Projektmanagement und -buchhaltung – Übersicht

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Die Projektmanagement- und Buchhaltungsfunktionen können in mehreren Branchen verwendet werden, um einen Service bereitzustellen, ein Produkt zu produzieren oder ein Ergebnis zu erzielen.

Ein Projekt ist eine Gruppe von Aktivitäten, mit denen eine Dienstleistung erbracht, ein Produkt hergestellt oder ein Ergebnis erzielt werden soll. Projekte verbrauchen Ressourcen und generieren finanzielle Ergebnisse in Form von Umsätzen oder Anlagen.

Branchenübergreifende Projekte

Die Projektmanagement- und Buchhaltungsfunktionen können in mehreren Branchen verwendet werden, wie in der folgenden Abbildung dargestellt.

Branchenübergreifende Projekte.

In einem Callcenter kann ein Ticket verwendet werden, um die Aktionen zu beschreiben, die zum Beheben eines Supportanrufs erforderlich sind. Beratungsunternehmen wie Managementorganisationen, technische Beratungsunternehmen oder Werbeagenturen bezeichnen ihre Aktivitäten als Projekte. Im Marketing stellt eine Kampagne eine Reihe von Arbeiten dar, die erbracht werden müssen. In der projektbasierten Fertigung bezeichnet ein Fertigungsauftrag die unterschiedlichen Arbeiten, die ausgeführt werden müssen, um bestimmte Fertigerzeugnisse herzustellen. Wie auch immer diese Art von Aktivitäten diese Projekte genannt werden, sind sie stets mit Ressourcen, Zeitplänen und Kosten verbunden, und die Projektmanagement- und Buchhaltungsfunktionen können bei der Planung, Ausführung und Analyse dieser Projekte hilfreich sein.

Projektphasen

Obwohl der folgende Prozessablauf auf externe Projekte oder Projekte abzielt, die für einen oder mehrere Kunden abgeschlossen wurden, gilt die Funktionalität auch für interne Projekte, die nur Kosten verursachen.

3 Projektphasen.

Wie in der vorhergehenden Abbildung gezeigt, können Projektmanagement und Buchhaltung in drei Phasen unterteilt werden:

  1. Initiieren
  2. Ausführen
  3. Analysieren

Initiieren des Projekts

Während der Projektinitiierung treten mehrere Schlüsselprozesse auf. Sie können ein Projektangebot verwenden, um dem Kunden die geschätzten Arbeitskräfte, Kosten und Materialien mitzuteilen. Sie können die Abrechnungsbedingungen, -begrenzungen und -vereinbarungen in einem Projektvertrag festhalten. Sie können einen Projektstrukturplan (PSP) verwenden, um die Arbeit zu planen und zu schätzen. Sie können Prognosen und Budgets einrichten, um die Projektausführung zu steuern. Die folgende Abbildung zeigt den Aufbau eines Projekts.Projektstruktur.

Projektangebote erstellen

In der ersten Verkaufsphase eines Projekts können Sie einem Kunden mit einem Projektangebot ein unverbindliches Angebot unterbreiten. Ein Angebot kann Elemente wie die angebotenen Artikel und Dienstleistungen, grundlegende Kontaktinformationen, spezielle Handelsabkommen und Rabatte sowie mögliche Steuern und Zuschläge enthalten.

Sie können auch eine Garantieerklärung für eine Projektangebotstransaktion zwischen Ihrer Organisation und dem Kunden ausstellen. Nachdem das Projektangebot erstellt wurde, können Sie die Bankgarantie für den Kunden erstellen und an die Bank senden. Nachdem die Bank den Antrag genehmigt hat, wird dem Kunden das Garantieschreiben ausgestellt.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektangebote.

Projektverträge erstellen

Wenn Sie einen Vertrag mit einem Kunden oder einer anderen Finanzierungsquelle abschließen, um ein Projekt abzuschließen, müssen Sie zuerst einen Projektvertrag erstellen. Wenn Sie das Projekt erstellen, müssen Sie es dann dem entsprechenden Vertrag zuweisen. Die Art des Projekts, das Sie für einen Projektvertrag erstellen, bestimmt die Methode, mit der die Projektkunden in Rechnung gestellt werden. Sie können einen Projektvertrag und das zugehörige Projekt ändern, aber den Projekttyp nicht ändern. Weitere Informationen zu diesen Projekttypen finden Sie im Abschnitt „Erstellen von Projekten“.

Weitere Informationen zu Projektverträgen finden Sie unter Projektverträge.

Projektstrukturpläne erstellen

Der Detaillierungsgrad in einem PSP hängt von der Genauigkeit ab, die für Schätzungen erforderlich ist, und von der Nachverfolgung, die für diese Schätzungen erforderlich ist. Projekte mit einer sehr geringen Toleranz für Abweichungen im Zeitplan oder in den Kosten erfordern normalerweise auch einen detaillierteren PSP und eine sorgfältige Verfolgung des Arbeitsfortschritts und der Kosten gegenüber dem PSP.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektstrukturplanhierarchie Übersicht.

Erstellen von Projektprognosen und Budgets

Sie können Prognosen verwenden, wenn Ihre Organisation eine betriebliche Perspektive hat und sich auf die Einnahmen und Kosten konzentriert, die aus bestimmten Transaktionen abgeleitet werden. Wenn sich Ihre Organisation jedoch mehr auf finanzielle Beträge konzentriert, können Sie die Budgetierung verwenden. Jede Methode hat ihre Vorteile. Weitere Informationen finden Sie unter Projektprognosen und Budgets.

Projekte erstellen

In Finance können sechs Arten von Projekten erstellt werden. Jeder Projekttyp ist für die Kosten- und Ertragsrealisierung unterschiedlich eingerichtet. Der auszuwählende Projekttyp hängt vom Zweck des Projekts ab. In der folgenden Tabelle wird die typische Verwendung der einzelnen Projekttypen beschrieben.

Projekttyp Beschreibung
Zeit und Materialien Bei Zeit- und Materialprojekten werden dem Kunden alle Kosten in Rechnung gestellt, die für ein Projekt anfallen. Diese Kosten umfassen Kosten für Stunden, Ausgaben, Artikel und Gebühren.
Festpreis Bei Festpreisprojekten bestehen die Rechnungen aus Transaktionen auf Rechnung. Ein Festpreisprojekt wird nach einem Abrechnungsplan in Rechnung gestellt, der auf dem Projektvertrag basiert. Die Einnahmen für ein Festpreisprojekt können mithilfe der Methode des abgeschlossenen Prozentsatzes berechnet und im gesamten Projekt gebucht werden. Alternativ können die Einnahmen nach Abschluss des Projekts mithilfe der Methode für abgeschlossene Verträge berechnet und gebucht werden. Unternehmen können häufig davon profitieren, den Wert des Work-in-Process (WIP) zur Berechnung des Abschlussgrads eines Projekts oder einer Gruppe von Projekten zu verwenden.
Investition Investitionsprojekte sind Projekte, die keine unmittelbaren Einnahmen erzielen. Sie werden normalerweise für langfristige interne Projekte verwendet, bei denen die Kosten aktiviert werden müssen. Für ein Investitionsprojekt können nur Kosten für Artikel, Stunden und Ausgaben erfasst werden. Die Kosten in einem Investitionsprojekt werden mithilfe der Schätzfunktion verfolgt und gesteuert. Investitionsprojekte können mit einer optionalen maximalen Kapitalisierung eingerichtet werden. Während ein Investitionsprojekt fortschreitet, erfassen Sie seine Kosten in Unf.-Arbeit-Konten, in denen die Kosten bis zum Abschluss des Projekts aufbewahrt werden. Wenn das Projekt beendet ist, übertragen Sie den WIP-Wert auf ein Anlagevermögen, ein Sachkonto oder ein neues Projekt.

HINWEIS: Transaktionen in Investitionsprojekten werden nicht auf den Seiten Kosten buchen, Einnahmen erzielen oder Rechnungsvorschläge erstellen angezeigt.
Kostenprojekt Wie bei Investitionsprojekten werden Kostenprojekte normalerweise zur Verfolgung interner Projekte verwendet, und nur Stunden, Ausgaben und Elemente können für sie erfasst werden. Kostenprojekte haben jedoch in der Regel eine kürzere Laufzeit als Investitionsprojekte. Darüber hinaus können Kostenprojekte im Gegensatz zu Investitionsprojekten nicht für Bilanzkonten aktiviert werden. Stattdessen werden ihre Projekttransaktionen nur auf Gewinn- und Verlustrechnungen gebucht.

HINWEIS: Transaktionen in Kostenprojekten werden nicht auf den Seiten Kosten buchen, Einnahmen erzielen oder Rechnungsvorschläge erstellen dargestellt. Da Kostenprojekte normalerweise zur Verfolgung interner Projekte verwendet werden, müssen sie normalerweise nicht mit einem Kundenkonto verknüpft werden. Wenn für Ihr Setup jedoch die Erstellung von Artikelanforderungen für Bestellungen erforderlich ist, müssen Sie das Kostenprojekt einem Kunden zuordnen. Diese Zuordnung ist erforderlich, da Artikelanforderungen als Kundenauftragspositionen verwaltet werden und das System die Angabe eines Kunden erfordert. Dieses Setup führt jedoch nicht dazu, dass Artikelanforderungen automatisch aus einer Bestellung erstellt werden. Für Kostenprojekte wird die Artikelanforderung erstellen-Einstellung ignoriert. Wenn Sie eine Artikelanforderung in einem Kostenprojekt benötigen, können Sie diese manuell erstellen, sofern ein Kunde dem Projekt zugeordnet ist.
Intern Interne Projekte werden verwendet, um die Kosten eines unternehmensinternen Projekts zu verfolgen. Interne Projekte können ein Planungswerkzeug zur Verwaltung des Ressourcenverbrauchs bereitstellen.

HINWEIS: Transaktionen in internen Projekten werden nicht auf den Seiten Einnahmen erzielen oder Rechnungsvorschläge erstellen dargestellt.
Zeit Zeitprojekte werden verwendet, um Zeit zu erfassen, die mit nicht kostenpflichtigen und nicht produktiven Aktivitäten verbunden ist, z. B. ein Projekt zur Erfassung der Krankenzeit für Arbeitnehmer. Transaktionen in Zeitprojekten werden nicht in die Finanzbuchhaltung gebucht. Stattdessen sind sie in Arbeitsauslastungsberichten enthalten. In Zeitprojekten können nur Stundentransaktionen aufgezeichnet werden. Sie verwenden ein Stundenjournal oder eine Arbeitszeittabelle, um diese Stunden für das Projekt zu registrieren. Nachdem die Stunden registriert wurden, werden sie als Projekttransaktionen angezeigt, haben jedoch keine entsprechenden Gutscheintransaktionen.

HINWEIS: Transaktionen in Zeitprojekten werden nicht auf den Seiten Kosten buchen, Einnahmen erzielen oder Rechnungsvorschläge erstellen dargestellt.

Weisen Sie Mitarbeiter, Kategorien und Ressourcen zu

Sie können Mitarbeiterressourcen entweder basierend auf den Anforderungen und dem Zeitplan eines Projekts oder basierend auf den Fähigkeiten und der Verfügbarkeit von Mitarbeitern planen. Mithilfe der Ressourcenplanungsfunktionen können Sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens effizient und effektiv bereitstellen. Sie können schnell die qualifiziertesten Mitarbeiter finden, die für die Arbeit an Ihrem Projekt zur Verfügung stehen. Sie können auch leicht erkennen, wie diese Mitarbeiter im Verlauf des Projekts effektiver eingesetzt werden können.

Hier sind einige Möglichkeiten, um die Ressourcenplanungsfunktion zu nutzen:

  • Verwenden Sie Informationen zu den Attributen eines Mitarbeiters, wie z. B. Ausbildung, Fähigkeiten, Zertifizierungen und Projekterfahrung, um den Mitarbeiter an die Anforderungen eines Projekts anzupassen.
  • Verwenden Sie Informationen zum Kalender und zur Verfügbarkeit eines Mitarbeiters, um den Zeitplan des Mitarbeiters an den Projektkalender anzupassen.
  • Die Kapazität jedes Mitarbeiters überprüfen und feststellen, wie diese Kapazität verwendet wird Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise nicht ausreichend genutzt wird, kann er einem Projekt zugewiesen werden, das seiner Verfügbarkeit und seinen Attributen entspricht.
  • Überprüfen Sie die Verfügbarkeit eines Arbeitnehmers, um sicherzustellen, dass keine Kalenderkonflikte mit den Aufgaben des Arbeitnehmers vorliegen.
  • Die Informationen zur Auslastung der Mitarbeiter entweder in einer Übersichtsansicht (z. B. nach Abteilung oder nach Mitarbeiter) oder in einer Detailansicht (z. B. nach Mitarbeitern in einer Abteilung oder nach wöchentlichen Details für jeden Mitarbeiter) überprüfen.
  • Ändern Sie die Ressourcenzuweisungen für verschiedene Zeiteinheiten, z. B. Tag, Woche oder Monat, um die Verwendung der Mitarbeiter zu optimieren.

Führen Sie das Projekt aus

Während der Projektdurchführung erfassen Teammitglieder oder Manager die Arbeit und die anfallenden Kosten mithilfe von Arbeitszeittabellen, Spesenabrechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. Projektmanager verfügen über Tools, mit denen sie den Verbrauch budgetierter Beträge für das Projekt überwachen können. Projektmanager können auch Materialien für Projekte mithilfe von Bestellungen und anderen Geschäftsdokumenten bestellen, kommissionieren oder beschaffen. Rechnungen werden erstellt und genehmigt, damit den Kunden die laufenden Arbeiten in Rechnung gestellt werden können. Schließlich werden während dieses Prozesses Umsatzerlöse erfasst, die sich auf die Finanzen des Unternehmens auswirken.

Projektstrukturpläne verwalten

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine Beschreibung der Arbeit, die für ein Projekt durchgeführt wird. Ein PSP ist eine Hierarchie von Aufgaben. Er repräsentiert nicht nur die Arbeit für jede Aufgabe, sondern auch die Größe, die Kosten und die Dauer der Aufgabe.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektstrukturplanhierarchie Übersicht.

Verwalten von Projektprognosen und Budgets

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Projekte zu verwalten und zu steuern: Projektprognosen und Projektbudgets. Sie können Prognosen verwenden, wenn Ihre Organisation eine betriebliche Perspektive hat und sich auf die Einnahmen und Kosten konzentriert, die aus bestimmten Transaktionen abgeleitet werden. Wenn sich Ihre Organisation jedoch mehr auf finanzielle Beträge konzentriert, können Sie die Budgetierung verwenden.

Weitere Informationen finden Sie unter Projektprognosen und Budgets.

Produktionsaufträge erstellen

Ein projektbezogener Fertigungsauftrag kann mit einem Kundenauftrag oder einer Artikelanforderung verknüpft werden, indem entweder die Fertigartikelmethode oder die Verbrauchsartikelmethode verwendet wird. Wenn der Fertigungsauftrag manuell erstellt wurde, besteht außerdem keine Verknüpfung zwischen dem Fertigungsauftrag und dem Kundenauftrag oder der Artikelanforderung (keine Verknüpfung zur Bestellung). Wenn der Fertigungsauftrag jedoch automatisch erstellt wurde, um einen Kundenauftrag oder eine Artikelanforderung zu erfüllen, besteht eine Verknüpfung zwischen dem Fertigungsauftrag und dem Kundenauftrag oder der Artikelanforderung (Verknüpfung zur Bestellung).

Verwenden Sie basierend auf den Kombinationen dieser Faktoren eine der folgenden Methoden:

  • Fertiger Artikel/Link zur Bestellung – Verknüpfen Sie das Projekt mit einem Kundenauftrag oder einer Artikelanforderung. Wenn Sie diese Methode verwenden, werden die tatsächlichen Projektkosten gebucht, wenn der Verkaufsauftrag in Rechnung gestellt wird oder wenn der Lieferschein für die Artikelanforderung aktualisiert wird. Die Kosten werden als fertiger Artikel gebucht.
  • Fertiger Artikel/kein Link zum Auftrag – Die tatsächlichen Kosten können erst gebucht werden, wenn der Produktionszyklus für einen Artikel den Status Beendet hat. Die Kosten für den fertigen Artikel werden als einzelne Transaktion gebucht.
  • Verbrauchter Artikel/Link zum Auftrag – Verknüpfen Sie das Projekt mit einer Artikelanforderung. Mit dieser Methode können Sie die tatsächlichen Projektkosten anzeigen, wenn die Produktion den Status Gestartet hat oder wird als erledigt gemeldet ist. Die Kosten werden als Transaktionen mit mehreren Projektpositionen für Rohstoffe und für die Produktion verbrauchte Stunden gebucht. Wenn der Lieferschein für die Artikelanforderung aktualisiert wird, werden keine Projektkosten gebucht. Sie können auch die Ebene in der Stücklistenhierarchie (BOM) definieren, auf der die Projekte in der Produktion verfolgt werden.
  • Verbrauchter Artikel/kein Link zur Bestellung – Verknüpfen Sie das Projekt mit einer Artikelanforderung. Mit dieser Methode können Sie die tatsächlichen Projektkosten anzeigen, wenn die Produktion den Status Gestartet hat oder als erledigt gemeldet wird. Die Kosten werden als Transaktionen mit mehreren Projektpositionen für Rohstoffe und für die Produktion verbrauchte Stunden gebucht. Sie können auch die Ebene in der Stücklistenhierarchie definieren, auf der die Projekte in der Produktion verfolgt werden.

Produkte und Dienste beschaffen

Der Kauf und Verkauf von Gegenständen ist in vielen projektorientierten Unternehmen weit verbreitet.

Bestellungen für Projekte

Der Zweck der Bestellung bestimmt, wann die Bestellung verbraucht wird und wann Artikel für ein Projekt belastet werden.

Methode Zweck Verbrauch von Gegenständen
Eine Einkaufsbestellung direkt erstellen. Kaufen Sie Artikel von einem externen Lieferanten zum Verbrauch in einem Projekt. Sie können die Bestellung auf folgende Arten erstellen:
  • Aus dem Projekt selbst. In diesem Fall ist das Projekt bereits für die Bestellung definiert.
  • Durch Navigieren zur Projektbestellung. Sie müssen sowohl den Kreditor als auch das Projekt auswählen, für das Sie die Bestellung erstellen möchten.
 Artikel werden verbraucht, wenn die Kreditorenrechnung aktualisiert wird.
Legen Sie eine Bestellung auf Grundlage eines Auftrags an. Kaufen Sie Artikel, wenn Sie einen Verkaufsauftrag aus einem Projekt erstellen. Artikel werden verbraucht, wenn dem Kunden der Verkaufsauftrag in Rechnung gestellt wird.
Erstellen Sie eine Bestellung aus einer Artikelanforderung. Kaufen Sie Artikel, wenn Sie eine Artikelanforderung aus einem Projekt erstellen. Artikel werden verbraucht, wenn der Lieferschein der Artikelanforderung aktualisiert wird.

Vertriebsaufträge für Projekte

Im Projektmanagement und der Buchhaltung können Sie den Verbrauch von Artikeln auf verschiedene Arten registrieren. Sie können Artikel aus einem Projekt kaufen oder verkaufen oder Artikel für ein Projekt reservieren.

Sie können Artikel aus dem Inventar des Unternehmens für den Verbrauch in einem Projekt bestellen. Alternativ können Sie Artikel von einem externen Anbieter kaufen. Elemente können für alle Arten von Projekten mit Ausnahme von Zeitprojekten verwendet werden.

Die Art und Weise, wie Sie Artikel bestellen, hängt davon ab, wo Sie sie bestellen:

  • Um Artikel aus dem Inventar des Unternehmens zu bestellen, müssen Sie die Bestellung als Artikelanforderung eingeben. Wenn Sie die Seite Artikelanforderungen verwenden, können Sie die Anforderung so einrichten, dass Sie Artikel als Teillieferungen erhalten. Daher können Sie den Verbrauch einer Menge der Artikel verschieben, bis die Artikel benötigt werden.
  • Um Artikel bei einem externen Lieferanten zu bestellen, müssen Sie die Bestellung als Bestellung auf der Seite Bestellung anlegen.

Notiz

Der Packzettel für einen projektbezogenen Kundenauftrag kann nicht storniert werden, wenn die Artikel bereits zum Verpacken markiert wurden.

In der folgenden Tabelle sind die Methoden zum Bestellen von Artikeln aufgeführt, und es wird beschrieben, wie die Artikel verbraucht werden.

Methode Zweck Verbrauch von Artikeltransaktionen
Kundenauftrag Geben Sie eine Transaktion direkt in ein Zeit- und Materialprojekt ein. Artikeltransaktionen werden verbraucht, wenn die Kundenrechnung gebucht wird.
Lagererfassung Geben Sie Artikeldatensätze schnell ein und pflegen Sie sie. Wenn Sie beispielsweise eine Artikelanforderung basierend auf einer gedruckten Liste eingeben möchten, kann die Lagererfassung angewendet werden. Artikeltransaktionen werden verbraucht, wenn die Erfassung gebucht wird.
Artikelanforderung Geben Sie Artikel ein, die nicht sofort verbraucht werden. Mit dieser Methode können Sie die Anzahl der Artikel verfolgen, die in einem einzelnen Artikelanforderungsdatensatz verbraucht wurden. Artikeltransaktionen werden verbraucht, wenn der Lieferschein aktualisiert wird. Mit anderen Worten, die Artikelanforderung wird erstellt, wenn der Lieferschein gebucht wird.
Bestellungen Geben Sie Transaktionen an einem von drei Standorten ein, abhängig von der Kaufmethode. Artikeltransaktionen werden verbraucht, wenn der Lieferschein aktualisiert wird oder wenn der Kunde oder Lieferant in Rechnung gestellt wird.

Projektrechnungen bearbeiten

Die Projektart bestimmt, welches Rechnungsverfahren angewendet werden soll. Es können nur die beiden externen Projektarten abgerechnet werden (nach Aufwand oder nach Festpreis). Aufwand- und Festpreisprojekte sind immer an einen Projektvertrag gebunden.

Bevor Sie eine Kundenrechnung für ein Projekt erstellen, können Sie eine vorläufige Rechnung oder einen Rechnungsvorschlag erstellen. In einem Rechnungsvorschlag können Sie Projekttransaktionen auswählen, die in eine Projektrechnung aufgenommen werden sollen. Sie können dann die Rechnungsdetails überprüfen, bevor Sie die Projektrechnung buchen und an den Kunden oder eine andere Finanzierungsquelle senden.

Weitere Informationen darüber, wie Sie Projektrechnungen verarbeiten, finden Sie unter Projektrechnungsstellung.

Berechnen Sie die Kosten für die Fertigstellung eines Projekts

Wenn Sie einen Kostenvoranschlag erstellen, können Sie die Methode auswählen, mit der die Kosten für die Fertigstellung des Projekts berechnet werden. Sie wählen eine Methode im Feld Kosten bis Abschluss-Methode auf der Seite Schätzung erstellen. Die von Ihnen gewählte Methode wird im Kostenvoranschlag separat auf jede Kostenzeile angewendet. Während eine Position den Status Erstellt hat, können Sie die Methode ändern, die auf der Seite Geschätzte Kosten angewendet wird.

In der folgenden Tabelle werden die Methoden zur Berechnung der Kosten für die Fertigstellung eines Projekts beschrieben.

Methode Beschreibung
Gesamtkosten – Istwert Die geschätzten Kosten müssen manuell eingegeben werden. Nachdem die Spalten Gesamtkosten oder Gesamtmenge auf der Seite Geschätzte Kosten angegeben wurden, werden die Ist-Kosten von den vom Benutzer eingegebenen Summen abgezogen. Das Ergebnis sind die Kosten für die Fertigstellung des Projekts. In der Regel wird der Kostenfortschritt nicht anhand der Anzahl der Hotelaufenthalte und Mahlzeiten verfolgt, die in jedem Zeitraum erfasst wurden. Stattdessen. Die Verfolgung basiert normalerweise auf einem Vergleich mit der Gesamtzahl der geschätzten Stunden. Für diesen Ansatz ist kein Prognosemodell erforderlich, und die Gesamtkosten oder die Gesamtmenge können manuell geändert werden. Wenn ein Wert in die Spalte Gesamtkosten oder Gesamtmenge eingegeben wird, vergleicht Finance diesen Wert mit den tatsächlichen Transaktionen, die in der Periode gebucht wurden, und verringert dann den Wert in der Spalte Menge bis Abschluss oder Kosten bis Abschluss.
Gesamtbudget – Ist-Kosten Die Ist-Kosten werden mit dem Prognosemodell verglichen, das Sie zur Ermittlung der Kosten ausgewählt haben. Diese Methode verwendet ein Gesamtbudgetmodell, das prognostizierte Transaktionen enthält. Um eine genauere Ansicht des Projekts zu erhalten, können Sie das Budgetmodell anpassen, wenn das Projekt ausgeführt wird. Wenn Sie die Prognose anpassen müssen, gehen Sie wie folgt vor:
  1. Kopieren Sie Prognosetransaktionen in ein anderes Prognosemodell.
  2. Vergleichen Sie prognostizierte Transaktionen mit tatsächlichen Transaktionen.
  3. Pflegen, verringern oder erhöhen Sie die Schätzungen für den nächsten Zeitraum.
Die Finanzierung verringert die prognostizierten Schätzungen nicht automatisch. Daher ist es eine gute Idee, ein ursprüngliches Prognosemodell für das Festpreisprojekt beizubehalten, um nach Abschluss des Projekts eine Vergleichsbasis zu erstellen.

HINWEIS: Wenn Sie diese Methode auswählen, verwenden Sie mindestens zwei Prognosemodelle. Ein Modell sollte die ursprüngliche Prognose enthalten. Für das andere Modell sollten Sie Prognosetransaktionen aus einem anderen Modell kopieren. Diese Methode gilt nur für Festpreis- und Investitionsprojekte.
Übriges Budget Diese Methode verwendet ein verbleibendes Budgetmodell, um die Kosten für den Abschluss des Projekts zu berechnen. Wenn Sie diese Methode verwenden, werden die tatsächlichen Kosten und die prognostizierten Beträge im verbleibenden Budgetmodell addiert. Das Ergebnis sind Gesamtkosten. Bevor Sie diese Methode verwenden, muss ein verbleibendes Budgetmodell eingerichtet werden, um Transaktionen basierend auf den tatsächlichen Transaktionen abzuziehen, die im System erfasst werden. Auf der Seite Prognosemodelle stellen Sie sicher, dass die Felder in der Gruppe Automatische Prognosereduzierung markiert sind. In der Regel wird ein verbleibendes Budget aus einem ursprünglichen Budget kopiert. Wenn Transaktionen eingegeben werden, werden die Transaktionen im verbleibenden Budget verringert. Wenn Sie im Verlauf des Projekts feststellen, dass das verbleibende Budget angepasst werden muss, belasten Sie das verbleibende Budget mit Prognosetransaktionen.

HINWEIS: Diese Methode kann nur angewendet werden, wenn der Schätzung ein Prognosemodell beigefügt ist.
Als vorherige Schätzung Es wird dieselbe Schätzmethode angewendet, die in der Vorperiode verwendet wurde. Diese Methode erfordert ein Prognosemodell, wenn für die vorherige Periode ein Prognosemodell erforderlich war.
Setzen Sie die Kosten auf Null In der Regel wird diese Methode verwendet, bevor das Schätzprojekt eliminiert wird. Diese Methode vergleicht die Gesamtschätzungen mit den tatsächlich gebuchten Transaktionen und löscht die Spalte Kosten bis Abschluss. Der resultierende Fertigstellungsprozentsatz beträgt immer 100 Prozent. Das Feld Prognose ist nicht für jede von Ihnen erstellte Kostenposition ausgewählt, und die Gesamtschätzung wird aus der vorherigen Kostenschätzung kopiert. Der tatsächliche Verbrauch für den geschätzten Zeitraum wird von den Kosten für die Fertigstellung des Projekts abgezogen. Diese Methode erfordert kein Prognosemodell.
Aus der Kostenvorlage Die Methode zum Abschluss der Kosten, die in der Kostenvorlage festgelegt ist, die dem ausgewählten Schätzprojekt zugeordnet ist, wird angewendet.

Analysieren Sie das Projekt

Auf der einfachsten Ebene wird ein Projekt verwendet, um Transaktionen zu gruppieren, die Kosten erfassen, und diese Kosten dann im Hauptbuch zu buchen.

Im Allgemeinen sind diese Transaktionen das Ergebnis von Geschäftsdokumenten wie Arbeitszeittabellen, Spesenabrechnungen, Kreditorenrechnungen oder Lagerbuchungen. Der Lebenszyklus eines Projekts beginnt normalerweise mit Schätzungen, Prognosen und Budgets, mit deren Hilfe die Arbeit und die finanziellen Auswirkungen des Projekts geplant und vorweggenommen werden können. Während Sie ein Projekt analysieren, können Sie nicht nur die Transaktionen bewerten, die während des Projekts stattgefunden haben, sondern auch die Genauigkeit Ihrer Schätzungen und Prognosen, die Nutzungsraten der Mitglieder des Projektteams und den Gesamterfolg des Projekts.

Cashflow analysieren

Verwenden Sie die Cashflow-Überwachung, um sowohl die prognostizierten Cashflows als auch die tatsächlichen Cashflows für ein Projekt zu überprüfen. Sie können die Cashflows während eines laufenden Projekts überprüfen oder die Cashflows eines abgeschlossenen Projekts anzeigen.

Durch die Überwachung der Cashflows können Sie ein einzelnes Projekt bewerten, mithilfe der Berichte mehrere Projekte anzeigen und die Projekt-Cashflows in die Cashflow-Prognosen im Hauptbuch übertragen.

Mittelzufluss-Planung

Basierend auf Ihrem Setup können Sie die Mittelzuflüsse für ein ausgewähltes Projekt prognostizieren. Wenn das Projektdatum beispielsweise der 5. März 2012 ist und Sie am 31. März 2012 in Rechnung stellen, können Sie das Fälligkeitsdatum und das voraussichtliche Verkaufszahlungsdatum folgendermaßen prognostizieren:

  • Projektdatum: 5. März 2012.
  • Rechnungsdatum: 31. März 2012. Dieses Datum wird anhand der Rechnungshäufigkeit festgelegt. In diesem Beispiel legen Sie die Rechnungshäufigkeit auf den aktuellen Monat fest. Daher werden alle Transaktionen, die im Monat März gebucht werden, am letzten Tag des Monats in Rechnung gestellt.
  • Fälligkeitsdatum: 14. April 2012. Dieses Datum wird anhand der Zahlungsbedingungen festgelegt, die für das Projekt festgelegt wurden. In diesem Beispiel haben Sie Zahlungsbedingungen von 14 Tagen ausgewählt. Daher werden dem Rechnungsdatum 14 Tage hinzugefügt, um zu einem Fälligkeitsdatum am 14. April 2012 zu gelangen.
  • Voraussichtlicher Verkaufszahlungstermin: 27. April 2012. Dieses Datum wird berechnet, indem die Anzahl der Tage im Feld Allgemeine Puffertage auf der Seite Projektmanagement- und Buchhaltungsparameter zur Anzahl der Tage im Feld Einzelne Puffertage auf der Seite Projektverträge hinzugefügt und dann die Summe zur Anzahl der Tage im Feld Fälligkeitsdatum addiert wird. Für dieses Beispiel haben Sie 3 im Feld Allgemeine Puffertage und 10 im Feld Einzelne Puffertage eingegeben. Daher werden dem Fälligkeitsdatum 13 Tage hinzugefügt, um zu einem Verkaufszahlungstermin am 27. April 2012 zu gelangen.

Die allgemeinen Puffertage können entweder die einzelnen Puffertage ersetzen oder zu den einzelnen Puffertagen hinzugefügt werden:

  • Geben Sie die durchschnittliche Anzahl von Tagen zwischen dem Fälligkeitsdatum und dem tatsächlichen Zahlungsdatum für Kunden ein, um die allgemeinen Puffertage als Ersatz für die einzelnen Puffertage zu verwenden.
  • Um die allgemeinen Puffertage zu den einzelnen Puffertagen hinzuzufügen, geben Sie im Feld Allgemeine Puffertage Ihren Kostenvoranschlag für die Anzahl der Tage zwischen dem Tag, an dem der Kunde die Zahlung sendet, und dem Tag ein, an dem Ihre Organisation die Zahlung erhält.

Richten Sie im Projektvertrag einzelne Puffertage ein. Die Tage werden sowohl auf der Grundlage des Fälligkeitsdatums der Verkaufsrechnung als auch der Erfahrung Ihres Unternehmens mit dem Zahlungsmuster eines Kunden berechnet.

Tatsächlicher Mittelzufluss

Der tatsächliche Mittelzufluss ähnelt der Prognose, Sie können Ihre Berechnungen jedoch ab dem ersten Rechnungsdatum beginnen. Beispiel:

  • Rechnungsdatum: 2. März 2012.
  • Fälligkeitsdatum: 16. März 2012. Die Zahlungsbedingungen betragen 14 Tage.
  • Voraussichtlicher Verkaufszahlungstermin: 29. März 2012. Die Berechnung umfasst drei allgemeine Puffertage und 10 einzelne Puffertage.

Kostenprognose

Aufgrund der definierten Tage kann das Datum der Kostenzahlung vom Projektdatum abweichen. In diesem Fall wird das Datum der Kostenzahlung berechnet, indem die Anzahl der Tage ab dem Projektdatum zur Anzahl der Tage in den Zahlungsbedingungen addiert wird.

Das Projektdatum der Transaktion ist beispielsweise der 5. März 2012, und die folgenden Zahlungsbedingungen werden festgelegt:

  • Stunden: Aktueller Monat (M)
  • Ausgaben: 14 Tage (D14)
  • Artikel: 30 Tage (D30)

Basierend auf diesen Einstellungen ist hier das Datum der Kostenzahlung für jeden Transaktionstyp:

  • Stunden: 31. März 2012, der letzte Tag des ausgewählten Monats.
  • Ausgaben: 19. März 2012, 14 Tage nach dem Datum der Transaktion.
  • Artikel: 4. April 2012, 30 Tage nach dem Datum der Transaktion.

Notiz

Das Fälligkeitsdatum für die Bestellung basiert auf der Lieferantentransaktion, wenn die Projektbestellung erstellt wird. Das Fälligkeitsdatum wird nicht durch Standardeinstellungen festgelegt.

Das Kostenzahlungsdatum wird nicht an Puffertagen berechnet. Nach Abschluss eines Projekts werden nach Abschluss aller Kosten und Rechnungen sowohl die Kosten als auch die Verkäufe auf die Gewinn- und Verlustrechnung gebucht.

Wenn alle Verkaufs- und Lieferantenrechnungen abgeschlossen sind, können Sie die Beziehung zwischen den Feldern auf der Seite Cashflow und den Feldern auf der Seite Projektanweisungen anzeigen.

Cashflow-Seite

  • Mittelzuflüsse
  • Ausgehende Cashflows
  • Netto-Cashflows

Projektanweisungsseite

  • Umsatz
  • Gesamtkosten
  • Bruttogewinn

Kosten überprüfen

Sie können die Kosten überwachen, die Ihrer Organisation während eines Projekts auf der Seite Kostensteuerung entstehen. Durch Vergleichen der ursprünglich budgetierten Kosten für das Projekt mit den aktuellen tatsächlichen Kosten und den zugesagten Kosten können Sie feststellen, ob das Projekt wie geplant, über dem Budget oder unter dem Budget ist.

Notiz

Wenn Sie die Seite Kostensteuerung verwenden, um den aktuellen Status der Projektkosten anzuzeigen, verwenden Sie die Prognosemodelle, die für das ursprüngliche und das verbleibende Budget ausgewählt wurden. Wenn Sie bei der Kostenberechnung andere Prognosemodelle auswählen, sind die Berechnungsergebnisse nicht korrekt.

Anzeigen der verbleibenden budgetierten Beträge

Wenn Übriges Budget als Kostensteuerungsmethode auf der Seite Projektmanagement- und Buchhaltungsparameter ausgewählt wird, berechnet die Seite Kostensteuerung Kosten, die nicht als tatsächlich gebucht oder als übergeben markiert wurden. Insbesondere die Beträge auf der Registerkarte Allgemein im unteren Bereich der Seite Kostensteuerung werden auf folgende Arten berechnet:

  • Ist-Kosten – Der Gesamtbetrag, der für das Projekt für die ausgewählte Kostenposition ausgegeben wurde. Der tatsächliche Kostenbetrag wird auf der Seite Sachkonto-Updates berechnet.
  • Zugesagte Kosten – Der zusätzliche Betrag der Kosten, zu deren Zahlung sich die juristische Person verpflichtet hat. Die spezifischen zugesagten Kostenbeträge werden auf der Seite Zugesagte Kosten berechnet.
  • Verbleibendes Budget – Der Betrag des ursprünglich budgetierten Betrags, der für die ausgewählte Kostenzeile noch verfügbar ist. Der verbleibende Budgetbetrag wird auf der Seite Finanzbuchhaltungs-Vorschau berechnet.
  • Gesamtkosten – Die Summe der tatsächlichen Kosten, der zugesagten Kosten und der verbleibenden Budgetbeträge.

Auf der Seite Kostensteuerung auf der Registerkarte Abweichung können Sie einen Vergleich der erwarteten Gesamtkosten mit dem ursprünglichen Budget anzeigen. Dieser Vergleich zeigt Unterschiede zwischen diesen Beträgen. Daher können Sie sehen, wo die Daten nicht übereinstimmen. Die Abschreibungsbeträge werden folgendermaßen berechnet:

  • Ursprüngliches Budget – Der Betrag, der ursprünglich für die ausgewählte Kostenzeile budgetiert wurde. Der ursprüngliche Budgetbetrag wird auf der Seite Finanzbuchhaltungs-Vorschau berechnet.
  • Gesamtkosten – Die Summe der tatsächlichen Kosten, der zugesagten Kosten und des verbleibenden Budgets wie auf der Registerkarte Allgemein dargestellt.
  • Abweichung – Die Differenz zwischen den Gesamtkosten und dem ursprünglichen Budget.
  • Abweichung nach Menge – Die Gesamtdifferenz zwischen der ursprünglichen Prognose und der Gesamtprognose. Diese Differenz kann mathematisch ausgedrückt werden als (Gesamte Planungsmenge) × (Ursprünglicher Durchschnittspreis – Gesamtdurchschnittspreis). Diese Berechnung gilt nur für Projektstunden.
  • Abweichung nach Preis – Die Gesamtdifferenz zwischen der ursprünglichen Prognose und der Gesamtprognose. Diese Differenz kann mathematisch ausgedrückt werden als (ursprünglich prognostizierter Preis) × (ursprünglich prognostizierte Menge – Gesamtprognosemenge). Diese Berechnung gilt nur für Projektstunden.

Anzeigen der gesamten budgetierten Beträge

Wenn Gesamtbudget als Kostensteuerungsmethode auf der Seite Projektmanagement- und Buchhaltungsparameter ausgewählt wird, berechnet die Kostensteuerung die tatsächlichen Kosten und die Gesamtkosten des Projekts, damit Sie Unterschiede zwischen beiden erkennen können. Insbesondere auf der Seite Kostensteuerung werden die Beträge in den Spalten im unteren Bereich auf der Registerkarte Allgemein auf folgende Weise berechnet:

  • Budgetierter Einstandsbetrag – Der budgetierte Einstandsbetrag für die ausgewählte Kostenzeile.
  • Tatsächliche Kosten – Der Gesamtbetrag, der für das Projekt für die ausgewählte Kostenzeile bis heute ausgegeben wurde.
  • Zugesagte Kosten – Der Gesamtbetrag, der für die ausgewählte Kostenzeile zugesagt wurde.
  • Varianz – Die Differenz zwischen der Summe der tatsächlichen und zugesagten Kosten und den Gesamtkosten. Die Abweichung zeigt, ob für das Gesamtbudget zusätzliche Kosten angegeben werden müssen.

Auf der Seite Kostensteuerung können Sie auf der Registerkarte Abweichung den Unterschied zwischen dem Gesamtbudget und dem ursprünglichen Budget anzeigen, indem Sie die folgenden Felder betrachten:

  • Ursprüngliches Budget – Der Betrag, der ursprünglich für die Kostenzeile budgetiert wurde. Das ursprüngliche Budget wird auf der Seite Finanzbuchhaltungs-Vorschau berechnet.
  • Budgetierter Einstandsbetrag – Der Einstandsbetrag ursprünglich für die Kostenzeile budgetiert wurde. Der budgetierte Einstandsbetrag wird auf der Seite Finanzbuchhaltungs-Vorschau berechnet.
  • Abweichung – Die Abweichung für die Kostenzeile. Dieser Betrag wird berechnet, indem die Gesamtkosten vom ursprünglichen Budget abgezogen werden.
  • Abweichung nach Menge – Die Gesamtdifferenz zwischen dem ursprünglichen Budget und dem Gesamtbudget. Dieser Betrag wird berechnet, indem die Gesamtbudgetstunden von den ursprünglichen Budgetstunden subtrahiert und dann die Differenz mit dem ursprünglich budgetierten Einstandspreis multipliziert wird. Diese Differenz kann mathematisch ausgedrückt werden als (ursprünglicher budgetierter Einstandspreis) × (ursprüngliche Budgetstunden – Gesamtbudgetstunden). Diese Berechnung gilt nur für Projektstunden.
  • Abweichung nach Preis – Dieser Betrag wird berechnet, indem die Gesamtbudgetstunden von den ursprünglichen Budgetstunden subtrahiert und dann die Differenz mit den insgesamt verbrauchten Arbeitsstunden multipliziert wird. Diese Differenz kann mathematisch ausgedrückt werden als (Gesamtzahl der verbrauchten Stunden) × (ursprüngliche Budgetstunden – Gesamtbudgetstunden). Diese Berechnung gilt nur für Projektstunden.

Nutzung analysieren

Die Nutzungsrate ist der Prozentsatz der Zeit, die ein Mitarbeiter in einer bestimmten Arbeitsperiode an abrechnungsfähiger oder produktiver Arbeit leistet. Abrechnungsfähige Stunden sind die Arbeitsstunden, die einem bestimmten Kunden in Rechnung gestellt werden können.

Die Nutzungsrate eines Arbeitnehmers wird berechnet, indem die Anzahl der abrechnungsfähigen Stunden durch die Anzahl der Arbeitsstunden in einem bestimmten Zeitraum dividiert wird. Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise 30 fakturierbare Stunden in einem Zeitraum hat und die Anzahl der Arbeitsstunden im selben Zeitraum 40 beträgt, beträgt die Auslastungsrate des Arbeitnehmers 75 Prozent.

Wenn Sie die Nutzungsrate für einen Mitarbeiter berechnen, können Sie entweder die Abrechnungsrate oder die Effizienzrate berechnen:

  • Abrechnungsrate – Die Differenz zwischen fakturierbaren Stunden und nicht fakturierbaren Stunden oder normalen Stunden.
  • Effizienzrate – Die Differenz zwischen produktiven Stunden und nicht produktiven Stunden oder normalen Stunden. Produktive Stunden sind die Stunden, die der Arbeitnehmer damit verbringt, zu einem bestimmten Projekt beizutragen. Produktive Stunden werden in der Regel den Kunden in Rechnung gestellt, außer bei internen Projekten. Nichtproduktive Stunden werden einem Kunden niemals in Rechnung gestellt.

Sie berechnen die Nutzungsraten auf der Seite Stundennutzung. Die Berechnungen, die auf den Standardeinstellungen basieren. Diese Einstellungen legen auch fest, wie Stunden durch Zuweisen von Nutzung oder Last zu jedem Projekttyp berechnet werden. Dies gilt für Abrechnungsraten‑ und Effizienzratenberechnungen.

  • Nutzung – Für den ausgewählten Projekttyp gemeldete Stunden werden immer für die Abrechnungs‑ oder Effizienzauslastung berücksichtigt.
  • Belastung – Für den ausgewählten Projekttyp gemeldete Stunden werden immer für die nicht abrechnungsfähige oder nicht effiziente Auslastung berücksichtigt.
  • Nach Abrechnungscode – Die Abrechnungscodes einer bestimmten Stundentransaktion bestimmen, ob die Stunden für die Abrechnungs‑ oder Effizienzauslastung berücksichtigt werden.
  • Nicht enthalten – Stunden werden bei der Berechnung der Abrechnungs- oder Effizienzauslastung nicht berücksichtigt.

Auf der Seite Stundennutzung können Sie neben dem Prozentsatz der Gesamtnutzungsrate für einen Mitarbeiter oder ein Projekt die Anzahl der Stunden anzeigen, die für die Berechnung der Nutzungsrate für jeden der folgenden Stundentypen verwendet wurden:

  • Nicht enthaltene Stunden – Diese Stunden sind nicht in der Nutzungsrate der Stunden enthalten.
  • Enthaltene Stunden – Diese Stunden werden durch Addition der Nutzungs‑ und Belastungsstunden berechnet. Diese Stunden sind in der Nutzungsrate enthalten.
  • Belastungsstunden – Wenn Sie einen abrechnungsfähigen Tarif berechnen, entsprechen diese Stunden den nicht abrechnungsfähigen Stunden. Wenn Sie eine Effizienzrate berechnen, entsprechen diese Stunden nicht produktiven Stunden.
  • Nutzungsstunden – Wenn Sie einen abrechnungsfähigen Tarif berechnen, entsprechen diese Stunden den abrechnungsfähigen Stunden. Wenn Sie eine Effizienzrate berechnen, entsprechen diese Stunden den produktiven Stunden.

Wenn Sie die Nutzungsrate für einen Mitarbeiter berechnen, können Sie Normstunden oder enthaltene Stunden verwenden. Wenn Sie enthaltene Stunden verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter ihre gesamte Arbeitszeit für die Arbeitszeittabellen erfassen, da die Berechnung als Prozentsatz der eingegebenen Stunden ausgedrückt wird. Wenn Sie die Stundennutzung für ein Projekt, einen Projektvertrag, einen Kundendatensatz oder eine Kategorie berechnen, müssen Sie die enthaltenen Stunden für Ihre Berechnung verwenden.

Projektanweisungen prüfen

Sie können eine Projektanweisung erstellen, um eine schnelle Momentaufnahme des Projektfortschritts anzuzeigen. Wenn Sie eine Projektanweisung ausführen, können Sie die Kriterien angeben, anhand derer die Anweisung berechnet wird, indem Sie eine Auswahl auf der Registerkarte Allgemein auf der Seite Projektanweisungen treffen. Sie können die folgenden Informationen ein- oder ausschließen:

  • Projekttypen
  • Transaktionstypen
  • Projektdatum/Finanzbuchhaltungsdatum
  • Daten

Nachdem die Anweisung berechnet wurde, können Sie die folgenden Informationen auf den verschiedenen Registerkarten auf der Seite Projektaufstellungen anzeigen:

  • Allgemein – Allgemeine Informationen zur grundlegenden Gewinn- und Verluststruktur des Projekts
  • Gewinn- und Verlust – Informationen zu aufgelaufenen Einnahmen.
  • WIP – Informationen zu WIP-Kontoständen.
  • Verbrauch – Informationen zum Verbrauch von Stunden, Artikeln, Ausgaben und Gehaltsabrechnungen.
  • Rechnung – Informationen zu Rechnungen und Rechnungsstellung
  • Stundensatz – Die Stundensätze für Stunden, die auf Umsatz- und Kostenkonten gebucht werden