Überblick über Projektmanagement und -buchhaltung

Verwenden Sie die Projektmanagement- und Buchhaltungsfunktionen in mehreren Branchen, um einen Service bereitzustellen, ein Produkt zu produzieren oder ein Ergebnis zu erzielen.

Ein Projekt ist eine Gruppe von Aktivitäten, mit denen eine Dienstleistung erbracht, ein Produkt hergestellt oder ein Ergebnis erzielt werden soll. Projekte verbrauchen Ressourcen und generieren finanzielle Ergebnisse in Form von Umsätzen oder Anlagen.

Branchenübergreifende Projekte

Sie können die Projektmanagement- und Buchhaltungsfunktionen in mehreren Branchen verwenden, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

In einem Callcenter beschreibt ein Ticket die Gruppe von Aktionen, die zum Auflösen eines Anrufs erforderlich sind. Beratungsunternehmen wie Managementorganisationen, technische Beratungsunternehmen oder Werbeagenturen bezeichnen ihre Aktivitäten als Projekte. Im Marketing stellt eine Kampagne eine Reihe von Arbeiten dar, die erbracht werden müssen. In der projektbasierten Fertigung bezeichnet ein Fertigungsauftrag die unterschiedlichen Arbeiten, die ausgeführt werden müssen, um bestimmte Fertigerzeugnisse herzustellen. Unabhängig davon, welchen Namen Sie dafür verwenden, umfassen diese Projekte Ressourcen, Zeitpläne und Kosten. Die Projektmanagement- und Buchhaltungsfunktionen können bei der Planung, Ausführung und Analyse dieser Projekte helfen.

Projektphasen

Obwohl sich der folgende Prozessfluss auf externe Projekte oder Projekte richtet, die für einen oder mehrere Kunden abgeschlossen werden, gilt die Funktionalität auch für interne reine Kostenprojekte.

Wie in der vorstehenden Abbildung gezeigt, können Sie projektmanagement und buchhaltung in drei Phasen unterteilen:

1. Initiieren
2. Ausführen
3. Analysieren

Initiieren des Projekts

Während der Projektinitiierung treten mehrere Schlüsselprozesse auf. Verwenden Sie ein Projektangebot, um dem Kunden die geschätzten Arbeit, Ausgaben und Materialien mitzuteilen. Notieren Sie die Abrechnungsbedingungen, Grenzwerte und Vereinbarungen in einem Projektvertrag. Verwenden Sie einen Projektstrukturplan (PSP), um die Arbeit zu planen und zu schätzen. Richten Sie Prognosen und Budgets ein, um die Projektausführung zu leiten. Die folgende Abbildung zeigt die Struktur eines Projekts.

Projektangebote erstellen

In der ersten Verkaufsphase eines Projekts können Sie einem Kunden mit einem Projektangebot ein unverbindliches Angebot unterbreiten. Ein Angebot kann Elemente wie die angebotenen Artikel und Dienstleistungen, grundlegende Kontaktinformationen, spezielle Handelsabkommen und Rabatte sowie mögliche Steuern und Zuschläge enthalten.

Sie können auch eine Garantieerklärung für eine Projektangebotstransaktion zwischen Ihrer Organisation und dem Kunden ausstellen. Nachdem Sie das Projektangebot erstellt haben, können Sie den Garantieantrag für den Kunden erstellen und an die Bank übermitteln. Nachdem die Bank die Anfrage genehmigt hat, sendet sie dem Kunden das Garantieschreiben.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektangebote.

Projektverträge erstellen

Erstellen Sie einen Projektvertrag, wenn Sie einen Vertrag mit einem Kunden oder einer anderen Finanzierungsquelle abschließen, um ein Projekt abzuschließen. Weisen Sie den Vertrag dem Projekt zu, wenn Sie das Projekt erstellen. Die Art des Projekts, das Sie für einen Projektvertrag erstellen, bestimmt die Methode, mit der die Projektkunden in Rechnung gestellt werden. Sie können einen Projektvertrag und das zugehörige Projekt ändern, aber sie können den Projekttyp nicht ändern. Weitere Informationen zu diesen Projekttypen finden Sie im Abschnitt „Erstellen von Projekten“.

Weitere Informationen zu Projektverträgen finden Sie unter Projektverträge.

Projektstrukturpläne erstellen

Der Detaillierungsgrad in einem PSP hängt von der Genauigkeit ab, die für Schätzungen erforderlich ist, und von der Nachverfolgung, die für diese Schätzungen erforderlich ist. Projekte mit geringer Toleranz für Abweichungen bei Terminplänen oder Kosten benötigen in der Regel einen detaillierteren Projektstrukturplan (PSP) und erfordern auch eine sorgfältige Überwachung des Arbeitsfortschritts und der Kosten im Vergleich zum PSP.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektstrukturplanhierarchie Übersicht.

Erstellen von Projektprognosen und Budgets

Verwenden Sie Prognose, wenn Ihre Organisation eine operative Perspektive hat und sich auf die Einnahmen und Kosten konzentriert, die von bestimmten Transaktionen abgeleitet werden. Wenn Sich Ihre Organisation jedoch mehr auf finanzielle Beträge konzentriert, verwenden Sie die Budgetierung. Jede Methode hat ihre Vorteile. Weitere Informationen finden Sie unter Projektprognosen und Budgets.

Projekte erstellen

In Finance können sechs Arten von Projekten erstellt werden. Jeder Projekttyp behandelt Kosten und Ertragsrealisierung unterschiedlich. Wählen Sie den Projekttyp aus, der dem Zweck Ihres Projekts entspricht. In der folgenden Tabelle wird die typische Verwendung der einzelnen Projekttypen beschrieben.

Projekttyp	BESCHREIBUNG
Zeit und Materialien	Bei Zeit- und Materialprojekten stellen Sie dem Kunden alle Kosten in Rechnung, die sie in einem Projekt verursachen. Diese Kosten umfassen Kosten für Stunden, Ausgaben, Artikel und Gebühren.
Festpreis	Bei Festpreisprojekten bestehen die Rechnungen aus Transaktionen auf Rechnung. Sie fakturieren ein Festpreisprojekt gemäß einem Abrechnungszeitplan, der auf einem Projektvertrag basiert. Sie können den Umsatz für ein Festpreisprojekt im gesamten Projekt berechnen und posten, indem Sie die abgeschlossene Prozentmethode verwenden. Alternativ können Sie den Umsatz berechnen und posten, wenn das Projekt abgeschlossen ist, indem Sie die abgeschlossene Vertragsmethode verwenden. Unternehmen können häufig davon profitieren, den Wert des Work-in-Process (WIP) zur Berechnung des Abschlussgrads eines Projekts oder einer Gruppe von Projekten zu verwenden.
Investition	Investitionsprojekte sind Projekte, die keine unmittelbaren Einnahmen erzielen. Sie werden normalerweise für langfristige interne Projekte verwendet, bei denen die Kosten aktiviert werden müssen. Sie können nur Kosten für Artikel, Stunden und Ausgaben für ein Investitionsprojekt aufzeichnen. Sie können die Kosten in einem Investitionsprojekt mithilfe der Schätzungsfunktionalität nachverfolgen und steuern. Sie können Investitionsprojekte mit einer optionalen maximalen Kapitalisierung einrichten. Während ein Investitionsprojekt fortschreitet, erfassen Sie seine Kosten in Unf.-Arbeit-Konten, in denen die Kosten bis zum Abschluss des Projekts aufbewahrt werden. Wenn Sie das Projekt beseitigen, übertragen Sie den WIP-Wert auf ein Festes Objekt, ein Sachkonto oder ein neues Projekt. HINWEIS: Transaktionen zu Investitionsprojekten werden nicht auf der Seite "Postkosten", "Einnahmen fällig" oder "Rechnungsvorschläge erstellen" angezeigt.
Kostenprojekt	Wie Investitionsprojekte verwenden Sie in der Regel Cost-Projekte, um interne Projekte nachzuverfolgen, und Sie können nur Stunden, Ausgaben und Elemente dafür aufzeichnen. Kostenprojekte haben jedoch in der Regel eine kürzere Laufzeit als Investitionsprojekte. Darüber hinaus können Sie, anders als bei Investitionsprojekten, Kostenprojekte nicht in Bilanzkonten aktivieren. Stattdessen buchen Sie ihre Projekttransaktionen nur auf Gewinn- und Verlustkonten. HINWEIS: Transaktionen zu Kostenprojekten werden nicht auf der Seite "Kosten buchen", "Einnahmen abgrenzen" oder "Rechnungsvorschläge erstellen" angezeigt. Da Sie in der Regel Kostenprojekte verwenden, um interne Projekte nachzuverfolgen, müssen sie in der Regel nicht mit einem Kundenkonto verknüpft sein. Wenn Ihr Setup jedoch erfordert, dass Sie Artikelanforderungen für Bestellungen erstellen, müssen Sie das Kostenprojekt einem Kunden zuordnen. Diese Zuordnung ist erforderlich, da Artikelanforderungen als Kundenauftragspositionen verwaltet werden und das System die Angabe eines Kunden erfordert. Diese Einrichtung führt jedoch nicht dazu, dass Elementanforderungen automatisch aus einer Bestellung erstellt werden. Für Kostenprojekte wird die Artikelanforderung erstellen-Einstellung ignoriert. Wenn Sie eine Elementanforderung in einem Kostenprojekt benötigen, können Sie sie manuell erstellen, wenn ein Kunde dem Projekt zugeordnet ist.
Intern	Sie verwenden interne Projekte, um Kosten für ein Projekt nachzuverfolgen, das für Ihre Organisation intern ist. Interne Projekte können ein Planungswerkzeug zur Verwaltung des Ressourcenverbrauchs bereitstellen. HINWEIS: Transaktionen zu internen Projekten werden nicht auf der Seite "Umsatzerfassung" oder "Rechnungsvorschläge anlegen" angezeigt.
Uhrzeit	Sie verwenden Zeitprojekte, um nicht verrechenbare und unproduktive Aktivitäten zu verfolgen, z. B. ein Projekt zur Nachverfolgung des Krankenstands für Mitarbeiter. Transaktionen in Zeitprojekten werden nicht in die Finanzbuchhaltung gebucht. Stattdessen werden sie in Arbeitsauslastungsberichte einbezogen. Sie können nur Stundentransaktionen in Zeitprojekten aufzeichnen. Sie verwenden ein Stundenjournal oder eine Arbeitszeittabelle, um diese Stunden für das Projekt zu registrieren. Nachdem Sie die Stunden registriert haben, werden sie als Projekttransaktionen angezeigt, verfügen jedoch nicht über entsprechende Gutscheintransaktionen. HINWEIS: Transaktionen zu Zeitprojekten werden nicht auf der Seite " Postkosten", "Einnahmen fällig" oder " Rechnungsvorschläge erstellen " angezeigt.

Weisen Sie Mitarbeiter, Kategorien und Ressourcen zu

Sie können Mitarbeiterressourcen entweder basierend auf den Anforderungen und dem Zeitplan eines Projekts oder basierend auf den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit von Mitarbeitern planen. Mithilfe der Ressourcenplanungsfunktionen können Sie die Mitarbeiter Ihrer Organisation effizient und effektiv bereitstellen. Sie können schnell die qualifiziertesten Mitarbeiter finden, die für die Arbeit an Ihrem Projekt zur Verfügung stehen. Sie können auch leicht sehen, wie diese Mitarbeiter während des Projekts effektiver eingesetzt werden können.

Hier sind einige Möglichkeiten, um die Ressourcenplanungsfunktion zu nutzen:

• Verwenden Sie Informationen zu den Attributen eines Mitarbeiters, z. B. Bildung, Fähigkeiten, Zertifizierungen und Projekterfahrung, um dem Mitarbeiter die Anforderungen eines Projekts zuzuordnen.
• Verwenden Sie Informationen zum Kalender und zur Verfügbarkeit eines Mitarbeiters, um dem Projektkalender den Zeitplan des Mitarbeiters zuzuordnen.
• Die Kapazität jedes Mitarbeiters überprüfen und feststellen, wie diese Kapazität verwendet wird Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter unterbeschäftigt ist, weisen Sie ihn einem Projekt zu, das zu seiner Verfügbarkeit und seinen Eigenschaften passt.
• Überprüfen Sie die Verfügbarkeit eines Arbeitnehmers, um sicherzustellen, dass keine Kalenderkonflikte mit den Aufgaben des Arbeitnehmers vorliegen.
• Die Informationen zur Auslastung der Mitarbeiter entweder in einer Übersichtsansicht (z. B. nach Abteilung oder nach Mitarbeiter) oder in einer Detailansicht (z. B. nach Mitarbeitern in einer Abteilung oder nach wöchentlichen Details für jeden Mitarbeiter) überprüfen.
• Ändern Sie die Ressourcenzuweisungen für verschiedene Zeiteinheiten, z. B. Tag, Woche oder Monat, um die Verwendung der Mitarbeiter zu optimieren.

Führen Sie das Projekt aus

Während der Projektausführung erfassen Teammitglieder oder Manager Arbeit und die Ausgaben, die sie mithilfe von Arbeitszeittabellen, Spesenabrechnungen und anderen Geschäftsdokumenten verursachen. Projektmanager verfügen über Tools, mit denen sie den Verbrauch budgetierter Beträge für das Projekt überwachen können. Projektmanager können auch Materialien für Projekte mithilfe von Bestellungen und anderen Geschäftsdokumenten bestellen, kommissionieren oder beschaffen. Rechnungen werden erstellt und genehmigt, damit den Kunden die laufenden Arbeiten in Rechnung gestellt werden können. Schließlich werden während dieses Prozesses Umsatzerlöse erfasst, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken.

Projektstrukturpläne verwalten

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine Beschreibung der Arbeiten, die Sie für ein Projekt durchführen. Ein PSP ist eine Hierarchie von Aufgaben. Er repräsentiert nicht nur die Arbeit für jede Aufgabe, sondern auch die Größe, die Kosten und die Dauer der Aufgabe.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektstrukturplanhierarchie Übersicht.

Verwalten von Projektprognosen und Budgets

Verwenden Sie zwei Möglichkeiten zum Verwalten und Steuern Ihrer Projekte: Projektprognosen und Projektbudgets. Verwenden Sie Prognose, wenn Ihre Organisation eine operative Perspektive hat und sich auf die Einnahmen und Kosten konzentriert, die bestimmte Transaktionen ableiten. Wenn Sich Ihre Organisation jedoch mehr auf finanzielle Beträge konzentriert, verwenden Sie die Budgetierung.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektprognosen und Budgets.

Produktionsaufträge erstellen

Sie können einen projektbezogenen Produktionsauftrag mit einem Verkaufsauftrag oder einer Artikelanforderung verknüpfen, indem Sie entweder die fertige Elementmethode oder die verbrauchte Elementmethode verwenden. Wenn Sie den Produktionsauftrag manuell erstellen, gibt es keine Verknüpfung zwischen dem Produktionsauftrag und der Verkaufsauftrags- oder Artikelanforderung (keine Verknüpfung mit der Bestellung). Wenn Sie jedoch den Produktionsauftrag automatisch erstellen, um einen Verkaufsauftrag oder eine Artikelanforderung zu erfüllen, gibt es eine Verknüpfung zwischen dem Produktionsauftrag und der Auftrags- oder Artikelanforderung (Verknüpfung mit Bestellung).

Verwenden Sie basierend auf den Kombinationen dieser Faktoren eine der folgenden Methoden:

• Fertiger Artikel/Link zur Bestellung – Verknüpfen Sie das Projekt mit einem Kundenauftrag oder einer Artikelanforderung. Wenn Sie diese Methode verwenden, posten Sie die tatsächlichen Projektkosten, wenn Sie den Verkaufsauftrag in Rechnung stellen oder wenn Sie den Verpackungsschein für die Artikelanforderung aktualisieren. Sie buchen die Kosten als fertigen Artikel.
• Fertiger Artikel/kein Link zur Bestellung – Sie können die Istkosten erst buchen, wenn der Produktionszyklus für einen Artikel den Status Beendet hat. Sie posten die Kosten für das fertige Element als einzelne Transaktion.
• Verbrauchter Artikel/Link zum Auftrag – Verknüpfen Sie das Projekt mit einer Artikelanforderung. Mit dieser Methode können Sie die tatsächlichen Projektkosten anzeigen, wenn die Produktion den Status Gestartet hat oder wird als erledigt gemeldet ist. Sie posten die Kosten als mehrere Projektelementtransaktionen für Rohstoffe und Stunden, die für die Produktion verbraucht werden. Wenn Sie den Verpackungsschein für die Artikelanforderung aktualisieren, werden keine Projektkosten gebucht. Sie können auch die Ebene in der Stücklistenhierarchie (BOM) definieren, auf der die Projekte in der Produktion verfolgt werden.
• Verbrauchter Artikel/kein Link zur Bestellung – Verknüpfen Sie das Projekt mit einer Elementanforderung. Mit dieser Methode können Sie die tatsächlichen Projektkosten anzeigen, wenn die Produktion den Status Gestartet hat oder wird als erledigt gemeldet ist. Sie posten die Kosten als mehrere Projektelementtransaktionen für Rohstoffe und Stunden, die für die Produktion verbraucht werden. Sie können auch die Ebene in der Stücklistenhierarchie definieren, auf der die Projekte in der Produktion verfolgt werden.

Produkte und Dienste beschaffen

Der Kauf und Verkauf von Artikeln sind gemeinsame Aktivitäten in vielen projektorientierten Unternehmen.

Bestellungen für Projekte

Der Zweck der Bestellung bestimmt, wann die Bestellung verbraucht wird und wann Artikel für ein Projekt belastet werden.

Methode	Zweck	Verbrauch von Gegenständen
Eine Einkaufsbestellung direkt erstellen.	Kaufen Sie Artikel von einem externen Lieferanten zum Verbrauch in einem Projekt. Sie können die Bestellung auf folgende Arten erstellen: Aus dem Projekt selbst. In diesem Fall ist das Projekt bereits für die Bestellung definiert. Durch Navigieren zur Projektbestellung. Sie müssen sowohl den Kreditor als auch das Projekt auswählen, für das Sie die Bestellung erstellen möchten.	Artikel werden verbraucht, wenn die Kreditorenrechnung aktualisiert wird.
Legen Sie eine Bestellung auf Grundlage eines Auftrags an.	Kaufen Sie Artikel, wenn Sie einen Verkaufsauftrag aus einem Projekt erstellen.	Artikel werden verbraucht, wenn dem Kunden der Verkaufsauftrag in Rechnung gestellt wird.
Erstellen Sie eine Bestellung aus einer Artikelanforderung.	Kaufen Sie Artikel, wenn Sie eine Artikelanforderung aus einem Projekt erstellen.	Artikel werden verbraucht, wenn der Lieferschein der Artikelanforderung aktualisiert wird.

Vertriebsaufträge für Projekte

Im Projektmanagement und der Buchhaltung können Sie den Verbrauch von Artikeln auf verschiedene Arten registrieren. Sie können Artikel aus einem Projekt kaufen oder verkaufen oder Artikel für ein Projekt reservieren.

Sie können Artikel aus dem Bestand des Unternehmens für den Verbrauch in einem Projekt bestellen. Alternativ können Sie Artikel von einem externen Anbieter kaufen. Elemente können für alle Arten von Projekten mit Ausnahme von Zeitprojekten verwendet werden.

Die Art und Weise, wie Sie Artikel bestellen, hängt davon ab, wo Sie sie bestellen:

• Um Artikel aus dem Bestand des Unternehmens zu bestellen, geben Sie die Bestellung als Artikelanforderung ein. Wenn Sie die Seite Artikelanforderungen verwenden, können Sie die Anforderung so einrichten, dass Sie Artikel als Teillieferungen erhalten. Daher können Sie den Verbrauch einer Menge der Artikel verschieben, bis die Artikel benötigt werden.
• Um Artikel von einem externen Lieferanten zu bestellen, erstellen Sie den Auftrag als Bestellauftrag auf der Seite Bestellauftrag.

Hinweis

Sie können den Verpackungsschein für einen projektbezogenen Verkaufsauftrag nicht stornieren, wenn Sie die Artikel bereits für die Verpackung markiert haben.

In der folgenden Tabelle sind die Methoden zum Bestellen von Artikeln aufgeführt, und es wird beschrieben, wie die Artikel verbraucht werden.

Methode	Zweck	Verbrauch von Artikeltransaktionen
Kundenauftrag	Geben Sie eine Transaktion direkt in ein Zeit- und Materialprojekt ein.	Artikeltransaktionen werden verbraucht, wenn die Kundenrechnung gebucht wird.
Lagererfassung	Geben Sie Artikeldatensätze schnell ein und pflegen Sie sie. Wenn Sie beispielsweise eine Artikelanforderung basierend auf einer gedruckten Liste eingeben möchten, kann die Lagererfassung angewendet werden.	Artikeltransaktionen werden verbraucht, wenn die Erfassung gebucht wird.
Artikelanforderung	Geben Sie Elemente ein, die Sie nicht sofort nutzen. Mit dieser Methode können Sie die Anzahl der Elemente nachverfolgen, die in einem einzelnen Elementanforderungseintrag verbraucht werden.	Artikeltransaktionen werden verbraucht, wenn der Lieferschein aktualisiert wird. Mit anderen Worten, die Artikelanforderung wird erstellt, wenn der Lieferschein gebucht wird.
Bestellungen	Geben Sie Transaktionen an einem von drei Standorten ein, abhängig von der Kaufmethode.	Artikeltransaktionen werden verbraucht, wenn der Lieferschein aktualisiert wird oder wenn der Kunde oder Lieferant in Rechnung gestellt wird.

Projektrechnungen bearbeiten

Der Projekttyp bestimmt, welche Rechnungsstellungsprozedur angewendet werden soll. Sie können nur die beiden externen Projekttypen in Rechnung stellen: Zeit und Material sowie Festpreis. Zeit- und Materialprojekte und Festpreisprojekte hängen immer an einen Projektvertrag an.

Bevor Sie eine Kundenrechnung für ein Projekt erstellen, können Sie eine vorläufige Rechnung oder einen Rechnungsvorschlag erstellen. In einem Rechnungsvorschlag wählen Sie Projekttransaktionen aus, die in eine Projektrechnung einbezogen werden sollen. Sie können dann die Rechnungsdetails überprüfen, bevor Sie die Projektrechnung buchen und an den Kunden oder eine andere Finanzierungsquelle senden.

Weitere Informationen darüber, wie Sie Projektrechnungen verarbeiten, finden Sie unter Projektrechnungsstellung.

Berechnen Sie die Kosten für die Fertigstellung eines Projekts

Wenn Sie eine Schätzung erstellen, wählen Sie die Methode aus, mit der die Kosten berechnet werden sollen, um das Projekt abzuschließen. Wählen Sie eine Methode im Feld " Kosten zum Abschließen der Methode " auf der Seite " Schätzung erstellen " aus. Wenden Sie die Methode, die Sie separat für jede Kostenlinie in der Kostenschätzung auswählen. Während eine Position den Status Erstellt hat, können Sie die Methode ändern, die auf der Seite Geschätzte Kosten angewendet wird.

In der folgenden Tabelle werden die Methoden zur Berechnung der Kosten für die Fertigstellung eines Projekts beschrieben.

Methode	BESCHREIBUNG
Gesamtkosten – Istwert	Geben Sie geschätzte Kosten manuell ein. Nachdem Sie die Spalte "Gesamtkosten " oder " Gesamtmenge " auf der Seite " Kostenvoranschlag " abgeschlossen haben, subtrahiert das System die tatsächlichen Kosten von den vom Benutzer eingegebenen Summen. Das Ergebnis sind die Kosten für die Fertigstellung des Projekts. In der Regel wird der Kostenfortschritt nicht anhand der Anzahl der Hotelaufenthalte und Mahlzeiten verfolgt, die in jedem Zeitraum erfasst wurden. Stattdessen basiert die Nachverfolgung auf einem Vergleich mit der Gesamtzahl der geschätzten Stunden. Für diesen Ansatz ist kein Prognosemodell erforderlich, und die Gesamtkosten oder die Gesamtmenge können manuell geändert werden. Wenn Sie einen Wert in die Spalte "Gesamtkosten " oder " Gesamtmenge " eingeben, vergleicht Finance diesen Wert mit den tatsächlichen Transaktionen, die im Zeitraum gebucht werden, und verringert dann den Wert in der Spalte " Menge" auf "Abgeschlossen" oder "Kosten" auf "Abgeschlossen" .
Gesamtbudget – Ist-Kosten	Die Ist-Kosten werden mit dem Prognosemodell verglichen, das Sie zur Ermittlung der Kosten ausgewählt haben. Diese Methode verwendet ein Gesamtbudgetmodell, das prognostizierte Transaktionen enthält. Um eine genauere Ansicht des Projekts zu erhalten, können Sie das Budgetmodell anpassen, wenn das Projekt ausgeführt wird. Wenn Sie die Prognose anpassen müssen, gehen Sie wie folgt vor: Kopieren Sie Prognosetransaktionen in ein anderes Prognosemodell. Vergleichen Sie prognostizierte Transaktionen mit tatsächlichen Transaktionen. Pflegen, verringern oder erhöhen Sie die Schätzungen für den nächsten Zeitraum. Die Finanzierung verringert die prognostizierten Schätzungen nicht automatisch. Daher ist es eine gute Idee, ein ursprüngliches Prognosemodell für das Festpreisprojekt beizubehalten, um nach Abschluss des Projekts eine Vergleichsbasis zu erstellen. HINWEIS: Wenn Sie diese Methode auswählen, verwenden Sie mindestens zwei Prognosemodelle. Ein Modell sollte die ursprüngliche Prognose enthalten. Für das andere Modell sollten Sie Prognosetransaktionen aus einem anderen Modell kopieren. Diese Methode gilt nur für Festpreis- und Investitionsprojekte.
Übriges Budget	Diese Methode verwendet ein verbleibendes Budgetmodell, um die Kosten für den Abschluss des Projekts zu berechnen. Wenn Sie diese Methode verwenden, werden die tatsächlichen Kosten und die prognostizierten Beträge im verbleibenden Budgetmodell addiert. Das Ergebnis sind Gesamtkosten. Bevor Sie diese Methode verwenden, richten Sie ein verbleibendes Budgetmodell ein, um Transaktionen basierend auf tatsächlichen Transaktionen abzuziehen, die im System erfasst werden. Auf der Seite Prognosemodelle stellen Sie sicher, dass die Felder in der Gruppe Automatische Prognosereduzierung markiert sind. In der Regel wird ein verbleibendes Budget aus einem ursprünglichen Budget kopiert. Während Sie Transaktionen eingeben, verringert das System die Transaktionen im verbleibenden Budget. Wenn Sie im Verlauf des Projekts feststellen, dass das verbleibende Budget angepasst werden muss, belasten Sie das verbleibende Budget mit Prognosetransaktionen. HINWEIS: Diese Methode kann nur angewendet werden, wenn der Schätzung ein Prognosemodell zugeordnet ist.
Als vorherige Schätzung	Es wird dieselbe Schätzmethode angewendet, die in der Vorperiode verwendet wurde. Diese Methode erfordert ein Prognosemodell, wenn für die vorherige Periode ein Prognosemodell erforderlich war.
Setzen Sie die Kosten auf Null	Verwenden Sie diese Methode in der Regel, bevor Sie das Schätzungsprojekt beseitigen. Diese Methode vergleicht die Gesamtschätzungen mit den tatsächlich gebuchten Transaktionen und löscht die Spalte Kosten bis Abschluss. Der resultierende Fertigstellungsprozentsatz beträgt immer 100 Prozent. Das Feld "Prognose" ist für jede von Ihnen erstellte Kostenlinie nicht ausgewählt, und die Gesamtschätzung wird aus der vorherigen Kostenschätzung kopiert. Der tatsächliche Verbrauch für den geschätzten Zeitraum wird von den Kosten für die Fertigstellung des Projekts abgezogen. Diese Methode erfordert kein Prognosemodell.
Aus der Kostenvorlage	Die Methode zum Abschluss der Kosten, die in der Kostenvorlage festgelegt ist, die dem ausgewählten Schätzprojekt zugeordnet ist, wird angewendet.

Analysieren Sie das Projekt

Im Wesentlichen gruppiert ein Projekt Transaktionen, die Kosten aufzeichnen, und bucht anschließend diese Kosten ins Hauptbuch.

Im Allgemeinen führen Geschäftsdokumente wie Arbeitszeittabellen, Spesenabrechnungen, Lieferantenrechnungen oder Bestandstransaktionen zu diesen Transaktionen. Der Lebenszyklus eines Projekts beginnt normalerweise mit Schätzungen, Prognosen und Budgets, mit deren Hilfe die Arbeit und die finanziellen Auswirkungen des Projekts geplant und vorweggenommen werden können. Während Sie ein Projekt analysieren, können Sie nicht nur die Transaktionen bewerten, die während des Projekts stattgefunden haben, sondern auch die Genauigkeit Ihrer Schätzungen und Prognosen, die Nutzungsraten der Mitglieder des Projektteams und den Gesamterfolg des Projekts.

Cashflow analysieren

Verwenden Sie die Cashflow-Überwachung, um sowohl die prognostizierten Cashflows als auch die tatsächlichen Cashflows für ein Projekt zu überprüfen. Sie können die Cashflows während eines laufenden Projekts überprüfen oder die Cashflows eines abgeschlossenen Projekts anzeigen.

Durch die Überwachung der Cashflows können Sie ein einzelnes Projekt bewerten, mithilfe der Berichte mehrere Projekte anzeigen und die Projekt-Cashflows in die Cashflow-Prognosen im Hauptbuch übertragen.

Mittelzufluss-Planung

Basierend auf Ihrem Setup können Sie die Mittelzuflüsse für ein ausgewähltes Projekt prognostizieren. Wenn das Projektdatum beispielsweise der 5. März 2012 ist und Sie am 31. März 2012 in Rechnung stellen, können Sie das Fälligkeitsdatum und das voraussichtliche Verkaufszahlungsdatum folgendermaßen prognostizieren:

• Projektdatum: 5. März 2012.
• Rechnungsdatum: 31. März 2012. Dieses Datum wird anhand der Rechnungshäufigkeit festgelegt. In diesem Beispiel legen Sie die Rechnungshäufigkeit auf den aktuellen Monat fest. Daher werden alle Transaktionen, die im Monat März gebucht werden, am letzten Tag des Monats in Rechnung gestellt.
• Fälligkeitsdatum: 14. April 2012. Dieses Datum wird basierend auf den Zahlungsbedingungen bestimmt, die Sie für das Projekt festgelegt haben. In diesem Beispiel wählen Sie die Zahlungsbedingungen von 14 Tagen aus. Daher werden dem Rechnungsdatum 14 Tage hinzugefügt, um zu einem Fälligkeitsdatum am 14. April 2012 zu gelangen.
• Voraussichtlicher Verkaufszahlungstermin: 27. April 2012. Dieses Datum wird berechnet, indem die Anzahl der Tage im Feld Allgemeine Puffertage auf der Seite Projektmanagement- und Buchhaltungsparameter zur Anzahl der Tage im Feld Einzelne Puffertage auf der Seite Projektverträge hinzugefügt und dann die Summe zur Anzahl der Tage im Feld Fälligkeitsdatum addiert wird. In diesem Beispiel geben Sie 3 im Feld " Allgemeine Puffertage " und "10 " im Feld "Einzelne Puffertage " ein. Daher werden dem Fälligkeitsdatum 13 Tage hinzugefügt, um zu einem Verkaufszahlungstermin am 27. April 2012 zu gelangen.

Die allgemeinen Puffertage können entweder die einzelnen Puffertage ersetzen oder zu den einzelnen Puffertagen hinzugefügt werden:

• Geben Sie die durchschnittliche Anzahl von Tagen zwischen dem Fälligkeitsdatum und dem tatsächlichen Zahlungsdatum für Kunden ein, um die allgemeinen Puffertage als Ersatz für die einzelnen Puffertage zu verwenden.
• Um die allgemeinen Puffertage zu den einzelnen Puffertagen hinzuzufügen, geben Sie im Feld Allgemeine Puffertage Ihren Kostenvoranschlag für die Anzahl der Tage zwischen dem Tag, an dem der Kunde die Zahlung sendet, und dem Tag ein, an dem Ihre Organisation die Zahlung erhält.

Richten Sie einzelne Puffertage im Vertrag des Projekts ein. Die Tage werden basierend auf dem Fälligkeitsdatum der Verkaufsrechnung und der Erfahrung Ihrer Organisation mit dem Zahlungsmuster eines Kunden berechnet.

Tatsächlicher Mittelzufluss

Der tatsächliche Cashflow ähnelt der Prognose, aber Sie beginnen ihre Berechnungen ab dem ersten Rechnungsdatum. Ein Beispiel:

• Rechnungsdatum: 2. März 2012.
• Fälligkeitsdatum: 16. März 2012. Die Zahlungsbedingungen betragen 14 Tage.
• Voraussichtlicher Verkaufszahlungstermin: 29. März 2012. Die Berechnung umfasst drei allgemeine Puffertage und 10 einzelne Puffertage.

Kostenprognose

Basierend auf den von Ihnen definierten Tagen kann sich das Kostenzahlungsdatum vom Projektdatum unterscheiden. In diesem Fall wird das Datum der Kostenzahlung berechnet, indem die Anzahl der Tage ab dem Projektdatum zur Anzahl der Tage in den Zahlungsbedingungen addiert wird.

Beispielsweise lautet der Projekttermin der Transaktion 5. März 2012, und Sie legen die folgenden Zahlungsbedingungen fest:

• Stunden: Aktueller Monat (M)
• Ausgaben: 14 Tage (D14)
• Artikel: 30 Tage (D30)

Basierend auf diesen Einstellungen sehen Sie hier das Kostenzahlungsdatum für jeden Transaktionstyp:

• Stunden: 31. März 2012, der letzte Tag des ausgewählten Monats.
• Ausgaben: 19. März 2012, 14 Tage nach dem Datum der Transaktion.
• Artikel: 4. April 2012, 30 Tage nach dem Datum der Transaktion.

Hinweis

Das Fälligkeitsdatum für die Bestellung basiert auf der Lieferantentransaktion, wenn Sie den Projektkaufauftrag erstellen. Das Fälligkeitsdatum wird nicht durch Standardeinstellungen festgelegt.

Das Kostenzahlungsdatum wird nicht an Puffertagen berechnet. Nach Abschluss eines Projekts werden nach Abschluss aller Kosten und Rechnungen sowohl die Kosten als auch die Verkäufe auf die Gewinn- und Verlustrechnung gebucht.

Wenn alle Verkaufs- und Lieferantenrechnungen abgeschlossen sind, können Sie die Beziehung zwischen den Feldern auf der Seite Cashflow und den Feldern auf der Seite Projektanweisungen anzeigen.

Cashflow-Seite

• Mittelzuflüsse
• Ausgehende Cashflows
• Netto-Cashflows

Projektanweisungsseite

• Einnahmen
• Gesamtkosten
• Bruttogewinn

Kosten überprüfen

Sie können die Kosten überwachen, die Ihrer Organisation während eines Projekts auf der Seite Kostensteuerung entstehen. Durch Vergleichen der ursprünglich budgetierten Kosten für das Projekt mit den aktuellen tatsächlichen Kosten und den zugesagten Kosten können Sie feststellen, ob das Projekt wie geplant, über dem Budget oder unter dem Budget ist.

Hinweis

Wenn Sie die Kostensteuerungsseite verwenden, um den aktuellen Status der Projektkosten anzuzeigen, verwenden Sie die Prognosemodelle, die Sie für das ursprüngliche und verbleibende Budget ausgewählt haben. Wenn Sie beim Berechnen von Kosten andere Prognosemodelle auswählen, sind die Berechnungsergebnisse nicht korrekt.

Anzeigen der verbleibenden budgetierten Beträge

Wenn Sie Restbudget als Kostensteuerungsmethode auf der Seite Projektmanagement- und Buchhaltungsparameter auswählen, berechnet die Seite Kostensteuerung Kosten, die nicht als tatsächlich oder als zugesichert gekennzeichnet sind. Insbesondere die Beträge auf der Registerkarte Allgemein im unteren Bereich der Seite Kostensteuerung werden auf folgende Arten berechnet:

• Ist-Kosten – Der Gesamtbetrag, den Sie für das Projekt für die ausgewählte Kostenlinie ausgegeben haben. Der tatsächliche Kostenbetrag wird auf der Seite Sachkonto-Updates berechnet.
• Zugesicherte Kosten – Die zusätzliche Anzahl der Ausgaben, die sich die juristische Person zur Zahlung verpflichtet. Die spezifischen zugesagten Kostenbeträge werden auf der Seite Zugesagte Kosten berechnet.
• Verbleibendes Budget – Der Betrag des ursprünglich budgetierten Betrags, der für die ausgewählte Kostenzeile noch verfügbar ist. Der verbleibende Budgetbetrag wird auf der Seite Finanzbuchhaltungs-Vorschau berechnet.
• Gesamtkosten – Die Summe der tatsächlichen Kosten, der zugesagten Kosten und der verbleibenden Budgetbeträge.

Auf der Seite Kostensteuerung auf der Registerkarte Abweichung können Sie einen Vergleich der erwarteten Gesamtkosten mit dem ursprünglichen Budget anzeigen. Dieser Vergleich zeigt Unterschiede zwischen diesen Beträgen. Daher können Sie sehen, wo die Daten nicht übereinstimmen. Die Abschreibungsbeträge werden folgendermaßen berechnet:

• Ursprüngliches Budget – Der Betrag, den Sie ursprünglich für die ausgewählte Kostenlinie budgetiert haben. Der ursprüngliche Budgetbetrag wird auf der Seite Finanzbuchhaltungs-Vorschau berechnet.
• Gesamtkosten – Die Summe der tatsächlichen Kosten, der zugesagten Kosten und des verbleibenden Budgets wie auf der Registerkarte Allgemein dargestellt.
• Abweichung – Die Differenz zwischen den Gesamtkosten und dem ursprünglichen Budget.
• Abweichung nach Menge – Die Gesamtdifferenz zwischen der ursprünglichen Prognose und der Gesamtprognose. Diese Differenz kann mathematisch ausgedrückt werden als (Gesamte Planungsmenge) × (Ursprünglicher Durchschnittspreis – Gesamtdurchschnittspreis). Diese Berechnung gilt nur für Projektstunden.
• Abweichung nach Preis – Die Gesamtdifferenz zwischen der ursprünglichen Prognose und der Gesamtprognose. Diese Differenz kann mathematisch ausgedrückt werden als (ursprünglich prognostizierter Preis) × (ursprünglich prognostizierte Menge – Gesamtprognosemenge). Diese Berechnung gilt nur für Projektstunden.

Anzeigen der gesamten budgetierten Beträge

Wenn Sie "Gesamtbudget " als Kostensteuerungsmethode auf der Seite "Projektmanagement" und "Buchhaltungsparameter " auswählen, berechnet die Seite " Kostensteuerung " die ist-Kosten und die Gesamtkosten des Projekts, um alle Unterschiede zwischen den beiden zu erkennen. Insbesondere auf der Seite Kostensteuerung werden die Beträge in den Spalten im unteren Bereich auf der Registerkarte Allgemein auf folgende Weise berechnet:

• Budgetierter Einstandsbetrag – Der budgetierte Einstandsbetrag für die ausgewählte Kostenzeile.
• Ist-Kosten – Die Gesamtkosten, die bisher für die ausgewählten Kostenarten des Projekts angefallen sind.
• Zugesicherte Kosten – Der Gesamtbetrag, den Sie für die ausgewählte Kostenlinie zugesichert haben.
• Varianz – Die Differenz zwischen der Summe der tatsächlichen und zugesagten Kosten und den Gesamtkosten. Die Varianz zeigt an, ob Sie zusätzliche Kosten für das Gesamtbudget angeben müssen.

Auf der Seite " Kostensteuerung " können Sie auf der Registerkarte "Abweichungen " die Differenz zwischen dem Gesamtbudget und dem ursprünglichen Budget anzeigen, indem Sie sich die folgenden Felder ansehen:

• Ursprüngliches Budget– Der Betrag, den Sie ursprünglich für die Kostenlinie budgetiert haben. Das ursprüngliche Budget wird auf der Seite Finanzbuchhaltungs-Vorschau berechnet.
• Geplante Gesamtkosten – Die Gesamtkosten, die Sie ursprünglich für die Kostenlinie budgetiert haben. Der budgetierte Einstandsbetrag wird auf der Seite Finanzbuchhaltungs-Vorschau berechnet.
• Abweichung – Die Abweichung für die Kostenzeile. Dieser Betrag wird berechnet, indem die Gesamtkosten vom ursprünglichen Budget abgezogen werden.
• Abweichung nach Menge – Die Gesamtdifferenz zwischen dem ursprünglichen Budget und dem Gesamtbudget. Dieser Betrag wird berechnet, indem die Gesamtbudgetstunden von den ursprünglichen Budgetstunden subtrahiert und dann die Differenz mit dem ursprünglich budgetierten Einstandspreis multipliziert wird. Diese Differenz kann mathematisch ausgedrückt werden als (ursprünglicher budgetierter Einstandspreis) × (ursprüngliche Budgetstunden – Gesamtbudgetstunden). Diese Berechnung gilt nur für Projektstunden.
• Abweichung nach Preis – Dieser Betrag wird berechnet, indem die Gesamtbudgetstunden von den ursprünglichen Budgetstunden subtrahiert und dann die Differenz mit den insgesamt verbrauchten Arbeitsstunden multipliziert wird. Diese Differenz kann mathematisch ausgedrückt werden als (Gesamtzahl der verbrauchten Stunden) × (ursprüngliche Budgetstunden – Gesamtbudgetstunden). Diese Berechnung gilt nur für Projektstunden.

Nutzung analysieren

Die Nutzungsrate ist der Prozentsatz der Zeit, die ein Mitarbeiter in einer bestimmten Arbeitsperiode an abrechnungsfähiger oder produktiver Arbeit leistet. Abrechnungsfähige Stunden sind die Arbeitszeiten des Arbeitnehmers, die Sie einem bestimmten Kunden berechnen können.

Sie berechnen die Auslastungsrate eines Arbeitnehmers, indem Sie die Anzahl der abrechnenden Stunden durch die Anzahl der Arbeitszeiten in einem bestimmten Zeitraum dividieren. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise 30 abrechnende Stunden in einem Zeitraum hat und die Anzahl der Arbeitszeiten im selben Zeitraum 40 beträgt, beträgt die Auslastung der Arbeitnehmer 75 Prozent.

Wenn Sie die Nutzungsrate für einen Mitarbeiter berechnen, können Sie entweder die Abrechnungsrate oder die Effizienzrate berechnen:

• Abrechnungsrate – Die Differenz zwischen fakturierbaren Stunden und nicht fakturierbaren Stunden oder normalen Stunden.
• Effizienzrate – Die Differenz zwischen produktiven Stunden und nicht produktiven Stunden oder normalen Stunden. Produktive Stunden sind die Stunden, die der Arbeitnehmer damit verbringt, zu einem bestimmten Projekt beizutragen. In der Regel stellen Sie Kunden produktive Stunden in Rechnung, außer bei internen Projekten. Sie stellen einem Kunden niemals nicht produktive Stunden in Rechnung.

Sie berechnen die Nutzungsraten auf der Seite Stundennutzung. Die Berechnungen, die auf den Standardeinstellungen basieren. Diese Einstellungen legen auch fest, wie Stunden durch Zuweisen von Nutzung oder Last zu jedem Projekttyp berechnet werden. Diese Zuordnung gilt sowohl für Abrechnungsberechnungen als auch für Effizienzratenberechnungen.

• Auslastung – Stunden, die Sie für den ausgewählten Projekttyp melden, werden immer für die abrechnungsfähige oder Effizienznutzung berücksichtigt.
• Belastung – Stunden, die Sie für den ausgewählten Projekttyp melden, werden immer für nicht abrechnende oder nicht effiziente Auslastung berücksichtigt.
• Nach Abrechnungscode – Die Abrechnungscodes einer bestimmten Stundentransaktion bestimmen, ob die Stunden für die Abrechnungs‑ oder Effizienzauslastung berücksichtigt werden.
• Nicht enthalten – Stunden werden bei der Berechnung der Abrechnungs- oder Effizienzauslastung nicht berücksichtigt.

Auf der Seite "Stundenauslastung " können Sie neben dem Prozentsatz der Gesamtauslastung für einen Mitarbeiter oder ein Projekt die Anzahl der Stunden anzeigen, die das System für die Berechnung der Auslastungsrate für jeden der folgenden Stundentypen verwendet:

• Nicht enthaltene Stunden – Diese Stunden sind nicht in der Nutzungsrate der Stunden enthalten.
• Enthaltene Stunden – Diese Stunden werden durch Addition der Nutzungs‑ und Belastungsstunden berechnet. Diese Stunden sind in der Nutzungsrate enthalten.
• Belastungsstunden – Wenn Sie einen abrechnungsfähigen Tarif berechnen, entsprechen diese Stunden den nicht abrechnungsfähigen Stunden. Wenn Sie eine Effizienzrate berechnen, entsprechen diese Stunden nicht produktiven Stunden.
• Nutzungsstunden – Wenn Sie einen abrechnungsfähigen Tarif berechnen, entsprechen diese Stunden den abrechnungsfähigen Stunden. Wenn Sie eine Effizienzrate berechnen, entsprechen diese Stunden den produktiven Stunden.

Wenn Sie die Nutzungsrate für einen Mitarbeiter berechnen, können Sie Normstunden oder enthaltene Stunden verwenden. Wenn Sie enthaltene Stunden verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre gesamte Arbeitszeit für die Arbeitszeittabellen erfassen, da die Berechnung als Prozentsatz der eingegebenen Stunden ausgedrückt wird. Wenn Sie die Stundennutzung für ein Projekt, einen Projektvertrag, einen Kundendatensatz oder eine Kategorie berechnen, müssen Sie die enthaltenen Stunden für Ihre Berechnung verwenden.

Projektanweisungen prüfen

Erstellen Sie einen Projektbericht für eine schnelle Momentaufnahme des Projektfortschritts. Wenn Sie eine Projektanweisungen ausführen, geben Sie die Kriterien an, die das System zum Berechnen der Anweisung verwendet, indem Sie auf der Seite "Project-Anweisungen" auf der Registerkarte "Allgemein" eine Auswahl treffen. Wählen Sie diese Option aus, um die folgenden Informationen einzuschließen oder auszuschließen:

• Projekttypen
• Transaktionstypen
• Projektdatum und Hauptbuchdatum
• Daten

Nachdem das System die Abrechnung berechnet hat, können Sie die folgenden Informationen auf verschiedenen Registerkarten der Projektabrechnungsseite anzeigen:

• Allgemein – Allgemeine Informationen zur grundlegenden Gewinn- und Verluststruktur des Projekts
• Gewinn- und Verlust – Informationen zu aufgelaufenen Einnahmen.
• WIP – Informationen zu laufenden Arbeiten (WIP)-Kontosaldos.
• Verbrauch – Informationen zum Verbrauch von Stunden, Artikeln, Ausgaben und Gehaltsabrechnungen.
• Rechnung – Informationen zu Rechnungen und Rechnungsstellung
• Stundensatz – Die Stundensätze für Stunden, die auf Umsatz- und Kostenkonten gebucht werden