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Dieser Artikel enthält Beispiele für die Projektverträge, die Sie für verschiedene Arten von Projekten und Finanzierungsquellen erstellen können, und wie Sie Verträge verwalten und Projektkunden Rechnungen stellen können.
Die Art des Projekts, das Sie für einen Projektvertrag erstellen, bestimmt die Methode, die für die Fakturierung von Projektkunden verwendet wird. Sie können einen Projektvertrag und das zugehörige Projekt ändern, aber nicht den Projekttyp.
Mit einem Projektvertrag können Sie ein oder mehrere Projekte gleichzeitig in Rechnung stellen. Projektverträge tragen auch dazu bei, für jedes Teilprojekt einer Projektstruktur ein einheitliches Rechnungsverfahren zu gewährleisten.
Jedes in Rechnung gestellte Projekt muss einem Projektvertrag angehören. Die Einstellungen für einen Projektvertrag gelten für alle Projekte und Teilprojekte, die diesem Projektvertrag zugeordnet sind.
In einem Projektvertrag können eine oder mehrere Finanzierungsquellen angegeben werden. Daher können Sie die Abrechnung auf mehrere Geldgeber aufteilen, Finanzierungslimits festlegen, damit Finanzierungsquellen nicht mehr als ein bestimmter Betrag in Rechnung gestellt wird, und Finanzierungsregeln für die Erhebung von Ausgaben konfigurieren.
Finanzierung von Projektverträgen
In einigen Projektverträgen ist festgelegt, dass mehrere Parteien die Verantwortung für die Finanzierung der Projektkosten teilen. Hier sind einige Beispiele:
- Ein großer Kunde mit mehreren Sparten verlangt, dass die Projektfinanzierung nach Sparten aufgeteilt wird.
- Ihr Unternehmen teilt sich die Kosten für ein Großprojekt mit einem externen Unternehmen.
- Ein Straßenprojekt wird von zwei Gemeinden kofinanziert.
- Ein Brückenprojekt wird durch einen staatlichen Zuschuss und ein privates Unternehmen finanziert.
In Dynamics 365 Finance können Sie die Abrechnung für eine einzelne Transaktion oder ein gesamtes Projekt auf mehrere Kunden, Zuschüsse oder Organisationen aufteilen.
In Projekten, die mehrere Geldgeber haben, werden alle Parteien, die zur Finanzierung eines fortgeschrittenen Förderprojekts beitragen, als Finanzierungsquellen bezeichnet. Nachdem ein Kunde, eine Organisation oder ein Zuschuss als Finanzierungsquelle definiert wurde, kann er einer oder mehreren Finanzierungsregeln zugewiesen werden. Die Finanzierungsregeln enthalten die Kriterien, die bestimmen, wie die Gebühren den verschiedenen Finanzierungsquellen für ein Projekt zugeordnet werden.
Da gelagerte Artikel, z. B. solche, die in Bestellanforderungen und Bestellungen enthalten sind, nicht aufgeteilt werden können, kann der Kostenbetrag zum Zeitpunkt der Verteilung nicht auf mehrere Finanzierungsquellen aufgeteilt werden. Daher bleibt der Wert der Finanzierungsquelle 0 (null), bis die Bestandsausgabe gebucht wird. Wenn die Bestandsausgabe gebucht wird, wird der Einstandsbetrag gemäß den Kontoverteilungsregeln für das Projekt verteilt.
Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um die Aufteilung der Abrechnung auf mehrere Finanzierungsquellen zu vereinfachen:
- Geben Sie an, dass alle für ein Projekt eingegebenen Transaktionen die gleiche Verkaufswährung wie der Projektvertrag verwenden.
- Richten Sie Finanzierungslimits ein, damit einer Finanzierungsquelle nicht mehr als ein bestimmter Betrag für ein Projekt in Rechnung gestellt wird. Weitere Informationen zu Finanzierungslimits finden Sie unter Limits für die Projektfinanzierung.
- Konfigurieren Sie Finanzierungsregeln und Finanzierungslimits für jeden Mitarbeiter, Artikel, Kategorie, Kategoriegruppe und Transaktionstyp (oder für alle Transaktionstypen).
- Wählen Sie optionale Start‑ und Enddaten aus, um den Zeitraum zu definieren, in dem jede Finanzierungsregel gültig ist.
- Geben Sie den Prozentsatz an, für den jede Finanzierungsquelle verantwortlich ist.
- Geben Sie an, welche Finanzierungsquelle für Rundungsdifferenzen verantwortlich ist, die durch Berechnungen der Mittelzuweisung verursacht werden.
- Richten Sie Regeln ein, die festlegen, wie Projektkosten externen Debitoren und internen Unternehmen in Rechnung gestellt werden.
- Erfassen Sie Transaktionen auf einem zurückgestellten Finanzierungskonto, bis zusätzliche Mittel erhalten werden können oder bis Sie sich entscheiden, die Kosten intern zu tragen.
Um zu bestimmen, welche Steuergruppe einer Transaktion zugeordnet werden soll, wird das Projekt nach einer Steuergruppenzuordnung durchsucht. Wurde auf Projektebene keine Steuergruppenzuordnung vorgenommen, wird der Projektvertrag durchsucht.
Beispiel: Mehrere Finanzierungsquellen (einfach)
Die folgende Tabelle enthält Szenarien für die Verwaltung der Finanzierungszuweisung zwischen mehreren Finanzierungsquellen. Diese Szenarien basieren auf folgenden Annahmen:
- Prioritätseinstellungen werden bei der Zuweisung von Mitteln berücksichtigt, bevor andere Kriterien für Finanzierungsregeln angewendet werden.
- Es wurde kein Datumsbereich angegeben, um den Zeitraum zu definieren, in dem die Finanzierungsregel gilt.
| Szenario | Finanzierungsquelle | Prozentsatz der Zuteilung | Priorität der Zuweisung |
| Sie möchten Kosten einer Finanzierungsquelle zuordnen, bis deren Mittel erschöpft sind, Kosten einer zweiten Finanzierungsquelle zuordnen, bis deren Mittel erschöpft sind, und schließlich die verbleibenden Kosten einer dritten Finanzierungsquelle zuordnen. |
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| Sie möchten 75 Prozent der Kosten einer Finanzierungsquelle und 25 Prozent einer zweiten Finanzierungsquelle zuordnen. Wenn eine dieser Finanzierungsquellen erschöpft ist, möchten Sie die verbleibenden Kosten von einer dritten Finanzierungsquelle bezahlen. |
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| Sie möchten 75 Prozent der Kosten einer Finanzierungsquelle und 25 Prozent einer zweiten Finanzierungsquelle zuordnen. Wenn eine dieser Finanzierungsquellen erschöpft ist, möchten Sie die verbleibenden Kosten zwischen einer dritten und einer vierten Finanzierungsquelle aufteilen. |
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| Sie möchten die ersten 25 Prozent der Kosten einer Finanzierungsquelle und den Rest einer zweiten Finanzierungsquelle zuordnen. |
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Beispiel: Mehrere Finanzierungsquellen (komplex)
Sie haben drei Finanzierungsquellen, die Sie in der folgenden Reihenfolge verwenden möchten:
- Verwenden Sie Finanzierungsquelle 2 und Finanzierungsquelle 3 gleichermaßen, bis die Finanzierungsquelle 2 erschöpft ist.
- Nutzen Sie weiterhin Finanzierungsquelle 3, bis diese erschöpft ist.
- Nachdem die Finanzierungsquelle 3 erschöpft ist, verwenden Sie die Finanzierungsquelle 1.
Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Sie Folgendes ausführen:
- Legen Sie Finanzierungslimits für Finanzierungsquelle 2 und Finanzierungsquelle 3 für ihre jeweiligen Beträge fest.
- Erstellen Sie die folgenden Finanzierungsregeln:
- Regel 1 (Priorität 1): Ordnen Sie 50 Prozent der Transaktionen der Finanzierungsquelle 2 und 50 Prozent der Finanzierungsquelle 3 zu.
- Regel 2 (Priorität 2): Ordnen Sie 100 Prozent der Transaktionen der Finanzierungsquelle 3 zu.
- Regel 3 (Priorität 3): Ordnen Sie 100 Prozent der Transaktionen der Finanzierungsquelle 1 zu.
Dieses Setup funktioniert, da Transaktionen anhand von Regeln und Grenzwerten überprüft werden, um festzustellen, ob sie für die Transaktion gelten. Wenn keine spezifischen Regeln oder Limits für die Transaktion gelten, gilt die Regel Alle Transaktionen. Die Regel „Alle Transaktionen“ stimmt mit allen Transaktionen überein.
Wenn eine Regel gefunden wird, die mit einer Transaktion übereinstimmt, wird der in dieser Regel zugewiesene Prozentsatz zuerst angewendet, jedoch erst, nachdem die Übereinstimmungen mit den festgelegten Grenzwerten verglichen wurden. Wenn ein Limit erreicht wurde und die Mittel einer Finanzierungsquelle erschöpft sind, wird die mit dem Finanzierungslimit verbundene Finanzierungsregel nicht berücksichtigt und das Programm prüft, ob die nächste Regel gilt.
In einigen Fällen kann nur ein Teil einer Transaktion unter einer Regel zugeordnet werden. Dies kann passieren, weil bei der Zuweisung der Transaktion ein Limit erreicht wird. In diesem Fall wird nach dieser Regel nur ein bestimmter Betrag zugewiesen, z. B. 50 Prozent für jede Finanzierungsquelle. Dies ist in Regel 1 der Fall, die weiter oben in diesem Abschnitt beschrieben wird. Der Rest wird gemäß der nächsten Regel in der Sequenz zugewiesen.
In der nachstehenden Tabelle wird dieser Fall genauer beleuchtet.
| Fokus | Details |
| Finanzierungsregeln |
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| Finanzierungslimits |
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| Transaktion 1 | Transaktionsbetrag: 100,00Finanzierung: Die Transaktion wird nur gemäß Regel 1 bezahlt, da die Transaktion nach Anwendung von Regel 1 vollständig bezahlt ist. Die Transaktion wird zu gleichen Teilen von Finanzierungsquelle 2 und Finanzierungsquelle 3 finanziert.
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| Transaktion 2 | Transaktionsbetrag: 5.000,00Finanzierung: Die Transaktion wird gemäß allen drei Regeln ausgezahlt. Regel 1
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| Gesamtmittel, die für jede Finanzierungsquelle verteilt werden |
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Abrechnungsregeln
Wenn Sie einen Projektvertrag mit einem Kunden aushandeln, legen Sie fest, wie und wann Sie dem Kunden die Arbeit an einem Projekt in Rechnung stellen können. Nachdem Sie den Projektvertrag und das Projekt eingerichtet haben, können Sie Abrechnungsregeln für das Projekt festlegen. Die Abrechnungsregeln basieren auf den im Projektvertrag festgelegten Projektbedingungen. Welche Fakturierungsregeln Sie erstellen können, hängt von den Bedingungen des Projektvertrags und dem Projekttyp ab, z. B. Zeit und Material oder Festpreis, den Sie der Fakturierungsregel zuordnen. Sie können mehr als eine Abrechnungsregel für einen Projektvertrag erstellen. Sie können auch mehreren Projekten, die demselben Projektvertrag zugeordnet sind und ähnliche Abrechnungsbedingungen haben, eine Abrechnungsregel zuweisen.
Folgende Arten von Abrechnungsregeln stehen zur Auswahl:
- Liefereinheit – Stellen Sie einem Kunden eine Rechnung, wenn Sie eine Liefereinheit abschließen. Die Liefereinheiten definieren Sie im Vertrag.
- Fortschritt – Stellen Sie einem Kunden eine Rechnung, wenn Sie einen bestimmten Prozentsatz des Projekts abschließen. Sie können eine Abrechnungsregel einrichten, um den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit automatisch zu berechnen, oder Sie können den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit und den Rechnungsbetrag für den Kunden manuell berechnen.
- Meilenstein – Stellen Sie einem Kunden den vollen Betrag eines Projektmeilensteins in Rechnung, wenn der Meilenstein erreicht ist.
- Gebühr – Stellen Sie einem Kunden Ihre Dienstleistungen zuzüglich einer Verwaltungsgebühr in Rechnung, die in der Regel einen Prozentsatz der Servicekosten beträgt.
- Zeit und Material – Stellen Sie einem Kunden den Wert der Zeit und des Materials in Rechnung, die für ein Projekt verwendet werden.
Für alle Arten von Abrechnungsregeln können Sie einen Aufbewahrungsprozentsatz angeben, der von den Debitorenrechnungen abgezogen wird, bis ein Projekt eine vereinbarte Phase erreicht. Der Prozentsatz der Zahlungsaufbewahrung ist im Projektvertrag festgelegt. Der Betrag wird basierend auf dem Gesamtwert der Zeilen in einer Debitorenrechnung berechnet und von diesem abgezogen.
Für die Abrechnungsregeln Aufwand und Fortschritt können Sie kostenpflichtige Kategorien zuweisen. Kostenpflichtige Kategorien geben die Transaktionen an, die in Debitorenrechnungen enthalten sein sollen.
Wenn die Rechnung an den Kunden gestellt werden kann, wird der Rechnungsbetrag basierend auf den Abrechnungsregeln berechnet, und ein Rechnungsentwurf wird generiert.
In den folgenden Abschnitten finden Sie Beispiele, die zeigen, wie Sie Abrechnungsregeln für ein Projekt einrichten und verwalten.
Beispiel: Erstellen einer Abrechnungsregel, die auf der Anzahl der gelieferten Einheiten basiert
Ihr Unternehmen schließt eine Vereinbarung über die Bereitstellung von insgesamt fünf Schulungssitzungen für die Mitarbeiter eines Kunden zu einem Preis von 10.000 pro Schulungssitzung ab. Sie stellen dem Kunden nach jeder Schulung eine Rechnung aus.
Wenn Sie die Abrechnungsregeln für den Vertrag einrichten, verwenden Sie die folgenden Werte:
- Die Einheit der Durchführung ist eine Trainingseinheit.
- Der Stückpreis beträgt 10.000 pro Trainingseinheit.
- Die Gesamtanzahl der Einheiten beträgt fünf Trainingseinheiten.
Wenn Sie eine Schulung abgeschlossen haben, können Sie eine Rechnung über 10.000 für die erste gelieferte Einheit erstellen und die Rechnung an den Kunden senden.
Beispiel: Erstellen einer Abrechnungsregel, die auf einem angegebenen Prozentsatz des Projektabschlusses basiert (manuelle Berechnung)
Ihr Unternehmen, ein Software-Beratungsunternehmen, schließt eine Vereinbarung mit einem Kunden über die Entwicklung eines Teils eines Produkts ab, das der Kunde entwickelt. Ihre Organisation erklärt sich damit einverstanden, den Softwarecode über einen Zeitraum von sechs Monaten zu liefern. Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, Ihrer Organisation insgesamt 100.000 für die Arbeit zu zahlen. Sie erstellen eine Fakturierungsregel, um dem Kunden basierend auf dem im Vertrag festgelegten Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeiten eine Rechnung zu stellen.
- Am Ende des ersten Monats treffen Sie sich mit dem Kunden, um den Prozentsatz der abgeschlossenen Arbeit zu ermitteln. Nachdem Sie und der Kunde das Projekt überprüft haben, entscheiden Sie, dass das Projekt zu 15 Prozent abgeschlossen ist.
- Sie erstellen eine Rechnung über 15.000 (15 Prozent von 100.000) und senden sie an den Kunden.
Beispiel: Erstellen einer Abrechnungsregel, die auf einem angegebenen Prozentsatz der Projektfertigstellung basiert (automatische Berechnung)
Ihr Unternehmen, ein Softwareentwicklungsunternehmen, erklärt sich bereit, ein Lohn- und Gehaltsabrechnungspaket für einen Kunden für 30.000 zu entwickeln. Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, Ihre Organisation auf der Grundlage des Prozentsatzes der abgeschlossenen Arbeit zu bezahlen. Sie schätzen, dass die Projektkosten 20.000 betragen. Der Projektvertrag legt die Arbeitskategorien fest, die Sie im Abrechnungsprozess verwenden. Sie richten Abrechnungsregeln ein, die die Rechnungsbeträge automatisch für den Prozentsatz der Arbeit berechnen, der für jede Kategorie abgeschlossen wird. Sie richten für jede Kategorie ein Budget ein:
- Entwicklung – Kosten von 15.000 und Umsatz von 20.000
- Installation – Kosten von 5.000 und Umsatz von 10.000
Wenn Sie zum ersten Mal eine Debitorenrechnung erstellen, wird der Rechnungsbetrag automatisch auf der Grundlage der folgenden Informationen berechnet:
- Nach einem Monat übermittelt die Arbeitskraft für das Projekt eine Arbeitszeittabelle für das Projekt. Die Kosten für die Arbeitsstunden betragen 5.000 für die Entwicklung und 1.000 für die Installation. Die Entwicklungsarbeiten sind zu 33 Prozent abgeschlossen (5.000 Ist-Kosten, 15.000 Budgetkosten), und die Installationsarbeiten sind zu 20 Prozent abgeschlossen (1.000 Ist-Kosten, 5.000 Budgetkosten).
- Der Rechnungsbetrag von 8.667 wird automatisch berechnet (33 Prozent von 20.000 + 20 Prozent von 10.000).
- Sie erstellen eine Rechnung über 8.667 und senden diese an den Kunden.
Beispiel: Erstellen einer Fakturierungsregel, die auf vereinbarten Meilensteinen basiert
Ihr Unternehmen, eine Unternehmensberatungsfirma, erklärt sich bereit, Marktforschung für ein Konsumprodukt durchzuführen, das der Kunde verkaufen möchte. Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, Ihre Dienste für einen Zeitraum von drei Monaten, beginnend im März, zu nutzen, und erklärt sich damit einverstanden, Ihrer Organisation 50.000 zu zahlen. Das Projekt besteht aus drei Meilensteinen:
- Meilenstein 1: Sammeln von Verbraucherdaten – 31. März
- Meilenstein 2: Analysieren Sie Verbraucherdaten – 30. April
- Meilenstein 3: Präsentieren Sie einen Vorschlag zur Produktrealität – 31. Mai
Der Kunde erklärt sich damit einverstanden, Ihrer Organisation 10.000 für den ersten Meilenstein, 20.000 für den zweiten Meilenstein und 20.000 für den dritten Meilenstein zu zahlen.
Wenn Sie den Projektvertrag einrichten, erklären Sie sich damit einverstanden, dem Kunden eine Rechnung auf der Grundlage des abgeschlossenen Meilensteins zu stellen. Die Einrichtung der Abrechnungsregel umfasst die folgenden Schritte:
- Definieren Sie die Projektmeilensteine.
- Definieren Sie den Betrag, der dem Kunden in Rechnung gestellt werden soll, wenn jeder Meilenstein erreicht ist.
Wenn der erste Meilenstein am 31. März abgeschlossen ist, markieren Sie den Meilenstein als abgeschlossen, erstellen dann eine Rechnung über 10.000 und senden sie an den Kunden. Sie können erst dann eine Rechnung für einen Meilenstein erstellen, wenn Sie den Meilenstein als abgeschlossen markiert haben.
Beispiel: Erstellen einer Abrechnungsregel, die auf Services zuzüglich einer Verwaltungsgebühr basiert
Ihr Unternehmen, eine Unternehmensberatungsfirma, erklärt sich bereit, Marktforschung durchzuführen, um die Rentabilität eines Produkts zu bewerten, das der Kunde, ein Einzelhandelsunternehmen, entwickelt. Die Vertragsbedingungen legen fest, dass Sie die Dienstleistungen Ihrer drei wichtigsten Unternehmensberater erbringen, die die Forschung auf Zeit- und Materialbasis durchführen. Der Kunde verpflichtet sich, 100 pro Stunde zu zahlen, zuzüglich einer Managementgebühr von 10 Prozent für die Beratungsstunden, die dem Projekt in Rechnung gestellt werden.
Wenn Sie den Projektvertrag einrichten, erstellen Sie eine Abrechnungsregel, um den Beratungsstunden, die dem Projekt in Rechnung gestellt werden, eine Verwaltungsgebühr von 10 Prozent hinzuzufügen.
Wenn Sie eine Rechnung für den Kunden erstellen, wird dem Kunden eine Verwaltungsgebühr von 10 Prozent zuzüglich der Kosten für die Beratungsstunden in Rechnung gestellt. Wenn die drei Berater beispielsweise insgesamt 200 Stunden an dem Projekt gearbeitet haben, wird eine Rechnung über 22.000 auf der Grundlage der folgenden Berechnung erstellt:
- 200 Stunden bei 100 pro Stunde = 20.000
- 10 Prozent Verwaltungsgebühr = 2.000
- Gesamtbetrag der Rechnung = 22.000
Wenn Gebühren für einen Kunden steuerpflichtig sind und Sie im Projektvertrag eine Mehrwertsteuergruppe auswählen, wird die Mehrwertsteuergruppe automatisch in einer Abrechnungsregel für Gebühren eingetragen.
Beispiel: Erstellen einer Fakturierungsregel für den Wert von Zeit und Material
Ihr Unternehmen, ein Softwareberatungsunternehmen, erklärt sich bereit, fünf technische Berater für die nächsten sechs Monate für ein Softwareentwicklungsprojekt für einen Kunden bereitzustellen. Der Kunde verpflichtet sich, 150 Euro pro Beratungsstunde zuzüglich der Kosten für Büromaterial zu zahlen. Ihre Organisation sendet dem Debitor am Ende eines jeden Monats eine Rechnung.
Wenn Sie den Projektvertrag einrichten, erklären Sie sich damit einverstanden, dem Kunden jeden Monat Zeit und Material für das Projekt in Rechnung zu stellen. Sie erstellen eine Fakturierungsregel, die die folgenden Informationen enthält:
- Die Vertragslaufzeit beträgt sechs Monate.
- Die Beratungszeit wird mit 150 pro Stunde berechnet.
- Büromaterial wird nach Aufwand in Rechnung gestellt, und die Gesamtkosten für das Projekt dürfen 10.000 nicht überschreiten.
- Sie erstellen am Ende jedes Kalendermonats während des Projekts eine Kundenrechnung.
Während des ersten Monats werden insgesamt 800 Stunden von den Beratern für das Projekt erfasst. Die Kosten für Büromaterial, die dem Projekt in Rechnung gestellt werden, belaufen sich auf 2.000. Daher erstellen Sie am Ende des Monats eine Rechnung über 122.000, die als 800 Stunden zu 150 pro Stunde plus 2.000 für Büromaterial berechnet wird.