie als Nächstes die Inspektion einem Serviceaufgabentyp zu. Diese Zuordnung ist erforderlich, da Inspektionen nicht direkt Arbeitsaufträgen hinzugefügt werden. Sie werden als Teil von Arbeitsauftragsserviceaufgaben hinzugefügt.

Gehen Sie im gleichen Abschnitt Einstellungen zu Serviceaufgabentypen.

Wählen Sie einen vorhandenen Serviceaufgabentyp aus, oder erstellen Sie einen neuen.

Legen Sie Hat Inspektion auf Ja fest.

Wählen Sie im Feld Inspektion die von Ihnen erstellte Inspektion aus.

Das Inspektionsformular wird unten angezeigt.

Es ist üblich, Vorfalltypen Serviceaufgabentypen hinzuzufügen, um Arbeiten zu bündeln. Dies ist aber nicht erforderlich, da Sie Arbeitsaufträgen einzelne Serviceaufgaben hinzufügen können, wie wir später sehen werden.

Hinzufügen einer Inspektion zu einem Arbeitsauftrag

Gehen Sie nach dem Erstellen eines Arbeitsauftrags zum Abschnitt Serviceaufgaben und fügen Sie die von Ihnen erstellte Arbeitsauftragsserviceaufgabe hinzu, die eine verbundene Inspektion aufweist.

Wählen Sie dann Speichern. Die Inspektion kann erst dann ausgefüllt werden, wenn die Arbeitsauftragsserviceaufgabe gespeichert wurde.

Alternativ kann die Inspektionsserviceaufgabe über einen Arbeitsauftragsvorfalltyp zum Arbeitsauftrag hinzugefügt werden.

Eine von einem Techniker durchgeführte Inspektion wird unten im Arbeitsauftragsserviceaufgaben-Formular angezeigt.

Führen Sie Inspektionen auf dem Mobil durch

Sie können Inspektionen in der Dynamics 365 Field Service mobile App anzeigen und ergänzen.

Melden Sie sich an und gehen Sie zu dem zugewiesenen Arbeitsauftrag.

Wählen Sie die Arbeitsauftragsserviceaufgabe mit der entsprechenden Überprüfung.

Suchen Sie das Inspektionsformular und geben Sie Antworten ein.

Techniker können Dateien hochladen, Bilder aufnehmen oder Bilder von der Kamera des Telefons hochladen. Wählen Sie beim Hochladen einer Datei oder eines Bildes das Beschriftungssymbol aus, um einen Kommentar hinzuzufügen. Dateianhänge sind auf 3 MB pro Datei begrenzt. Administrierende können diese Grenzwerte erhöhen.

Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Als erledigt markieren oder setzen Sie % erledigt auf 100.

Ein Ergebnis angeben, um über die gesamte Überprüfung zu berichten:

• Ausweis
• Fehler
• Teilweise erfolgreich
• k. A.

Ist-Dauer: Geben Sie eine tatsächliche Dauer an, die die Reihenfolge der Arbeitsauftragsserviceaufgabe in Anspruch genommen hat und die mit der geschätzten Dauer verglichen werden kann.

Wenn eine Inspektionsfrage erforderlich ist, kann der Techniker erst dann Abgeschlossen markieren oder % abgeschlossen auf 100 festlegen, wenn sie beantwortet wurde.

Antworten löschen: Bei Bedarf kann ein Techniker Weitere>Antworten löschen auswählen, um neu zu beginnen und alle Antworten dauerhaft für diese Serviceaufgaben-Inspektion zu löschen.

Anmerkung

Es werden nur einzelne Antworten unterstützt, und ein Techniker kann dieselbe Inspektion nicht zweimal für eine einzelne Arbeitsauftragsserviceaufgabe ausfüllen. Wenn die Antworten gelöscht oder erneut beantwortet werden, werden die ursprünglichen Antworten gelöscht und nur die neuesten Antworten gespeichert.

Antworten anzeigen

Zurück in Dynamics 365 sieht ein Verteiler Inspektionsantworten.

Weitere Hinweise

• Inspektionen können nicht exportiert und in andere Umgebungen importiert werden.

• Inspektionen können nicht eingebettet werden in Power Apps Portalen.

Bekannte Probleme

• Die Markierung einer Arbeitsauftragsserviceaufgabe als abgeschlossen aus der Gitteransicht funktioniert nur, wenn die Arbeitsauftragsserviceaufgabe mindestens einmal geöffnet wird.

• Der Dispatcher kann keine einzelnen Anhänge in einer Überprüfungsantwort löschen. Die sofort einsatzbereite Rolle Field Service-Dispatcher hat nicht die Möglichkeit, Überprüfungsanhänge zu löschen; sie kann jedoch Überprüfungsantworten löschen und Dateien löschen, wodurch alle Anhänge gelöscht werden. Wenn ein Dispatcher in der Lage sein möchte, einzelne Überprüfungsanhänge aus einer Überprüfung zu löschen, muss er Löschberechtigungen für die Entität Notizen erhalten.

• Wenn eine Ressource Schwierigkeiten hat, eine Überprüfung auf dem Formular für Arbeitsauftragsserviceaufgaben zu sehen (wie im folgenden Screenshot zu sehen), deaktivieren und reaktivieren Sie die zugehörige buchbare Ressourcenbuchung.

• Inaktive Inspektionen und Arbeitsauftragsserviceaufgaben sind im Offline-Modus nicht verfügbar.

• Der Fragentyp Entitätssuche zeigt inaktive Datensätze an.

• Wenn eine Inspektion eine große Anzahl von Dateien (50+) enthält, können Benutzer beim Laden des Inspektionsformulars auf Fehler stoßen.

• Benutzer können beim Hinzufügen einer großen Anzahl von Dateien in einem einzelnen Upload auf Fehler stoßen. Dieses Problem tritt eher auf, wenn die Dateien groß und/oder das Netzwerksignal schlecht ist. Wir empfehlen, große Uploads in kleinere Teile aufzuteilen, wobei jeder Upload eine Gesamtgröße von 40 MB nicht überschreitet.

• Vermeiden Sie nachstehende leere Seiten ohne Fragen in einer Inspektion, da dies zu Fehlern in der Deserialisierung bei sofort einsatzbereiten Flows führen kann.

Field Service Inspektionen oder Power Apps Inspektionen

Hier sind einige Gründe, warum Kunden sich für die Verwendung von Field Service Inspektionen vor Ort entscheiden.

• Offline-Support: Techniker können Inspektionen auf ihren Mobiltelefonen oder Tablets ohne Internetzugang anzeigen und ausfüllen. Inspektionen und Antworten werden lokal auf dem mobilen Gerät gespeichert und bei Wiederherstellung der Konnektivität (Mobilfunk oder WLAN) mit dem Server synchronisiert.
• Versionsverwaltung: Administratoren können einfach Inspektionen kontinuierlich aktualisieren und veröffentlichen, um sich ändernden Prozessen und sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
• Einfacher zu erstellen und zu verwenden: Field Service Inspektionen vor Ort erfordern keine weitere Schulung und sind für Geschäftsanwender einfach zu gestalten. Das ist anders als Power Apps Inspektionen, die umfassende Kenntnisse der Power Apps Plattform und möglicherweise Codierung erfordern.
• Skalierbarer: Wenn Ihre Organisation über viele verschiedene Inspektionen verfügt, ist es einfacher, Field Service Inspektionen mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche und mit dynamischer Verzweigung zu erstellen. Power Apps Inspektionen müssen für jede Inspektion neue Entitäten und Formulare erstellt werden, was zeitaufwändiger ist.
• Besser in Dynamics 365 integriert: Field Service Inspektionen vor Ort sind in die Funktionen für Arbeitsauftrag und Asset-Service integriert.

Field Service Inspektionen oder Serviceaufgaben-Arbeitsaufträge

Im Vergleich zu Arbeitsauftragsvorfalltypen und Serviceaufgaben bieten Inspektionen mehr Vorteile:

• Einfacher zu erstellen: Administratoren können rasch eine Inspektion mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche erstellen, ohne neue Entitäten und Felder erstellen zu müssen.
• Einfacher auszufüllen: Techniker können schnell Antworten auf jede Inspektionsfrage eingeben und alle auf einmal speichern, anstatt mehrere Datensätze öffnen und schließen zu müssen. Arbeitsauftragsservice-Aufgabenaufzeichnungen müssen einzeln geöffnet und abgeschlossen werden.
• flexibler und robuster: Field Service Inspektionen vor Ort bieten viele Fragenformate und Validierungsoptionen, z. B. Auswahl mehrerer Optionen, Pflichtfelder, Bilder, Anhänge und mehr.