Berechtigungen für Arbeitsaufträge erstellen

Berechtigungen für Arbeitsaufträge ermöglichen es Field Service-Organisationen, Preislisten und Rabatte basierend auf Arbeitsauftragsattributen und -datumsbereichsfaktoren dynamisch auf Arbeitsauftragsprodukte und -dienste anzuwenden. Dies entspricht der Art und Weise, wie Unternehmen im Dynamics 365 Customer Service Fallansprüche anbieten können.

Berechtigungen können basierend auf folgenden Optionen auf Arbeitsaufträge angewendet werden:

• Abrechnungskonto
• Dienstkonto
• Bestimmte Produkte und Dienste
• Bestimmte Kundenanlagen
• Kundenanlage-Kategorien
• Vorfalltypen

In diesem Artikel erfahren Sie anhand von zwei Szenarien mehr über Berechtigungen für Arbeitsaufträge:

Szenario 1: Eine Organisation möchte einem Kunden basierend auf einer voreingestellten Preisliste einen Rabatt von 10 % für 2 Jahre auf alle Arbeitsauftragsprodukte und -dienste geben.

Szenario 2: Eine Organisation möchte einem Kunden kostenlose Arbeitsauftragsprodukte und -dienste für zwei Jahre für Arbeitsaufträge bieten, die im Zusammenhang mit Kundenanlagen einer bestimmten Kategorie stehen.

Voraussetzungen

• Field Service v8.4+

• Dynamics 365 Customer Service

• Empfohlen: Kenntnisse der Dynamics 365-Preislisten

Szenario 1: Berechtigung für Preisliste und Rabatt

In unserem ersten Szenario möchte eine Organisation einem Kunden basierend auf einer voreingestellten Preisliste einen Rabatt von 10 % für 2 Jahre auf alle Arbeitsauftragsprodukte und -dienste geben.

Schritt 1: Erstellen einer Preisliste und Hinzufügen eines Produkts

Um eine Berechtigung zu erstellen, mit der eine Preisliste und ein Rabatt für Arbeitsauftragsprodukte und -dienste hinzugefügt werden kann, müssen Sie zunächst eine Preisliste mit verknüpften Produkten haben.

Gehen Sie zu Field Service > Einstellungen > Preislisten und erstellen Sie eine neue Preisliste.

Fügen Sie anschließend die Produkte und Dienste als Preislistenelemente mit den zugehörigen Preisen hinzu.

Bonustipp Nr. 1: Produkte und Dienste werden beide in der Produktentität hinzugefügt. Mit dem Field Service-Produkttyp können Sie diese unterscheiden. Verwenden Sie die Optionen Bestand und Nicht Bestand für Produkte und die Option Dienst für Dienste.

Bonustipp Nr. 2: Geben ein Listenpreis für den Produktdatensatz an, wenn das Produkt nicht zu einer Preisliste gehört oder wenn es nicht zu dem Preis gehört, der auf dem Arbeitsauftrag eingegeben wurde.

Schritt 2: Erstellen einer Berechtigung

Gehen Sie zu Field Service > Einstellungen > Berechtigung und erstellen Sie eine neue Berechtigung.

Die folgenden Felder werden angezeigt:

• Primärer Kunde: Wählen Sie das Konto aus, für das diese Berechtigung angewendet werden soll. Wenn das hier ausgewählte Konto später als Abrechnungskonto eines Arbeitsauftrags aufgeführt ist, kann diese Berechtigung qualifiziert sein. Eine Berechtigung kann nur auf einen Kunden angewendet werden. Ein Abrechnungskonto kann jedoch mit mehreren Dienstkonten verknüpft werden, sodass Berechtigugen auf Arbeitsaufträge für mehrere Standorte angewendet werden können, solange es sicb um dasselbe Abrechnungskonto handelt.

• Start-/Enddatum: Wählen Sie den Datumsbereich aus, in dem diese Berechtigung gültig ist. Wenn ein gültiger Arbeitsauftrag innerhalb dieses Bereiches erstellt wird, wird die Berechtigung angewendet.

• Entitätstyp: Wählen Sie Arbeitsauftrag aus.

• Zuweisungstyp: Wählen Sie Rabatt (in %%) und Preisliste aus.

• Gilt für: Wählen Sie Sowohl Arbeitsauftragsprodukte als auch Services für dieses Szenario aus. Berechtigungen können auch nur auf Produkte oder nur auf Dienste angewendet werden.

• Preisliste, die angewendet werden soll: Wählen Sie die Preisliste aus, die auf das Arbeitsauftragsprodukt und den Arbeitsauftragsdienst angewendet werden soll, wenn die Berechtigung angewendet wird.

• Rabatt (in %%): Geben Sie eine Zahl ein, die die Prozentzahl des Preises des Arbeitsauftragsprodukts oder -diensts darstellt und abgerechnet werden soll. Wenn eine Preisliste angewendet wird und das Produkt oder der Dienst Teil der Preisliste ist, wird der Preislistenpreis durch diesen Wert rabattiert. Wenn er nicht Teil der Preisliste ist, wird der Listenpreis im Produktdatensatz durch diesen Wert rabattiert.

• Berechtigungspriorisierung: Falls zutreffend, geben Sie eine Zahl ein, um die Priorität dieser Berechtigung für Instanzen darzustellen, wenn mehrere Berechtigungen für ein einzelnes Arbeitsauftragsprodukt oder einen einzelnen Arbeitsproduktdienst gelten. Die Eingabe von „1“ stellt die höchste Priorität dar. Weitere Einzelheiten finden Sie im Abschnitt Konfigurationserwägungen in diesem Artikel.

Speichern und Aktivieren Sie die Berechtigung.

Schritt 3: Erstellen eines Arbeitsauftrag und Hinzufügen von Arbeitsauftragsprodukten und -diensten

Erstellen Sie als Nächstes einen Arbeitsauftrag, für den die Berechtigung gelten soll.

Im folgenden Screenshot sehen Sie einen Arbeitsauftrag mit einem Abrechnungskonto, das mit dem primären Kunden der Berechtigung übereinstimmt. Dadurch wird ausgelöst, dass die Berechtigung auf diesen Arbeitsauftrag angewendet wird.

Wählen Sie die Produktregisterkarte aus, um Arbeitsauftragsprodukte anzuzeigen. Produkte werden in der Regel Arbeitsaufträgen entweder manuell oder automatisch über Arbeitsauftragsvorfälle hinzugefügt.

Auf der Registerkarte Sonstiges des Arbeitsauftragsprodukts wird die Berechtigung automatisch ausgewählt. Das bedeutet, dass die auf der Berechtigung ausgewählte Preisliste auch dem Arbeitsauftragsprodukt hinzugefügt wird, selbst wenn diese von der Preisliste auf dem Arbeitsauftrag abweicht.

Hinweis

Die Arbeitsauftragspreisliste wird standardmäßig auf Arbeitsauftragsprodukte und -dienste angewendet, aber durch eine Berechtigung wird dies überschrieben und direkt auf die Arbeitsauftragsprodukte und -dienste angewendet.

Der Rabattprozentsatz wird auch aufgrund der Berechtigung angewendet und dadurch wird der geschätzte Gesamtbetrag bearbeitet. Wenn der Arbeitsauftragszeilenstatus von Geschätzt in Verwendet geändert wird, handelt es sich dabei um den Preis, der den Kunden berechnet wird.

Szenario 2: Berechtigung für kostenlose Produkte und Dienste für eine Anlagenkategorie

In unserem zweiten Szenario möchte eine Organisation einem Kunden kostenlose Arbeitsauftragsprodukte und -dienste für zwei Jahre für Arbeitsaufträge bieten, die im Zusammenhang mit Kundenanlagen sowie mit einer bestimmten Kategorie stehen.

Schritt 1: Erstellen einer Berechtigung

Gehen Sie zu Berechtigungen und erstellen Sie eine neue.

Diese Berechtigung ähnelt der vorherigen. Rabatt (in %%) ist jetzt allerdings auf 100 %% gesetzt, um die Arbeitsauftragsprodukte und -dienste kostenlos zur Verfügung zu stellen, wenn die Berechtigung angewendet wird.

Erstellen Sie über die Berechtigung eine neue Berechtigungsanwendung, um mehr Details dazu hinzuzufügen, wann die Berechtigung angewendet werden soll.

Unter der Voraussetzung, dass der primäre Kunde der Berechtigung mit dem Abrechnungskonto im Arbeitsauftrag übereinstimmt, ermöglichen es Ihnen Berechtigungsanwendungen, weitere Einschränkungen dazu hinzuzufügen, wann eine Berechtigung auf Arbeitsauftragsprodukte und -dienste angewendet werden soll.

Notiz

Berechtigungsanwendungen funktionieren zusätzlich zum Wert des primären Kunden, nicht als Ersatz dafür. Wenn beispielsweise das Dienstkonto einer Berechtigungsanwendung mit einem Arbeitsauftragsdienstkonto übereinstimmt, aber das Abrechnungskonto nicht mit dem primären Kunden übereinstimmt, wird die Berechtigung nicht angewendet.

Wenn wie im folgenden Beispiel ein Arbeitsauftragsprodukt oder -dienst mit einer Kundenanlage verknüpft ist, und die Kundenanlage zur „Weinpresse-Anlagenkategorie“ gehört, gilt die Berechtigung.

Weitere Anwendungen sind:

• Dienstkonto: Wenn das Dienstkonto hier mit dem Arbeitsauftragsdienstkonto übereinstimmt, wird die Berechtigung auf alle Arbeitsauftragsprodukte und -dienste angewendet.

• Kundenanlage: Wenn der Kundenanlagenwert hier mit der Kundenanlage auf dem Arbeitsauftragsprodukt oder -dienst übereinstimmt, wird die Berechtigung auf dieses Arbeitsauftragsprodukt oder diesen Arbeitsauftragsdienst angewendet.

• Vorfalltyp: Wenn der Vorfalltyp hier mit dem Arbeitsauftragsvorfalltyp auf dem Arbeitsauftragsprodukt oder -dienst übereinstimmt, wird die Berechtigung auf dieses Arbeitsauftragsprodukt oder diesen Arbeitsauftragsdienst angewendet.

Notiz

Berechtigungsanwendungen verwenden die UND-Logik. Dies bedeutet, wenn Sie ein Dienstkonto und einen Vorfalltyp angeben, beide im Arbeitsauftrag vorhanden sein müssen.

Schritt 2: Erstellen einer Kundenanlage

Erstellen Sie als Nächstes eine Kundenanlage. Im folgenden Screenshot finden Sie eine Kundenanlage, die eine äquivalente Kategorie zu „Weinpresse“ hat, die wir auf der Berechtigungsanwendung festgestellt haben.

Schritt 3: Erstellen eines Arbeitsauftrags, der für die Kundenanlage erforderlich ist

Jetzt erstellen wir einen Arbeitsauftrag, der mit der Berechtigung für das zweite Szenario übereinstimmt. Im folgenden Beispiel stimmt das Abrechnungskonto mit dem primären Kunden überein. Bei der primären Vorfallkundenanlage wird eine Anlage aufgeführt, die zur Kategorie „Weinpresse“ gehört.

Die korrekte Berechtigung wird auf die Arbeitsauftragsprodukte angewendet.

Produkte und Dienstleistungen, die über den Vorfalltyp Standardüberprüfung hinzugefügt werden, stehen mit der Kundenanlage Pressenfilter in Zusammenhang.

Zuletzt wird der Rabatt von 100 % angewendet und die Arbeitsauftragsprodukte werden als kostenlos verwendet.

Die gleichen Berechtigungsauswirkungen gelten auch für Arbeitsauftragsdienste.

Berechtigungskonflikte

Sie können mehrere Berechtigungen für ein einzelnes Arbeitsauftragsprodukt oder einen einzelnen Arbeitsauftragsdienst anwenden. Dies liegt daran, dass Berechtigungen auf die verschiedenen Arbeitsaufträge und Arbeitsauftragsprodukt- und -dienstattribute angewendet werden können, die möglicherweise alle vorhanden sind. Beispielsweise wurde im ersten Szenario die Berechtigung auf Basis des Arbeitsauftragsabrechnungskontos angewendet. Im zweiten Szenario wurde die Berechtigung basierend auf der Kundenanlagenkategorie angewendet.

In solchen Fällen werden alle geltenden Berechtigungen als Optionen im Feld für die Berechtigungssuche angezeigt.

Jedoch wird eine Berechtigung standardmäßig ausgewählt, zuerst über den Wert Berechtigungspriorisierung und dann über die Spezifität.

Das System betrachtet dann die Berechtigungspriorisierungswerte aller geltenden Berechtigungen und wählt das mit der höchsten Priorität aus (1 als höchste Priorität). Jeder Prioritätswert ist größer als ein leerer Prioritätswert.

Wenn keine Prioritätswerte vorhanden sind oder die Prioritätswerte gleich sind, wählt das System die spezifischste Berechtigung aus.

Unter Verwendung unserer vorherigen Beispiele gilt die Berechtigung des zweiten Szenarios basierend auf dem Abrechnungskonto und der Kundenanlagenkategorie, während die Berechtigung des ersten Szenarios nur basierend auf dem Abrechnungskonto gilt. In diesem Fall ist die Berechtigung des zweiten Szenarios spezifischer, da sie auf zwei Faktoren basiert und ausgewählt wurde.

Selbst wenn mehrere Berechtigungen gelten und 1 standardmäßig ausgewält wird, kann der Benutzer eine Berechtigung manuell überschreiben oder deaktivieren.

Konfigurationsüberlegungen

• Anwenden verschiedener Rabatte: Wenn Sie einen Rabatt von 10 % auf Produkte und einen Rabatt von 20 % auf Dienste anwenden möchten, würden Sie dafür zwei Berechtigungen benötigen.

• Wenn das Arbeitsauftragsdienstkonto mit dem primären Kunden der Berechtigung übereinstimmt, das Abrechnungskonto jedoch nicht, wird die Berechtigung nicht angewendet.

• Anwenden von Berechtigungen auf bestimmte Produkte oder Dienste: Durch das Hinzufügen von Produkten und Diensten zu den Produktunterrastern in einer Berechtigung wird die Berechtigung angewendet, wenn das Produkt oder der Dienst mit dem Arbeitsauftragsprodukt oder -dienst übereinstimmt.

Weitere Hinweise

• Durch Berechtigungen können die Kosten eines Produkts oder Diensts nicht geändert werden, sondern nur der Preis.

• Bei einfacheren Szenarien sollten Administratoren die Verwendung einer Beziehung zwischen Arbeitsauftragstypen, Vorfalltypen und Preislisten in Erwägung ziehen. Durch das Auswählen eines Vorfalltyps kann ein Arbeitsauftragstyp ausgefüllt werden. Durch das Ausfüllen eines Arbeitsauftragstyps kann eine Preisliste im Arbeitsauftrag ausgefüllt werden. Dies wird während der Einrichtung des Vorfall- und Arbeitsauftragstyps konfiguriert. Außerdem werden durch das Hinzufügen einer Preisliste zu einem Arbeitsauftrag die Preislisten standardmäßig bei Arbeitsauftragsprodukten und -diensten ausgefüllt, können jedoch bei Bedarf manuell bearbeitet werden.

• Bei Berechtigungen für Arbeitsaufträge werden aktuell keine mengenbasierten und grenzbasierten Berechtigungen unterstützt (zum Beispiel: Ein Kunde hat Berechtigungen für 10 Arbeitsaufträge oder die erste Stunde eines Service ist kostenlos).

• Berechtigungsantrag und Preisanpassung erfolgen nur online. Wenn ein Arbeitsauftragsprodukt oder ein Arbeitsauftragsservice offline erstellt oder bearbeitet wird, gilt die Berechtigungslogik erst, wenn dieser Datensatz mit dem Server synchronisiert ist.